Можно ли сделать один общий лист ознакомления со всеми локальными нормативными актами? (ПВТР и пр.)

11840

Вопрос

По хранению ЛНА понятно, но как быть с подтверждением, что сотрудник на торговой точке ознакомился с ними? Можем ли мы сделать один общий лист ознакомления со всеми локальными нормативными актами (ПВТР и пр.), сотрудник на торговой точке ознакомится с ними и оригинал листа ознакомления отправляется в головной офис на хранение?

Ответ

Сотрудник должен быть ознакомлен с локальными актами, которые непосредственно связаны с его трудовой деятельностью. При этом законодательство не устанавливает порядок ознакомления работников с локальными нормативными актами.

Традиционными являются следующие варианты документального оформления ознакомления работника с локальными актами:


Эксперт делится важной информацией о локальных нормативных актах организации в отделе кадров в материале по ссылке.


Условие о том, что работник ознакомлен с локальными актами до подписания трудового договора, перечислив соответствующие акты, можно включить непосредственно в тексте этого договора.

Организация может завести специальный журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами. В журнале сотрудники ставят свою подпись, подтверждая факт ознакомления с локальными актами. Возможно, для Вас это будет самым приемлемым вариантом, поскольку дает возможность собрать подписи всех сотрудников в едином документе.

К каждому локальному нормативному акту может быть приложен лист ознакомления. Соответственно, сотрудник, расписавшись на этом листе, будет считаться ознакомленным с соответствующим актом. Сам лист ознакомления может быть пришит непосредственно к локальному акту.

Можно взять и отдельную расписку, свидетельствующую об ознакомлении сотрудника с локальными актами и хранить ее в личном деле работника.

Все предложенные варианты оформления равнозначны. Поэтому не имеет принципиального значения, какой именно способ будет выбран.


У вас не останется вопросов об юридической силе локальных нормативных актов после прочтения статьи по ссылке.


Дополнительно отметим, что запрета составить отдельный лист ознакомления законодательством не установлено. Однако традиционно лист ознакомления составляется на каждый локальный акт и прикладывается к нему. Возможно, для Вас удобнее будет завести специальный журнал ознакомления, а с вновь принятыми сотрудниками просто заключать трудовой договор с условием о том, что с локальными актами они уже ознакомлены.

Подробности в материалах Системы:

  1. Журналы и книги: Документирование трудовых правоотношений. В.И. Андреева

1.1. Ознакомление работника с локальными нормативными актами

Согласно ст. 8 ТК РФ работодатели (за исключение работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

Нормы локального нормативного акта не могут ухудшать положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями.

Специалистам кадровых служб следует прежде всего определить, какие виды локальных нормативных актов должны создаваться в данной организации в соответствии с требованиями трудового законодательства и особенностями работы самой организации.

Состав локальных нормативных актов, обязательных для каждой организации, прямо определен статьями ТК РФ:

  • штатное расписание организации (ст. 15, ч. 2 ст. 57 ТК РФ);

  • правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56, 189, 190 ТК РФ);

  • документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области (например, положение о персональных данных, положение о защите персональных данных, инструкция о порядке работы с персональными данными и т. п.) (п. 8 ст. 86 ТК РФ);

  • график отпусков (ч. 1 ст. 123 ТК РФ);

  • положение о системах оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования (ч. 2 ст. 135 ТК РФ).

Для отдельных организаций с учетом специфики их деятельности должны разрабатываться такие предусмотренные ТК РФ локальные нормативные акты, как:

  • график сменности (ч. 2 ст. 103 ТК РФ);

  • нормы выработки, времени, нормативы численности и др. (ст. 160, ч. 1 ст. 162 ТК РФ);

  • положение о формах профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации работников (ч. 3 ст. 196 ТК РФ) и др.

Работники и работодатель в лице их представителей могут заключать коллективный договор, регулирующий социально трудовые отношения в организации.

Наряду с прямо предусмотренными ТК РФ локальными нормативными актами работодатель, осуществляя локальное правотворчество, имеет право принимать (ч. 1 ст. 22 ТК РФ) и другие локальные нормативные акты, необходимые для регулирования трудовых отношений, например: положения о структурных подразделениях организации, должностные инструкции, положение о персонале, положение о подборе персонала, положение об адаптации работников, положение об аттестации работников, положение о работе с молодыми специалистами, положение о корпоративной культуре и др.

Подготовка локальных нормативных актов должна осуществляться с учетом следующих основных требований:

  • локальные нормативные акты, предусмотренные ТК РФ (кроме штатного расписания организации), принимаются с учетом мнения представительного органа работников, порядок которого установлен ст. 372 ТК РФ. Отсутствие в организации представительного органа работников не влечет невозможности принятия работодателем локального нормативного акта, в этом случае он принимается без учета мотивированного мнения представительного органа работников;

  • локальные нормативные акты, принимаемые по усмотрению работодателя, не требуют учета мнения представительного органа работников;

  • при оформлении локальных нормативных актов обязателен реквизит «Гриф утверждения документа». Локальный нормативный акт может утверждаться посредством издания работодателем соответствующего приказа, на который делается ссылка в грифе утверждения, или путем проставления на документе грифа утверждения должностного лица (работодателя) с его личной подписью;

  • штатное расписание и график отпусков имеют унифицированные формы, входящие в состав Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденного Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (соответственно Т-3 и Т-7);

  • работники, ответственные за подготовку проектов локальных нормативных актов, определяются работодателем;

  • проекты локальных нормативных актов, как правило, согласовываются с заинтересованными должностными лицами организации по усмотрению работодателя.

Учет мнения представительного органа работников предусматривает:

1. Направление работодателем проекта локального нормативного акта и обоснования к нему в представительный орган работников. Документы направляются с сопроводительным письмом, в котором перечислены их наименования и количество листов и экземпляров.

2. Подготовку представительным органом работников в течение установленного срока (не менее 5 рабочих дней со дня получения проекта документа) мотивированного мнения по проекту документа, его утверждение и направление работодателю в письменной форме.

Если мотивированное мнение представительного органа работников содержит согласие с проектом локального нормативного акта, то работодатель вправе утвердить его с учетом мнения представительного органа работников. Если мотивированное мнение представительного органа работников не содержит согласия с проектом локального нормативного акта или содержит предложения по его изменению, то работодатель:

  • вправе согласиться с ним и принять локальный нормативный акт в редакции, предложенной работниками, или отказаться от принятия локального нормативного акта;

  • вправе не согласиться с мнением представительного органа работников и в обязательном порядке провести дополнительные консультации с данным органом в целях достижения взаимоприемлемого решения.

3. Проведение консультаций (переговоров) с представительным органом работников в течение трех дней после получения работодателем мотивированного мнения. При этом работодатель должен известить представительный орган работников о времени и месте проведения дополнительных консультаций.

Результаты консультаций подлежат оформлению протоколом, который может содержать:

  • взаимоприемлемые условия локального нормативного акта, согласованные сторонами. В этом случае работодатель принимает локальный нормативный акт с учетом мотивированного мнения работников в редакции, согласованной сторонами;

  • факт не достижения соглашения сторон по возникшим разногласиям. В этом случае оформляется протокол разногласий по неурегулированным сторонами вопросам. После чего работодатель вправе:

    а) принять локальный нормативный акт в редакции, которую он считает целесообразной. При этом представительный орган работников вправе обжаловать его в государственную инспекцию труда или в суд или начать процедуру коллективного трудового спора в порядке, установленном ТК РФ;

    б) отказаться от принятия (утверждения) локального нормативного акта в предложенной редакции.

Как правило, локальные нормативные акты утверждаются грифом утверждения должностного лица с личной подписью работодателя. При этом дата в грифе утверждения проставляется от руки или частично заготавливается при печатании документа. В последнем случае от руки проставляется только число или число и месяц, например:

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ОАО «Электроника»
Максимов И.П. Максимов
18 октября 2008 г.

В унифицированной форме штатного расписания № Т-3 предусмотрено утверждение данного документа приказом руководителя организации. В данном случае в грифе утверждения указываются дата и номер приказа, например:

УТВЕРЖДЕНО
приказом директора
ООО «МАРС»
от 14.11.2008 № 87

Реквизит «Дата» пишется в служебных документах, как правило, восемью арабскими цифрами (ГОСТ Р 6.30-2003). Реквизит «Подпись» включает: наименование должности лица, подписывающего документ (без указания наименования организации, если документ оформляется на бланке); личную подпись этого лица; расшифровку личной подписи (инициалы и фамилию должностного лица), например:

Генеральный директор Гаврилов М.П. Гаврилов

Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает его заместитель или лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или с проставлением косой черты перед наименованием должности.

Локальные нормативные акты действуют до замены их новыми. График отпусков составляется ежегодно. При необходимости в локальные нормативные акты вносятся изменения. Процедура внесения изменений должна быть аналогична процедуре принятия документа. Если изменения, которые должны быть внесены в локальные нормативные акты, связаны с изменением определенных сторонами условий трудового договора или изменением трудовой функции работника, то до введения этих изменений должны быть соблюдены нормы главы 12 ТК РФ «Изменение трудового договора».

Поступающий на работу должен быть ознакомлен с действующими у работодателя локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Очевидно, что с трудовой деятельностью каждого работника связаны: правила внутреннего трудового распорядка; документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников; положение о системах оплаты труда.

Штатное расписание, как правило, относится к документам с конфиденциальной информацией и вопрос о доведении этого документа до сведения лиц, поступающих на работу, решается по усмотрению организации.

При наличии в организации коллективного договора, он должен быть доведен до сведения каждого будущего работника.

С другими локальными нормативными актами поступающие на работу должны быть ознакомлены в зависимости от их должности (профессии, специальности), характера и режима работы и т. п.

С локальными нормативными актами организации поступающий на работу должен быть ознакомлен под роспись до подписания трудового договора. Личная подпись работника после ознакомления с локальными нормативными актами может быть проставлена на самом документе (в листе ознакомления, приложенном к документу), в специальном журнале (книге) ознакомления, в отдельном документе-перечне локальных нормативных актов, непосредственно связанных с трудовой деятельностью работника, и т. п. по усмотрению работодателя.

  1. Справочник: Лист ознакомления сотрудников с локальным документом организации

Лист ознакомления сотрудников ЗАО «Альфа»


с Положением о работе с персональными данными сотрудников


п/п

Ф.И.О.

Структурное подразделение,


должность

Дата


ознакомления

Подпись

1

Е.В. Иванова

Административный


отдел, секретарь

11.01.2012

Иванова

2

В.Н. Зайцева

Бухгалтерия, бухгалтер

11.01.2012

Зайцева

...

...

...

...

...

  1. Справочник: Журнал учета ознакомления с локальными нормативными актами организации

(наименование организации)

Журнал учета

ознакомления с локальными нормативными актами организации

Том __________________________

Начат «____» _________ 20___ г.

Окончен «____» _________ 20___ г.

Всего ____ (_____________) листов.

Срок хранения __________________

Хранить до «___» _________ 20___ г.

КСС «Система Кадры»

1kadry.ru

2013

Уважаемые коллеги!

Для удобства ведения кадрового делопроизводства мы предлагаем вам Журнал учета ознакомления с локальными нормативными актами организации, готовый к использованию. Вам осталось только прошить журнал, сделать заверительную надпись, по образцу представленному ниже, и поставить печать.

В журнале прошито и скреплено

печатью

листов

Заверено

(подпись)

(должность)

(ФИО)

Краткая информация о журнале:

Обязанность ведения: не предусмотрена.

Форма: произвольная, поэтому специально для вас мы предусмотрели пустую графу, возможно, вам она будет необходима.

Чем поможет: структурировать и облегчить процесс ознакомления работника с локальными нормативными актами работодателя.

Кто заполняет: специалист кадровой службы или иное ответственное лицо, назначенное приказом руководителя организации (секретарь, бухгалтер).

Образец заполнения:

№ п/п

Фамилия, имя отчество работника

Должность (профессия, специальность)

работника

Структурное подразде
ление

Локальные нормативные акты (наименования)

Подпись работник
Дата ознакомления

Подпись работник
Дата ознакомления

Подпись работника. Дата ознакомления

Подпись работника
Дата ознакомления

Подпись работника
Дата ознакомления

Подпись работника
Дата ознакомления

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Скачать журнал в электронном виде можно на сайте: www.1kadry.ru

Пожелания и предложения к форме журнала присылайте по адресу: jurnal@1kadry.ru

С уважением и пожеланием комфортной работы, редакция КСС «Система Кадры»


Вы узнаете больше о локальных нормативныех актах компании, если перейдете в материал.


Ответственные за ведение журнала

Период ведения

с

по

Фамилия, имя, отчество ответственного лица

Должность

Действует на основании приказа (распоряжения)

Подпись ответственного лица

1

2

3

4

5

6

№ п/п

Фамилия, имя отчество работника

Должность (профессия, специальность) работника

Структурное подразделение

__________________

Подпись работника.

Дата ознакомления

1

2

3

4

5

Локальные нормативные акты (наименования)

Подпись работника.

Дата ознакомления

Подпись работника.

Дата ознакомления

Подпись работника.

Дата ознакомления

Подпись работника.

Дата ознакомления

Подпись работника.

Дата ознакомления

6

7

8

9

10

11

№ п/п

Фамилия, имя отчество работника

Должность (профессия, специальность) работника

Структурное подразделение

__________________

Подпись работника.

Дата ознакомления

1

2

3

4

5

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль