Имеет ли право отдел кадров требовать при приеме копию паспорта, пенсионного страхового свидетельства, военного билета?

8031

Вопрос

Имеет ли право отдел кадров требовать при приеме копию паспорта, пенсионного страхового свидетельства, военного билета? Обязательно ли наличие этих копий в личном деле сотрудников? Если да, в каком документе это оговаривается?

Ответ

Рассмотрев Ваши вопросы, ответим:

  1. Подскажите, пожалуйста, имеет ли право отдел кадров требовать при приеме копию паспорта, пенсионного страхового свидетельства, военного билета?


Читайте о Приеме на работу без военного билета, чтобы не совершать ошибок.


В соответствии со статьей 65 ТК РФ, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
- документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
- справку о наличии (отсутствии) судимости или уголовного преследования (если работа связана с деятельностью, к которой не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость).

В отдельных случаях с учетом специфики работы настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

Таким образом, можно сказать, что работники отдела кадров при оформлении нового работника ОБЯЗАНЫ затребовать у него указанные выше документы. При этом, снимать копии с данных документов законодательство не обязывает, как и не обязывает предоставлять такие копии работника.

  1. Обязательно ли наличие этих копий в личном деле сотрудников? Если да, в каком документе это оговаривается

В соответствии с подп. 5 п. 1 ст. 44 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ, обязанность по ведению личных дел сотрудников предусмотрена только для органов государственной власти и местного самоуправления в отношении государственных гражданских служащих, а также муниципальных служащих.

Порядок формирования личных дел иных сотрудников законодательно не урегулирован, поэтому он утверждается руководителем отдела кадров (если такого подразделения нет – руководителем организации). Данный порядок может быть прописан в приказе, распоряжении или в специальной инструкции. Однако, как правило, для подтверждения действительности данных при приеме сотрудника в его личное дело включаются документы (их копии) представленные при приеме.

Таким образом, можно сказать, что законодательство не обязывает работодателя хранить копии документов используемых при приеме в личном деле работника.

Однако, исходя из практики и опыта, по нашему мнению, во избежание различных недоразумений, лучше снимать копии с документов предъявляемых работником при приеме и хранить их в личном деле, либо оформить для этих документов специальную папочку.

Подробности в материалах Системы:

  1. Ответ: Какие документы нужно истребовать у сотрудника при приеме на работу

Истребование документов у сотрудника

В перечень документов, которые сотрудник должен предъявить при приеме на работу, входят:

  • паспорт или другой документ, удостоверяющий личность. Например, свидетельство о рождении для лиц, не достигших 14 лет, заграничный паспорт для граждан России, постоянно проживающих за ее территорией;

  • трудовая книжка (кроме совместителей и впервые поступающих на работу);

  • страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (кроме впервые поступающих на работу);

  • документы воинского учета. Для военнообязанных, пребывающих в запасе, военный билет или временное удостоверение, выданное взамен военного билета, а для призывников удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу (п. 18 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. № 719);

  • документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (если работа требует специальных знаний или специальной подготовки);

  • справка о наличии (отсутствии) судимости или уголовного преследования (если работа связана с деятельностью, к которой не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, например педагогической деятельностью) (ст. 331 ТК РФ).

Об этом сказано в статье 65 Трудового кодекса РФ.

Требовать документы, которых нет в этом списке, можно только в случаях, предусмотренных законодательством. Например, если организация принимает сотрудника на работу с вредными или опасными условиями труда, он должен представить соответствующее заключение по результатам предварительного медосмотра, подписанное врачом и заверенное печатью лечебно-профилактического учреждения (ст. 213 ТК РФ).

С представленных документов нужно снять копии и хранить их, например, в личном деле сотрудника. Там же могут находиться трудовая книжка, трудовой договор, приказ о приеме на работу и все последующие приказы, касающиеся сотрудника.

Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

  1. Ответ: Как оформить личное дело сотрудника

Формирование личного дела

Личное дело формируйте в отдельной папке на каждого сотрудника. Это удобная форма систематизации персональных данных. Как правило, в организациях личные дела заводят на руководителей, специалистов, материально-ответственных сотрудников.

Порядок формирования личных дел сотрудников утверждается руководителем отдела кадров (если такого подразделения нет – руководителем организации). Данный порядок может быть прописан в приказе, распоряжении или в специальной инструкции. Как правило, в личное дело включаются следующие документы:

  • внутренняя опись документов дела;

  • личный листок по учету кадров;

  • анкета;

  • дополнение к личному листку по учету кадров;

  • автобиография;

  • заявление о приеме на работу;

  • копия документа, удостоверяющего личность;

  • копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

  • копия ИНН;

  • должностная инструкция;

  • копии документов об образовании;

  • характеристики и рекомендательные письма;

  • личные заявления работника;

  • трудовой договор;

  • копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;

  • аттестационные листы;

  • отзывы должностных лиц о работнике;

  • справки о состоянии здоровья;

  • фотографии;

  • лист-заверитель дела (составляется при сдаче личного дела в архив).

Расположение документов в личном деле

Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления приема на работу, так как оно заводится сразу же после издания приказа о приеме сотрудника на работу. В процессе трудовой деятельности личное дело пополняется другими документами. Последним, завершающим документом в папке личного дела будет копия приказа о расторжении трудового договора. Такой порядок следует из пунктов 3.5.3 и 3.6.18 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Документы располагаются в личном деле в хронологическом порядке по мере их поступления (п. 3.5.5 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Ситуация: Обязана ли организация вести личные дела сотрудников

Нет, не обязана.

Обязанность по ведению личных дел сотрудников предусмотрена только для учреждений государственной гражданской службы (подп. 5 п. 1 ст. 44 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ). Подробно порядок оформления личных дел государственных служащих прописан в Указе Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609.

Если, несмотря на отсутствие законодательных предписаний, организация решит ввести систему личных дел, то в качестве рекомендательных материалов можно использовать приведенные выше нормативные акты, касающиеся госслужащих. Кроме того, соблюдайте правила оформления документов, установленные, в частности, в ГОСТ Р 6.30-2003 (принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст), в Правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. (коммерческим организациям соблюдать все требования, приведенные в этом документе, необязательно) (абз. 3 введения к Правилам, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Также существуют нормативные акты, регламентирующие особенности формирования личных дел в соответствующих ведомствах (п. 3.4.7 Правил, утвержденных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль