Допустимо ли в личных карточках делать проколы для подшивки?

2150

Вопрос

Допустимо ли в личных карточках делать проколы для подшивки (2 прокола дырокола)?

Ответ

Личные карточки относятся к унифицированным формам документов первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Срок хранения личных карточек уволенных сотрудников составляет 75 лет. В связи с тем, что в личных карточках содержатся персональные данные сотрудников, то свободный доступ персонала к этим документам должен быть исключен.

Что касается порядка хранения в процессе использования личных карточек сотрудников. К сожалению, законодательство на этот счет не содержит четких указаний. Следовательно, хранить используемые в работе личные карточки можно удобным для Вас способом (например, каждую личную карточку можно хранить в отдельном файле, что поможет без труда подшивать их в папку-дело, не повредив саму карточку; также законодательство не запрещает пробивать дыроколом дырки слева на полях карточки, при этом пробивать страницы необходимо на половину свободного поля, для того чтобы сохранить читаемость текстов документа при перелистывании карточки).

Также, необходимо отметить, что в связи с тем, что личные карточки после увольнения сотрудников подлежат хранению в архиве, то необходимо соблюдать порядок подготовки для их передачи в архив. Данный порядок приведен в Основных правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. При этом коммерческим организациям соблюдать все требования, приведенные в этом документе, необязательно. Следовательно, данные организации вправе разработать собственный порядок подготовки документов к архивному хранению и закрепить его в своих внутренних документах (например, в Положении об архиве).

Таким образом, можно сказать, что порядок хранения используемых личных карточек работающих сотрудников Вы можете выбрать самостоятельно исходя из Ваших пожеланий. А вот при сдаче карточек уволенных сотрудников в архив Вы должны руководствоваться Основными правилами, одобренными решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Подробности в материалах Системы:

  1. Ответ: Как оформить личную карточку сотрудника по форме №Т-2

Хранение личных карточек

Срок хранения личных карточек уволенных сотрудников составляет 75 лет (ст. 658 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). В личных карточках содержатся персональные данные сотрудников. Поэтому свободный доступ персонала к этим документам должен быть исключен. О хранении кадровых документов см. Как хранить документы в кадровой службе.

Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

  1. Ответ: Как хранить документы в кадровой службе

Документы обязательные для хранения

Законодательство обязывает всех работодателей обеспечивать хранение архивных документов, которые образуются в процессе их деятельности (п. 1 ст. 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). Кадровая служба организации, как правило, ответственна за хранение документов по личному составу.

Условия хранения документов

Для хранения документов организации нужно оборудовать специальные помещения (сейфы или шкафы). Рекомендации к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., и Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19. Коммерческим организациям соблюдать все требования к оборудованию специальных помещений для хранения документов необязательно (абз. 3 введения к Правилам, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., п. 1.1 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19).

Если организация хранит документы в электронном виде, то необходимо обеспечить такой режим хранения, который исключает утрату, уничтожение или искажение информации. Кроме того, в процессе хранения таких документов необходимо проводить их перезапись на новые носители (по мере устаревания прежних носителей). Об этом говорится в пункте 4.4.2.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

С целью обеспечения эффективного хранения документов (как в бумажном, так и в электронном виде) организация может создать свой собственный архив (п. 1.1.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Документы с истекшим сроком хранения можно уничтожить (п. 2.3.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

  1. Ответ: Как систематизировать документы кадровой службы и оформлять дела

Этапы формирования дел

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

Порядок формирования дел описан в пункте 3.2.6 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. Рекомендации к формированию дел также приведены в Правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Коммерческим организациям соблюдать все требования, приведенные в этих документах, необязательно (абз. 3 введения к Правилам, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Период формирования дел

Период формирования дел – календарный год. Однако есть дела, которые нужно вести на протяжении нескольких лет. Это, например, дела, в которых содержатся документы по вопросам, не решенным в пределах года, а также личные дела сотрудников (одно личное дело ведется в течение всех лет работы сотрудника).

Оформление папки для будущего дела

В конце календарного года нужно завести столько папок на отчетный год, сколько дел числится в структурном подразделении по номенклатуре дел. На обложки папок из номенклатуры перенесите заголовки дел и индексы, а на корешках проставьте только индексы. После этого в папки можно помещать документы будущих дел. Дело считается заведенным с момента появления в нем первого исполненного документа. Об этом говорится в пункте 3.2.6 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Подшивка документа в дело

При распределении документов по папкам (делам) нужно руководствоваться следующими правилами:

  • подшивайте в дела только те документы, которые предусмотрены номенклатурой. Если в течение года появятся какие-либо неустановленные документы, сформируйте их в отдельные дела. Для этого в номенклатуре предусмотрите резервные номера;

  • подшивайте документы в дела только после их исполнения. Неисполненный документ может понадобиться для работы, а изъять его из подшивки будет сложно;

  • подшивайте документы в дела в день их исполнения, иначе документы могут затеряться;

  • подшивайте документы в дела только в одном экземпляре. Исключение могут составить экземпляры со служебными пометками, визами и т. п.;

  • в деле должно быть не более 250 листов. Если в деле очень много документов, делите его на тома (части).

Такие правила формирования дел установлены пунктом 3.2.6 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Ситуация: Как оформить дело перед сдачей его в архив

Перед сдачей на архивное хранение дело нужно оформить окончательно, а именно:

  • составить внутреннюю опись;

  • составить лист-заверитель;

  • подшить (переплести) дело;

  • пронумеровать листы дела;

  • оформить обложку дела.

Такой порядок предусмотрен пунктом 3.4.2 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. Рекомендации к оформлению дел также приведены в Правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Коммерческим организациям соблюдать все требования, приведенные в этом документе, необязательно (абз. 3 введения к Правилам, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Форма листа-заверителя утверждена двумя документами:

Организация может использовать любой из них.

Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

  1. Нормативно-правовая база: Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 г. № 33

ГЛАВАРХИВ СССР

ПРИКАЗ
от 25 мая 1988 года N 33
ГОСУДАРСТВЕННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

Основные положения
Общие требования к документам и службам документационного обеспечения

3.4.2. Оформление дел

3.4.2.1. Дела организации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем ведомственного архива.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного или долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает: подшивку или переплет дела, нумерацию листов в делах, составление листа-заверителя дела, составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов, оформление реквизитов обложки дела.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) хранения не подшиваются, листы в них не нумеруются, документы в них хранятся в скоросшивателях.

3.4.2.2. Обложка дел постоянного и долговременного хранения оформляется по установленной форме (приложение 11).

По окончании года в надписи на дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения:

проверяется соответствие заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).

Дата на обложке должна соответствовать году заведения и окончания дела, в деле, имеющем документы за более ранние годы, чем год образования дела, под датой вносится запись: "имеются документы за ... годы".

На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов каждого тома (части). При обозначении точной календарной даты указывается число, месяц и год, или год, месяц, число. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

При обозначении календарной даты допускается сокращенное цифровое написание, в том случае если это не будет приводить к неоднозначности толкования даты.

На обложке может проставляться карандашом по согласованию с ведомственным архивом номер дела по описи, номер описи и фонда.

При изменении названия организации (его структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение) на обложке дописывается новое название этой организации (структурного подразделения).

Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко, черными светостойкими чернилами или тушью.

3.4.3. Составление описей дел.

3.4.3.1. На заверенные дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного хранения описи не составляются. Описи дел структурных подразделений составляются работниками, ответственными за документацию, под непосредственным методическим руководством ведомственного архива.

Описи составляются отдельно на:

дела постоянного хранения,

дела долговременного хранения,

дела по личному составу и иные однотипные дела (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела, рационализаторские предложения и т.п.).

3.4.3.2. В организациях, имеющих большой объем документов по каждому структурному подразделению, описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно каждым подразделением под непосредственным методическим руководством ведомственного архива. По этим описям документы сдаются в ведомственный архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи организации, которую готовит ведомственный архив, и по которой он сдает дела на государственное хранение.

Допускается включать в опись дела за несколько лет а организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел.

Описи на дела по личному составу (личные дела) могут составляться за несколько лет с валовой нумерацией дел.

Описи дел составляются по установленной форме в 2-х экз. (3 экз.). При передаче дел из структурного подразделения в ведомственный архив на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически переданных (принятых) в архив дел, номера отсутствующих дел, проставляются подписи сотрудников, осуществляющих прием-передачу дел, указывается дата.

При передаче особо ценных дел проверяется количество листов в делах

3.4.3.4. Вместе с делами из структурных подразделений в ведомственный архив передаются регистрационно-контрольные карточки на документы, регистрационные журналы и другие регистрационные формы, которые включаются в опись как отдельные единицы хранения.

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль