Каков срок давности привлечения к ответственности за нарушения в учете трудовых книжек?

554

Вопрос

Здравствуйте!

При оформлении на работу, провела аудит трудовых книжек! Было обнаружено что одна трудовая книжка и вкладыш выданные работнику организацией не покупались (т.е. организация выдала данные документы 2011 года а трудовые и вкладыши закупила только весной 2012г.) как быть с трудовой книжкой и вкладышем. Т.к. летом приходит инспекция по труду.

Спасибо! 

Ответ

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и стаже сотрудника. Трудовые книжки являются документами строгой отчетности, поэтому законодательством определен порядок их учета и хранения. Если сотрудник впервые устраивается на работу, то организация должна выдать ему трудовую книжку. Оформлять записи на бланках трудовых книжек, которые принесли сами сотрудники, крайне не рекомендуется, так как с целью избежания недоразумений, бланки организация должна закупать только у их законных распространителей. При этом, если получилось так, что сотрудник предъявил трудовую книжку приобретенную самостоятельно, либо ее приобрел сотрудник организации самостоятельно, то ее можно проверить на соответствие по определенным признакам. Например, с 2004 года и по настоящее время поступили в использование трудовые книжки серии ТК. С января 2004 года изменилась форма бланка трудовой книжки. Бланки стали выпускаться меньшего формата, в тёмно-серой, плотной обложке из материала заменитель кожи и пронумеровываться сериями ТК (ТК, ТК I, ТК II, ТК III). В таком виде они выпускаются и по сей день.


Подробнее об учете трудовых книжек мы писали здесь.


В нижней части последней страницы трудовых книжек серии ТК надпись: "© МПФ Гознака. 2003. В.". Это не год выпуска, надпись означает, что книжка образца 2003 года. Настоящий год выпуска определяется по серии и номеру трудовой книжки, которые расположены в верхней части первой страницы. Все страницы трудовых книжек серий ТК защищены водяными знаками в виде букв "ТК", хаотично расположенных по всей странице и видимых на просвет, также есть светящаяся в ультрафиолете надпись «Трудовая книжка», специальный шов, исключающий возможность замены листов. Таким образом, можно сказать, что если трудовая книжка, выданная Вашему сотруднику, соответствует всем признакам и имеет все защитные знаки, то данная книжка также является действительной. 

Следовательно, она не подлежит замене и ее нужно продолжать вести далее. Также отметим, что приобретенную трудовую книжку не официально (т.е. бланк куплен не организацией), регистрировать в приходно-расходной книге по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них не нужно. Что касается проверки Вашей организации сотрудниками трудовой инспекции, то даже в случае выявления данного нарушения, привлечь Вас к ответственности они уже не смогут. Так как с 2011 года уже истек срок давности привлечения к ответственности за совершенное нарушение ( ст. 4.5. КоАП РФ). 

Подробнее в материалах Системы:

1. Как учитывать и хранить трудовые книжки

Плата за новый бланк трудовой книжки

При выдаче трудовой книжки сотруднику организация вправе взимать плату за бланк (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Плата за бланк трудовой книжки взимается с сотрудника, принятого на работу впервые. А плата за бланк вкладыша – с сотрудника, у которого закончились все страницы трудовой книжки раздела «Сведения о работе». Деньги сотрудник может заплатить наличными по приходному ордеру или перечислить на счет организации через банк.

Бланки трудовых книжек оформите сотрудникам бесплатно, если:

  • произошло чрезвычайное происшествие (пожар, наводнение), в результате которого трудовые книжки сотрудников были повреждены;

  • бланк трудовой книжки испортил сотрудник организации, ответственный за кадровый учет, при первичном заполнении.

Об этом сказано в пунктах 34 и 48 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и подтверждено письмом Минздравсоцразвития России от 6 августа 2010 г. № 12-3/10/2-6752 (в отношении трудовых книжек, которые были утрачены при пожарах в июле–августе 2010 года).

Бланк от сотрудника

Не оформляйте трудовые книжки на бланках, которые принесли сами сотрудники. Бланки организация должна закупать только у их законных распространителей.

Производителем трудовых книжек является объединение «Гознак», которое подконтрольно Минфину России (п. 2 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н). На распространение трудовых книжек уполномочены: ГУП «Главснаб Правительства Москвы», ЗАО «Разносбыт», ООО «СпецБланк».

Для получения бланков трудовых книжек необходимо оформить на фирменном бланке своей организации письмо-заявку в адрес одного из этих распространителей с указанием количества необходимых форм или направить запрос по факсу.

Если бланки трудовых книжек и вкладышей к ним будут приобретены не у законных распространителей, организацию и ее должностных лиц могут оштрафовать за нарушение трудового законодательства (определение Верховного суда РФ от 6 сентября 2007 г. № КАС07-416). Размер штрафа в данном случае составит:

  • для должностных лиц (например, руководителя организации) от 1000 до 5000 руб.;

  • для организации от 30 000 до 50 000 руб.

Такие меры ответственности предусмотрены в статье 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Учет трудовых книжек

Трудовые книжки являются документами строгой отчетности, поэтому законодательством определен порядок их учета и хранения (раздел VI Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Каждая организация обязана вести специальные книги по учету трудовых книжек. Первая из них – приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (приложение 2 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Вторая – книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (приложение 3 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется в бухгалтерии организации. Записи в нее вносите сразу после получения бланков от распространителя. В книге обязательно укажите сведения обо всех операциях, связанных с приобретением и расходованием закупленных трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серий и номеров. А также внесите информацию о стоимости бланков.

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна вести кадровая служба организации. Но если такой службы нет, то эта обязанность обычно возлагается на бухгалтерию. В эту книгу внесите сведения о дате приема сотрудника на работу, его фамилию, имя, отчество, серию и номер трудовой книжки и вкладыша, должность, место работы, а также реквизиты документа, на основании которого оформлен прием сотрудника на работу.

Все листы в обеих книгах должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Такой порядок установлен в пункте 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Хранение трудовых книжек

Трудовые книжки храните в организации как документы строгой отчетности и лучше всего в несгораемом сейфе. Если такой возможности нет – то в шкафу, запирающемся на ключ. Бланки выдавайте лицу, ответственному за ведение трудовых книжек по его заявке, составленной в произвольной форме.

По окончании каждого месяца сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, с приложением приходного ордера. Отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, составляется в произвольной форме.

Такой порядок установлен в пункте 42 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Иван Шкловец
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

САМОЕ ВАЖНОЕ






Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Скачивание доступно после регистрации


Зарегистрируйтесь бесплатно
и скачивайте любые документы.



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль