Какие документы необходимы для направления работников на обязательное обучение?

1454

Вопрос

Уважаемые эксперты! Поступила служебная записка "Об обучении сотрудников" руководителя данного структурного подразделения: "В связи с вступлением в силу с 01.01.2014 г. Федерального закона от 05.04.2013 г. № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» и необходимостью обучения сотрудников предприятия принципам работы в рамках изменившегося законодательства, регулирующего отношения в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд, прошу Вас рассмотреть возможность направления на двухдневный семинар «Закупки в рамках контрактной ........ " В договоре с организацией, предоставляющей данные услуги написано: "Заказчик поручает, а Исполнитель обязуется оказать консультационные услуги в форме семинара (далее Семинар) в соответствии с условиями настоящего договора и в соответствии с программой Семинаров (Приложение №1 к настоящему договору)" Какими документами необходимо оформить направление работников для участия в данном мероприятии? Соглашение на каждого работника? Приказ о направлении ......? Как обозначить в табеле учета рабочего времени их двухдневное отсутствие? Как оплатить эти дни?

Ответ

Порядок оформления будет зависеть от того, где будет проходить семинар: в том же городе, или работников надо направлять в другой город.

1. Направление на обучение в другой город не является командировкой, издается приказ о направлении сотрудника на обучение или повышение квалификации (в произвольной форме). Вместе с тем, одного этого приказа недостаточно: работнику нужно будет отчитаться о прохождении обучения, подтвердить время выезда и возвращения, расходы и т.д. Для этих целей можно воспользоваться порядком направления работника в командировку, и дополнительно к приказу о направлении на обучение издать приказ о командировке (со ссылкой на приказ об обучении), оформить служебное задание и командировочное удостоверение, либо работодатель может самостоятельно утвердить порядок направления на обучение и разработать свои формы документов.

Работнику надо оплатить командировочные расходы (проезд, проживание, суточные), за ним сохраняется место работы (должность) и средний заработок.

Если организация использует типовые формы № Т-12 или № Т-13, в табеле в эти дни укажите буквенный код «ПМ» или цифровой код «08». Если же организация использует самостоятельно разработанную форму, то она вправе использовать собственные коды.

Если учет рабочего времени ведется в форме 0504421, то специальное обозначение для фиксирования обучения с отрывом от производства для данной формы табеля не предусмотрено. Поэтому можно рекомендовать отмечать время краткосрочных семинаров буквенным кодом «К» (командировки). Дополнительным основанием для особой оплаты дней обучения станет приказ о направлении на семинар или курсы.

2. Направление на обучение в той же местности также оформляется приказом (в произвольной форме), за работником сохраняется место работы (должность) и средний заработок.

Если организация использует типовые формы № Т-12 или № Т-13, в табеле в эти дни укажите буквенный код «ПМ» или цифровой код «08». Если же организация использует самостоятельно разработанную форму, то она вправе использовать собственные коды.

Если учет рабочего времени ведется в форме 0504421, то можно рекомендовать отмечать время краткосрочных семинаров в той же местности буквенным кодом «Ф» (фактически отработанные часы), чтобы бухгалтерия могла ориентироваться на особую отметку и был сигнал, что этот день подлежит оплате. Дополнительным основанием для оплаты дней обучения станет приказ о направлении на семинар или курсы.

Подробности в материалах Системы:

1. Ответ: Как оформить направление сотрудника на краткосрочный семинар в другой город

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

За сотрудником, которого направляют на краткосрочный семинар или курсы повышения квалификации с отрывом от производства в другую местность, сохраните должность и средний заработок. Кроме того, оплатите ему командировочные расходы.* Об этом говорится в статье 187 Трудового кодекса РФ. Для документального оформления поездки, как правило, составляют приказ в произвольной форме о направлении сотрудника на обучение (посещение семинара), а также весь пакет документов, необходимых для командировки.

Если организация использует типовые формы № Т-12 или № Т-13, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, то в табеле в эти дни укажите буквенный код «ПМ» или цифровой код «08». Данные коды специально введены для отображения времени повышения квалификации в другой местности с отрывом от работы, и их следует отличать от кодов обычной командировки. Если же организация использует самостоятельно разработанную форму табеля учета рабочего времени, то она вправе использовать как данные коды, так и собственные для обозначения времени нахождения на краткосрочном семинаре (ст. 7, 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

В государственных и муниципальных учреждениях

Бюджетные организации могут вести учет рабочего времени в форме 0504421, утвержденной приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н, где отражаются лишь отклонения от нормы. Специальное обозначение для фиксирования обучения с отрывом от производства для данной формы табеля не предусмотрено. Поэтому можно рекомендовать отмечать время краткосрочных семинаров буквенным кодом «К» (командировки), чтобы бухгалтерия могла ориентироваться на особую отметку и был сигнал, что этот день оплате не подлежит. Дополнительным основанием для особой оплаты дней обучения станет приказ о направлении на семинар или курсы.

Условные обозначения явок и неявок приведены на титульной стороне табеля по форме № 0504421, утвержденной приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н.

Подробнее о том, как направить сотрудника на краткосрочный семинар в той же местности, см. Как оформить направление работника на краткосрочный семинар в той же местности.

Из ответа «Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку»

2. Ответ: Как оформить направление работника на краткосрочный семинар в той же местности

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

При направлении сотрудника на краткосрочный семинар с отрывом от работы в той же местности за ним сохраняют место работы (должность) и среднюю заработную плату (ст. 187 ТК РФ). Оформить такое направление можно приказом руководителя организации в произвольной форме.

День пребывания на семинаре отметьте в табеле. Если организация использует типовые формы № Т-12 или № Т-13, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, то укажите буквенный код «ПК» или цифровой код «07». Эти коды специально введены для отображения времени повышения квалификации с отрывом от работы в той же местности. Если же организация использует самостоятельно разработанную форму табеля учета рабочего времени, то она вправе как использовать указанные выше коды, так и собственные для обозначения времени прохождения краткосрочного семинара (ст. 7, 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

В государственных и муниципальных учреждениях

Бюджетные организации могут вести учет рабочего времени в форме 0504421, утвержденной приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н, где отражаются лишь отклонения от нормы. Специальное обозначение для фиксирования обучения с отрывом от производства для данной формы табеля не предусмотрено. Поэтому можно рекомендовать отмечать время краткосрочных семинаров в той же местности буквенным кодом «Ф» (фактически отработанные часы), чтобы бухгалтерия могла ориентироваться на особую отметку и был сигнал, что этот день подлежит оплате. Дополнительным основанием для оплаты дней обучения станет приказ о направлении на семинар или курсы.

Условные обозначения явок и неявок приведены на титульной стороне табеля по форме № 0504421, утвержденной приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н.

Подробнее от том, как направить сотрудника на краткосрочный семинар в другой город, см. Как оформить направление работника на краткосрочный семинар в другой город.

Из ответа «Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку»

3. Ответ: Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку

Положение о командировках

Общие правила направления сотрудников в служебные поездки и документального оформления командировок следует закрепить в локальном акте организации, например Положении о командировках. Документ составьте в произвольной форме и утвердите приказом (распоряжением) руководителя организации.

Как любой локальный нормативный акт, Положение начните с преамбулы (общей части, введения). В этом разделе укажите цель создания документа, а также нормативные акты, которые легли в его основу.

В основной части Положения пропишите общий порядок направления сотрудников в командировку, правила документального оформления, а также последовательность действий в ситуациях, прямо не регламентированных законодательством (например, при оплате командировочных расходов полностью или частично за счет средств принимающей стороны, при направлении сотрудника в командировку с последующим возмещением ему командировочных расходов, вопросы явки в организацию в день прибытия из командировки и т. п.).

Помимо этого, включите в Положение нормы расходов, упомянутых в статье 168 Трудового кодекса РФ. Речь идет о порядке и нормах компенсации расходов на проезд, наем жилья, выплату суточных, а также иных расходов, компенсируемых как с предварительным, так и без предварительного согласия работодателя. В отношении разных категорий сотрудников (например, рабочих и руководства) могут быть установлены разные пределы компенсационных выплат.

Документы для командировки

Перед тем как направить сотрудника в командировку, нужно оформить:*

Формы указанных документов утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Кроме того, работодатель (за исключением организаций государственного сектора) вправе разработать собственные формы для документирования командировок (ст. 7, 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, письмо Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012).

Служебное задание и приказ

В служебном задании (форма № Т-10а или самостоятельно разработанная форма) нужно указать цель, время и место командировки. Этот документ должен подписать руководитель структурного подразделения, где работает сотрудник. А утвердит его руководитель организации или уполномоченный на это сотрудник (например, заместитель руководителя).

Служебное задание нужно оформить в два этапа: при направлении сотрудника в командировку и по его возвращении. По возвращении из командировки сотрудник должен заполнить раздел «Краткий отчет о выполнении задания».

На основании утвержденного служебного задания кадровая служба (уполномоченный сотрудник организации) готовит приказ о направлении в командировку (форма № Т-9 или № Т-9а либо самостоятельно разработанная форма). Приказ подписывает руководитель организации или уполномоченный им сотрудник (например, заместитель).

Такие правила установлены разделом 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 и пунктом 6 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Командировочное удостоверение

Оформить командировочное удостоверение потребуется только при поездках по России и в страны СНГ. Причем в последнем случае командировочное удостоверение нужно оформить, только если со страной СНГ заключено межправительственное соглашение, на основании которого в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении российской границы. При командировках за рубеж время пребывания в них подтвердят отметки пограничной службы в загранпаспорте. Об этом сказано в пунктах 7 и 15 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Пример направления сотрудника в командировку

Менеджер коммерческого отдела А.С. Кондратьев направлен в командировку с целью проведения переговоров по заключению договора поставки оборудования.

На основании служебного задания непосредственного руководителя Кондратьева сотрудник службы персонала оформил приказ и командировочное удостоверение.

Журнал учета командированных сотрудников

Факт выбытия сотрудника в командировку нужно зафиксировать в специальном журнале (п. 1 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н). В нем указывают:

  • фамилию, имя и отчество командированного сотрудника;
  • дату и номер командировочного удостоверения;
  • наименование организации, в которую командируют сотрудника, и пункт назначения.

Об этом сказано в пункте 2 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н.

Сотрудника, ответственного за ведение журнала и проставление отметок в командировочных удостоверениях, назначьте приказом руководителя организации (п. 5 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н). Ответственным может быть назначен специалист отела кадров, бухгалтер или секретарь.

Журнал учета сотрудников, выбывающих в служебные командировки, храните в течение пяти лет со дня его оформления (п. 6 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н).

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

4. Формы: Приказ о направлении сотрудника на краткосрочный семинар (курсы повышения квалификации) в той же местности

«Наименование»

ИНН , КПП, ОКПО 

полное наименование организации, идентификационные коды (ИНН, КПП, ОКПО)

ПРИКАЗ № 35

о направлении работника на краткосрочный семинар

г. Москва 21.05.2013

На основании статьи 187 Трудового кодекса РФ

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Направить менеджера А.С. Кондратьева для прохождения краткосрочного семинара в период с 27 маяпо 7 июня 2013 года. Организатор семинара (Организационная форма «Наименование» (Сокращенное наименование, город проведения),тема семинара – «Современные технологии продаж товаров легкой промышленности».
  2. Бухгалтерии оплатить обучение А.С. Кондратьева на семинаре по счету от 21 мая 2013 г. № 25-Сот Организатору семинара.
  3. На период обучения сохранить за А.С. Кондратьевымместо работы (должность) и средний заработок.

Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Директор

ФИО

С приказом ознакомлены:

Главный бухгалтер

ФИО

21.05.2013

Руководитель отдела кадров

ФИО

21.05.2013

Менеджер

ФИО

21.05.2013

Приказ о направлении сотрудника на краткосрочный семинар (курсы повышения квалификации) в другой город

«Наименование»

ИНН , КПП , ОКПО 

полное наименование организации, идентификационные коды (ИНН, КПП, ОКПО)

ПРИКАЗ № 35

о направлении сотрудника на краткосрочный семинар в другой город

г. Москва 21.05.2013

На основании статьи 187 Трудового кодекса РФ с целью повышения квалификации

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Направить менеджера А.С. Кондратьева на семинар в г. Санкт-Петербургс 27 маяпо 7 июня 2013 года. Организатор семинара – ФГБОУ ВПО «Санкт-Петербургский государственный университет», место проведения – 199034, г. Санкт-Петербург, Университетская набережная, д.7–9, время проведения – согласно расписанию.

2. Отделу кадров оформить необходимые для командировки документы не позднее22 мая 2013 года.

3. Бухгалтерии оплатить обучение А.С. Кондратьева на семинаре по счету от 21 мая 2013 г. № 12-С-С от ФГБОУ ВПО «Санкт-Петербургский государственный университет» и сохранить за работником средний заработок на период обучения.

Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Директор

ФИО

С приказом ознакомлены:

Главный бухгалтер

ФИО

21.05.2013

Руководитель отдела кадров

ФИО

21.05.2013

Менеджер

ФИО

21.05.2013

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль