Как подготовить все документы для реорганизации компании?

550

Вопрос

У нас в компании стоит задача подготовить все документы для реорганизации компании. Приказ и уведомления для сотрудников готовы, вот только мне не совсем понятно как при слиянии компаний будет вестись документооборот, то есть как учитывать трудовые книжки в журнале регистраций и как будут отражаться приказы в программе. Подскажите пожалуйста процедуру оформления сотрудников в штат и учет трудовых книжек в журнале регистраций.

Ответ

Реорганизация в форме присоединения означает, что все права и обязанности присоединяемого лица перешли в новую организацию.

При реорганизации юридических лиц, трудовые отношения с сотрудниками продолжаются с их согласия. Эта позиция нашла свое отражение в частности и в Определении Конституционного Суда РФ от 29.01.2009 № 24-О-О. Поэтому прием сотрудников присоединенной организации оформлять не нужно (они уже приняты).

Поскольку у работника есть право на отказ от продолжения работы в организации после ее реорганизации, то представляется правильным направление работнику уведомления о предстоящей реорганизации. Такое уведомление может быть в произвольной форме :

Закрытое акционерное общество «Альфа»

Главному бухгалтеру
ЗАО «Альфа»
А.С. Глебовой

УВЕДОМЛЕНИЕ № 1

о реорганизации организации

г. Москва 13.09.2011

Уважаемая Алла Степановна!

Уведомляем Вас, что закрытое акционерное общество «Альфа»будет реорганизовано путем
присоединения к обществу с ограниченной ответственностью «Торговая фирма "Гермес"».

Сообщаем Вам, что в соответствии с частью 5 статьи 75 Трудового кодекса РФ реорганизация
организации не влечет расторжения трудовых договоров с ее работниками.

При этом в соответствии с частью 6 статьи 75 Трудового кодекса РФ Вы вправе отказаться от
продолжения работы в связи с реорганизацией. В этом случае трудовой договор, заключенный с
Вами, будет прекращен по пункту 6 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ (отказ работника от
продолжения работы в связи с реорганизацией организации).

В случае Вашего отказа от продолжения работы в связи с реорганизацией просим Вас сообщить
об этом в кадровую службу до 12 октября 2011года.

Генеральный директор

 

А.В. Львов

     

Уведомление на руки получил, на продолжение работы

согласна

(согласен/не согласен)

   

Главный бухгалтер

 

А.С. Глебова

13.09.2011

   

Следовательно, чтобы оформить кадровые изменения в связи с реорганизацией, издайте приказ в свободной форме. Сотрудникам, которые согласны продолжать работу после реорганизации, составьте дополнительные соглашения к трудовым договорам, в которых укажите изменившиеся реквизиты работодателя. Кроме того, отразите в дополнительных соглашениях новые условия труда сотрудников, если они были изменены. Также, сделайте соответствующие записи в трудовых книжках сотрудников.

Если кто-то из сотрудников откажется от продолжения работы в связи с реорганизацией организации, то нужно оформить их увольнение по пункту 6 части 1 статьи 77 Трудового Кодекса РФ. Выплата выходного пособия при увольнении по данному основанию статьей 178 Трудового Кодекса не предусмотрена.

Кадровые документы реорганизованной организации, которая прекращает свою деятельность, должна хранить организация-правопреемник, к которой переходят ее права и обязанности. Кадровые документы присоединенной организации правопреемнику должны быть переданы по Акту приема-передачи.

Для передачи документов лицу, назначенному ответственным за ведение кадрового документооборота в организации правопреемника, необходимо создать соответствующую комиссию, которая утверждается приказом руководителя. Далее, подготовьте акт приема-передачи дел. В акте необходимо отразить наименование документов, которые передаются, их количество и, при необходимости, указать на состояние самих документов (износ, неправильность заполнения и т.п.). Образец акта приема-передачи дел указан ниже по тексту.

Следовательно, трудовые книжки работников реорганизованной организации передаются для дальнейшего ведения ответственному сотруднику организации-правопреемнику.

Таким образом, по нашему мнению необходимо поступить следующим образом:

Реорганизованной организации - книгу учета движения трудовых книжек заведенную у них следует "закрыть", пояснив после последней записи причину прекращения ее ведения (т.е. указать, что произошла реорганизация в форме присоединения и указать номер приказа о реорганизации), а также указав общее количество зарегистрированных здесь трудовых книжек работников.

Организации правопреемника - необходимо внести в книгу учета трудовых книжек (т.е. в книгу, которая ведется в их организации), принятые трудовые книжки работников от реорганизованной организации в общем порядке. При этом, в графе №9 (Приказ о приеме) Книги учета, укажите номер приказа о реорганизации.

Далее, трудовые книжки работников реорганизованной организации можно вести в общем порядке.

Что касается приказов по личному составу, журналов по регистрации приказов и личным карточкам.

Законодательство не содержит четкого порядка действий в данном случае. При этом, сама по себе реорганизация не может являться основанием для расторжения трудового договора с сотрудниками организации. Следовательно, трудовые отношения продолжаются.

Таким образом, в данном случае организация правопреемника может продолжать вести приказы и журналы по регистрации приказов в общем порядке.При этом, в приказах по личному составу нумерация будет продолжаться.

Также, отметим, что законодательство не запрещает вносить исправления в личную карточку работника. Поэтому, Вы можете продолжать вести личные карточки работников реорганизованной организации. При этом, наименование организации можно изменить путем зачеркивания старого названия, а также заверения данного исправления путем указания номера приказа о реорганизации

Подробности в материалах Системы:

  1. Ответ: Как оформить кадровые документы при реорганизации организации?

Формы реорганизации

Реорганизация регулируется нормами Гражданского кодекса РФ и может происходить в формах слияния, присоединения, разделения, выделения, преобразования (п. 1 ст. 57 ГК РФ). Независимо от формы реорганизации трудовые отношения с сотрудниками продолжаются (ч. 5 ст. 75 ТК РФ).

Процедуру оформления кадровых документов при реорганизации следует отличать от порядка оформления смены собственника имущества организации.

Порядок кадровых изменений при реорганизации

Чтобы оформить кадровые изменения при реорганизации:

Составление штатного расписания и уведомление сотрудников при реорганизации

Сначала руководитель определяет структуру, штатный состав и штатную численность организации-правопреемника. Для этого он утверждает штатное расписание. Об этом сказано в разделе 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

В штатном расписании отразите введение и исключение новых структурных подразделений, должностей. Если реорганизация сопровождается сокращением численности сотрудников, не включайте в новое штатное расписание должности сотрудников, подлежащие сокращению. Это следует из письма Роструда от 5 февраля 2007 г. № 276-6-0.

Оформление увольнений и изменений в кадровых документах в связи с реорганизацией

Сама по себе реорганизация не может являться основанием для расторжения трудового договора с сотрудником организации (ч. 5 ст. 75 ТК РФ). Однако оформить увольнение сотрудника в данной ситуации можно:
– если реорганизация сопровождается сокращением численности (штата) сотрудников организации (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
– если сотрудник отказывается от продолжения работы в связи с реорганизацией (ч. 6 ст. 75 ТК РФ).

Чтобы оформить увольнение сотрудника, получите его отказ от продолжения работы в связи с реорганизацией (ч. 6 ст. 75 ТК РФ). Свой отказ сотрудник может выразить, сделав соответствующую запись в уведомлении или написав отдельное заявление в произвольной форме. На основании оформленного отказа издайте приказ об увольнении по форме № Т-8 или по самостоятельно разработанной форме и внесите запись в трудовую книжку сотрудника (п. 15 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Чтобы оформить кадровые изменения в связи с реорганизацией, издайте приказ в свободной форме. Сотрудникам, которые согласны продолжать работу после реорганизации, составьте дополнительные соглашения к трудовым договорам, в которых укажите изменившиеся реквизиты работодателя (ч. 1 ст. 57 ТК РФ). Кроме того, отразите в дополнительных соглашениях новые условия труда сотрудников, если они были изменены (ст. 72 ТК РФ).

Перевод при реорганизации

Если у сотрудника при реорганизации меняется трудовая функция или подразделение и он согласен на продолжение работы, оформите его перевод (ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ). При этом внесите соответствующую запись в трудовую книжку сотрудника (п. 4, 10 Правил, утвержденных постановлением Правительства России от 16 апреля 2003 г. № 225).

Если сотрудника перевели в другую организацию в связи с реорганизацией, то выплачивать компенсацию за неиспользованный отпуск ему не нужно. Это объясняется тем, что после реорганизации трудовые отношения с сотрудником у организации не прекращаются, то есть считается, что сотрудник продолжает работать в той же организации (ст. 75 ТК РФ).

Передача кадровых документов организации-правопреемнику

Кадровые документы реорганизованной организации, которая прекращает свою деятельность, должна хранить организация-правопреемник, к которой переходят ее права и обязанности. Исключением из данного правила будет реорганизация в форме выделения, при которой правопреемнику передается только часть кадровых документов. Это связано с тем, что при реорганизации в этом виде реорганизованная организация продолжает свою деятельность и к правопреемнику переходит только часть ее прав и обязанностей. Такой вывод можно сделать из статьи 58 Гражданского кодекса РФ.

Условия и место хранения архивных документов реорганизованной организации должны определить ее учредители или уполномоченные ими органы (совет директоров) (п. 9 ст. 23 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). К архивным документам, в частности, относятся и документы по личному составу, которые, как правило, оформляет кадровая служба (п. 3 ст. 3 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Пример оформления кадровых документов при реорганизации в форме присоединения:

Общим собранием акционеров «Альфа» было принято решение о реорганизации «Альфы» в форме присоединения к «Торговая фирма "Гермес"».

Руководитель организации утвердил новую редакцию штатного расписания «Гермеса» по форме № Т-3. При этом условия работы сотрудников «Альфы» не изменялись.

Всем сотрудникам «Альфы» были высланы уведомления о реорганизации, в которых они сделали запись о согласии на продолжение работы в новой организации.

Когда было получено свидетельство о прекращении деятельности «Альфы» в результате реорганизации в форме присоединения, руководитель организации издал приказ о реорганизации.

На основании приказа были внесены изменения в кадровые документы: руководитель отдела кадров Е.Э. Громова оформила дополнительные соглашения к трудовым договорам и сделала соответствующие записи в трудовых книжках сотрудников.

Местом хранения кадровых документов учредители «Альфы» определили офис «Гермеса».

Ситуация: Нужно ли вносить запись о реорганизации в трудовую книжку сотрудника?

Да, нужно.

По мнению Роструда, запись о реорганизации нужно вносить в трудовую книжку, ссылаясь на соответствующее решение учредителей (иного органа, уполномоченного на это учредительными документами) (письмо Роструда от 5 сентября 2006 г. № 1553-6).

При этом порядок внесения записи о реорганизации ни Инструкция, утвержденная постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, ни Правила, утвержденные постановлением Правительства России от 16 апреля 2003 г. № 225, не содержат.

Вместе с тем, законодательством предусмотрен порядок внесения в трудовую книжку записи об изменении наименования организации (п. 3.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69). Аналогичный порядок рекомендуется применять для внесения записи и в случае реорганизации.

Таким образом, запись о реорганизации вносите в трудовую книжку по аналогии с записью о переименовании организации. Порядок следующий:

Это следует из положений пункта 3.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Иван Шкловец,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

  1. Ответ: Как хранить документы в кадровой службе?

Документы обязательные для хранения

Законодательство обязывает всех работодателей обеспечивать хранение архивных документов, которые образуются в процессе их деятельности (п. 1 ст. 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). Кадровая служба организации, как правило, ответственна за хранение документов по личному составу.

Сроки хранения документов

Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу нужно хранить не менее 75 лет. Исключение из этого правила составляют приказы о предоставлении отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т. п.), а также приказы о взысканиях. Их нужно хранить только пять лет.

Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, а личные дела руководителей – постоянно. Также постоянно положено хранить штатное расписание.

Материалы по аттестации рабочих мест следует хранить 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда – 75 лет.

Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения – один год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков.

Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.

Условия хранения документов

Для хранения документов организации нужно оборудовать специальные помещения (сейфы или шкафы). Рекомендации к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., и Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19. Коммерческим организациям соблюдать все требования к оборудованию специальных помещений для хранения документов необязательно (абз. 3 введения к Правилам, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., п. 1.1 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19).

В коммерческих организациях

Единственное обязательное требование по хранению документов в акционерных обществах заключается в том, что организации должны хранить документы в запирающихся шкафах, обеспечивающих сохранность документов и предохраняющих документы от пыли и света (п. 3.6 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс). ООО особенности хранения должно прописать в своем уставе (п. 2 ст. 12 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). Логично, если ООО также включит в свои учредительные документы требование о хранении документации организации в запирающихся шкафах или помещениях.

Если организация хранит документы в электронном виде, то необходимо обеспечить такой режим хранения, который исключает утрату, уничтожение или искажение информации. Кроме того, в процессе хранения таких документов необходимо проводить их перезапись на новые носители (по мере устаревания прежних носителей). Об этом говорится в пункте 4.4.2.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

С целью обеспечения эффективного хранения документов (как в бумажном, так и в электронном виде) организация может создать свой собственный архив (п. 1.1.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Документы с истекшим сроком хранения можно уничтожить (п. 2.3.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Ответственность за нарушения, допущенные при работе с архивными документами

За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрена административная ответственность (ст. 13.20 КоАП РФ).

Меры ответственности – предупреждение или административный штраф в размере:

  • от 100 до 300 руб. для граждан;

  • от 300 до 500 руб. для должностных лиц (например, руководителя организации).

Ситуация: Может ли коммерческая организация не создавать собственный архив?

Да, может.

В пункте 2 статьи 13 Закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ сказано, что организации вправе (а не обязаны) создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

Кроме того, организации вправе передавать свои документы на постоянное хранение в госархив (п. 4 ст. 18 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

  1. Ответ: Как подготовить кадровые документы к передаче в архив организации?

Архив организации

Чтобы обеспечить сохранность документов, организация может создать собственный архив (п. 2 ст. 13 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). В этом случае все структурные подразделения организации будут передавать документы, образующиеся в процессе их деятельности, на хранение в архив. В частности, кадровая служба сможет передать в архив организации документы по личному составу, в отношении которых законодательством установлены предельные сроки хранения.

Порядок подготовки документов для передачи в архив

Порядок подготовки документов для их передачи в архив приведен в Основных правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. При этом коммерческим организациям соблюдать все требования, приведенные в этом документе, необязательно (абз. 3 введения к Правилам, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Указанные организации вправе разработать собственный порядок подготовки документов к архивному хранению и закрепить его в своих внутренних документах, например в Положении об архиве (ч. 1 ст. 8 ТК РФ).

В любом случае (независимо от установленного в организации порядка) определите сотрудника, ответственного за подготовку документов (в т. ч. кадровых) к их передаче на архивное хранение. Соответствующие обязанности могут быть возложены на сотрудника, например, приказом руководителя. Это следует из положений абзаца 1 пункта 6.3 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, утвержденного приказом Ростехрегулирования от 12 марта 2007 г. № 28-ст).

Проведение экспертизы ценности документов

По общему правилу передаче документов (в т. ч. кадровых) на хранение в архив организации предшествует экспертиза ценности документов. Ее проводят ежегодно, чаще всего в начале календарного года (п. 2.3.1 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Чтобы провести экспертизу ценности документов, создайте экспертную комиссию (п. 2.2.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Для этого издайте приказ в произвольной форме. В состав комиссии должно входить не менее трех человек. В обязательном порядке включите в него руководителя архива организации или сотрудника, ответственного за архив. Председателем комиссии назначьте одного из руководящих сотрудников организации (например, руководителя отдела кадров). Такой порядок формирования экспертной комиссии приведен в пункте 2.2.3 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

По ходу проведения экспертизы комиссия отбирает:

  • дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу. Такие дела подлежат передаче в архив организации;

  • дела с временными сроками хранения. Такие дела остаются на хранении в соответствующих структурных подразделениях;

  • дела, сроки хранения которых истекли. Такие дела подлежат уничтожению.

Об этом говорится в пункте 2.3.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Дела для передачи в архив организации отбираются путем их полистного просмотра и подлежат полному оформлению (п. 2.3.3, 3.6.3 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Передача в архив электронных документов

Если структурное подразделение передает на хранение в архив организации электронные документы, то процедура передачи состоит из следующих этапов:

  • проверки физического состояния носителей электронных документов;

  • записи электронных документов на машинные носители;

  • проверки качества записи;

  • проставления архивных шифров на единицах хранения (на футлярах);

  • описания электронных документов и подготовки комплекта сопроводительной информации (в т. ч. составления описи).

Об этом говорится в

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль