Можно ли вести табель учета рабочего времени только в электронном виде?

2442

Вопрос

Можно ли вести табель учета рабочего времени только в электронном виде?

Ответ

Статья 91 ТК РФ обязывает работодателя вести учет рабочего времени, фактически отработанного каждым работником.

Для данного учета необходимо использовать типовые формы:

  • табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12);

  • табель учета рабочего времени (форма № Т-13). Этот бланк применяется при автоматизированной обработке данных.

Образцы форм и указания по их заполнению утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Однако с 1 января 2013 года в связи с принятием Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ применение унифицированных форм не является обязательным для большинства организаций. Исключение составляют организации государственного сектора. Они по-прежнему должны использовать в работе унифицированные формы в обязательном порядке.


О том, как правильно оформляется табель учета рабочего времени, читайте далее


Все остальные организации при составлении организационных и распорядительных документов вправе продолжать использовать как унифицированные формы, так и разработать их самостоятельно. При этом работодатель также может ввести собственные условные обозначения.

Табель учета рабочего времени (по форме № Т-13 или самостоятельно разработанной форме) является первичным учетным документом.

В статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" сказано, что формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Следовательно, информация в электронной форме, завизированная электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно. Исключение составляют случаи, когда федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативно-правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа только на бумажном носителе (статья 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ). При этом, организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях по требованию государственных органов (ч. 6 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Таким образом, можно сделать вывод, что табель учета рабочего времени можно вести в электронном виде, но только если он содержит надлежаще оформленную электронную подпись лица, ответственного за ведение табеля, руководителя структурного подразделения и сотрудника кадровой службы.

При необходимости (например, в случае запроса) на основании данного электронного документа Вы можете изготовить табель на бумажном носителе.

Подробности в материалах Системы:

  1. Ответ: Как вести учет рабочего времени

Формы учета рабочего времени

Учет фактически отработанного времени нужно вести по каждому сотруднику. Для этого используйте типовые формы:

  • табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12);

  • табель учета рабочего времени (форма № Т-13). Этот бланк применяется при автоматизированной обработке данных.

Образцы форм и указания по их заполнению утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Однако с 1 января 2013 года в связи с принятием Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ применение унифицированных форм не является обязательным для большинства организаций. Исключение составляют организации государственного сектора. Они по-прежнему должны использовать в работе унифицированные формы в обязательном порядке.

Все остальные организации при составлении организационных и распорядительных документов вправе продолжать использовать как унифицированные формы, так и разработать их самостоятельно. При этом работодатель также может ввести собственные условные обозначения.

Такие выводы следуют из совокупности положений статей 7, 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждаются письмом Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012.

Исходя из указанного организациям рекомендуется вести учет фактически отработанного времени на основе типовых форм, но в зависимости от своих потребностей в них можно вносить необходимые изменения.

Ситуация: Можно ли вести табель учета рабочего времени в электронном виде

Да, можно.

Табель учета рабочего времени (по форме № Т-13 или самостоятельно разработанной форме) является первичным учетным документом (п. 2 постановления Правительства РФ от 8 июля 1997 г. № 835). Первичные и сводные учетные документы могут быть составлены на бумажных и машинных носителях информации. Переход на ведение учета отработанного времени в машинном виде должен быть зафиксирован в акте об учетной политике организации (ст. 8 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Информация в электронной форме, завизированная электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно. Исключение составляют случаи, когда федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативно-правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа только на бумажном носителе. Об этом сказано в статье 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ. При этом организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях по требованию государственных органов (ч. 6 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Таким образом, табель учета рабочего времени можно вести в электронном виде, если он содержит надлежаще оформленную электронную подпись лица, ответственного за ведение табеля, руководителя структурного подразделения и сотрудника кадровой службы. При необходимости на основании данного электронного документа работодатель может изготовить табель на бумажном носителе.

Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

  1. Нормативно-правовая база: Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН

О БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ

Принят
Государственной Думой
22 ноября 2011 года

Одобрен
Советом Федерации
29 ноября 2011 года

Статья 9. Первичные учетные документы

1. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

3. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания.

4. Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

5. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

6. В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

7. В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

8. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

САМОЕ ВАЖНОЕ






Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Скачивание доступно после регистрации


Зарегистрируйтесь бесплатно
и скачивайте любые документы.



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль