Если организация имеет структурные подразделения в разных городах РФ, где есть кадровики. Могут ли там храниться трудовые книжки?

1678

Вопрос

1.Организация расположена в одном городе, у нее имеются структурные подразделения в разных городах Российской Федерации. Могут ли хранится трудовые книжки в структурном подразделении (там есть кадровик и имеется возможность назначить его ответственным за ведение и заполнение трудовых книжек)?  Тогда будет несколько книг учета и движения трудовых книжек?

2. Записи в трудовых книжках могут заверяться печатью отдела кадров или только печатью работодателя? 

Ответ

Ответ на Ваш вопрос будет зависеть от того, как ведется кадровое делопроизводство в Вашей организации (т.е. централизовано или децентрализовано).

При централизованной форме ведения все документы, включая трудовые книжки, оформляются и хранятся по местонахождению головной организации.

Децентрализованная форма предусматривает ведение документации в обособленных подразделениях (филиалах, представительствах). Применение децентрализованной формы кадрового делопроизводства возможно в том случае, когда руководитель обособленного подразделения действует от имени работодателя (например, по доверенности). Также, при децентрализованной форме ведения делопроизводства каждый филиал должен быть снабжен печатью организации с указанием порядкового номера филиала или дополнительной надписью «Для кадровых документов». Печати передаются приказом руководителя организации в распоряжение ответственных лиц со строго ограниченной сферой применения. Это позволяет решить вопрос с оформлением трудовых книжек сотрудникам в филиалах.


Также прочитайте о том, Где хранится трудовая книжка более подробно.


При этом, если на печати будет указано наименование организации как юридического лица, то этой печатью допустимо заверять и записи в трудовой книжке. Следовательно, в данном случае, в трудовых книжках работников филиала Вы вправе будете поставить печать , выданную Вам Организацией для этих целей..

Таким образом, можно сказать, что если Ваша организация ведет децентрализованный кадровый учет и в структурных подразделениях есть кадровики, то во избежание различных недоразумений трудовые книжки работников лучше хранить в данных подразделениях. При этом, каждого кадровика назначить ответственным за ведение, заполнение и учет трудовых книжек в данном подразделении. Следовательно, и Книга учета и движения трудовых книжек в каждом подразделении будет своя.

Что касается Вашего второго вопроса.

В 2008 году постановлением Правительства РФ от 1 марта 2008 г. № 132 были внесены изменения в пункт 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, в котором словосочетание «печать организации (кадровой службы)» было заменено на словосочетание «печать работодателя». С учетом этих изменений сформировалась позиция, что заверять записи в трудовой книжке печатью кадровой службы неправомерно, поскольку такая возможность ныне действующей редакцией Правил не предусмотрена.

В то же время по данному вопросу существует и противоположная позиция. К печати организации предъявляются определенные требования. Печать организаций должна быть круглой, а также она должна содержать полное фирменное наименование организации на русском языке и указание на ее местонахождение. При этом работодатель – юридическое лицо (организация) вправе иметь в пользовании несколько печатей, и все они будут являться печатями одной организации (на всех указано полное наименование юридического лица и иные предусмотренные законом реквизиты, что позволяет определить их принадлежность). В этой связи печать отдела кадров также имеет право называться печатью работодателя. Следовательно, такой печатью можно заверить запись об увольнении в трудовой книжке.

С учетом сложившейся ситуации и в отсутствие официальных разъяснений во избежание споров и судебных разбирательств для заверения записей при увольнении рекомендуется использовать все же основную печать организации, а не печать отдела кадров.

Подробности в материалах Системы:

  1. Ситуация: Как оформить прием сотрудника в филиал организации

Ответ на этот вопрос зависит от того, как ведется кадровое делопроизводство в организации.

При централизованной форме ведения все документы, включая трудовые книжки, оформляются и хранятся по местонахождению головной организации. Децентрализованная форма производства предусматривает ведение документации в обособленных подразделениях (филиалах, представительствах). Применение децентрализованной формы кадрового делопроизводства возможно в том случае, когда руководитель обособленного подразделения действует от имени работодателя (например, по доверенности).

Конкретную форму ведения кадровой документации определяет работодатель в локальном акте (например, Положении о кадровом делопроизводстве). В нем же фиксируют порядок и место ведения кадровых документов, правила их хранения.

Независимо от формы ведения кадрового делопроизводства работодателем по отношению к сотрудникам филиала всегда является головная организация, поэтому в трудовом договоре, приказе о приеме на работу, трудовой книжке в качестве работодателя должна быть указана именно головная организация. Сам филиал не может оформлять на работу сотрудников от своего имени. Это объясняется тем, что филиал не является юридическим лицом, а значит, не может быть работодателем (ч. 3 ст. 55 ГК РФ, ст. 20 ТК РФ). При этом в трудовом договоре в обязательном порядке следует указать место работы сотрудника – филиал организации (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Условие о месте работы также должно быть отражено в приказе о приеме на работу, трудовой книжке и личной карточке сотрудника.

При децентрализованной форме ведения делопроизводства каждый филиал должен быть снабжен печатью организации с указанием порядкового номера филиала или дополнительной надписью «Для кадровых документов». Печати передаются приказом руководителя организации в распоряжение ответственных лиц со строго ограниченной сферой применения. Это позволяет решить вопрос с оформлением трудовых книжек сотрудникам в филиалах. Заверять записи в трудовой книжке печатью филиала допустимо, если на печати будет указано также наименование организации как юридического лица (п. 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, п. 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Нина Ковязина

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

  1. Ситуация: Можно ли заверить запись об увольнении в трудовой книжке печатью отдела кадров

Ряд сведений, внесенных в трудовую книжку, нужно заверить печатью работодателя, в том числе запись об увольнении (п. 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

В 2008 году постановлением Правительства РФ от 1 марта 2008 г. № 132 были внесены изменения в пункт 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, в котором словосочетание «печать организации (кадровой службы)» было заменено на словосочетание «печать работодателя». С учетом этих изменений сформировалась позиция, что заверять записи в трудовой книжке печатью кадровой службы неправомерно, поскольку такая возможность ныне действующей редакцией Правил не предусмотрена.

В то же время по данному вопросу существует и противоположная позиция. К печати организации предъявляются определенные требования. Печать организаций должна быть круглой, а также она должна содержать полное фирменное наименование организации на русском языке и указание на ее местонахождение (п. 5 ст. 2 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, п. 7 ст. 2 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ, п. 3 ст. 2 Закона от 14 ноября 2002 г. № 161-ФЗ). При этом работодатель – юридическое лицо (организация) вправе иметь в пользовании несколько печатей, и все они будут являться печатями одной организации (на всех указано полное наименование юридического лица и иные предусмотренные законом реквизиты, что позволяет определить их принадлежность). В этой связи печать отдела кадров также имеет право называться печатью работодателя. Следовательно, такой печатью можно заверить запись об увольнении в трудовой книжке.

С учетом сложившейся ситуации и в отсутствие официальных разъяснений во избежание споров и судебных разбирательств для заверения записей при увольнении рекомендуется использовать все же основную печать организации, а не печать отдела кадров.

Иван Шкловец,

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

  1. Ситуация: Какие записи о работе в трудовой книжке нужно заверить подписями и печатью

Подписями и печатью нужно заверить только записи об увольнении с работы. После записи об увольнении ставится печать организации, подпись сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек, и подпись владельца книжки. Так закрывается блок записей, сделанных в данной организации. Об этом сказано в пункте 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Записи о переводах внутри организации, работе по совместительству, присвоении дополнительной профессии и т. п. печатью и подписями заверять не нужно.

Имейте в виду, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью нужно ознакомить ее владельца под подпись в его личной карточке по форме № Т-2, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку (п. 12 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Форма личной карточки утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Иван Шкловец

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

  1. Нормативно-правовая база: Гражданский кодекс РФ

Статья 55. Представительства и филиалы

1. Представительством является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения, которое представляет интересы юридического лица и осуществляет их защиту.

2. Филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства.

3. Представительства и филиалы не являются юридическими лицами. Они наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений.

Руководители представительств и филиалов назначаются юридическим лицом и действуют на основании его доверенности.

Представительства и филиалы должны быть указаны в учредительных документах создавшего их юридического лица.

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль