Какие документы необходимо оформить в случае изменения организационной структуры организации?

1627

Вопрос

Добрый день, уважаемые эксперты! В компании произошла смена генерального директора. Новый руководитель хочет объединить под руководством Управления по работе с персоналом вместе с функциями кадрового делопроизводства подбора и развития персонала (что было с начала образования компании) функцию организации, нормирования и оплаты труда (чем сейчас занимается штат сотрудников в составе отдела планирования) соответственно вместе с планированием бюджета на фонд оплаты труда сотрудников компании. Вопрос в следующем: 1) что необходимо сделать при объединении функционала, кроме перевода сотрудников, которые исполняют непосредственно данные функции; 2) есть ли смысл выделять их в отдельное подразделение, например "отдел мотивации и стимулирования" или "ОТиЗ" как было в советские времена; 3) какие еще нюансы нужно предусмотреть при передаче функций.

Ответ

Трудовое законодательство не содержит норм, регламентирующих формирование структуры организации, а также выбор наименования структурных подразделений (отделов) и соответствия им должностей исходя из каких-либо критериев.

Следовательно, в организации положениями локальных нормативных актов могут быть установлены любые наименования отделов и состава должностей в них исходя из специфики деятельности самой организации, ее масштаба, а также руководствуясь общим принципом разумности. Так при выборе наименования отдела необходимо исходить из задач, для решения которых данный отдел создается, соответственно и наименования должностей должны соответствовать задачам данного отдела (например, при создании отдела кадров, целесообразней ввести следующие должности: начальник отдела кадров, старший инспектор отдела кадров, инспектор отдела кадров). В то же время, с равной степенью вероятности отдел может иметь название "служба управления персоналом", а должности: "руководитель СУП", "менеджер по кадрам", "менеджер по управлению персоналом" и т.п.

Таким образом, выделять в отдельные подразделения бывшие отделы или нет, Вы должны решить самостоятельно. Однако, по нашему мнению целесообразней и логичней было бы под каждое направление сформировать свое подразделение (отдел) внутри единого управления.

В случае принятия работодателем решения об изменении организационной структуры организации необходимо издать приказ о внесении изменений в штатное расписание за подписью руководителя или иного уполномоченного лица. Внести изменения можно двумя способами:

  • издать приказ о внесении изменений в штатное расписание;

  • оформить штатное расписание в новой редакции и утвердить его соответствующим приказом.

Выбор того или иного варианта относится к компетенции работодателя. Порядок внесения изменений представлен ниже по тексту.

Далее, если наименование структурного подразделения указано в трудовом договоре работников как место работы, то изменение места работы при отсутствии изменения в трудовой функции работников или иных условий трудового договора осуществляется в том же порядке, как изменение существенных условий трудового договора (т.е. перевод сотрудников).

То есть, если происходит объединение нескольких подразделений в одно новое подразделение (с новым наименованием) по инициативе администрации по организационным или технологическим причинам, то необходимо за два месяца уведомить сотрудника о предстоящих изменениях. Если сотрудник не согласится работать в изменившихся условиях, направьте ему письменное предложение другой работы, соответствующей его квалификации и состоянию здоровья. При отсутствии такой работы – предложите вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу. Если сотрудник откажется от всех предложений или у вас нет подходящей работы, оформите увольнение по пункту 7 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ (отказ от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора). Если сотрудник согласен на такие изменения, то оформите его перевод. Порядок оформления перевода приведен ниже по тексту.

Однако, если наименование структурного подразделения не указано в трудовом договоре с работником, то у работодателя не возникает обязанности заключать дополнительное соглашение к трудовому договору или получать письменное согласие работника при объединение нескольких подразделений в одно новое подразделение, в котором трудится работник. Также не потребуется вносить записи в трудовую книжку сотрудника и его личную карточку.

Также отметим, что во избежание каких-либо недоразумений, по нашему мнению, при передаче функций одного руководителя отдела другому руководителю подразделения целесообразнее было бы оформить акт приема-передачи документов (образец см. ниже).

Образец акта приема-передачи кадровых дел

«Альфа»
ИНН 7708123459, КПП 770801009, ОКПО 98756423

полное наименование организации, идентификационные коды (ИНН, КПП, ОКПО)

УТВЕРЖДАЮ
Директор
А.В. Львов
15.06.2012

 

АКТ № 2
приема-передачи дел

г. Москва 15.06.2012

В соответствии с приказом директора от 14 июня 2012 г. № 25 комиссия в составе: главного бухгалтера А.С. Глебовой, директора по персоналу Е.В. Пригожевой, менеджера А.С. Кондратьева, в присутствии менеджера по персоналу И.А. Игнатьевой и специалиста по кадрам Е.В. Ивановой, произвела прием-передачу дел по состоянию на 15 июня 2012 г. от менеджера по персоналу И.А. Игнатьевой, уволенной приказом от 15 июня 2012 г. № 23-к, специалисту по кадрам Е.В. Ивановой, назначенной приказом от 15 июня 2012 г. В дела входят следующие документы:

Наименование

Количество

Примечание

1

Приказы по личному составу 2002-2007 гг.

74

2

Личные дела

56

3

Личные карточки

50

...

...

...

...

     

При приеме-передаче дел установлено:

1. Трудовая книжка О.И. Афанасьева (серия АТ-IV № 5858599) находится в ветхом состоянии.

2. В трудовой книжке В.П. Балабанова (серия АТ-V № 2992992) отсутствует запись о переводе на другую работу.

3. Отсутствуют табели учета рабочего времени за период с 01.02.2011 до 01.10.2011.

4. ...

Приложение:

1. Перечень дел работников организации «Альфа» на двух листах.

2. Перечень трудовых книжек организации «Альфа» на двух листах.

Подписи сторон:

Сдала:

Менеджер по персоналу

И.А. Игнатьева

15.06.2012

Приняла:

Специалист по кадрам

Е.В. Иванова

15.06.2012

Председатель комиссии:

Главный бухгалтер

А.С. Глебова

15.06.2012

Члены комиссии:

Директор по персоналу

Е.В. Пригожева

15.06.2012

Менеджер

А.С. Кондратьев

15.06.2012

   

Подробности в материалах Системы:

  1. Ответ: Как составить штатное расписание

Изменение штатного расписания

Изменения в штатное расписание можно вносить в любое время, когда в этом есть необходимость. Кроме переименования должностей, установления другого оклада и т. п., в трудовом законодательстве есть отдельные процедуры, которые также могут привести к трансформации штатного расписания. Например, сокращение численности или штата сотрудников (ст. 180 ТК РФ), организационные или технологические изменения (ст. 74 ТК РФ) и т. д.

Переименование должности сотрудника и изменение размера его зарплаты в штатном расписании влечет за собой изменение существенных условий трудового договора. А значит, до внесения изменений в штатное расписание нужно оформить перевод на другую работу (ст. 72.1 ТК РФ). То есть нужно издать приказ о переводе по форме № Т-5, заключить с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору и внести запись о переводе в его трудовую книжку (постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, п. 10 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Если наименование должности или зарплата изменяются по инициативе администрации по организационным или технологическим причинам, процедура будет немного другой. Необходимо за два месяца уведомить сотрудника о предстоящих изменениях. Если сотрудник не согласится работать в изменившихся условиях, направьте ему письменное предложение другой работы, соответствующей его квалификации и состоянию здоровья. При отсутствии такой работы – предложите вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу. Если сотрудник откажется от всех предложений или у вас нет подходящей работы, оформите увольнение по пункту 7 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ (отказ от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора).

Такой порядок предусмотрен в статье 74 Трудового кодекса РФ.

В завершение процедуры внесите соответствующие изменения в утвержденное в организации штатное расписание (раздел 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Внести изменения можно двумя способами:

Выбор того или иного варианта относится к компетенции работодателя. В случаях, когда изменения носят единичный характер, например, изменилось наименование должности сотрудника, удобнее издать приказ о внесении изменений в штатное расписание. Тогда все вносимые изменения работодатель отразит в самом приказе, а в штатном расписании в разделе «Примечание» укажет номер и дату приказа о внесении изменений. Если же изменения носят массовый характер или затрагивают не только названия должностей, но и структурных подразделений, то в этом случае внести изменения будет удобнее путем оформления и утверждения штатного расписания в новой редакции.

Нина Ковязина
заместитель директора департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Минздравсоцразвития России

  1. Ответ: Как изменить трудовой договор

Основания для изменения трудового договора

Необходимость внести изменения в трудовой договор возникает в случаях, когда меняются содержащиеся в нем сведения или условия. При этом не важно, какие условия трудового договора меняются: обязательные или дополнительные.

Внести изменения в трудовой договор можно только при обоюдном согласии его сторон (ст. 72 ТК РФ). При этом инициатором изменений может быть как сотрудник, так и работодатель (гл. 12 ТК РФ).*

Порядок внесения изменений

По общему правилу порядок внесения изменений в трудовой договор заключается в оформлении письменного соглашения между сотрудником и работодателем. Типовой формы такого документа в законодательстве не установлено. Поэтому организация может составить его в произвольной форме в виде дополнительного соглашения к трудовому договору. Такой вывод следует из статьи 72 Трудового кодекса РФ и подтверждается письмом Роструда от 20 ноября 2006 г. № 1904-6-1.

Дополнительное соглашение является неотъемлемой частью трудового договора. Поэтому его составьте в двух экземплярах – по одному для каждой из сторон. Факт того, что сотрудник получил свой экземпляр дополнительного соглашения, подтвердит его подпись на экземпляре работодателя. Такой вывод позволяет сделать часть 1 статьи 67 Трудового кодекса РФ.

Если в организации ведется журнал учета трудовых договоров, то зафиксируйте в нем выдачу сотруднику его экземпляра дополнительного соглашения.

Изменение организационных или технологических условий труда

К изменениям трудового договора по причинам, связанным со сменой организационных или технологических условий труда, можно отнести, например:

  • изменения в технике и технологии производства (например, внедрение нового оборудования, которое привело к уменьшению нагрузки сотрудника);

  • структурную реорганизацию производства (например, исключение какой-либо стадии производственного процесса);

  • иные изменения организационных или технологических условий труда, которые привели к уменьшению нагрузки сотрудника.

При этом запрещено менять трудовую функцию сотрудника.

Об этом говорится в части 1 статьи 74 Трудового кодекса РФ.

О предстоящих изменениях, связанных со сменой организационных или технологических условий труда, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, организация обязана уведомить сотрудника под подпись. Сделать это нужно не позднее, чем за два месяца до введения таких изменений. Об этом говорится в части 2 статьи 74 Трудового кодекса РФ. При согласии сотрудника с предстоящими изменениями оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору (ст. 72 ТК РФ).

Если сотрудник не согласится работать в новых условиях, организация обязана предложить ему иную должность (вакантную, в т. ч. и нижестоящую, нижеоплачиваемую), если такие вакансии имеются в организации. Предлагать сотруднику можно только вакансии, имеющиеся у работодателя в данной местности. Предлагать вакансии в других местностях нужно, если это предусмотрено коллективным (трудовым) договором, иными соглашениями. Такие правила предусмотрены частью 3 статьи 74 Трудового кодекса РФ.

В случае отказа сотрудника от работы в новых условиях (а также при отсутствии в организации вакансий) трудовой договор можно прекратить на основании пункта 7 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ.

Иван Шкловец

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

  1. Ответ: Как оформить перевод сотрудника на постоянную работу в пределах одной организации

Документальное оформление перевода

Если инициатором перевода выступает сотрудник, он пишет заявление о переводе. Если администрация организации – нужно получить письменное согласие сотрудника на перевод. На практике чаще всего согласие оформляется следующим образом. Сотрудник пишет на приказе о переводе: «Согласен на перевод». В то же время уведомить сотрудника нужно до издания приказа (ст. 72 и 73 ТК РФ). Унифицированной формы уведомления не предусмотрено, поэтому организация может оформить его в произвольной форме. На нем сотрудник должен письменно выразить свое согласие или несогласие на перевод. При отказе сотрудника от перевода его можно уволить:

Если инициатива о переводе исходит от руководителя структурного подразделения, нужно подготовить представление о переводе. В этом документе руководитель подразделения должен дать характеристику профессиональным и деловым качествам сотрудника и обосновать причину перевода. На представлении руководитель организации ставит свою резолюцию.

Независимо от того, кто выступает инициатором перевода, основанием для издания приказа по форме № Т-5 (№ Т-5а) являются изменения к трудовому договору (формы приказа утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Изменения к трудовому договору оформите в виде дополнительного соглашения.*

Такой порядок следует из указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, и положений статей 57, 72 и 72.1 Трудового кодекса РФ.

Обратите внимание, что при переводе сотрудника в пределах одной организации работодатель не может установить ему испытательный срок (ст. 70 ТК РФ).

Запись о переводе

Запись о переводе в трудовую книжку сотрудника внесите не позднее чем через неделю со дня перевода (п. 10 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Личная карточка сотрудника

В завершении процедуры сделайте запись о переводе в личной карточке сотрудника по форме № Т-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. С ней ознакомьте сотрудника под подпись. Такой порядок предусмотрен в указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Иван Шкловец
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

САМОЕ ВАЖНОЕ






Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Скачивание доступно после регистрации


Зарегистрируйтесь бесплатно
и скачивайте любые документы.



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль