Как правильно оформить документацию на сотрудника при смене фамилии в связи со вступлением в брак?

8030

Вопрос

Как правильно оформить документацию на сотрудника при смене фамилии в связи со вступлением в брак?

Ответ

При смене Фамилии работника нужно внести изменения в ряд документов :

Трудовой договор,

Трудовая книжка ,

Карточка Т-2.

Страховое свидетельство пенсионного фонда.

Если работница военнообязанная , то нужно внести изменения в данные воинского учета.

Все изменения вносятся на основании : заявления работника, свидетельство о браке и нового паспорта работницы.

Директору


«Альфы»


А.В. Львову


от кассира отдела бухгалтерии


А.В. Петровой

 

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу изменить мои персональные данные в кадровых документах в связи с


изменением фамилии по причине вступления в брак. Прежняя фамилия – Дежнева, новая


фамилия – Петрова. Подтверждающие документы прилагаю.

Приложение:

– копия свидетельства о заключении брака № 345611099 от 05.08.2012,


выданного отделом ЗАГС г. Пушкино;

– копия паспорта 45 08 № 056491, выданного 03.09.2012 ОВД района


Западное Дегунино г. Москвы, код подразделения 772-026.

04.09.2012 А.В. Петрова

О смене данных работницы работодатель издает приказ :

Закрытое акционерное общество «Альфа»

ПРИКАЗ № 15


о внесении изменений в учетные документы в связи со сменой фамилии сотрудника

г. Москва 04.09.2012

На основании свидетельства о браке №345611099от05.08.2012, выданного отделом ЗАГС


г. Пушкино, паспорта серия 45 08 № 056491, выданного 03.09.2012 ОВД района


Западное Дегунино г. Москвы, код подразделения 772-026 и личного заявления сотрудника

приказываю:

  1. Изменить в учетных документах фамилию кассира отдела бухгалтерии Дежневой Анны Васильевны на фамилию Петрова.

Руководитель организации А.В. Львов

  • Изменения в трудовом договоре :

В настоящее время допускается внесение в трудовой договор несколькими способами:

Первый способ: внесение исправлений непосредственно в текст первоначального документа.

Авторы системы исходят из прямого положения ст. 57 Трудового Кодекса РФ, согласно которой недостающие сведения могут вноситься непосредственно в текст трудового договора. Эта позиция имеет право на существование. Однако , порядок внесения технических исправлений в документ требует соблюдения определенной процедуры. Например, исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц ( пункт 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 28.06.2013) "О бухгалтерском учете"), если документ скреплен печатью, то на удостоверительной записи ставится и печать. Аналогичный порядок внесения исправлений непосредственно в текст документа определен , например , и Приказ Минюста РФ от 15.03.2000 N 91 "Об утверждении Методических рекомендаций по совершению отдельных видов нотариальных действий нотариусами Российской Федерации"

В соответствии со ст. 45 "Основ законодательства Российской Федерации о нотариате (утв. ВС РФ 11.02.1993 N 4462-1) (ред. от 05.04.2013)нотариусы не принимают для совершения нотариальных действий документы, имеющие подчистки либо приписки, зачеркнутые слова и иные неоговоренные исправления, а также документы, исполненные карандашом. Таким образом, если в трудовой договор просто внести исправление путем зачеркивания одной фамилии и внесения иной фамилии , то работник просто будет лишен возможности, при необходимости нотариально заверить копия с этого документа.

Кроме того , подобное исправление допустимо при одновременном внесении исправлений в оба экземпляра трудового договора, нужно сохранить их тождество (аутентичность). А если , например, работник не предоставит свой экземпляр, а при рассмотрении спора в суде появятся два экземпляра трудового договора один с исправлениями, а второй без них…. То спор о подлежащем применению документе неизбежен.

Второй способ: составление доп. соглашения

При необходимости внесения изменений в договор, можно составить дополнительное соглашение к договору, в котором описать все вносимые в документ исправления и изменения. Доп. соглашение подписывается теми же сторонами, что и основной договор и удостоверяется также как и основной договор. Что делает все исправления, внесенные таким способом, легитимными (законными). Более того , во втором случае нам совершенно не нужно в момент подписания доп. соглашения видеть оба экземпляра трудового договора.

Пример такого доп. соглашения приведен в п. 2 приложения к ответу

  • Изменение в трудовую книжку :

Изменения в данные трудовой книжки о фамилии, имени, отчестве, дате рождения сотрудника внесите в следующем порядке.

Прежнюю запись аккуратно зачеркните одной чертой, а сверху (снизу, либо на той же строке, где есть место) запишите новые сведения. Зачеркнутая запись должна легко читаться

Пример такого исправления приведен в п. 4 приложения к ответу

 

  • Изменение в карточку Т-2 – приме приведен в п. 6 ответа.

  • Изменение страхового свидетельства

Указанные изменения производит пенсионный фонд Работодатель только подает новые сведения на работка. Подать сведения можно в том же порядке, который установлен для оформления нового страхового пенсионного свидетельства.

Если работница военнообязанная, то нужно вносить изменения в документы воинского учета.

Подробности в материалах Системы:

  1. Ситуация : Как оформить кадровые документы при изменении фамилии сотрудника

Изменения личных данных человека (имя, фамилия, отчество, место и дата рождения, пол и т. д.) в России фиксируются и документально оформляются органами записи актов гражданского состояния (ЗАГС) строго на основании Закона от 15 ноября 1997 г. № 143-ФЗ.

Личные данные сотрудника могут измениться в связи с заключением брака, разводом или решением самого сотрудника об их смене.

Для внесения изменений в кадровые документы сотрудник должен подать работодателю письменное заявление с просьбой внести такие изменения в учетные документы и представить подтверждающие документы (свидетельство о заключении брака, разводе, паспорт).

Далее сотрудник кадровой службы издает приказ о внесении изменений в учетные документы в связи со сменой фамилии сотрудника. Законодательно форма приказа не установлена, поэтому составить его можно в произвольной форме.

Затем на основании приказа необходимо внести изменения в следующие документы:

Кроме того, если фамилию меняет руководитель организации, уведомьте об этом налоговую инспекцию по месту регистрации организации и замените банковскую карточку организации (п. 5 ст. 5 Закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ, п. 7.14 Инструкции Банка России от 14 сентября 2006 г. № 28-И). Если при этом он же является учредителем, внесите изменения в учредительные документы.

Из ответа «Как изменить трудовой договор»

Иван Шкловец

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

  1. Формы документов : пример доп. соглашения о внесении исправлений в трудовой договор :

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № 1
к трудовому договору от 14 мая 2007 г.№ 475

г. Москва 25.08.2010

Закрытое акционерное общество «Производственная фирма "Мастер"» (ЗАО «ПФ
"Мастер"»), именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице генерального директора Львова
Александра Владимировича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Зайцева Виктория Николаевна, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой
стороны, договорились внести в трудовой договор от 14 мая 2007 г.№ 475 (далее - Трудовой
договор) следующие изменения:

1. В связи со сменой фамилии работника в связи с регистрацией брака ( Свидетельство о браке серия ____________ № ________________ выдано

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль