Как правильно составить справку, если часть документов утеряна?

473

Вопрос

Добрый день. Бывший работник просит предоставить справку по стажу в связи с утратой трудовой книжки. Работал он с 1993 по 2010. В нашем архиве есть данные по заработной плате с 1993 по 2010. Приказа о приеме нет, есть только приказ о переводе на другую должность в 2006, и увольнение 2010. Как правильно составить справку? С уважением, Мельникова Анастасия

Ответ

Справку с места работы оформляют, когда нужно подтвердить факт работы сотрудника у работодателя, а также условия, на которых он трудится. Типовой формы справки законодательством не предусмотрено, поэтому работодатель может составить ее в произвольной форме.

Также необходимо отметить, что период начала работы можно подтвердить не только приказом о приеме. В данном случае для определения даты начала работы сотрудника можно использовать трудовой договор, табель учета рабочего времени, ведомости на выдачу зарплаты , лицевой счет Т-54 ( в котором указаны реквизиты приказов о приеме, переводе работника, увольнении) и т.д.


Все о работнике без трудовой книжки вы узнаете, если прочитаете материал по ссылке.


Таким образом, можно сказать, что для подтверждения факта работы сотрудника в Вашей организации, в справке целесообразно указать конкретный период его работы, т.е. как минимум необходимо указать дату начала работы и дату окончания, должность которую занимал работник в данном случае, укажите ту, которую он занимал на момент увольнения.

Примечание:

Если есть техническая возможность, то утраченные первичные учетные документы по учету труда и заработной платы нужно восстановить.

Подробности в материалах Системы:

  1. Ответ: Как оформить справку или копию документа по запросу сотрудника

Виды запрашиваемых документов

Сотрудник может обратиться к работодателю с просьбой предоставить ему документы, связанные с трудовой деятельностью. Поскольку перечень запрашиваемых документов является открытым, то это может быть любой документ, который так или иначе связан с работой данного сотрудника. Это следует из положений статьи 62 Трудового кодекса РФ. В письме от 20 декабря 2012 г. № ПГ/9518-6-1 специалисты Роструда дают аналогичные разъяснения.

Так, сотрудник может попросить выдать ему:

Свою просьбу о предоставлении документов (копий) сотрудник должен оформить заявлением в произвольной форме.

Это следует из положений статьи 62 и абзаца 3 статьи 89 Трудового кодекса РФ.

Указанные документы (копии) могут понадобиться сотруднику для предъявления их в банк, в пенсионный фонд, в организацию, где он работает по совместительству, в посольство, а также иные ведомства.

Срок оформления

Работодатель обязан исполнить просьбу сотрудника и подготовить запрошенные им документы (копии) в течение трех рабочих дней со дня получения письменного заявления. Все справки и копии документов работодатель оформляет и выдает сотруднику бесплатно. Об этом говорится в статье 62 Трудового кодекса РФ.

Справка с места работы

Справку с места работы оформляют, когда нужно подтвердить факт работы сотрудника у работодателя, а также условия, на которых он трудится. Типовой формы справки законодательством не предусмотрено, поэтому работодатель может составить ее в произвольной форме. Чтобы справки работодателя имели единый вид, разработайте бланк справки.

Как правило, бланк содержит в себе следующие реквизиты:

Разработанный бланк справки можно утвердить в качестве приложения к Инструкции по кадровому делопроизводству.

При заполнении готового бланка справки отразите в нем следующую информацию:

  • сведения о сотруднике (его фамилию, имя, отчество, должность, структурное подразделение, а также дату начала его работы в организации);

  • иную информацию, запрошенную сотрудником, например сведения о его трудовом стаже, времени отпуска и т. п. (ст. 62 ТК РФ).

В зависимости от места представления справки объем содержащихся в ней сведений может отличаться. Как правило, сведения, которые необходимо отразить в справке, сотрудник сам указывает в заявлении. В то же время требования к содержанию справки для представления в то или иное ведомство могут быть установлены отдельными нормативно-правовыми актами. Например, особые требования к содержанию справки для представления ее в суд в связи с подачей заявления об усыновлении установлены в пункте 5 части 1 статьи 271 Гражданского процессуального кодекса РФ. Там сказано, что справка с места работы должна содержать не только сведения о занимаемой должности, но и о зарплате сотрудника. Справка иностранному сотруднику для представления ее в территориальное отделение ФМС в связи с получением вида на жительство также в обязательном порядке должна содержать сведения о его заработке (п. 38.3 регламента, утвержденного приказом ФМС России от 29 февраля 2008 г. № 41).

Оформленную справку зарегистрируйте в журнале регистрации справок с места работы.

<...>

Иван Шкловец
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

  1. Ситуация: Какими документами помимо трудовой книжки гражданин может подтвердить стаж для назначения пенсии. В дубликате трудовой книжки указаны не все места его работы

Основным документом, подтверждающим трудовой стаж человека, является трудовая книжка (ст. 66 ТК РФ).

Если сотруднику оформлялся дубликат трудовой книжки, в него могли быть внесены не все сведения о местах и продолжительности работы сотрудника. Например, если на момент оформления дубликата сотрудник не представил какие-либо документы. Задним числом вносить в трудовую книжку сотрудника записи о предыдущих местах его работы работодатели не вправе. Поэтому сведения в дубликате трудовой книжки могут быть неполными. Об этом сказано в пункте 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и пункте 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Если сведения в дубликате трудовой книжки неполные, трудовой стаж для назначения пенсии сотрудник сможет подтвердить следующими документами:

  • письменные экземпляры трудовых договоров;

  • трудовые книжки колхозников;

  • справки, выдаваемые работодателями;

  • выписки из приказов;

  • лицевые счета;

  • ведомости на выдачу зарплаты.

Такой перечень установлен пунктом 6 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 24 июля 2002 г. № 555.

<...>

Иван Шкловец
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль