Что необходимо оформить кадровику и по какой форме для выхода сотрудника на пенсию ?

2392

Вопрос

Добрый вечер! В целях выяснения обязанностей кадрового работника напишите, пожалуйста, что необходимо оформить именно кадровику (а не бухгалтерии, которая отвечает за все выплаты относительно отчислений в ПФ РФ) и по какой форме для выхода сотрудника на пенсию! И существуют ли какие-то квартальные отчеты в пенсионный фонд РФ, которые также необходимо сдавать кадровику, например сведения о стаже работника за определенный период или другое.

 

 

Ответ

По достижении пенсионного возраста у сотрудника появляется возможность выйти на трудовую пенсию по старости.

Для оформления пенсии в Пенсионный фонд может обратиться как сам работник, так и работодатель (хотя для последнего это не обязанность).

Следовательно, работодателю по просьбе работника необходимо сдать о нем индивидуальные сведения персонифицированного учета в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ. К документам, которые необходимо представить, относятся:

  • сведения о начисленных и уплаченных взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже сотрудника (формы СЗВ-6-1, СЗВ-6-2 (при желании учесть межрасчетный период – СПВ-1), утвержденные постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31 июля 2006 г. № 192п);

  • описи документов, передаваемых в Пенсионный фонд РФ (формы АДВ-6-2 и АДВ-6-3 (при необходимости), утвержденные постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31 июля 2006 г. № 192п).

При этом, форму СЗВ-6-1 необходимо заполнить только по тем сотрудникам, которые в текущем периоде:

  • работали в особых территориальных условиях;

  • работали в особых условиях труда;

  • работали в условиях, необходимых для досрочного назначения пенсии;

  • имели особые периоды работы, влияющие на расчет страхового стажа (например, отпуск по уходу за ребенком).

Представить указанные сведения в отделение Пенсионного фонда РФ организация должна в течение 10 дней со дня получения от сотрудника заявления о достижении пенсионного возраста и о представлении на него индивидуальных сведений. Типовой формы заявления в законодательстве не предусмотрено, поэтому сотрудник может составить его в произвольной форме (образец смотрите ниже по тексту).

К заявлению гражданина в Пенсионный фонд РФ об оформлении пенсии прилагаются следующие документы (понадобятся оригинал и ксерокопия): паспорт, трудовая книжка, справка о среднемесячном заработке за 2000 - 2001 гг. (или 60 месяцев, идущих подряд, до 1 января 2002 г. в течение трудовой деятельности), свидетельство об обязательном пенсионном страховании.

В исключительных случаях могут потребоваться и другие документы (например, при получении пенсии не по месту постоянной регистрации понадобится свидетельство о временной регистрации по месту пребывания, а для пенсионера с ограниченными возможностями - справка об инвалидности).

Также необходимо отметить, что заявление в Пенсионный фонд РФ о назначении трудовой пенсии по старости с приложением необходимых документов работник может подать за месяц до возникновения такого у него права, а проконсультироваться по поводу документов - за несколько месяцев до назначения пенсии, что особенно важно при назначении досрочной пенсии. Если каких-либо документов не хватает или их надо переоформить, сделать это можно в течение трех месяцев. При этом пенсия будет начисляться именно со дня первого обращения в фонд.

Таким образом, четких разграничений документов, которые должны предоставлять отдел кадров, а которые отдел бухгалтерии законодательство не содержит. Однако, рассуждая логически, можно сказать, что

- бухгалтерия должна предоставлять на работника все документы, связанные с различными начислением (например, справка о среднемесячном заработке, формы СЗВ-6-1, СЗВ-6-2, СПВ-1 и т.д.),

- а отдел кадров в свою очередь, все документы, которые касаются персональных данных работника (например, копии паспорт, трудовой книжки, свидетельства об обязательном пенсионном страховании и т.д.).

Что касается Вашего второго вопроса.

В соответствии со статьей 11 Федерального закона от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ, страхователи представляют в органы Пенсионного фонда Российской Федерации по месту их регистрации сведения об уплачиваемых страховых взносах на основании данных бухгалтерского учета, а сведения о страховом стаже - на основании приказов и других документов по учету кадров.

При этом, отметим, что индивидуальные сведения, представляемые в Пенсионный фонд, содержат информацию не только о суммах начисленных взносов, но и о стаже работы сотрудников. А поскольку сведения о стаже работы сотрудников заполняются на основании приказов, других документов по учету кадров и иных документов, подтверждающих условия трудовой деятельности застрахованного лица, к подготовке отчетности в ПФР необходимо привлечь и кадровика. Для составления отчета в ПФР кадровая служба должна представить в бухгалтерию следующие сведения.

Какие сведения

Зачем это нужно

Основание

Данные о периодах работы лиц, в отношении которых представляются сведения в Пенсионный фонд. Сведения формируются на основании приказов о приеме, увольнении

Являются одним из обязательных реквизитов форм СЗВ-4-1, СЗВ-4-2

Подпункты 3, 4 п. 2 ст. 11 Закона N 27-ФЗ,
п. 43 Инструкции
N 192п

Данные о периодах нахождения лиц в отпусках без сохранения заработной платы. Целесообразно сравнить со сведениями, имеющимися в бухгалтерии

Данные о периодах временной нетрудоспособности

Являются реквизитом форм СЗВ-4-1, СЗВ-4-2 и вносятся при наличии таких периодов

Пункт 43 Инструкции N 192п

Данные о женщинах, находящихся в декретном отпуске, отпуске по уходу за ребенком. Нужно сравнить с данными, имеющимися в бухгалтерии

Указываются при заполнении формы СЗВ-4-1

Пункты 37, 43 Инструкции N 192п

Данные о лицах, выполнявших работы по договорам гражданско-правового характера, авторским и лицензионным договорам, в частности даты начала и окончания срока действия договора

Указываются при заполнении формы СЗВ-4-1

Подпункты 3, 4 п. 2 ст. 11 Закона N 27-ФЗ, п. 43 Инструкции N 192п

Данные о периодах деятельности, включаемых в стаж на соответствующих видах работ, определяемый особыми условиями труда, работой в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях

Используются при
заполнении формы
СЗВ-4-1

Подпункт 5 п. 2 ст. 11 Закона N 27-ФЗ, п. п. 37, 43 Инструкции N 192п

Подробности в материалах Системы:

 

  1. Ответ: Как оформить выход сотрудника на пенсию

Право на трудовую пенсию по старости

По общему правилу возможность выйти на трудовую пенсию по старости появляется у гражданина при одновременном выполнении следующих условий:

  • достижение пенсионного возраста (мужчины 60 лет, женщины 55 лет);

  • наличие страхового стажа не менее пяти лет.

Об этом говорится в статье 7 Закона от 17 декабря 2001 г. № 173-ФЗ.

Сведения для назначения пенсии

При достижении сотрудником пенсионного возраста организация должна сдать о нем индивидуальные сведения персонифицированного учета в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ. К документам, которые необходимо представить, относятся:

Форму СЗВ-6-1 необходимо заполнить только по тем сотрудникам, которые в текущем периоде:

Представить указанные сведения в отделение Пенсионного фонда РФ организация должна в течение 10 дней со дня получения от сотрудника заявления о достижении пенсионного возраста и о представлении на него индивидуальных сведений (п. 36 Инструкции, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 14 декабря 2009 г. № 987н). Типовой формы заявления в законодательстве не предусмотрено, поэтому сотрудник может составить его в произвольной форме.

Такие выводы позволяют сделать абзац 2 пункта 4 статьи 11 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ, пункты 66 и 71 Инструкции, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31 июля 2006 г. № 192п.

Кроме того, в ряде случаев у работодателя возникает обязанность оформить справку о среднемесячном заработке сотрудника, которую он лично представляет в Пенсионный фонд РФ при оформлении пенсии. Перечень документов, которые представляет сотрудник, утвержден постановлением Минтруда России и ПФР от 27 февраля 2002 г. № 16/19па. К заявлению гражданина в Пенсионный фонд РФ о назначении трудовой пенсии по старости должны быть приложены, в частности, сведения о его среднемесячном заработке за 2000–2001 годы или за любые 60 месяцев подряд в течение трудовой деятельности до 1 января 2002 года (п. 2 приложения к постановлению Минтруда России и ПФР от 27 февраля 2002 г. № 16/19па).

Необходимость представить такие сведения возникает, если выполняются два условия:

  • сотрудник работал в организации в указанные периоды;

  • среднемесячный заработок приходится на период до регистрации сотрудника в качестве застрахованного лица в системе обязательного пенсионного страхования.

Если работодатель был ликвидирован или прекратил деятельность по другим причинам, справку о среднемесячном заработке должен выдать его правопреемник.

Об этом сказано в пункте 26 приложения к постановлению Минтруда России и ПФР от 27 февраля 2002 г. № 16/19па.

Справку о среднемесячном заработке выдайте по письменному заявлению сотрудника не позднее трех дней со дня подачи заявления (ст. 62 ТК РФ). Форма справки о среднемесячном заработке законодательством не установлена, поэтому составьте ее в произвольной форме.

Право пенсионера на работу

Достигнув пенсионного возраста, сотрудник вправе:

Сотрудник продолжает работу

Если сотрудник-пенсионер принял решение и дальше работать в данной организации, то на него продолжают распространяться все трудовые права и обязанности, предусмотренные в законодательстве (ч. 2 ст. 9 ТК РФ). Какое-либо ограничение его в трудовых правах в связи с достижением пенсионного возраста является дискриминацией (ч. 2 ст. 3 ТК РФ). Более того, при выходе сотрудника на пенсию ему предоставляются дополнительные гарантии. Например, организация обязана по заявлению работающего пенсионера предоставить ему отпуск без сохранения зарплаты продолжительностью до 14 календарных дней в году (ч. 2 ст. 128 ТК РФ).

Если сотрудник, достигнув пенсионного возраста, продолжает работать в организации, то никаких внутренних кадровых документов в связи с выходом на пенсию оформлять не нужно. В связи с этим не нужно вносить записи, связанные с выходом на пенсию, и в трудовую книжку сотрудника (п. 10 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Сотрудник увольняется в связи с выходом на пенсию

Если, достигнув пенсионного возраста, сотрудник принял решение уволиться, то для этого он должен написать заявление об увольнении на имя руководителя организации. Заявление можно подать лично, направить его заказным письмом или иным способом, позволяющим организации определить факт и дату его получения (письмо Роструда от 5 сентября 2006 г. № 1551-6).

На основании заявления сотрудника издайте приказ об увольнении по унифицированной форме № Т-8 (постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).

Выход сотрудника на пенсию относится к ситуации, с которой законодательство связывает предоставление определенных льгот. Поэтому при внесении записи об увольнении в трудовую книжку укажите, что сотрудник увольняется именно в связи с выходом на пенсию (п. 5.6 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Например: «Уволен по собственному желанию в связи с выходом на пенсию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Такая запись позволит гражданину воспользоваться льготами, предусмотренными в законодательстве. Например, не платить НДФЛ с суммы материальной помощи (в части, не превышающей 4 000 руб.), оказанной ему бывшим работодателем (п. 28 ст. 217 НК РФ).

Пример оформления выхода сотрудника на пенсию и его последующего увольнения по данной причине

19 августа 2010 года сотруднику организации Ю.И. Колесову исполняется 60 лет. Право на досрочное назначение пенсии Колесов не имеет.

В связи с достижением пенсионного возраста 25 августа 2010 года сотрудник представил в организацию заявление о достижении пенсионного возраста с просьбой подготовить все необходимые документы и передать их в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ. Организация представила указанные сведения о сотруднике в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ 26 августа 2010 года.

В связи с выходом на пенсию сотрудник принял решение об увольнении. 20 августа Колесов написал заявление об увольнении по собственному желанию (в связи с выходом на пенсию) с 25 августа 2010 года.

Руководитель организации издал приказ об увольнении Колесова. В трудовую книжку сотрудника была внесена запись: «Уволен по собственному желанию, в связи с выходом на пенсию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

 

Иван Шкловец
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

  1. Формы: Заявление сотрудника работодателю о достижении пенсионного возраста 9с просьбой о предоставлении на него сведений индивидуального персонифицированного учета в Пенсионный фонд РФ

Директору
«Альфа»
А.В. Львову
от водителя
Ю.И. Колесова

ЗАЯВЛЕНИЕ

В соответствии с пунктом 4 статьи 11 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ и статьей 7 Закона от 17 декабря 2001 г. № 173-ФЗ, сообщаю, что 19 августа 2010 года мне исполняется 60 лет. В связи с достижением пенсионного возраста и наличием необходимого трудового стажа, начиная с 19 августа 2010 года я имею право на назначение трудовой пенсии по старости.

Прошу в течение 10 дней со дня получения настоящего заявления представить необходимые для назначения пенсии индивидуальные сведения персонифицированного учета в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ.

19.08.2010 Ю.И. Колесов

  1. Нормативно-правовая база: Федеральный закон от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ

Статья 11. Представление в Пенсионный фонд Российской Федерации сведений о страховых взносах и страховом стаже

1. Страхователи представляют в органы Пенсионного фонда Российской Федерации по месту их регистрации сведения об уплачиваемых страховых взносах на основании данных бухгалтерского учета, а сведения о страховом стаже - на основании приказов и других документов по учету кадров.

2. Страхователь ежеквартально не позднее 15-го числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом, представляет о каждом работающем у него застрахованном лице (включая лиц, которые заключили договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством Российской Федерации о страховых взносах начисляются страховые взносы) следующие сведения:

1) страховой номер индивидуального лицевого счета;

2) фамилию, имя и отчество;

3) дату приема на работу (для застрахованного лица, принятого на работу данным страхователем в течение отчетного периода) или дату заключения договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы;

4) дату увольнения (для застрахованного лица, уволенного данным страхователем в течение отчетного периода) или дату прекращения договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы;

5) периоды деятельности, включаемые в стаж на соответствующих видах работ, определяемый особыми условиями труда, работой в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;

6) сумму заработка (дохода), на который начислялись страховые взносы обязательного пенсионного страхования;

7) сумму начисленных страховых взносов обязательного пенсионного страхования;

8) исключен. - Федеральный закон от 31.12.2002 N 198-ФЗ;

8) другие сведения, необходимые для правильного назначения трудовой пенсии;

9) суммы страховых взносов, уплаченных за застрахованное лицо, являющееся субъектом профессиональной пенсионной системы;

10) периоды трудовой деятельности, включаемые в профессиональный стаж застрахованного лица, являющегося субъектом профессиональной пенсионной системы.

Вместе со сведениями, предусмотренными настоящим пунктом, страхователь представляет сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах в целом за всех работающих у него застрахованных лиц.

Страхователь представляет сведения о включаемых в страховой стаж периодах работы и (или) иной деятельности, которые приобретены всеми работающими у него застрахованными лицами до их регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в порядке, определяемом уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти. Физические лица, самостоятельно уплачивающие страховые взносы, представляют указанные сведения в том же порядке.

2.1. Страхователь не позднее 20 дней со дня окончания квартала представляет в органы Пенсионного фонда Российской Федерации сведения, предусмотренные частью 4 статьи 9 Федерального закона "О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений". Указанные сведения также могут быть представлены в форме электронного документа в порядке, предусмотренном пунктом 2 статьи 8 настоящего Федерального закона.

3. При ликвидации страхователя - юридического лица (прекращении физическим лицом деятельности в качестве индивидуального предпринимателя) он представляет сведения, предусмотренные пунктами 2 и 2.1 настоящей статьи, в течение одного месяца со дня утверждения промежуточного ликвидационного баланса (принятия решения о прекращении деятельности в качестве индивидуального предпринимателя), но не позднее дня представления в федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий государственную регистрацию юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, документов для государственной регистрации при ликвидации юридического лица (прекращении физическим лицом деятельности в качестве индивидуального предпринимателя). При ликвидации страхователя - юридического лица (прекращении физическим лицом деятельности в качестве индивидуального предпринимателя) в случае применения процедуры банкротства указанные сведения представляются до представления в арбитражный суд отчета конкурсного управляющего о результатах проведения конкурсного производства в соответствии с Федеральным законом "О несостоятельности (банкротстве)".

При реорганизации страхователя - юридического лица он представляет сведения, предусмотренные пунктами 2 и 2.1 настоящей статьи, в течение одного месяца со дня утверждения передаточного акта (разделительного баланса), но не позднее дня представления в федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий государственную регистрацию юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, документов для государственной регистрации юридического лица, создаваемого путем реорганизации. В случае реорганизации страхователя - юридического лица в форме присоединения к другому юридическому лицу он представляет сведения об уволенных работниках не позднее дня представления в федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий государственную регистрацию юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, документов для внесения в единый государственный реестр юридических лиц записи о прекращении деятельности присоединенного юридического лица.

При прекращении у страхователя-работодателя статуса адвоката, полномочий нотариуса, занимающегося частной практикой, он представляет сведения, предусмотренные пунктами 2 и 2.1 настоящей статьи, одновременно с заявлением о снятии его с регистрационного учета в качестве страхователя.

4. Сведения, предусмотренные пунктами 2 и 2.1 настоящей статьи, представляются по формам, определяемым Пенсионным фондом Российской Федерации. Копия сведений о каждом застрахованном лице передается указанному лицу страхователем в этот же срок.

Застрахованным лицам, подавшим заявления о выходе на трудовую пенсию, указанные в абзаце первом настоящего пункта сведения передаются в течение 10 календарных дней со дня подачи заявлений.

В день увольнения застрахованного лица или в день прекращения договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы, страхователь обязан передать застрахованному лицу сведения, предусмотренные абзацем первым настоящего пункта, и получить письменное подтверждение от застрахованного лица передачи ему этих сведений.

5. Утратил силу с 1 января 2012 года. - Федеральный закон от 03.12.2011 N 379-ФЗ.

5.1. Физическое лицо, самостоятельно уплачивающее дополнительные страховые взносы на накопительную часть трудовой пенсии, не позднее 20 дней со дня окончания квартала представляет в органы Пенсионного фонда Российской Федерации сведения, предусмотренные частью 2 статьи 6 Федерального закона "О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений".

6. Утратил силу с 1 января 2012 года. - Федеральный закон от 03.12.2011 N 379-ФЗ.

7. Сведения о застрахованных лицах, указанных в пункте 3 статьи 10 настоящего Федерального закона, представляются в порядке, предусмотренном пунктом 5.1 настоящей статьи.

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль