Что делать, если приняли сотрудника на работу в августе, а трудовую книжку оформили только в декабре?

188

Вопрос

Добрый день! Прием на работу сотрудника состоялся в августе 2012 года, трудовых книжек на момент приема не было. Трудовые книжки поступили только в декабре 2012 г. Какую дату ставить на титульном листе трудовой книжки при заполнении? Фактическую дату заполнения - 15 декабря 2012 и запись о приеме 08.08.2012? Насколько это является нарушением и что грозит при проверке? Спасибо заранее, с уважением, Ирина.

Ответ

Трудовую книжку сотруднику, поступившему на работу впервые, заполните в присутствии сотрудника в течение недели со дня приема на работу (п. 8 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

На титульном листе трудовой книжки указываются сведения о работнике и фактическая дата заполнения трудовой книжки, сотрудник расписывается на специально отведенной для этого строке. Затем записи должен заверить своей подписью сотрудник, ответственный за выдачу трудовых книжек (инспектор по кадрам, начальник отдела кадров, бухгалтер и т. п.), с приложением печати организации или кадровой службы, если у нее есть своя печать. Об этом сказано в пункте 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Если Вы укажите не фактическую дату заполнения трудовой книжки, а дату приема сотрудника на работу, получится, что дата заполнения трудовой книжки будет предшествовать дате ее приобретения организацией, что, естественно, вызовет вопросы по поводу ее подлинности.

Неоформление трудовой книжки при приеме на работу является нарушением трудового законодательства, за которое организация может быть привлечена к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. Однако согласно ст. 4.5 КоАП РФ, сроки привлечения к административной ответственности составляют два месяца со дня совершения правонарушения. Поскольку сотрудник был принят на работу в августе 2012г., срок привлечения к административной ответственности пошел по истечении недели со дня приема сотрудника на работу и уже давно истек.

Следует учесть, что согласно п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. Понятие «необходимого количества» нигде не расшифровывается, так что достаточно будет одного-двух бланков.

Подробности в материалах Системы:

1. Ответ: Как заполнить трудовую книжку при приеме сотрудника на работу

Получение трудовой книжки от сотрудника

В перечень документов, которые сотрудник должен предъявить при приеме на работу, входит трудовая книжка (ст. 65 ТК РФ). Это касается тех сотрудников, которые уже имеют такой документ. По общему правилу работодатель продолжает вести предъявленную сотрудником трудовую книжку.

Исключение составляет случай, когда сотрудник при приеме на работу предъявляет трудовую книжку иностранного государства. В такой ситуации организация обязана оформить ему новую трудовую книжку.

Внимание: при приеме сотрудника на работу особое внимание обратите на серию и год выпуска представленной им трудовой книжки. Это поможет избежать оформления на работу по подложному документу.

Если это все-таки произойдет и трудовая книжка окажется поддельной, сотрудник может быть уволен за представление при приеме на работу подложного документа (п. 11 ст. 81 ТК РФ).

Серии трудовых книжек, которые выпускались в России (СССР) в период с 1974 года по 2004 год, приведены в таблице.

Оформление новой трудовой книжки сотруднику

Обязанность оформить новую трудовую книжку возникает у работодателя и в тех случаях, когда сотрудник, поступающий на работу:*

только начинает свою трудовую деятельность;

продолжает трудовую деятельность, но трудовая книжка у него отсутствует (потеряна, испорчена и т. п.).

Для оформления трудовой книжки сотрудник должен написать заявление в произвольной письменной форме. В тексте заявления ему следует указать причину, по которой у него отсутствует трудовая книжка.

Об этом сказано в частях 4 и 5 статьи 65 Трудового кодекса РФ.

Сведения, которые нужно вносить в трудовую книжку

В трудовую книжку вносите сведения:

о сотруднике;

о выполняемой им работе;

о переводах на другую постоянную работу;

о награждении за успехи в работе;

об увольнении сотрудника (с основаниями прекращения трудового договора).

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносите за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Такой порядок установлен в части 4 статьи 66 Трудового кодекса РФ и в пунктах 4 и 5 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Сроки заполнения трудовой книжки

Трудовые книжки ведите на всех сотрудников, проработавших в организации свыше пяти дней (ч. 3 ст. 66 ТК РФ). Трудовую книжку сотруднику, поступившему на работу впервые, заполните в присутствии сотрудника в течение недели со дня приема на работу (п. 8 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Если сотрудник не приступил к работе в день, установленный трудовым договором, работодатель вправе аннулировать трудовой договор. При этом обязанности вносить какую-либо запись в трудовую книжку сотруднику не возникает (письмо Роструда от 19 марта 2012 г. № 395-6-1).

Оформление титульного листа трудовой книжки

Если трудовая книжка оформляется впервые, то сначала заполните ее титульный лист. На титульном листе запишите следующие сведения о сотруднике:

фамилию, имя, отчество;

дату рождения (число, месяц, год);

образование, профессию, специальность (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Такой порядок предусмотрен пунктом 9 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Фамилию, имя и отчество укажите полностью, без сокращений и замены инициалами. Полностью напишите и дату рождения. Записи сделайте на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, заграничного паспорта, водительских прав, военного билета и т. п.). Об этом говорится в пункте 2.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Запись об образовании

Запись об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний вносите на основании диплома, аттестата и т. д. В зависимости от того, какое учебное заведение окончил сотрудник, запись об образовании может иметь следующий вид:

«основное общее» (если сотрудник окончил девять классов);

«среднее общее» (если сотрудник окончил 11 классов);

«начальное профессиональное» (если сотрудник окончил профессионально-техническое училище);

«среднее профессиональное» (если сотрудник окончил техникум, училище, колледж);

«высшее профессиональное» (если сотрудник окончил университет, институт, академию);

«послевузовское профессиональное» (если сотрудник окончил аспирантуру, ординатуру, докторантуру и т. п.).

Если сотрудник не закончил обучение, в строке «Образование» титульного листа трудовой книжки можно сделать запись о неоконченном образовании соответствующего уровня (например, «неоконченное высшее»). Для этого сотрудник должен представить заверенный документ из образовательного учреждения (например, студенческий билет, зачетную книжку, справку и т. п.).

Такой порядок предусмотрен пунктом 2.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Заверение сведений о работнике на титульном листе

После того как внесете сведения о сотруднике на титульный лист, укажите дату заполнения трудовой книжки и попросите сотрудника расписаться на специально отведенной для этого строке. Затем записи должен заверить своей подписью сотрудник, ответственный за выдачу трудовых книжек (инспектор по кадрам, начальник отдела кадров, бухгалтер и т. п.), с приложением печати организации или кадровой службы, если у нее есть своя печать. Об этом сказано в пункте 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Пример оформления титульного листа трудовой книжки

А.В. Дежнева 13 января 2012 года принята в организацию на должность кассира. Для нее это первое место работы.

Сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, заполнил титульный лист трудовой книжки Дежневой.

Запись о службе

В разделе трудовой книжки «Сведения о работе» сделайте запись о службе, если сотрудник перед тем, как устроиться на работу, проходил службу в:

армии;

органах внутренних дел;

Государственной противопожарной службе;

учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы;

органах налоговой полиции;

органах по контролю за оборотом наркотических и психотропных веществ;

таможенных органах.

Об этом говорится в пункте 21 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Запись о приеме на работу

Запись о приеме на работу сделайте так. В графе 3 раздела «Сведения о работе» вначале в виде заголовка укажите полное и сокращенное название организации. Под этим заголовком в графе 1 поставьте порядковый номер, а в графе 2 укажите дату приема на работу. В графе 3 сделайте запись о том, что сотрудник принят или назначен в структурное подразделение организации (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор), впишите наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации. В графу 4 запишите дату и номер приказа (распоряжения) или иного решения, согласно которому сотрудник принят на работу.

Если сотрудник принят по срочному трудовому договору, то в записи о приеме на работу указывать на срочный характер не нужно.

Такой порядок установлен в пункте 3.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Иван Шкловец

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

2. Нормативная база: Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях

Статья 4.5. Давность привлечения к административной ответственности

1. Постановление по делу об административном правонарушении не может быть вынесено по истечении двух месяцев (по делу об административном правонарушении, рассматриваемому судьей, - по истечении трех месяцев) со дня совершения административного правонарушения, за нарушение законодательства Российской Федерации об экспортном контроле, о внутренних морских водах, территориальном море, континентальном шельфе, об исключительной экономической зоне Российской Федерации, патентного, антимонопольного, бюджетного, валютного законодательства Российской Федерации и актов органов валютного регулирования, законодательства Российской Федерации об охране окружающей среды, законодательства об энергосбережении и о повышении энергетической эффективности, законодательства Российской Федерации об охране здоровья граждан, в области санитарно-эпидемиологического благополучия населения, о защите детей от информации, причиняющей вред их здоровью и (или) развитию, о безопасности дорожного движения (в части административных правонарушений, повлекших причинение легкого или средней тяжести вреда здоровью потерпевшего), об авторском праве и смежных правах, о товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров, об использовании атомной энергии, о налогах и сборах, о защите прав потребителей, о государственном регулировании цен (тарифов), о естественных монополиях, об основах регулирования тарифов организаций коммунального комплекса, о рекламе, об электроэнергетике, о лотереях, о выборах и референдумах, об участии в долевом строительстве многоквартирных домов и (или) иных объектов недвижимости, о противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма, об акционерных обществах, об обществах с ограниченной ответственностью, о рынке ценных бумаг, о клиринговой деятельности, об организованных торгах, об инвестиционных фондах, о негосударственных пенсионных фондах, законодательства о противодействии неправомерному использованию инсайдерской информации и манипулированию рынком, а также за нарушение иммиграционных правил, правил пребывания (проживания) в Российской Федерации иностранных граждан и лиц без гражданства, правил привлечения к трудовой деятельности в Российской Федерации иностранных граждан и лиц без гражданства (в том числе иностранных работников), законодательства о несостоятельности (банкротстве), о размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд, об организации деятельности по продаже товаров (выполнению работ, оказанию услуг) на розничных рынках, о пожарной безопасности, о промышленной безопасности, о техническом регулировании, о собраниях, митингах, демонстрациях, шествиях и пикетированиях по истечении одного года со дня совершения административного правонарушения, за нарушение таможенного законодательства Таможенного союза в рамках ЕврАзЭС (далее - Таможенный союз) и (или) законодательства Российской Федерации о таможенном деле по истечении двух лет со дня совершения административного правонарушения, а за нарушение законодательства Российской Федерации о противодействии коррупции - по истечении шести лет со дня совершения административного правонарушения.

(в ред. Федеральных законов от 30.10.2002 N 130-ФЗ, от 04.07.2003 N 94-ФЗ, от 11.11.2003 N 138-ФЗ, от 20.08.2004 N 118-ФЗ, от 30.12.2004 N 214-ФЗ, от 27.12.2005 N 193-ФЗ, от 02.02.2006 N 19-ФЗ, от 08.05.2006 N 65-ФЗ, от 27.07.2006 N 139-ФЗ, от 05.11.2006 N 189-ФЗ, от 29.12.2006 N 262-ФЗ, от 09.02.2007 N 19-ФЗ, от 19.07.2007 N 141-ФЗ, от 24.07.2007 N 210-ФЗ, от 25.12.2008 N 280-ФЗ, от 25.12.2008 N 281-ФЗ, от 30.12.2008 N 309-ФЗ, от 09.02.2009 N 9-ФЗ, от 17.07.2009 N 160-ФЗ, от 23.11.2009 N 261-ФЗ, от 28.12.2009 N 380-ФЗ, от 30.04.2010 N 69-ФЗ, от 23.07.2010 N 171-ФЗ, от 27.07.2010 N 224-ФЗ, от 04.05.2011 N 97-ФЗ, от 03.06.2011 N 120-ФЗ, от 21.07.2011 N 252-ФЗ, от 21.11.2011 N 327-ФЗ, от 06.12.2011 N 409-ФЗ, от 08.06.2012 N 65-ФЗ, от 30.12.2012 N 316-ФЗ)

2. При длящемся административном правонарушении сроки, предусмотренные частью 1 настоящей статьи, начинают исчисляться со дня обнаружения административного правонарушения.

3. За административные правонарушения, влекущие применение административного наказания в виде дисквалификации, лицо может быть привлечено к административной ответственности не позднее одного года со дня совершения административного правонарушения, а при длящемся административном правонарушении - одного года со дня его обнаружения.

4. В случае отказа в возбуждении уголовного дела или прекращения уголовного дела, но при наличии в действиях лица признаков административного правонарушения сроки, предусмотренные частью 1 настоящей статьи, начинают исчисляться со дня совершения административного правонарушения (при длящемся административном правонарушении - со дня его обнаружения).

(часть 4 в ред. Федерального закона от 30.12.2012 N 316-ФЗ)

5. В случае удовлетворения ходатайства лица, в отношении которого ведется производство по делу об административном правонарушении, о рассмотрении дела по месту жительства данного лица срок давности привлечения к административной ответственности приостанавливается с момента удовлетворения данного ходатайства до момента поступления материалов дела судье, в орган, должностному лицу, уполномоченным рассматривать дело, по месту жительства лица, в отношении которого ведется производство по делу об административном правонарушении.

5.1. Срок давности привлечения к административной ответственности за административные правонарушения, предусмотренные статьей 6.18 настоящего Кодекса, в части использования запрещенной субстанции и (или) запрещенного метода начинает исчисляться со дня получения общероссийской антидопинговой организацией заключения лаборатории, аккредитованной Всемирным антидопинговым агентством, подтверждающего факт использования спортсменом запрещенной субстанции и (или) запрещенного метода.

(часть 5.1 введена Федеральным законом от 06.12.2011 N 413-ФЗ)

6. Срок давности привлечения к административной ответственности за административные правонарушения, предусмотренные статьями 14.9, 14.31, 14.31.1 - 14.33 настоящего Кодекса, начинает исчисляться со дня вступления в силу решения комиссии антимонопольного органа, которым установлен факт нарушения антимонопольного законодательства Российской Федерации.

(часть шестая введена Федеральным законом от 17.07.2009 N 160-ФЗ)

7. Срок давности привлечения к административной ответственности за административные правонарушения, совершенные в Антарктике, начинает исчисляться со дня поступления материалов дела в орган, должностному лицу, которые уполномочены составлять протоколы об административных правонарушениях.

(часть 7 введена Федеральным законом от 05.06.2012 N 51-ФЗ)

Статья 5.27. Нарушение законодательства о труде и об охране труда

1. Нарушение законодательства о труде и об охране труда -

влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от одной тысячи до пяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток; на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.

(в ред. Федеральных законов от 09.05.2005 N 45-ФЗ, от 20.04.2007 N 54-ФЗ, от 22.06.2007 N 116-ФЗ)

2. Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, -

(в ред. Федерального закона от 09.05.2005 N 45-ФЗ)

влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет.

Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 19.05.2008) "О трудовых книжках" (вместе с "Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей")

VI. Учет и хранение трудовых книжек

44. Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль