Кто должен закупать трудовые книжки?

288

Вопрос

Наша компания ведёт кадровое обслуживание (по договору о кадр. обслуж.) другой организации. Кто должен закупать труд. книжки для этой организации? Мы, т.к. ведём кадров. обслуживание или они сами должны закупать? 

Ответ

Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 "О трудовых книжках" обязывает работодателя вести сразу две книги учета: книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Также, необходимо иметь ввиду, что бланки трудовой книжки должны закупаться только в специализированных организациях и только работодателем. Приобретенные чистые бланки трудовой книжки и вкладыши в нее должны быть поставлены на баланс работодателя.

Производителем трудовых книжек является объединение «Гознак», которое подконтрольно Минфину России (п. 2 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н). На распространение трудовых книжек уполномочены: ГУП «Главснаб Правительства Москвы», ЗАО «Разносбыт», ООО «СпецБланк».

Таким образом, можно сделать вывод, что в связи с тем, что трудовые книжки являются документами строгой отчетности, поэтому законодательством определен порядок их учета и хранения. При этом, данная обязанность вести, учитывать и хранить трудовые книжки законодательством возлагается на работодателя. Следовательно, бланки трудовых книжек для сотрудников организации, также должен закупать работодатель.

Если договором возмездного оказания услуг на Вашу организацию возложена такая функция, то необходимо получить доверенность от фактического работодателя, договор заключить от его имени .

Подробности в материалах Системы:

  1. Ответ: Как учитывать и хранить трудовые книжки

Плата за новый бланк трудовой книжки

При выдаче трудовой книжки сотруднику организация вправе взимать плату за бланк (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Плата за бланк трудовой книжки взимается с сотрудника, принятого на работу впервые. А плата за бланк вкладыша – с сотрудника, у которого закончились все страницы трудовой книжки раздела «Сведения о работе». Деньги сотрудник может заплатить наличными по приходному ордеру или перечислить на счет организации через банк.

Бланки трудовых книжек оформите сотрудникам бесплатно, если:

  • произошло чрезвычайное происшествие (пожар, наводнение), в результате которого трудовые книжки сотрудников были повреждены;

  • бланк трудовой книжки испортил сотрудник организации, ответственный за кадровый учет, при первичном заполнении.

Об этом сказано в пунктах 34 и 48 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и подтверждено письмом Минздравсоцразвития России от 6 августа 2010 г. № 12-3/10/2-6752 (в отношении трудовых книжек, которые были утрачены при пожарах в июле–августе 2010 года).

Бланк от сотрудника

Не оформляйте трудовые книжки на бланках, которые принесли сами сотрудники. Бланки организация должна закупать только у их законных распространителей.

Производителем трудовых книжек является объединение «Гознак», которое подконтрольно Минфину России (п. 2 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н). На распространение трудовых книжек уполномочены: ГУП «Главснаб Правительства Москвы», ЗАО «Разносбыт», ООО «СпецБланк».

Для получения бланков трудовых книжек необходимо оформить на фирменном бланке своей организации письмо-заявку в адрес одного из этих распространителей с указанием количества необходимых форм или направить запрос по факсу.

Если бланки трудовых книжек и вкладышей к ним будут приобретены не у законных распространителей, организацию и ее должностных лиц могут оштрафовать за нарушение трудового законодательства (определение Верховного суда РФ от 6 сентября 2007 г. № КАС07-416). Размер штрафа в данном случае составит:

  • для должностных лиц (например, руководителя организации) от 1000 до 5000 руб.;

  • для организации от 30 000 до 50 000 руб.

Такие меры ответственности предусмотрены в статье 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Учет трудовых книжек

Трудовые книжки являются документами строгой отчетности, поэтому законодательством определен порядок их учета и хранения (раздел VI Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Каждая организация обязана вести специальные книги по учету трудовых книжек. Первая из них – приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (приложение 2 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Вторая – книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (приложение 3 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется в бухгалтерии организации. Записи в нее вносите сразу после получения бланков от распространителя. В книге обязательно укажите сведения обо всех операциях, связанных с приобретением и расходованием закупленных трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серий и номеров. А также внесите информацию о стоимости бланков.

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна вести кадровая служба организации. Но если такой службы нет, то эта обязанность обычно возлагается на бухгалтерию. В эту книгу внесите сведения о дате приема сотрудника на работу, его фамилию, имя, отчество, серию и номер трудовой книжки и вкладыша, должность, место работы, а также реквизиты документа, на основании которого оформлен прием сотрудника на работу.

Все листы в обеих книгах должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Такой порядок установлен в пункте 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Ответственность за отсутствие учета

За отсутствие книг учета трудовых книжек или неправильное их оформление трудовая инспекция может оштрафовать организацию и ее должностных лиц.

Размер штрафа составляет:

  • для должностных лиц (например, руководителя организации) от 1000 до 5000 руб.;

  • для организации от 30 000 до 50 000 руб.

Такие меры ответственности предусмотрены статьей 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Руководитель (должностное лицо) организации, который ранее уже привлекался к ответственности по части 1 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях, может быть дисквалифицирован на срок от одного года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

Хранение трудовых книжек

Трудовые книжки храните в организации как документы строгой отчетности и лучше всего в несгораемом сейфе. Если такой возможности нет – то в шкафу, запирающемся на ключ. Бланки выдавайте лицу, ответственному за ведение трудовых книжек по его заявке, составленной в произвольной форме.

По окончании каждого месяца сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, с приложением приходного ордера. Отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, составляется в произвольной форме.

Такой порядок установлен в пункте 42 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

<…>

Иван Шкловец
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятост

  1. Нормативно-правовая база: Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 года № 225

ПРАВИЛА
ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков
трудовой книжки и обеспечения ими работодателей

(с изменениями на 19 мая 2008 года)

VIII. Изготовление бланков трудовой книжки
и обеспечение ими работодателей

46. Изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и обеспечение ими работодателей на платной основе осуществляются в порядке, утверждаемом Министерством финансов Российской Федерации.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты.

47. При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение, за исключением случаев, предусмотренных пунктами 34 и 48 настоящих Правил.

48. В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

25.12.2012г.

С уважением, Вартанова Светлана

эксперт самой кадровой справочной системы «Система Кадры»

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль