Нужно ли завести работнику дубликат трудовой книжки, если предыдущий работодатель допустил ошибку при заполнении титульного листа?

489

Вопрос

Добрый вечер! Обратился соискатель у которого все документы (паспорт, военный билет, страховой св-во) с фамилией через Е, а трудовая книжка (дубликат) и документы об образовании выписаны через Ё. Организация заполнявшая дубликат не внесла основание о приеме, только основание об увольнении (копию приказа). Можно ли выписать новую трудовую книжку, а неправильное внесение фамилии(через Ё) считать тем случаем, когда трудовая испорчена? Что делать в данной ситуации? Соискателю разъяснили, что необходимо обратиться в организации для сбора справок о стаже.

Ответ

В соответствии с п. 7.2. Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, в графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Следовательно, можно сделать вывод, что не подтвержденная запись о приеме в дубликате трудовой книжки является сомнительной, и может создать массу вопросов о действительности данного периода трудовой деятельности работника. Поэтому, в данном случае, целесообразно попросить работника предоставить подтверждающие документы о работе в данный период.

Что касается вопроса о написании фамилии в трудовой книжке.


Мы рассказывали ранее об исправлении ошибок в трудовой книжке в материале по ссылке.


В соответствии с подпунктом "а" п. 9 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г., в трудовую книжку, при ее оформлении, вносятся фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) работника - на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.

В соответствии с Указом Президента РФ основным документом, удостоверяющим личность гражданина Российской Федерации, на территории Российской Федерации является, паспорт. Следовательно, фамилия сотрудника в трудовой книжке должна соответствовать фамилии в паспорте.

Поэтому если фамилия сотрудника, указанная в трудовой книжке является ошибочной, то во избежание дальнейших проблем у сотрудника, ее нужно исправить в соответствии с паспортом.

Внесение исправлений в титульный лист трудовой книжки действующим законодательством не допускается.

В данном случае устранить допущенную на титульном листе ошибку можно путем выдачи дубликата. При этом на основании трудовой книжки, на титульном листе которой обнаружены неправильные или неточные записи, дубликат оформлять не следует – потребуются надлежаще оформленные документы с предыдущих мест работы.

Таким образом, в связи с тем, что ошибку на титульном листе трудовой книжки допустил предыдущий работодатель, то Вам нужно завести работнику дубликат трудовой книжки.

При этом, для заполнения дубликата трудовой книжки запросите с предыдущих организаций документы, подтверждающие стаж работы сотрудника, и на основании их вносите данные об имеющемся стаже. Если кто-то из работодателей прекратил существование (организация ликвидирована или закрыто ИП), для получения необходимых сведений можно обратиться в архив.

Подробный порядок выдачи дубликата и образец заполнения приведены ниже.

Кроме того, существует позиция, что ошибку на титульном листе можно исправить по аналогии с изменением данных, т.е. путем зачеркивания и указания корректных данных. На этот случай основанием для внесения изменений может служить как паспорт, так и свидетельство о рождении. Поэтому при изменении анкетных данных сотрудника можно сделать ссылку как на оба документа – и на паспорт, и на свидетельство о рождении, так и на один из них, если все необходимые данные содержатся в одном документе. Если одного документа недостаточно, то сделайте ссылку на оба. Порядок внесения изменений в титульный лист трудовой книжки указан ниже по тексту.

Вместе с тем, с нашей точки зрения, такой подход не соответствует законодательству. Так как пунктами 2.3 и 2.4 раздела 2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, предусмотрен порядок для случаев именно изменения данных работника, а не исправления ошибочных записей. Следовательно, в дальнейшем такое внесение изменений может вызвать как претензии со стороны проверяющих по поводу правомерности внесения такого рода исправлений в трудовую книжку, так и претензии со стороны пенсионного фонда о необходимости подтверждения стажа дополнительными документами за весь период трудовой деятельности сотрудника.

Таким образом, по нашему мнению, Вам нужно завести работнику дубликат трудовой книжки. При этом, для заполнения дубликата трудовой книжки запросите с предыдущих организаций документы, подтверждающие стаж работы сотрудника, и на основании их вносите данные об имеющемся стаже.

Подробности в материалах Системы:

  1. Ответ: Как оформить дубликат трудовой книжки

Основания для оформления дубликата трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки оформите сотруднику, если:

  • его трудовая книжка утеряна;

  • его трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.);

  • в его трудовую книжку внесена запись об увольнении или переводе, которая впоследствии признана недействительной.

В последнем случае сотруднику выдайте дубликат, в который перенесите все записи из трудовой книжки, кроме той, что признана недействительной (п. 33 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Оформление дубликата при утере трудовой книжки сотрудником

Сотрудник, утративший трудовую книжку, должен письменно заявить об этом по последнему месту работы. В ответ работодатель обязан оформить сотруднику дубликат не позднее 15 дней со дня подачи заявления. Об этом сказано в пункте 31 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Чтобы заполнить дубликат трудовой книжки, попросите у сотрудника документы с прежних мест работы, подтверждающие периоды трудовой деятельности. При этом вы должны оказать содействие сотруднику в получении документов, подтверждающих стаж его прошлой работы. Такой порядок установлен в пункте 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Оформляя дубликат трудовой книжки, внесите в него следующие сведения:

Об этом сказано в пункте 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и пункте 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Заполнение титульного листа дубликата

Дубликат оформите на чистом бланке трудовой книжки. На титульном листе в правом верхнем углу напишите слово «Дубликат». Затем на основании представленных сотрудником документов заполните титульный лист. Вносимые данные должны соответствовать информации о сотруднике на день заполнения дубликата.

Заполнение сведений о работе в дубликате

В разделе «Сведения о работе» (графа 3) отразите общий и (или) непрерывный трудовой стаж, который имел сотрудник до поступления в организацию. Общий стаж запишите суммарно: просто укажите общее количество лет, месяцев, дней без уточнения организации, периодов работы и должностей сотрудника.

После этого общий и (или) непрерывный стаж запишите по отдельным периодам работы. В графе 2 укажите дату приема на работу, в графе 3 – наименование организации, а также структурное подразделение и работу (должность), специальность, профессию с указанием квалификации, на которую был принят сотрудник. Если за время работы имели место переводы на другую постоянную работу, об этом также нужно сделать соответствующую запись.

Затем в графе 2 поставьте дату прекращения трудового договора, а в графе 3 – причину увольнения, если в представленном документе имеются такие данные. В графе 4 дубликата трудовой книжки после каждой записи укажите наименование, дату и номер документа, на основании которого она внесена.

В графе 4 укажите наименование, дату и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой верните сотруднику. Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, то в дубликат трудовой книжки вносите только имеющиеся в этих документах сведения.

Порядок и особенности заполнения дубликата трудовой книжки приведены в разделе III Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и разделе 7 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Ситуация: Можно ли оформить дубликат трудовой книжки на основании ксерокопии книжки, оформленной по последнему месту работы

Нет, нельзя.

Для оформления дубликата трудовой книжки необходимы документы с прежних мест работы, подтверждающие периоды трудовой деятельности. К числу подобных документов относятся письменные трудовые договоры, трудовые книжки колхозников, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы. Такой порядок установлен пунктом 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, пунктом 6 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 24 июля 2002 г. № 555.

Таким образом, ксерокопия трудовой книжки к документам, подтверждающим страховой стаж сотрудника, не относится. Оформлять дубликат трудовой книжки на основании ксерокопии неправомерно.

Ситуация: Может ли новый работодатель оформить дубликат трудовой книжки, если организация по последнему месту работы сотрудника ликвидирована

По общему правилу в случае потери или порчи трудовой книжки сотрудник должен обратиться по последнему месту работы для оформления дубликата. Если же сотрудник, у которого потеряна трудовая книжка, устраивается к новому работодателю, то по новому месту работы ему оформляют новую трудовую книжку (ст. 65 ТК РФ). При этом в книжку по требованию сотрудника могут быть внесены записи с прошлых мест работы в порядке, аналогичном оформлению записей в дубликате.

В частности, для оформления новой трудовой книжки работодателю понадобятся документы с прежних мест работы сотрудника, подтверждающие периоды его трудовой деятельности, в том числе у ликвидированного работодателя. Для получения документов по ликвидированной организации сотрудник может обратиться в архив. При этом новый работодатель должен оказать содействие сотруднику в получении документов, подтверждающих стаж его прошлой работы. Такой вывод следует из пункта 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, пункта 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, пункта 6 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 24 июля 2002 г. № 555.

Иван Шкловец
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

  1. Ответ: Как внести изменения и исправления в трудовую книжку

Изменения в титульный лист трудовой книжки

Изменения в титульный лист трудовой книжки вносите, если изменились анкетные данные сотрудника, сведения о его образовании, профессии или специальности. Например, изменилась фамилия в связи с вступлением в брак, изменилось имя, отчество или дата рождения, было получено дополнительное образование и т. п. Об этом сказано в пункте 26 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Изменение фамилии, имени, отчества, даты рождения

Изменения в данные трудовой книжки о фамилии, имени, отчестве, дате рождения сотрудника внесите в следующем порядке.

Прежнюю запись аккуратно зачеркните одной чертой, а сверху (снизу, либо на той же строке, где есть место) запишите новые сведения. Зачеркнутая запись должна легко читаться.

На внутренней стороне обложки трудовой книжки сделайте пояснение со ссылкой на документы, на основании которых были внесены изменения, с указанием их номеров и дат. Текст пояснения заверьте печатью организации (кадровой службы, если у нее есть своя печать) и подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек.

Основанием для внесения изменений служат следующие документы сотрудника:

  • паспорт;

  • свидетельство о рождении;

  • свидетельство о браке;

  • свидетельство о расторжении брака;

  • свидетельство об изменении фамилии, имени, отчества и т. д.

Вносить изменения в трудовую книжку со слов ее владельца нельзя.
Такой порядок установлен в пункте 2.3 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, и пункте 26 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Ситуация: На какой документ нужно сделать ссылку в трудовой книжке, если у сотрудника изменилась фамилия (на паспорт или на свидетельство)

При изменении анкетных данных сотрудника можно сделать ссылку как на оба документа – и на паспорт, и на соответствующее свидетельство (свидетельство о браке, об изменении фамилии), так и на один из них, если все необходимые данные содержатся в одном документе. Если одного документа недостаточно, ссылка делается на оба.

Иван Шкловец
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

  1. Журналы и книги: Журнал «Кадровое дело», № 8, август 2010 г.

Трудовые книжки: скрытые ловушки оформления

Виртуальный диалог с читателями на www.kdelo.ru набирает обороты! Более 250 вопросов поступило на линию онлайн-семинара*, посвященного непростым правилам оформления трудовых книжек. Отвечала на них Лариса САНКИНА, один из ведущих экспертов в области кадрового делопроизводства. Для публикации мы выбрали наиболее интересные и острые ситуации, самые животрепещущие проблемы, с которыми вы сталкиваетесь повседневно. Причем особое внимание мы уделили случаям, когда приходится исправлять не свои ошибки, а чужие.

Жаркая тема

Ошибки на титульном листе

У сотрудника в трудовой книжке на титульном листе внесены неверные данные о дате рождения. Как это исправить? [Nikol]

В трудовой книжке неверно указана дата рождения сотрудника. Как это исправить, если запись внесена не на нашем предприятии? [kd102009]

Сотрудник оформляется на работу. В трудовой книжке в дате рождения на титульном листе стоял только год (без даты и месяца). Специалист отдела кадров, видимо не очень опытный, решил исправить эту запись, но допустил ошибку. Он зачеркнул неверную запись и внес правильную, а на листе слева пометил «сведения о дате рождения изменены на основании паспорта...» и заверил печатью организации. Что делать с такой трудовой книжкой? [яна72]

Сотруднику ошибочно внесены данные об образовании и специальности. Как исправить эту ошибку? [Галаева]

Внесение исправлений на титульный лист трудовой книжки не допускается. Поэтому вам необходимо выдать работнику дубликат*.

* Как это сделать, читайте в № 4, 2005 и № 8, 2006. Напомним, что выдача дубликата регулируется постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (далее – Постановление № 225) (www.kdelo.ru/law/24225).

* С полной версией онлайн-семинара можно ознакомиться на www.kdelo.ru/node/19325. Приглашаем вас к участию в новом онлайн-семинаре, который пройдет 26 августа 2010 г.

** В квадратных скобках указаны псевдонимы (никнеймы) участников семинара.

*** Утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, далее – Инструкция № 69 (опубликована на сайте www.kdelo.ru/law/20405).

Л. Санкина
кандидат исторических наук, доцент кафедры документоведения РГГУ

  1. Формы: Трудовая книжка (фрагмент). Оформление дубликата

Утверждена
постановлением Правительства РФ
от 16 апреля 2003 г. № 225

Дубликат

ТРУДОВАЯ КНИЖКА

ТК № 0108763

Фамилия

Иванова

Имя

Елена

Отчество

Васильевна

Дата рождения

15.10.1955

(число, месяц, год)

Образование

высшее профессиональное

Профессия, специальность

переводчик

Дата заполнения

«

09

»

августа

20

10

г.

(число, месяц, год)

Подпись владельца книжки

М.П.

Подпись лица,
ответственного за ведение трудовых книжек


(разборчиво)

Сведения о работе

№ записи

Дата

число

месяц

год

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

1

2

3

4

Общий трудовой стаж – 10 лет 7 месяцев 8 дней, непрерывный трудовой стаж– 6 лет 7 месяцев 5 дней

Закрытое акционерное общество «Альфа» (ЗАО «Альфа»)

1

03

03

1997

Принята в отдел кадров на должность инспектора

Копия приказа от 03.03.1997 № 4-к

2

07

09

1999

Переведена в бухгалтерию на должность кассира

Копия приказа
от 07.09.1999 № 70-к

3

05

03

2001

Уволена по собственному желанию, статья 31 Кодекса законов о труде Российской Федерации

Копия приказа
от 05.03.2001 № 90-к

(Продолжение)

Сведения о работе

№ записи

Дата

число

месяц

год

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

1

2

3

4

Открытое акционерное общество «Производственная фирма "Мастер"» (ОАО
«Производственная фирма "Мастер"»)

4

17

01

2002

Принята в административный отдел на должность секретаря

Приказ от 17.01.2002 № 55-к

5

21

07

2010

Трудовой договор прекращен по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации

Руководитель отдела кадров

Е.Э. Громова

Работник Е.В. Иванова

Приказ от 21.07.2010 № 78-к

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль