Как оформить приказ о проведении сплошной проверки наличия и состояния дел в ведомственном архиве организации ?

1053

Вопрос

Как оформить приказ о проведении сплошной проверки наличия и состояния дел в ведомственном архиве организации ?

Ответ

Рассмотрев Ваш вопрос, можно сказать, для систематизации данных и проверки наличия личных дел и правильности их оформления ежегодно можно проводить их ревизию. Следовательно, специально назначаемая комиссия организации проводит проверку наличия и состояния личных дел.

Результаты такой проверки оформите актом (например, за образец можно взять форму, приведенную в приложении 56 к приказу ФТС РФ от 18 октября 2004 г. № 160). Отметки о проверке личного дела проставьте в дополнении к личному листку по учету кадров.

При выявлении утраты личного дела или его порчи составляется акт и проводится служебное расследование.

Таким образом, можно сказать, что законодательство не содержит определенной формы данного приказа. Следовательно, его можно оформить в свободной форме. Образец смотрите ниже по тексту.

Подробности в материалах Системы:

  1. Ответ: Как оформить личное дело сотрудника

Хранение личных дел

В отделе кадров храните личные дела только работающих сотрудников. Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив. Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов. Такой порядок следует из пункта 3.6.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец – бланки листов-заверителей дела (п. 3.6.7 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Личные дела сотрудников храните 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, – постоянно (ст. 656 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Ревизия личных дел

Для систематизации данных и проверки наличия личных дел и правильности их оформления ежегодно можно проводить их ревизию. Результаты такой проверки оформите актом (например, за образец можно взять форму, приведенную в приложении 56 к приказу ФТС РФ от 18 октября 2004 г. № 160). Отметки о проверке личного дела проставьте в дополнении к личному листку по учету кадров.

Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Образец приказа о создании комиссии по проведению экспертизы ценности документов

Закрытое акционерное общество «Альфа»

ПРИКАЗ № 65
о создании комиссии по проведению экспертизы ценности документов

г. Москва 15.02.2011

В целях обеспечения проведения экспертизы ценности документов (личных дел)

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать экспертную комиссию (далее – комиссия) в составе:

– председатель комиссии: руководитель архива А.В. Дежнева;
– члены комиссии: руководитель отдела кадров В.Н. Зайцева, секретарь Е.В. Иванова.

2. Комиссии провести экспертизу ценности документов ЗАО «Альфа»(далее – экспертиза).

3. Экспертизу провести в срок до 1 марта 2011 года.

4.Руководителю архива А.В. Дежневой и руководителю отдела кадров В.Н. Зайцевойорганизовать методическую подготовку проведения экспертизы.

5. Сотрудникам отдела кадров, ответственным за подготовку личных дел работников организации, представить комиссии личные дела работников, закрепленные за их участками.

6. Секретарю Е.В. Ивановой оформить результаты экспертизы протоколом и представить протокол в срок до 2 марта 2011 года.

7. Контроль над исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор

А.В. Львов

С приказом ознакомлены:

Руководитель архива

А.В. Дежнева

15.02.2011

Бухгалтер

В.Н. Зайцева

15.02.2011

Секретарь

Е.В. Иванова

15.02.2011

 

       

 

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль