Можно ли внести запись в трудовую книжку задним числом?

1987

Вопрос

Здравствуйте! У меня вот еще такой вопрос... К нам устраивается сотрудник (водителем автомобиля). Трудовой книжки у него нет. Но, он работал 3 года назад в нашей фирме, но трудовую книжку ему почему-то не завели тогда (он был несовершеннолетним). Подскажите, могу ли я сейчас внести прежнюю запись о работе в нашей фирме? Он нигде больше не работал. Книжку ему будем оформлять у нас.просто серия и номер ТК уже другие...Как бы не возникло проблем при оформлении пенсии....

Ответ

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем (65 ТК РФ). Соответственно, трудовую книжку нужно было завести именно тогда, когда он впервые устраивался на работу. Здесь стоит отметить, что завести трудовую книжку «задним числом» проблематично, поскольку этот факт при наличии всех сопутствующих документов (журналов учета, приказов и пр.) легко выявим при проверке контролирующими органами. Кроме того, действительно, и реквизиты уже другие.

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку (65 ТК РФ). Соответственно, сейчас по заявлению работника нужно будет оформить трудовую книжку.

При этом нужно различать порядок оформления новой трудовой книжки и ее дубликата.

Дубликат трудовой книжки оформляется по последнему месту работы не позднее 15 дней со дня подачи заявления работником (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Соответственно, в этом случае сотрудник может собрать все справки, подтверждающие его трудовой стаж, и на основании них уже и будет сделана запись в дубликат трудовой книжки. То есть запись о прошлой работе может быть сделана в дубликат. Обратите внимание, что если Ваш работник заявит Вам ( как последнему работодателю), что трудовую он потерял, то на основании такого заявления вы оформляете ему дубликат и записи вносите по предоставленным и имеющимся у вас документам.

Новая трудовая книжка оформляется по заявлению при трудоустройстве, причины отсутствия книжки значения не имеют. При этом, как поясняет Роструд (письмо Роструда от 30 апреля 2008 г. № 1026-6), оформляя новую трудовую книжку, в нее внесите сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника, подтвержденном соответствующими документами. Общий стаж запишите суммарно, то есть указывая общее количество лет, месяцев, дней работы, без уточнения работодателя, периодов работы и должностей.

Дополнительно отметим, что к экзаменам на получение права на управление транспортными средствами категории "В" и категории "С" могут быть допущены лица, достигшие семнадцатилетнего возраста и прошедшие соответствующую подготовку. Однако само водительское удостоверение указанные лица получают по достижении ими восемнадцатилетнего возраста (статья 25 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения».


Интересная информация о Приеме на работу задним числом размещена здесь.


Соответственно, законно он мог водить только мотоциклы, мотороллеры и другие мототранспортные средства (если на тот момент ему уже было 16 лет и он имел соответствующую категорию). Кроме того, он мог работать водителем, например, велосипеда.

Примечание:

Для подтверждения его страхового стажа для назначения пособий по временной нетрудоспособности , кроме записей в трудовой книжке, можно использовать справки с предыдущих мест работы. Справку можно оформить как архивную справку по имеющимся у вас данным и вложить в личное дело работника, второй экземпляр такой справки можно выдать на руки работнику.

Страховой стаж для пенсии , если трудовая деятельность началась после 1997 года подтверждается данными персонифицированного учета в системе пенсионного фонда, т.е. если за тот (прошлый период) вы за работника страховые взносы платили, то этот период войдет в его пенсионный стаж независимо от отражения его в трудовой книжке . Справка будет принята в этом случае и Пенсионным фондом.

Подробнее в материалах Системы:

  1. Ответ: Оформление новой книжки

Обязанность оформить новую трудовую книжку возникает у работодателя и в тех случаях, когда сотрудник, поступающий на работу:

  • только начинает свою трудовую деятельность;

  • продолжает трудовую деятельность, но трудовая книжка у него отсутствует (потеряна, испорчена и т. п.).

Для оформления трудовой книжки сотрудник должен написать заявление в произвольной письменной форме. В тексте заявления ему следует указать причину, по которой у него отсутствует трудовая книжка.

Об этом сказано в частях 4 и 5 статьи 65 Трудового кодекса РФ.

Ситуация: Как оформить сотруднику трудовую книжку при устройстве на работу, если старую он потерял, а организация, являющаяся предыдущим местом работы, ликвидирована

Трудовая книжка является документом, предъявление которого обязательно при устройстве на работу (за исключением случаев, когда сотрудник устраивается на работу впервые или по совместительству). Об этом сказано в частях 4 и 5 статьи 65 Трудового кодекса РФ.

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине организация вправе оформить ему новую трудовую книжку. Для этого новый сотрудник должен написать заявление (с указанием причины отсутствия трудовой книжки). Такие правила установлены в части 5 статьи 65 Трудового кодекса РФ.

Данную норму в полной мере можно распространить на описываемую ситуацию. При этом, оформляя новую трудовую книжку взамен утерянной, в нее внесите сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника, подтвержденном соответствующими документами. Общий стаж запишите суммарно, то есть указывая общее количество лет, месяцев, дней работы, без уточнения работодателя, периодов работы и должностей.

Такой порядок оформления трудовой книжки рекомендован в письме Роструда от 30 апреля 2008 г. № 1026-6.

Документами, подтверждающими стаж сотрудника, могут быть официальные ответы (письма) прежних работодателей, полученные по запросу организации (п. 23 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и п. 3.4 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Для того чтобы подтвердить стаж работы в организации, которая была ликвидирована, можно обратиться к ее правопреемникам, а в случае их отсутствия – в государственный или муниципальный архив. Это предусмотреноустановленным порядком ликвидации организаций (ст. 23, п. 3 ст. 26 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Иван Шкловец,

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

  1. Ответ: Как оформить дубликат трудовой книжки

Основания для оформления дубликата трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки оформите сотруднику, если:

  • его трудовая книжка утеряна;

  • его трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.);

  • в его трудовую книжку внесена запись об увольнении или переводе, которая впоследствии признана недействительной.

В последнем случае сотруднику выдайте дубликат, в который перенесите все записи из трудовой книжки, кроме той, что признана недействительной (п. 33 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Оформление дубликата при утере трудовой книжки сотрудником

Сотрудник, утративший трудовую книжку, должен письменно заявить об этом по последнему месту работы. В ответ работодатель обязан оформить сотруднику дубликат не позднее 15 дней со дня подачи заявления. Об этом сказано в пункте 31 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Чтобы заполнить дубликат трудовой книжки, попросите у сотрудника документы с прежних мест работы, подтверждающие периоды трудовой деятельности. При этом вы должны оказать содействие сотруднику в получении документов, подтверждающих стаж его прошлой работы. Такой порядок установлен в пункте 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Оформляя дубликат трудовой книжки, внесите в него следующие сведения:

Об этом сказано в пункте 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и пункте 7.2Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Заполнение титульного листа дубликата

Дубликат оформите на чистом бланке трудовой книжки. На титульном листе в правом верхнем углу напишите слово «Дубликат». Затем на основании представленных сотрудником документов заполните титульный лист. Вносимые данные должны соответствовать информации о сотруднике на день заполнения дубликата.

Заполнение сведений о работе в дубликате

В разделе «Сведения о работе» (графа 3) отразите общий и (или) непрерывный трудовой стаж, который имел сотрудник до поступления в организацию. Общий стаж запишите суммарно: просто укажите общее количество лет, месяцев, дней без уточнения организации, периодов работы и должностей сотрудника.

После этого общий и (или) непрерывный стаж запишите по отдельным периодам работы. В графе 2 укажите дату приема на работу, в графе 3 – наименование организации, а также структурное подразделение и работу (должность), специальность, профессию с указанием квалификации, на которую был принят сотрудник. Если за время работы имели место переводы на другую постоянную работу, об этом также нужно сделать соответствующую запись.

Затем в графе 2 поставьте дату прекращения трудового договора, а в графе 3 – причину увольнения, если в представленном документе имеются такие данные. В графе 4 дубликата трудовой книжки после каждой записи укажите наименование, дату и номер документа, на основании которого она внесена.

В графе 4 укажите наименование, дату и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой верните сотруднику. Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, то в дубликат трудовой книжки вносите только имеющиеся в этих документах сведения.

Порядок и особенности заполнения дубликата трудовой книжки приведены в разделе III Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и разделе 7 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Оформление дубликата при массовой утере трудовых книжек работодателем

При массовой утрате работодателем трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций (например, экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия) трудовой стаж сотрудников устанавливается комиссией. Комиссия по установлению стажа создается органами исполнительной власти субъектов РФ. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов, а также других заинтересованных организаций. Факт работы, сведения о профессии (должности), периоды работы комиссия определяет на основании документов, имеющихся у сотрудников (например, справки, профсоюзный билет, расчетная книжка и т. п.). При этом комиссия должна оказать содействие сотруднику в получении документов, подтверждающих стаж его работы у других работодателей. При отсутствии документов сведения о трудовом стаже могут устанавливаться на основании показаний двух и более свидетелей.

По результатам работы комиссия составляет акт, в котором указывает периоды работы, должность, продолжительность трудового стажа сотрудника. На основании акта работодатель выдает сотруднику дубликат трудовой книжки.

Дубликат трудовой книжки оформите по общим правилам.

Такой порядок установлен пунктом 34 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Аналогичные разъяснения в отношении восстановления трудовых книжек, утраченных в результате пожаров в июле–августе 2010 года, приведены в письме Минздравсоцразвития России от 6 августа 2010 г. № 12-3/10/2-6752.

Иван Шкловец,

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

САМОЕ ВАЖНОЕ






Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Скачивание доступно после регистрации


Зарегистрируйтесь бесплатно
и скачивайте любые документы.



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль