Как правильно ставить печати на копии трудовой книжке?

597

Вопрос

Как правильно ставить печати на копии трудовой книжке?

Ответ

В настоящее время законодательство не содержит определенного порядка проставления печати на кадровых документах (т.е. в какое конкретно место необходимо проставлять печать).


Читайте подробнее о копии трудовой книжки по этой ссылке.


При этом, такие требования закрепляются в ведомственных актах, предписывающих соответствующим государственным органам определенный порядок делопроизводства (например, Приказ ФТС России от 18.10.2004 № 160 "О Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах"). В которой говорится, что оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, оставляя открытой для прочтения личную подпись должностного лица и ее расшифровку.

Следовательно, в связи с отсутствием единого законодательного акта регулирующего порядок и правила проставления печати на кадровые документы, то по нашему мнению оттиск печати на кадровых документах лучше проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, оставляя открытой для прочтения личную подпись должностного лица и ее расшифровку. Так как, если печать закрывает полностью личную подпись должностного лица, то этим она делает невозможным ее сличение с подписями на других документах или на образцах подписи (т.е. ее идентификацию в качестве подлинной). Иногда такое проставление печати бывает намеренным, потому что за должностное лицо подписывалось неуполномоченное лицо. Подобный документ имеет все признаки поддельного документа и свидетельствует о недобросовестности такой организации.

Также отметим, еще один недочет, который часто встречается в документах, - слишком густой или слишком бледный оттиск печати на документе, а также оттиск с частично отсутствующим изображением (обычно бывает при слабом нажиме). Рекомендуем, чтобы оттиск был четким и удобочитаемым.

Подробности в материалах Системы:

  1. Ситуация: Куда именно следует ставить печать в трудовой книжке при увольнении работника

Данный момент законодательство не конкретизирует.

Правила заполнения трудовых книжек содержат требование о том, чтобы запись об увольнении в трудовой книжке была заверена, в том числе печатью организации (п. 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). При этом, куда именно нужно ставить печать, в правилах не прописано.

При решении данного вопроса рекомендуется исходить из общепринятых правил делопроизводства, которые в том числе регламентируют порядок проставления печатей на документах.

Так, печать следует ставить таким образом, чтобы легко читались:

  • текст на оттиске;

  • подпись должностного лица;

  • расшифровка подписи.

В общем случае оттиск печати на документах нужно ставить в том месте, где стоит реквизит «М. П.» («Место печати»). Если такой реквизит отсутствует, то печать проставляют таким образом, чтобы ее оттиск захватывал часть наименования должности лица, который подписал документ, чтобы подпись и расшифровка были открыты для прочтения. Об этом говорится в пункте 2.3.2.6 Государственной системы документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР от 27 апреля 1988 г., приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33, и пункте 4.3.21 Типовой инструкции по делопроизводству, утвержденной приказом ФТС России от 18 октября 2004 г. № 160.

Таким образом, при проставлении печати в трудовой книжке следует придерживаться общепринятого порядка. А именно проставлять печать так, чтобы она захватывала часть наименования должности лица, подписавшего документ, оставляя открытой для прочтения личную подпись и ее расшифровку.

<...>

Иван Шкловец,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

  1. Нормативно-правовая база: Приказ ФТС России от 18.10.2004 № 160 "О Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах"

Приложение
к Приказу ФТС России
от 18.10.2004 N 160

ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И РАБОТЕ АРХИВА В ТАМОЖЕННЫХ

ОРГАНАХ (РЕГИОНАЛЬНЫХ ТАМОЖЕННЫХ УПРАВЛЕНИЯХ,

ТАМОЖНЯХ, ТАМОЖЕННЫХ ПОСТАХ)

4. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

4.3.21. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

На документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, подлинность подписи должностного лица таможенного органа заверяется печатью с изображением Государственного герба Российской Федерации.

Примерный перечень документов, на которые ставится печать, дан в приложении 14.

Заверение печатью подписи должностного лица на специальной таможенной документации осуществляется в соответствии с правовыми актами ФТС России.

Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте без захвата наименования должности и подписи.

Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль