Если сотрудник утерял дубликат трудовой книжки, но нашел ранее утерянную трудовую книжку, нужно ли ему оформлять новый дубликат трудовой книжки?

1007

Вопрос

Добрый день! У меня сложилась такая ситуация. У нас 3 месяца назад уволился работник. Он работал официально, при этом при приеме на работу он предоставил нам надлежаще оформленный дубликат трудовой книжки, в который мы и производили ему все записи о трудовой деятельности в нашей организации и в которую ему внесены были записи об увольнении. Также данный дубликат мы внесли к нам в книгу учета движения трудовых книжек. Сейчас, он пришел к нам со старой трудовой книжкой (в ней последняя запись от 1996 г.), т.к. по его словам дубликат он утерял, а оригинал книжки нашел, и просит внести в нее все записи о его трудовой деятельности в нашей организации. Вопрос: Скажите , пожалуйста, имеем ли мы право внести все записи в эту книжку или нам необходимо просто выдать ему подтверждающие справки о трудовой деятельности? И не будет ли нарушением, если мы внесем записи, ведь во всех документах у нас числится его дубликат. Также отметим, что этот сотрудник уже является пенсионером и на пенсию уже данные записи не повлияют. Спасибо большое.

Ответ


Мы рекомендуем почитать о утере трудовой книжки работником материал по этой ссылке.


Рассмотрев Ваш вопрос можно сказать, что в соответствии с пунктом 31 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, сотрудник, утративший трудовую книжку, должен письменно заявить об этом по последнему месту работы. В ответ работодатель обязан оформить сотруднику дубликат не позднее 15 дней со дня подачи заявления.

Таким образом, если следовать четкому соблюдению законодательства, то при утере работником дубликата трудовой книжки (в который Вы вносили ему все записи в период трудовой деятельности), Вы должны оформить работнику новый дубликат трудовой книжки.


Более подробно о работнике без трудовой книжки вы можете узнать в статье.


Однако, Вы можете поступить и другим способом.

В случае, если в найденном оригинале трудовой книжки работника нет перекрестных записей с другими мести работы, то Вы можете внести данному работнику записи о его трудовой деятельности в Вашей организации.

При этом, отметим, что в данном случае необходимо с бывшего работника взять заявление, в котором он должен написать: "В связи с утерей дубликата трудовой книжки, который я предоставлял Вам при приеме на работу, прошу внести записи о трудовой деятельности в Вашей организации в найденный мною оригинал трудовой книжки АТ-IX №0560783".


Более подробно о том, как оформить дубликат трудовой книжки вы можете узнать в статье.


Следовательно, при наличии такого заявления, внесение записей в оригинал трудовой книжки с Вашей стороны не будет нарушением, так как у Вас будет подтверждение того, что работник действительно предоставлял Вам дубликат при приеме на работу.


У вас не останется вопросов о поддельной трудовой книжке после прочтения статьи по ссылке.


Однако, отметим, что это вовсе не обязанность Ваша, и данным способом Вы можете поступить, только пойдя работнику на встречу.

При этом, Вы может и отказать работнику в удовлетворении данной просьбы, и как показывает судебная практика наказать Вас за это не могут.

Что касается предоставления справок о его трудовой деятельностив Вашей организации, то это конечно момент спорный. Так как свою просьбу работник должен выразить в заявлении. Следовательно, если работник попросит Вас оформить ему дубликат трудовой книжки или внести записи в оригинал трудовой, а Вы вместо этого выдадите ему справки, то это будет нарушением. И в случае спорного момента Вам в свою очередь придется доказывать, почему Вы выдали ему справки, а не внесли записи. И в данном случае Вам необходимо будет оформлять официальный отказ.

Подробности в материалах Системы:

  1. Ответ: Как оформить дубликат трудовой книжки

Основания для оформления дубликата трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки оформите сотруднику, если:

  • его трудовая книжка утеряна;

  • его трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.);

  • в его трудовую книжку внесена запись об увольнении или переводе, которая впоследствии признана недействительной.

В последнем случае сотруднику выдайте дубликат, в который перенесите все записи из трудовой книжки, кроме той, что признана недействительной (п. 33 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Оформление дубликата при утере трудовой книжки сотрудником

Сотрудник, утративший трудовую книжку, должен письменно заявить об этом по последнему месту работы. В ответ работодатель обязан оформить сотруднику дубликат не позднее 15 дней со дня подачи заявления. Об этом сказано в пункте 31 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Чтобы заполнить дубликат трудовой книжки, попросите у сотрудника документы с прежних мест работы, подтверждающие периоды трудовой деятельности. При этом вы должны оказать содействие сотруднику в получении документов, подтверждающих стаж его прошлой работы. Такой порядок установлен в пункте 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Оформляя дубликат трудовой книжки, внесите в него следующие сведения:

Об этом сказано в пункте 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и пункте 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Заполнение титульного листа дубликата

Дубликат оформите на чистом бланке трудовой книжки. На титульном листе в правом верхнем углу напишите слово «Дубликат». Затем на основании представленных сотрудником документов заполните титульный лист. Вносимые данные должны соответствовать информации о сотруднике на день заполнения дубликата.

Заполнение сведений о работе в дубликате

В разделе «Сведения о работе» (графа 3) отразите общий и (или) непрерывный трудовой стаж, который имел сотрудник до поступления в организацию. Общий стаж запишите суммарно: просто укажите общее количество лет, месяцев, дней без уточнения организации, периодов работы и должностей сотрудника.

После этого общий и (или) непрерывный стаж запишите по отдельным периодам работы. В графе 2 укажите дату приема на работу, в графе 3 – наименование организации, а также структурное подразделение и работу (должность), специальность, профессию с указанием квалификации, на которую был принят сотрудник. Если за время работы имели место переводы на другую постоянную работу, об этом также нужно сделать соответствующую запись.

Затем в графе 2 поставьте дату прекращения трудового договора, а в графе 3 – причину увольнения, если в представленном документе имеются такие данные. В графе 4 дубликата трудовой книжки после каждой записи укажите наименование, дату и номер документа, на основании которого она внесена.

В графе 4 укажите наименование, дату и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой верните сотруднику. Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, то в дубликат трудовой книжки вносите только имеющиеся в этих документах сведения.

Порядок и особенности заполнения дубликата трудовой книжки приведены в разделе III Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и разделе 7 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Иван Шкловец
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

  1. Нормативно-правовая база: Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года № 225


Статья о дубликате трудовой книжки при утере работником поможет вам не допускать ошибок в работе.


УТВЕРЖДЕНЫ
постановлением Правительства
Российской Федерации
от 16 апреля 2003 года N 225

ПРАВИЛА
ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков
трудовой книжки и обеспечения ими работодателей

(с изменениями на 25 марта 2013 года)

III. Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку.
Дубликат трудовой книжки

31. Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

САМОЕ ВАЖНОЕ






Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Скачивание доступно после регистрации


Зарегистрируйтесь бесплатно
и скачивайте любые документы.



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль