Как уничтожить архивные документы организации с истекшим сроком хранения?

870

Вопрос

Здравствуйте!

График отпусков 2011года необходимо уничтожить в январе 2013 года, как это сделать. Спасибо

Ответ

Архивные документы организации с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению. Уничтожение документов предусматривает их непосредственное физическое уничтожение. Документы с истекшим сроком хранения организация может уничтожить собственными силами или с привлечением специализированной организации.


Об уничтожении документов с истекшим сроком хранения читайте подробнее по ссылке.


Уничтожить своими силами документы на бумаге организация может одним из следующих способов:
– порвать вручную;
– измельчить в шредере;
– сжечь (с соблюдением требований пожарной безопасности).

Выбор того или иного способа, как правило, зависит от количества документов, подлежащих уничтожению. Для документов в электронном виде процесс уничтожения может включать перезапись и стирание файлов с электронных носителей. Факт уничтожения документов (как в бумажном, так и в электронном виде) оформите отдельным актом в произвольной форме. В случае уничтожения документов в специализированной организации передачу дел оформите приемо-сдаточной накладной. В ней укажите дату передачи документов, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузку и вывоз на утилизацию проводите под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов организации. 

Подробнее в материалах Системы:

  1. Как выявить и уничтожить устаревшие документы

Выявление документов с истекшим сроком хранения

Архивные документы организации с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению (п. 2.3.2, 2.4.1, 2.4.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). К таким документам в том числе относятся и документы по личному составу, ответственность за хранение которых, как правило, несет кадровая служба организации (п. 3 ст. 3 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Чтобы выявить документы с истекшим сроком хранения, создайте экспертную комиссию и проведите экспертизу ценности документов (п. 2.2.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

В ходе проведения экспертизы комиссия отберет дела, в том числе с истекшими сроками хранения, и по итогам отбора составит акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (п. 2.4.1 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Форма акта приведена в Правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

В акт комиссия включит все дела организации, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные в 2007 году, могут быть включены в акт не ранее 1 января 2011 года (абз. 1 п. 2.4.5 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Требования к уничтожению документов

Уничтожать документы самовольно, без составления акта категорически запрещено. Кроме того, при уничтожении документов необходимо соблюдать и другие требования, а именно:
– не уничтожать документы, которые имеют отношение к идущему или предстоящему судебному разбирательству;
– соблюдать конфиденциальность информации, содержащейся в уничтожаемых документах и их копиях;
– уничтожать все копии документов, включая персональные, страховые и резервные (если такие копии разрешены к уничтожению).
Это следует из положений абзаца 3 пункта 9.9 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, утвержденного приказом Ростехрегулирования от 12 марта 2007 г. № 28-ст.

Внимание: не выбрасывайте документы без предварительного измельчения. Это может привести к разглашению персональных данных сотрудников.За нарушение норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных, предусмотрена дисциплинарная, материальная, административная и уголовная ответственность(ст. 90 ТК РФ).

Способы уничтожения документов

Уничтожение документов предусматривает их непосредственное физическое уничтожение. Документы с истекшим сроком хранения организация может уничтожить собственными силами или с привлечением специализированной организации.

Уничтожить своими силами документы на бумаге организация может одним из следующих способов:
– порвать вручную;
– измельчить в шредере;
– сжечь (с соблюдением требований пожарной безопасности).
Выбор того или иного способа, как правило, зависит от количества документов, подлежащих уничтожению.

Для документов в электронном виде процесс уничтожения может включать перезапись и стирание файлов с электронных носителей (п. «a» абз. 2 раздела 9.9 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, утвержденного приказом Ростехрегулирования от 12 марта 2007 г. № 28-ст).

Факт уничтожения документов (как в бумажном, так и в электронном виде) оформите отдельным актом в произвольной форме.

В случае уничтожения документов в специализированной организации передачу дел оформите приемо-сдаточной накладной. В ней укажите дату передачи документов, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузку и вывоз на утилизацию проводите под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов организации. Такой порядок установлен пунктом 2.4.7 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Иван Шкловец
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль