Как вести личные дела сотрудников?

1834

Вопрос

Здравствуйте! У меня возникли следующие вопросы по оформлению личных дел сотрудников: 1. Необходимо ли включать в личное дело копии приказов на отпуск? 2. Когда надо заполнять внутреннюю опись документов личного дела. Если я начну ее заполнять изначально и по мере поступления документов в дело буду дополнять ее, то как быть с графой "номера листов дела", ведь по мере поступления документов в дело, нумерация листов меняется. 3. Надо ли включать саму внутреннюю опись документов в опись? Заранее спасибо.

Ответ

Личное дело — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

При этом, трудовое законодательство не регламентирует состав личного дела, а также каких-либо требований, предъявляемых к его заполнению. Более того, ведение личного дела работника не является обязательным. Следовательно, каждая организация вправе самостоятельно определить свой порядок формирования личных дел работников.

Таким образом, на Ваши вопросы можно ответить:

1. Необходимо ли включать в личное дело копии приказов на отпуск?- как правило, в личное дело включаются следующие документы:

  • внутренняя опись документов дела;

  • личный листок по учету кадров;

  • анкета;

  • дополнение к личному листку по учету кадров;

  • автобиография;

  • заявление о приеме на работу;

  • копия документа, удостоверяющего личность;

  • копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

  • копия ИНН;

  • должностная инструкция;

  • копии документов об образовании;

  • характеристики и рекомендательные письма;

  • личные заявления работника;

  • трудовой договор;

  • копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;

  • аттестационные листы;

  • отзывы должностных лиц о работнике;

  • справки о состоянии здоровья;

  • фотографии;

  • лист-заверитель дела (составляется при сдаче личного дела в архив).

Следовательно, законодательство не запрещает хранить копии приказов на отпуск в личном деле работников. Однако, в связи с тем, что приказы о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска работникам относятся к приказам по личному составу второй группы со сроком хранения 5 лет, при этом срок хранения личного дела составляет 75 лет, то не совсем целесообразно хранить документы в одном деле с разными сроками хранения.

Таким образом, по нашему мнению, копии приказов на отпуск все же хранить в личном деле не совсем целесообразно.

2. Когда надо заполнять внутреннюю опись документов личного дела. Если я начну ее заполнять изначально и по мере поступления документов в дело буду дополнять ее, то как быть с графой "номера листов дела", ведь по мере поступления документов в дело, нумерация листов меняется. - внутреннюю опись документов сразу вложите в дело и заполняйте ее по мере поступления в него документов. Перед сдачей дела на архивное хранение на описи сделайте итоговую запись, в которой укажите, сколько всего документов находится в деле и из скольких листов оно состоит.

Таким образом, внутреннюю опись документов личного дела заполняйте по мере поступления документов, при этом нумерацию также необходимо проставлять по порядку в соответствии с поступающими документами.

3. Надо ли включать саму внутреннюю опись документов в опись?- сами листы внутренней описи пронумеруйте отдельно, и их количество необходимо будет указать на Листе-заверителе личного дела перед сдачей дела в архив.

Таким образом, листы внутренней описи включать в саму внутреннюю опись не нужно.

Подробности в материалах Системы:

  1. Ответ: Как оформить личное дело сотрудника

Формирование личного дела

Личное дело формируйте в отдельной папке на каждого сотрудника. Это удобная форма систематизации персональных данных. Как правило, в организациях личные дела заводят на руководителей, специалистов, материально-ответственных сотрудников.

Порядок формирования личных дел сотрудников утверждается руководителем отдела кадров (если такого подразделения нет – руководителем организации). Данный порядок может быть прописан в приказе, распоряжении или в специальной инструкции. Как правило, в личное дело включаются следующие документы:

  • внутренняя опись документов дела;

  • личный листок по учету кадров;

  • анкета;

  • дополнение к личному листку по учету кадров;

  • автобиография;

  • заявление о приеме на работу;

  • копия документа, удостоверяющего личность;

  • копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

  • копия ИНН;

  • должностная инструкция;

  • копии документов об образовании;

  • характеристики и рекомендательные письма;

  • личные заявления работника;

  • трудовой договор;

  • копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;

  • аттестационные листы;

  • отзывы должностных лиц о работнике;

  • справки о состоянии здоровья;

  • фотографии;

  • лист-заверитель дела (составляется при сдаче личного дела в архив).

Расположение документов в личном деле

Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления приема на работу, так как оно заводится сразу же после издания приказа о приеме сотрудника на работу. В процессе трудовой деятельности личное дело пополняется другими документами. Последним, завершающим документом в папке личного дела будет копия приказа о расторжении трудового договора. Такой порядок следует из пунктов 3.5.3 и 3.6.18 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Документы располагаются в личном деле в хронологическом порядке по мере их поступления (п. 3.5.5 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Хранение личных дел

В отделе кадров храните личные дела только работающих сотрудников. Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив. Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов. Такой порядок следует из пункта 3.6.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец – бланки листов-заверителей дела (п. 3.6.7 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Личные дела сотрудников храните 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, – постоянно (ст. 656 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Ревизия личных дел

Для систематизации данных и проверки наличия личных дел и правильности их оформления ежегодно можно проводить их ревизию. Результаты такой проверки оформите актом (например, за образец можно взять форму, приведенную в приложении 56 к приказу ФТС РФ от 18 октября 2004 г. № 160). Отметки о проверке личного дела проставьте в дополнении к личному листку по учету кадров.

Ситуация: Когда нужно составить внутреннюю опись документов личного дела

Внутреннюю опись документов сразу вложите в дело и заполняйте ее по мере поступления в него документов. Перед сдачей дела на архивное хранение на описи сделайте итоговую запись, в которой укажите, сколько всего документов находится в деле и из скольких листов оно состоит. Подтверждают такой порядок положения пункта 3.6.17 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов, их индексах, наименовании и количестве листов дела. При этом сами листы внутренней описи пронумеруйте отдельно.

Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке (п. 3.5.5 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Поэтому вначале во внутреннюю опись внесите документы, которые были приняты или оформлены при приеме на работу данного сотрудника, и далее – в хронологическом порядке их поступления в кадровую службу. Подписать внутреннюю опись должен сотрудник, ответственный за ее составление.

Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

  1. Формы: Внутренняя опись личного дела сотрудника

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела № 14

№ п\п

Индекс документа

Дата документа

Заголовок документа

Номера листов дела

Примечание

1

05-15

12.02.2009

Копия диплома

1-2

2

05-05

12.02.2009

Анкета

3-15

3

05-02

12.02.2009

Копия приказа о приеме на работу

16

Приказ от 12.02.2009 № 12-к

4

05-01

12.02.2009

Трудовой договор

17-21

Трудовой договор от 12.02.2009 № 12-ТД

 

         

Итого:

48 (сорок восемь)

документов

(цифрами и прописью)

   

Количество листов внутренней описи

2 (два)

(цифрами и прописью)

 

Ответственный за кадровый учет:

В.Н. Зайцева

(подпись)

   

«

12

»

февраля

20

09

г.

           
  1. Формы: Лист-заверитель личного дела

Лист-заверитель дела №

14

 

В деле прошито и пронумеровано

60 (шестьдесят)

(листов)

(цифрами и прописью)

 
   

в том числе:

литерные номера

нет

листов

пропущенные номера

нет

листов

+ листов внутренней описи

2 (два)

 
   

Особенности физического состояния и формирования дела

Номера листов

 
 

Ответственный за кадровый учет

     

В.Н. Зайцева

(должность)

 

(подпись)

 

(расшифровка подписи)

       

«

17

»

ноября

20

10

г.

           

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль