Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку вновь поступившего на работу сотрудника, если бланки вкладышей были закуплены организацией позже даты приема сотрудника на работу?

832

Вопрос

При приёме нового сотрудника выяснилась необходимость завести ему вкладыш в трудовую книжку. Вкладышей в организации не оказалось. Чтобы закупить у официальных распространителей вкладыши потребовалось две недели. Как правильно сделать запись во вкладыше? Т.е. какие даты надо проставить, если официально по трудовому договору сотрудник был принят 01 марта , а вкладыши официально по бумагам появились в организации 15 марта.

Ответ

В соответствии с. 3 ст. 66 ТК РФ, трудовые книжки необходимо вести на всех сотрудников, проработавших в организации свыше пяти дней. Следовательно, данное требование распространяется и на оформление вкладыша в трудовую книжку, так как вкладыши работодатель оформляет и ведет в том же порядке, что и трудовые книжки.

Также отметим, несвоевременное оформление записей в трудовой книжке является нарушением трудового законодательства, за которое организация может быть привлечена к административной ответственности, а сотрудник, который отвечает за ведение трудовых книжек в организации, помимо административной ответственности, может быть также привлечен к дисциплинарной ответственности.

Таким образом, учитывая, что вкладыш в трудовую книжку официально по бумагам появился в организации 15 марта, то Вам необходимо на самом вкладыше (т.е. на титульном листе) поставить дату заполнения 15 марта, а вот саму запись о приеме внести в любом случае 01 марта, так как работник фактически приступил к своим обязанностям именно в этот день.

Также, как вариант, чтобы не дожидаться 15 марта, Вы можете попросить сотрудника приобрести самостоятельно вкладыш. Следовательно, в связи с тем, что данный вкладыш не будет проходить нигде по официальным документам в организации, то Вы сможете завести данный вкладыш без нарушения трудового законодательства. Однако, обращаем Ваше внимание, что такой подход не совсем соответствует законодательству, но в данной конкретной ситуации во избежание задержки оформления вкладыша в трудовую книжку и нарушения законодательства таким способом можно воспользоваться.

Подробности в материалах Системы:

  1. Ответ: Как внести записи о работе в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку

Если сотруднику кадровой службы необходимо внести новую запись в один из разделов трудовой книжки, а все графы этого раздела уже заполнены, то следует оформить вкладыш в трудовую книжку (п. 38 Правил, утвержденных постановлением правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Вносить новую запись в другие незаполненные разделы трудовой книжки неправомерно. Форма вкладыша утверждена постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Вкладыши работодатель оформляет и ведет в том же порядке, что и трудовые книжки, в том числе вносит сведения о них в книги учета. Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию записей трудовой книжки по соответствующим разделам. При этом сами по себе вкладыши без трудовых книжек недействительны. Это следует из положений пунктов 11, 38 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

При выдаче вкладыша в трудовой книжке поставьте штамп с надписью «Выдан вкладыш» и укажите серию и номер вкладыша (п. 39 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Как правило, штамп проставляют в правом верхнем углу титульного листа трудовой книжки.

Конкретное место в трудовой книжке, куда следует вшивать вкладыш, Правила, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, не указывают. На практике вкладыш вшивают между последней страницей и задней обложкой трудовой книжки.

Ситуация: Какая ответственность предусмотрена за несвоевременное оформление записей в трудовой книжке

Несвоевременное оформление записей в трудовой книжке является нарушением трудового законодательства, за которое организация может быть привлечена к административной ответственности (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Кроме того, к ответственности может быть привлечен сотрудник, который отвечает за ведение трудовых книжек в организации. Сотрудник, помимо административной ответственности, может быть также привлечен к дисциплинарной ответственности (ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ, ст. 192 ТК РФ).

Следует отметить, что административная ответственность за несвоевременное заполнение трудовой книжки может наступить одновременно и для организации, и для сотрудника (ч. 3 ст. 2.1 КоАП РФ).

Иван Шкловец
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль