Каковы требования к заполнению личной карточки формы Т-2 при сдаче в архив?

2484

Вопрос

Здравствуйте!

А где находятся указания, что Т-2 заполняется только от руки шариковой ручкой и на бумаге полукартон..

Услышал, что нельзя распечатать электронно заполненную карточку, скрепить степлером мотивация - в связи с требованиями архивного хранения)..не могу найти данных требований.

Подскажите, пожалуйста.

Ответ

Рассмотрев Ваш вопрос, можно сказать, что законодательство не содержит определенных требований к заполнению личной карточки формы Т-2. Следовательно, ее можно заполнять как в рукописном варианте, так и в печатном. Что касается скрепления личной карточки степлером. В процессе ведения данной карточки законодательство не запрещает для удобства скреплять ее металлическими скрепками. Однако, личные карточки уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив. При этом, в соответствии с пунктом 3.6.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. сказано, что при подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. Таким образом, можно сказать, что заполнять личную карточку ф.Т-2, а также скреплять ее в процессе использования Вы можете любым удобным для Вас способом. Однако, при подготовке карточки для сдачи в архив, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. 


Читайте о том, как заполнить личную карточку работника, чтобы не совершать ошибок.


Подробнее в материалах Системы:

1. Как подготовить кадровые документы к передаче в архив организации

Архив организации

Чтобы обеспечить сохранность документов, организация может создать собственный архив (п. 2 ст. 13 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). В этом случае все структурные подразделения организации будут передавать документы, образующиеся в процессе их деятельности, на хранение в архив. В частности, кадровая служба сможет передать в архив организации документы по личному составу, в отношении которых законодательством установлены предельные сроки хранения.

Порядок подготовки документов для передачи в архив

Порядок подготовки документов для их передачи в архив приведен в Основных правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. При этом коммерческим организациям соблюдать все требования, приведенные в этом документе, необязательно (абз. 3 введения к Правилам, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Указанные организации вправе разработать собственный порядок подготовки документов к архивному хранению и закрепить его в своих внутренних документах, например в Положении об архиве (ч. 1 ст. 8 ТК РФ).

В любом случае (независимо от установленного в организации порядка) определите сотрудника, ответственного за подготовку документов (в т. ч. кадровых) к их передаче на архивное хранение. Соответствующие обязанности могут быть возложены на сотрудника, например, приказом руководителя. Это следует из положений абзаца 1 пункта 6.3 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, утвержденного приказом Ростехрегулирования от 12 марта 2007 г. № 28-ст).

Проведение экспертизы ценности документов


Статья об оформлении личной карточки поможет вам не допускать ошибок в работе.


По общему правилу передаче документов (в т. ч. кадровых) на хранение в архив организации предшествует экспертиза ценности документов. Ее проводят ежегодно, чаще всего в начале календарного года (п. 2.3.1 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Чтобы провести экспертизу ценности документов, создайте экспертную комиссию (п. 2.2.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Для этого издайте приказ в произвольной форме. В состав комиссии должно входить не менее трех человек. В обязательном порядке включите в него руководителя архива организации или сотрудника, ответственного за архив. Председателем комиссии назначьте одного из руководящих сотрудников организации (например, руководителя отдела кадров). Такой порядок формирования экспертной комиссии приведен в пункте 2.2.3 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

По ходу проведения экспертизы комиссия отбирает:

  • дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу. Такие дела подлежат передаче в архив организации;

  • дела с временными сроками хранения. Такие дела остаются на хранении в соответствующих структурных подразделениях;

  • дела, сроки хранения которых истекли. Такие дела подлежат уничтожению.

Об этом говорится в пункте 2.3.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Дела для передачи в архив организации отбираются путем их полистного просмотра и подлежат полному оформлению (п. 2.3.3, 3.6.3 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

  1. Нормативно-правовая база: Решение Росархива от 06.02.2002 г.

Федеральная архивная служба России
ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА
(ВНИИДАД)

Основные правила работы архивов организаций


Одобрены
решением Коллегии Росархива
от 06.02.2002


Подготовлены рабочей группой Росархива в составе:

В.А.Еремченко (руководитель),
Б.В.Альбрехт, В.Д.Банасюкевич, М.Л.Гавлин, И.Н.Киселев, А.С.Красавин, М.В.Ларин, Т.А.Мещерина, В.Ф.Привалов, И.А.Смогло, А.Н.Сокова, Н.М.Солобай, Л.А.Степанова

Основные правила работы архивов организаций
Росархив, ВНИИДАД. М., 2002. - 152 с.

3. Комплектование архива

3.6. Требования к оформлению дел, принимаемых в архив

3.6.4. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль