Как восстановить приказ по личному составу?

1599

Вопрос

Работником отдела кадров утерян приказ по личному составу. Возможно ли восстановление данного документа и КАКИМ ОБРАЗОМ, если должностное лицо, которое его подписывало больше не работает в организации? Какова ответственность работника отдела кадров за утрату документа?  

Ответ

Любой приказ – это распорядительный документ, издаваемый единолично руководителем организации и содержащий обязательные для исполнения предписания. В делопроизводстве выделяют два вида приказов: по основной деятельности и по личному составу. Приказы по личному составу регулируют правоотношения между работником и работодателем. Этим видом документов оформляют такие процедуры, как прием на работу, перевод на другую работу, увольнение, предоставление отпусков, командирование, изменение фамилии, поощрение и взыскание. Приказы по личному составу относятся к наиболее важным документам, образующимся в кадровом делопроизводстве, и являются основными в деятельности кадровой службы любой организации, независимо от формы собственности. В соответствии с трудовым законодательством, а также законодательством о бухгалтерском учете на основании приказов осуществляются практически все действия, совершаемые работодателем в сфере работы с кадрами. Ведутся учетные формы, личные дела, трудовые книжки и другие документы работников. Документы-основания к приказам по личному составу либо включаются в личное дело работника, либо образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу. Закон требует, чтобы первичные документы (к которым относятся и все кадровые приказы) до передачи их в архив организации хранились в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных по ведению данных документов. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность. С целью обеспечения эффективного хранения документов (как в бумажном, так и в электронном виде) организация может создать свой собственный архив. В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации своим приказом назначает комиссию по расследованию причин пропажи документов. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора и др. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации. Копия акта при необходимости направляется вышестоящей организации. Приказы по личному составу оформляются, как правило, в нескольких экземплярах (оригинал и копии): оригинал подшивается в соответствующее дело, которое хранится в кадровой службе; первая копия хранится в бухгалтерии и является основанием для проведения бухгалтерских операций; вторая копия помещается в личное дело работника в случае, если оно ведется. Если данные приказы так и не будут найдены, то их необходимо будет восстановить на основании копий приказов хранящихся в бухгалтерии. Необходимо предпринять действия по подписанию восстановленных документов лицами, чьи подписи стояли на первоначальном документе. Если невозможно подписать восстановленные документы у лиц, ранее состоявших в трудовых отношениях с работодателем, то необходимо данную информацию зафиксировать в форме акта. Форма такого акта законодательством не установлена. Также, необходимо отметить, что за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов в соответствии со ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб.; на должностных лиц - от 300 до 500 руб. Архивисты государственного архива могут проверить порядок хранения и уничтожения документов в организации, например, если после проверки экспертов инспекции Роструда были выявлены нарушения правил ведения кадровых документов. Также архивная инспекция проводит проверку хранения кадровых документов в случае, если сотрудник обратился в суд с заявлением о нарушении его социальных прав (не может получить справку с места работы о зарплате, о стаже работы и т.д.). Подробнее в материалах Системы:

  1. Ответ: Как организовать документооборот в кадровой службе

Порядок работы с документами Порядок работы с документами в организации закрепите на локальном уровне. Основы документооборота, как правило, закладываются в положениях об отделах. Более подробно схему документооборота опишите в инструкции по делопроизводству организации. При этом оборот документов в кадровой службе рассматривается как составляющая общего документооборота организации. Порядок работы с документами установлен в разделе 3 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. Виды кадровых документов На практике документы, с которыми работает кадровая служба, можно разделить на три группы:

Кадровая служба осуществляет делопроизводство путем подготовки проектов, согласования и издания организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, их регистрации, учета и хранения. В качестве инструмента для выполнения этой задачи можно использовать номенклатуру дел. Организационные и распорядительные документы являются внутренними документами организации. Организационные документы К организационным документам, в частности, относятся:

Распорядительные документы К распорядительным документам относятся:

  • приказы и распоряжения, в которых отражаются вопросы работы с кадрами;
  • документы по личному составу, отражающие движение и учет кадров (личные карточки, личные дела).

Подготовка организационных и распорядительных документов При подготовке организационных и распорядительных документов используйте унифицированные документы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. При этом допускается оформление документов в произвольной форме, так как унифицированные формы не охватывают все кадровые операции (например, смена фамилии, дисциплинарное взыскание и т. д.). Работу с организационными и распорядительными документами постройте по схеме: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем, передача на исполнение ответственным сотрудникам. Об этом сказано в пункте 3.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. Информационно-справочные документы Все информационно-справочные документы можно разделить на три крупных блока. Первый блок – входящая информационно-справочная документация:

  • указания вышестоящих организаций;
  • отчеты об исполнении заданий, акты, письма, служебные записки от подчиненных организаций;
  • письма, договоры, акты и прочие документы от остальных организаций;
  • заявки, жалобы, предложения граждан.

Второй – исходящая информационно-справочная документация:

  • ответы на входящие запросы;
  • инициативные и информационные документы организации (предложения, заявки, письма, справки, обзоры, договоры и т. п.).

Третий – внутренняя информационно-справочная документация:

  • внутренняя переписка (докладные, служебные, объяснительные записки);
  • другие документы (протоколы, планы, акты, отчеты и т. п.).

Интересная информация о Приказах по личному составу размещена здесь.


Учет информационно-справочных документов Учет входящей и исходящей информационно-справочной документации в кадровой службе ведите в журналах учета входящей и исходящей корреспонденции. Обработкой входящей корреспонденции может заниматься специально уполномоченный сотрудник кадровой службы (секретарь, делопроизводитель). Документы могут поступить в организацию по почте, факсу, электронной почте, телеграфу, с помощью курьерской доставки. Работа с входящими документами строится по такой схеме:

  • прием;
  • сортировка;
  • рассмотрение руководством;
  • направление исполнителям.

 Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль