На кого должна быть возложена обязанность по заполнению больничного листка?

2141

Вопрос

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как поступить в следующей ситуации: В организации нет приказа о том, кто конкретно из сотрудников заполняет листки нетрудоспособности. Так сложилось в практике работы организации, что раздел Работодателя частично заполняет кадровик (ИНН, СНИЛС, рег. №, стаж), а затем передает Листок в бухгалтерию, где его дозаполняет бухгалтер (средние заработки и т.п.). Кадровиком допущена ошибка в строке "Регистрационный номер". Если на обороте сделать запись об исправлении, которая должна быть заверена подписью и печатью работодателя, то может ли её заверить тот кадровик, который фактически заполняет Листок (повторюсь - приказа о закреплении сотрудников нет)? Спасибо

Ответ

Обязанность заполнения раздела «Заполняется работодателем» больничного листка возложена на работодателя. В свою очередь руководитель организации вправе определить, какое именно структурное подразделение или конкретный сотрудник будет заниматься их заполнением. Эту обязанность следует закрепить в приказе (распоряжении) либо Положении о структурном подразделении и включить в должностные инструкции или трудовые договоры сотрудников, которые непосредственно будут заполнять больничные листки. Также, рассмотрев Ваш вопрос, можно сказать, что в связи с тем, что в Вашей организации обязанность по заполнению больничного официально не возложена на определенного сотрудника, то в случае допущения ошибки при заполнении, вносить исправления должен тот же сотрудник, который и допустил ошибку. Таким образом, заверить исправление в больничном листе должен сотрудник отдела кадров, допустивший ошибку. 

Подробнее в материалах Системы:

Как заполнять больничный листок при назначении больничного пособия

Общие правила заполнения

Заполните только раздел «Заполняется работодателем» листка нетрудоспособности.

Заполняйте больничный листок печатными заглавными буквами гелевой, капиллярной или перьевой ручкой с чернилами черного цвета либо с применением печатающих устройств. Шариковой ручкой писать в больничном листке нельзя. Все записи не должны выходить за пределы границ ячеек и соприкасаться с ними.

Все строки листка нетрудоспособности заполняются начиная с первой ячейки. Пробелы между словами обязательны.

Проставляя печать работодателя на листке нетрудоспособности, следите, чтобы она не попадала на ячейки с данными и была четкой и хорошо читаемой.

Такие правила предусмотрены пунктом 65 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624н.

Ситуация: Кто в организации должен заполнять больничные листки: кадровая служба или бухгалтерия

Обязанность заполнения раздела «Заполняется работодателем» больничного листка возложена на работодателя (п. 64 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624н). В свою очередь руководитель организации вправе определить, какое именно структурное подразделение или конкретный сотрудник будет заниматься их заполнением. Эту обязанность следует закрепить в приказе (распоряжении) либо Положении о структурном подразделении и включить в должностные инструкции или трудовые договоры сотрудников, которые непосредственно будут заполнять больничные листки.

Таким образом, обязанности по заполнению больничного листка могут быть возложены как на сотрудников кадровой службы или бухгалтерии, так и на сотрудников других подразделений, например, секретаря административного отдела.

Ошибки в больничном листке

Расходы на больничные, выплаченные по неправильно оформленному больничному листку, ФСС России может не компенсировать (п. 4 ч. 1 ст. 4.2, ч. 5 ст. 13 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ и подп. 3 п. 1 ст. 11 Закона от 16 июля 1999 г. № 165–ФЗ).

Если в листке нетрудоспособности обнаружены ошибки, то дальнейшие действия организации зависят от того, в каком именно разделе эти ошибки допущены.

Прежде всего обратите внимание на то, как выглядит раздел больничного листка, заполненный в медучреждении. Поскольку на основании листка выплачивают деньги, важно, чтобы все реквизиты этого раздела были заполнены правильно. Если неправильно написаны фамилия, имя, отчество пациента, место работы, отсутствует печать или подпись врача, то нужно возвратить такой листок сотруднику. Если в данном разделе имеются ошибки, то такой больничный листок считается испорченным и взамен него оформляется дубликат листка нетрудоспособности (п. 56 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624н). При этом в строке «дубликат» должна быть проставлена отметка «V» в случае, когда в связи с порчей или утерей листка нетрудоспособности застрахованному лицу лечащим врачом и председателем врачебной комиссии оформляется дубликат листка нетрудоспособности (п. 57 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624н, письмо ФСС России от 23 декабря 2011 г. № 14-03-11/15-16055).

Основные нарушения, из-за которых сотрудники ФСС России могут не принять к зачету больничные пособия, перечислены в пункте 60 Методических указаний, утвержденных постановлением ФСС России от 7 апреля 2008 г. № 81. Вместе с тем, организациям стоит иметь в виду, что наличие в больничном листке технических недочетов (заполнение полей бланков прописными буквами, попадание букв на границы ячеек, попадание печатей на информационное поле и т. п.) не является основанием для переоформления листка нетрудоспособности и отказа в назначении и выплате пособий. Об этом сказано в письме ФСС России от 28 октября 2011 г. № 14-03-18/15-12956. Кроме того, арбитражная практика подтверждает, что устранимые ошибки в больничном листке, допущенные медучреждением, не являются основанием для отказа в возмещении пособия из ФСС России (постановление ФАС Московского округа от 17 августа 2011 г. № А40-151005/10-99-879). При этом сотрудники ФСС России могут дать организации возможность исправить ошибки в оформлении больничного листка в ходе проверки (п. 61 Методических указаний, утвержденных постановлением ФСС России от 7 апреля 2008 г. № 81).

Ошибку в соответствующем разделе больничного листка может допустить и сам сотрудник службы персонала (бухгалтерии) при его оформлении. Тогда аккуратно зачеркните неверную запись, а правильные сведения укажите на оборотной стороне больничного листка и заверьте записью «исправленному верить», подписью и печатью работодателя. Если сотрудник по ошибке заполнил строку, которую заполнять не нужно, на оборотной стороне листка сделайте заверенную подписью и печатью запись о том, что строка считается незаполненной (например, «Строку "Дата начала работы" считать незаполненной»). Не допускается исправление ошибок с помощью корректирующего или иного аналогичного средства. Такие выводы следуют из пункта 65 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624н и подтверждаются письмом ФСС России от 18 октября 2012 г. № 15-03-14/05-12954.

Чтобы заполненный с ошибками больничный листок не остался без оплаты, действуйте следующим образом.

Прежде всего постарайтесь подкорректировать его до окончания проверки. Если же это не удастся (например, если в ошибке виновато лечебное учреждение, которое находится в другом городе), пытайтесь устранить недочеты, пока проверяющие из ФСС России не вынесли решение о незачете расходов. Ну и наконец, отразите свои возражения в акте по результатам выездной проверки, который составляется по ее итогам.

Для этого перед подписанием акта сделайте оговорку о том, что у вас есть возражения или замечания (п. 20 Методических указаний, утвержденных постановлением ФСС России от 7 апреля 2008 г. № 81). Их нужно представить в письменном виде в течение 15 рабочих дней со дня получения акта проверки (п. 23 Методических указаний, утвержденных постановлением ФСС России от 7 апреля 2008 г. № 81). Мотивировать возражения можно, например, тем, что:

  • больничные листки в настоящее время находятся на исправлении (либо уже исправлены), так как обнаруженные в них нарушения носят устранимый характер;
  • вносить исправления в больничные листки законодательство не запрещает;
  • сроки внесения исправлений в больничные листки законодательством не установлены.

Исправленные больничные листки можно подать вместе с возражениями либо принести их в день пересмотра результатов проверки. Время и место этого мероприятия назначает сам Фонд. Вынести решение, принимать или не принимать спорные расходы к зачету, руководитель отделения ФСС России должен в течение 10 дней после окончания срока для подачи возражений (п. 24 Методических указаний, утвержденных постановлением ФСС России от 7 апреля 2008 г. № 81).

Если организация не укажет в акте, что у нее есть возражения, будет считаться, что с незачетом расходов она согласна. В этом случае добиться от фонда возмещения больничных пособий будет практически невозможно. Арбитражная практика это подтверждает (см., например, постановление ФАС Московского округа от 30 октября 2006 г. № КА-А40/10120-06-2).

Нина Ковязина

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

САМОЕ ВАЖНОЕ






Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Скачивание доступно после регистрации


Зарегистрируйтесь бесплатно
и скачивайте любые документы.



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль