Необходимо ли вести журналы регистрации переводов сотрудников, регистрации увольнений с работы и т.д.?

2222

Вопрос

В одной из статей по кадровой службе отмечено, что надо вести журналы регистрации переводов сотрудников; регистрации увольнений с работы; учета личных дел; регистрации трудовых договоров; учета совместителей; регистрации справок. Где законодательно закреплено необходимо вести все эти журналы? Это обязательно?

Ответ

Единого перечня документов, которые должны быть в отделе кадров, не существует: в каждой организации он свой. Однако в Трудовом кодексе названы документы, наличие которых в отделе кадров обязательно (например, трудовой договор, график отпусков, локальные нормативные акты).

Следовательно, к обязательным журналам отдела кадров относятся:

1. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Эти книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

2. Журнал учета проверок. Обязанность ведения этого журнала установлена ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля". В таком журнале контролирующие органы делают запись о проведенной проверке. Типовая форма журнала утверждена Приказом Минэкономразвития России от 30.04.2009 № 141. Помните, что журнал должен быть прошит, пронумерован и удостоверен печатью юридического лица или индивидуального предпринимателя.

3. Журнал учета командированных сотрудников.

Учет работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации ведется в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации. Форма данного журнала предусмотрена приложением № 2 к приказу Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н.


Читайте о Журнале регистрации трудовых договоров: вопросы и ответы, чтобы не совершать ошибок.


Учет работников, прибывших в организацию, в которую они командированы, ведется в журнале учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы. Форма данного журнала предусмотрена приложением № 3 к приказу Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н.

4. Если на отдел кадров возложены функции по организации охраны труда в организации , то дополнительно обязательными должны быть журналы всех видов инструктажей, учета несчастных случаев.

Если в организации есть водители , то обязательным является и журнал предрейсовых мед. осмотров. Этот журнал может быть и у медицинского работника, проводящего такие осмотры.

Остальные журналы рекомендуется вести , но обязанность работодателя по обязательному ведению таких журналов законом не предусмотрена.

Более подробно данная информация приведена в подборке материалов Системы.

Подробности в материалах Системы:

1.Справочник: Журналы учета и регистрации

Наименование журнала

Обязательность ведения

Форма

Назначение

Срок хранения

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Предусмотрена Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225

Утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69

Для отражения данных о трудовых книжках работников и их движении

75 лет

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Предусмотрена Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225

Утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69

Для отражения поступлений и расходов бланков трудовых книжек и вкладышей в них в организации

75 лет

Журнал учета ознакомления с локальными нормативными актами организации

Не предусмотрена

Произвольная

Для подтверждения ознакомления работников с локальными актами организации при приеме на работу в силу требований статьи 68Трудового кодекса РФ

5 лет

Журнал регистрации трудовых договоров

Не предусмотрена

Произвольная

Для отражения сведений о заключенных трудовых договорах

75 лет

Журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля

Предусмотрена Законом от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ

Типовая, утверждена приказом Минэкономразвития России от 30 апреля 2009 г. № 141

Для систематизации информации о проведенных проверках организации и об их результатах, а также для отражения исполнения актов проверяющих лиц

5 лет

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Не предусмотрена

Произвольная

Для систематизации приказов, отслеживания дат и номеров издания

Постоянно

Журнал регистрации приказов по личному составу

Не предусмотрена

Произвольная

Для систематизации приказов, отслеживания дат и номеров издания, наличия копий в подразделениях организации

75 лет

Журнал регистрации несчастных случаев на производстве

Предусмотрена статьей 230.1 Трудового кодекса РФ, постановлением Правительства РФ от 31 августа 2002 г. № 653

Утверждена постановлением Минтрудсоцразвития России от 24 октября 2002 г. № 73

Для отражения информации, места и обстоятельств произошедших несчастных случаев на производстве

Постоянно

Журнал регистрации приказов на отпуск

Не предусмотрена

Произвольная

Для систематизации приказов, отражения вида и продолжительности предоставляемых отпусков

5 лет

Журнал учета поощрений работников

Не предусмотрена

Произвольная

Для систематизации поощрений и совершенствования системы мотивации

75 лет

Журнал учета дисциплинарных взысканий работников

Не предусмотрена

Произвольная

Для учета наложенных взысканий, анализа причин нарушений дисциплины труда и выработки предложений по ее укреплению

75 лет

Журнал регистрации приказов об увольнении

Не предусмотрена

Произвольная

Для систематизации приказов, отражения причин и дат увольнения работников

75 лет

Журнал регистрации листков нетрудоспособности

Не предусмотрена

Произвольная

Для отражения данных о листках нетрудоспособности, периодах болезни и составе болеющих

5 лет

Журнал учета работников, выбывающих в командировки

Предусмотрена приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н

Типовая, утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н

Для отражения и учета данных о командированных и пункте их назначения

5 лет

Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы

Предусмотрена приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н

Типовая, утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н

Для отражения и учета данных о прибывших в командировку работниках других организаций, сроках их пребывания

5 лет

Журнал учета переводов

Не предусмотрена

Произвольная

Для отражения видов и сроков переводов работников

75 лет

Журнал учета совместителей

Не предусмотрена

Произвольная

Для учета совместителей и характера совместительства

75 лет

Журнал учета передачи персональных данных работников внутри организации

Не предусмотрена

Произвольная

Для учета факта передачи персональных данных работников другим лица внутри организации

75 лет

Журнал учета выдачи персональных данных работников организациям и государственным органам

Не предусмотрена

Произвольная

Для учета факта передачи персональных данных работников по запросам других организаций и государственных органов

75 лет

Журнал регистрации должностных инструкций

Не предусмотрена

Произвольная

Для учета и систематизации должностных инструкций, дат их принятия и введения

75 лет

Журнал учета справок и копий документов, выданных работникам

Не предусмотрена

Произвольная

Для отражения данных о справках, выданных по обращениям работников

5 лет

Журнал регистрации вводного инструктажа

Предусмотрена ГОСТ 12.0.004-90 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения», утвержденным и введенным в действиепостановлением Госстандарта СССР от 5 ноября 1990 г. № 2797

Рекомендована ГОСТ 12.0.004-90 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения», утвержденным и введенным в действиепостановлением Госстандарта СССР от 5 ноября 1990 г. № 2797

Для отражения данных о проведенных вводных инструктажах работников

Постоянно

Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте

Предусмотрена ГОСТ 12.0.004-90 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения», утвержденным и введенным в действиепостановлением Госстандарта СССР от 5 ноября 1990 г. № 2797

Рекомендована ГОСТ 12.0.004-90 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения», утвержденным и введенным в действиепостановлением Госстандарта СССР от 5 ноября 1990 г. № 2797

Для отражения данных о проведенных инструктажах работников на рабочем месте, а также результатов стажировки

Постоянно

Журнал учета инструктажей по пожарной безопасности

Предусмотрена приказом МЧС России от 12 декабря 2007 г. № 645

Утверждена приказом МЧС России от 12 декабря 2007 г. № 645

Для отражения данных о проведенных инструктажах по пожарной безопасности работников

Постоянно

Журнал учета входящей корреспонденции

Не предусмотрена

Произвольная

Для учета и систематизации входящей корреспонденции

5 лет

Журнал учета исходящей корреспонденции

Не предусмотрена

Произвольная

Для учета и систематизации исходящей корреспонденции

5 лет

Журнал регистрации заявлений работников

Не предусмотрена

Произвольная

Для учета и систематизации заявлений, фиксирования даты их подачи

75 лет

Журнал учета работников, находящихся на испытательном сроке

Не предусмотрена

Произвольная

Для отражения срока и даты окончания испытательного срока работников, а также результатов испытания

75 лет

Журнал регистрации иностранных работников

Не предусмотрена

Произвольная

Для отражения статуса сотрудников-иностранцев, а также данных и сроков действия разрешительных документов, даты уведомления госорганов

5 лет

Журнал учета работников, находящихся в отпуске по беременности и родам, по уходу за ребенком

Не предусмотрена

Произвольная

Для отражения данных о работниках, находящихся в отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком, а также о назначении им пособия

75 лет

Журнал учета работников, принятых на период нахождения сотрудника в отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком

Не предусмотрена

Произвольная

Для отражения данных о работниках, принятых на период нахождения работников в отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком, а также срока их работы

75 лет

Журнал учета личных дел

Не предусмотрена

Произвольная

Для отражения и учета личных дел работников

75 лет

Журнал регистрации договоров о материальной ответственности

Не предусмотрена

Произвольная

Для учета договоров о материальной ответственности, их видов и работников, с которыми такие договоры заключены

75 лет

Журнал учета предрейсовых медицинских осмотров водителей

Предусмотрена приказом Минздрава СССР от 29 сентября 1989 г. № 555

Установлена Инструкцией, утвержденнойприказом Минздрава СССР от 29 сентября 1989 г. № 555

Для отражения медицинских данных предрейсового осмотра работников-водителей

Постоянно

Журнал учета выданных доверенностей

Не предусмотрена

Произвольная

Для учета и систематизации выданных доверенностей и оснований их выдачи

Постоянно

Журнал учета исполнительных листов

Не предусмотрена

Произвольная

Для учета исполнительных листов, поступающих на имя работников, размеров удержаний и сведений об их получателях

5 лет

2.Ответ: Какие журналы учета и регистрации нужно вести в кадровой службе

Виды журналов

В ходе деятельности организации ведут различные журналы учета и регистрации, в том числе непосредственно в кадровой службе. В целом все журналы регистрации направлены на то, чтобы вести учет и структурировать какие-либо:

  • факты (ознакомление сотрудников с локальными актами, выдача справок);

  • события (проверки на предприятии государственными ведомствами);

  • документы (трудовые договоры, личные дела и т. п.).

Ведение журналов помогает при необходимости облегчить поиск нужной информации или сделать выборку для какого-либо анализа. Например, по Журналу учета проверок можно быстро определить, когда в последний раз приходил инспектор из Роструда.

Все журналы учета и регистрации, которые применяет кадровая служба, можно разделить:

  • на обязательные для ведения;

  • на рекомендуемые.

В отношении журналов, которые носят рекомендательный характер, каждая компания самостоятельно оценивает целесообразность их ведения. Итоговое решение будет зависеть от ряда факторов: численности персонала, особенностей документооборота компании, особенностей построения трудовых отношений с сотрудниками. Очевидно, что если в организации нет материально-ответственных лиц, то Журнал договоров о материальной ответственности ей не пригодится. Если в организации принято знакомить сотрудников с локальными актами путем подписания листа ознакомления, то ей вряд ли понадобится Журнал учета ознакомления с локальными актами.

Подробнее о журналах, их назначении, об обязательности ведения и о сроках хранения см. таблицу.

Как поступить, если журнал учета утерян

Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит. На практике сложилось несколько подходов в зависимости от того, относится утерянный журнал к обязательным для ведения журналам или носит только рекомендательный характер.

Если утерян обязательный для ведения журнал (например, Журнал регистрации вводного инструктажа или Книга учета движения трудовых книжек), то рекомендуется составить акт в произвольной форме за подписью не менее трех сотрудников, в котором нужно отразить факт утери, ее обстоятельства и причины. Такой акт послужит объяснением факта отсутствия у работодателя обязательных для фиксации сведений за определенный период. Если установлено лицо, виновное в утере, следует дополнительно взять с него объяснительную.


О журнале по охране труда читайте подробнее здесь.


На основе акта, объяснительной издайте приказ в произвольной форме о начале ведения нового журнала или об оформлении дубликата.

Если утерянный журнал завели относительно недавно и у работодателя есть возможность восстановить записи на основании имеющейся документации, в том числе хранимой в электронном виде, то в таком случае рекомендуется оформить дубликат утерянного журнала учета.

Если восстановить сведения и, как следствие, журнал невозможно, то работодателю следует завести новый журнал учета. В этот журнал вносите сведения с даты его оформления.

Если утерян журнал, который носит рекомендательный характер, то решение о необходимости его восстановления и дальнейшего ведения каждая организация принимает самостоятельно. В том числе можно руководствоваться порядком, сложившимся в отношении журналов, которые обязательны для ведения.

Валентина Андреева,

к.и.н., профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской академии правосудия

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль