При составлении должностной инструкции чем должен отличаться первый экземпляр от второго?

987

Вопрос

При составлении должностной инструкции формируется 2 экземпляра. Чем должен отличаться первый экземпляр от второго? Как хранится экземпляр который остается у работодателя (в личном деле, в папке для ДИ)? Должна ли ДИ формироваться под каждого сотрудника или в унифицированной форме?

Ответ

чем должен отличаться первый экземпляр от второго?

Если какой-либо документ составляется в двух экземплярах, то оба экземпляра должны быть тождественны (аутентичны), отличий в них не должно быть. Это правило касается и Должностных инструкций.

Ответ на вопрос : Должна ли ДИ формироваться под каждого сотрудника или в унифицированной форме?»

Унифицированных форм Должностных инструкций не существует. При разработке должностной инструкции работодатель пользуется квалификационными характеристиками должностей, приведенными в Квалификационных справочниках.

Законодательством не урегулирован порядок составления должностной инструкции, поэтому работодатель самостоятельно решает, оформлять ее как самостоятельный документ или как приложение к трудовому договору. Инструкция составляется в двух экземплярах.

Должностная инструкция может быть составлена как на штатную должность , так и на отдельного работника. На практике рекомендуется составлять должностную инструкцию на штатную должность, а не на конкретного сотрудника. Это связано с тем, что именные должностные инструкции придется переутверждать для каждого нового сотрудника. Однако, в том случае, если у работников, замещающих одинаковую должность , отличаются функциональные обязанности (например в штатном расписании одна позиция «бухгалтер» и 4 единицы по данной должности . При этом один веден учет труда и заработной платы; второй занимается налоговым учетом ; третий ведет расчеты с поставщиками и подрядчиками и тп. ), и вы хотите такую специфику закрепить без изменения наименования должности , то сделать то можно путем составления персональных должностных инструкций ).

Если должностные обязанности всех работников одинаковы, то можно ограничиться должностной инструкцией , составленной на штатную должность.

Если должностная инструкция оформлена как самостоятельный документ, в этом случае существует несколько вариантов ознакомления сотрудников с должностной инструкцией:

-Ведение специального журнала, где сотрудники будут расписываться об ознакомлении с должностной инструкцией;

- Приложение листа ознакомления к должностной инструкции, который прошнуровывается и пронумеровывается вместе с должностной инструкцией. В нем проставляется дата и подпись работника;

- Сотрудник расписывается на обоих экземплярах должностной инструкции. Дата и подпись работника проставляется на лицевой стороне последнего листа должностной инструкции.

Если должностная инструкция не именная, то при приеме работника на ту же должность с теми же функциональными обязанностями, согласно которой оформлена должностная инструкция, ознакомить сотрудника можно одним из вышеперечисленных способов. В этом случае рекомендуется делать копию должностной инструкции и выдавать ее под подпись работнику для хранения на рабочем месте. Расписка в получении экземпляра должностной инструкции в этом случае включается в состав реквизитов листа ознакомления работников с должностной инструкцией.

Также должностная инструкция может быть оформлена как приложение к трудовому договору, являющегося его неотъемлемой частью.

Ответ на вопрос : Как хранится экземпляр, который остается у работодателя (в личном деле, в папке для ДИ)?

Место хранения должностных инструкций определяется работодателем самостоятельно. Обычно оригиналы инструкций, оформленных как отдельный документ, хранятся в отделе кадров, а их заверенные копии - в тех отделах, где работают сотрудники. В отделе кадров не именные должностные инструкции ,как правило, хранятся в отдельной папке . Именные инструкции могут храниться как в отдельной папке «должностные инструкции», так и в личном деле работника (если личное дело ведется на работника в вашей организации)

Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, то один экземпляр этого единого документа хранится у сотрудника, а экземпляр работодателя - в отделе кадров компании вместе с трудовым договором работника.

В целях сохранности и правильной организации работы с кадровыми документами нужно формировать должностные инструкции в дела в соответствии с утвержденной работодателем номенклатурой дел.

Подробнее в материалах Системы:

1. Ответ: Как оформить должностную инструкцию

Составление должностной инструкции

Обязанность по составлению должностных инструкций установлена только для государственных органов (ст. 47 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ). Оштрафовать организацию, не являющуюся госорганом, за отсутствие инструкций нельзя (письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3042-6-0).

Вместе с тем, есть веские аргументы в пользу оформления должностной инструкции. Ее наличие позволит организации:

Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности.

Совет редактора: именные инструкции не составляйте, иначе их придется утверждать заново при каждой смене кадров. Если несколько сотрудников занимают одинаковые должности и выполняют одинаковые обязанности, то достаточно составить единую для всех должностную инструкцию и ознакомить с ней каждого сотрудника. Если сотрудники занимают одинаковые должности, а выполняют разные обязанности, то лучше переименовать должности и назвать их по-разному.

Порядок составления должностной инструкции законодательством не урегулирован, поэтому работодатель самостоятельно решает, как ее оформлять. На практике должностная инструкция может быть оформлена как приложение к трудовому договору или как самостоятельный документ. Аналогичные разъяснения содержатся в письме Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6.

Разделы должностной инструкции

Независимо от способа оформления должностная инструкция, как правило, состоит из следующих разделов:

Раздел «Общие положения»

В разделе «Общие положения» укажите:

  • название должности в строгом соответствии со штатным расписанием;

  • требования, предъявляемые к квалификации сотрудника;

  • непосредственную подчиненность (например, бухгалтер подчиняется непосредственно главному бухгалтеру);

  • порядок назначения и освобождения от должности;

  • наличие и состав подчиненных;

  • порядок замещения (кто замещает сотрудника во время его отсутствия и кого он может замещать);

  • перечень документов, которыми сотрудник обязан руководствоваться в своей деятельности.

Раздел «Должностные обязанности»

В разделе «Должностные обязанности» перечислите все обязанности, возлагаемые на сотрудника в соответствии с практикой распределения трудовых функций, сложившейся в структурном подразделении. При составлении раздела можете использовать профессиональные стандарты, Общероссийский классификатор занятий ОК 010-93, утвержденный постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 г. № 298, и Квалификационный справочник, утвержденный постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37. В них приведен примерный перечень обязанностей различных должностей.

Раздел «Права»

В разделе «Права» пропишите перечень прав, которыми в пределах своей компетенции обладает сотрудник при исполнении должностных обязанностей.

Раздел «Ответственность»

В разделе «Ответственность» принято конкретизировать виды возложенной ответственности в соответствии с законодательством в зависимости от должностных обязанностей сотрудника.

Если должностная инструкция составлена как самостоятельный документ, утвердите ее приказом руководителя организации и знакомьте с ней сотрудников, принимаемых на соответствующую должность, под подпись (ч. 3 ст. 68, ст. 57 ТК РФ).

Ситуация: В какой форме нужно знакомить сотрудников с должностной инструкцией. Должностная инструкция оформлена как самостоятельный документ

Существует несколько вариантов ознакомления сотрудников с должностной инструкцией. Во-первых, можно вести специальный журнал ознакомления с инструкциями. Во-вторых, можно приложить к инструкции лист ознакомления. И в-третьих, сотрудник может расписаться на самой инструкции (на обоих ее экземплярах). К тому экземпляру, который остается в организации, подшейте несколько листов для ознакомления, скрепив их на сшивке печатью и подписью уполномоченного лица (директора, начальника отдела кадров, главного бухгалтера и т. п.).

Нина Ковязина

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль