Нужно ли согласие уволенных работников на обработку их персональных данных в связи с возникшей необходимостью подготовить кадровую документацию за прошедшие годы к архивному хранению?

468

Вопрос

Добрый день! В организации возникла необходимость подготовить кадровую документацию за прошедшие годы к архивному хранению. На предприятии нет штатного архивиста, было принято решения оформить договор оказания услуг с физическим лицом. Подскажите, пожалуйста, является ли это нарушением закона о персональных данных, т.к. нет согласия бывших работников на обработку их документов?

Ответ

Работодатель вправе обрабатывать персональные данные уволенного работника в порядке, предусмотренном законом.


Читайте подробнее о хранении кадровых документов 2016 по этой ссылке.


Так, в соответствии с законом первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года (ст. 29 Федерального закона от 6.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

При этом документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (ст. 29 Федерального закона от 6.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Обработка персональных данных допускается, в частности, в случае когда она необходима для достижения целей, предусмотренных международным договором Российской Федерации или законом, для осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на оператора функций, полномочий и обязанностей (п. 2 ч. 1 ст. 6 Федерального закона «О персональных данных»).

Таким образом, исходя из вышесказанного, согласие уволенных работников на обработку их персональных данных в данной ситуации не требуется. Как следствие, обработка персональных данных без разрешения уволенных работников в данном случае не будет являться нарушением.

Соответственно, по истечении сроков, определенных законодательством, личные дела работников и иные документы передаются на архивное хранение на срок 75 лет. При этом на организацию архивного хранения, комплектования, учет и использование архивных документов, содержащих персональные данные работников, действие Закона «О персональных данных» не распространяется, и, как следствие, обработка указанных сведений не требует соблюдения условий, связанных с получением согласия на обработку персональных данных.

Подробности в материалах Системы:

  1. Ответ: Случаи обработки данных без согласия сотрудника

В отдельных случаях обработка персональных данных возможна и без согласия сотрудника. Например, если обработка персональных данных необходима в целях исполнения заключенного с сотрудником договора либо для достижения целей, предусмотренных законом для осуществления и выполнения возложенных законодательством России на оператора функций, полномочий и обязанностей, – она может осуществляться без согласия сотрудника – субъекта персональных данных. Об этом сказано в статье 6 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ.


Читайте о сроке хранения персональных данных больше информации в статье по ссылке.


К таким случаям относится передача сведений в:


Мы рекомендуем почитать о том, уведомлении об обработке персональных данных в Роскомнадзор, материал по этой ссылке.


Кроме того, согласие не требуется в следующих случаях:

  • обязанность по обработке предусмотрена законодательством, в том числе опубликование и размещение персональных данных сотрудников в сети Интернет (например, Законом от 21 ноября 2011 г. № 323-ФЗ, Законом от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ и рядом иных актов);

  • проводится обработка персональных данных близких родственников сотрудника в объеме, предусмотренном личной карточкой (по унифицированной форме № Т-2 или самостоятельно разработанной форме), а также в случаях получения алиментов, оформления социальных выплат и допуска к государственной тайне;

  • обработка сведений о состоянии здоровья сотрудника относится к вопросу о возможности выполнения им трудовой функции;

  • обработка данных связана с выполнением сотрудником должностных обязанностей, в том числе при его командировании;

  • обработка персональных данных проводится при осуществлении пропускного режима на территорию служебных зданий и помещений работодателя при условии, что организация пропускного режима осуществляется работодателем самостоятельно.

Об этом говорится в пунктах 1–5 разъяснений Роскомнадзора от 14 декабря 2012 г.

Также работодателю следует помнить, что не требуется получать согласие уволенного сотрудника на обработку его персональных данных для целей налогового и бухгалтерского учета. Не распространяется законодательство о персональных данных и на материалы, переданные в архивную организацию для архивного хранения, поэтому такое хранение не требует получения согласия сотрудника на обработку его персональных данных. Это следует из положений абзацев 6–10 пункта 5 разъяснений Роскомнадзора от 14 декабря 2012 г.

Все возможные случаи, когда согласие на обработку персональных данных не требуется, приведены в пунктах 2–11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10 и части 2 статьи 11 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ.

Нина Ковязина,, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль