Как отправить письмо с уведомлением?

534

Вопрос

Сотрудник не выходит на работу с 21 ноября 2012 года. Мы ему послали уведомление на домашний адрес (почтовый конверт с уведомлением о вручении) о необходимости явиться на работу и дать объяснения об отсутствии на рабочем месте. Конверт заклеен, как мы можем в последствии доказать, что там действительно было данное уведомление

Ответ

Для того чтобы доказать, что Вы направили сотруднику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте, рекомендуем отправлять указанное уведомление ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Опись вложения – документ, который может подтвердить, что в письмо было вложено именно указанное уведомление, а не что-то другое.

Таким образом, опись вложения описывает количественные и стоимостные характеристики почтового отправления (это может быть и один рубль). Бланк описи вложения перед запечатыванием должен быть завизирован штампом почтового отделения. Почта России использует бланк описи по форме 107 (их можно взять на почте и там же заполнить). При отправлении заполняются два бланка описи вложения, после чего почтовый работник сопоставляет отправляемые предметы с записями в описи, если все верно, то один экземпляр описи вложения вкладывается в почтовое отправление и упаковывается, а второй экземпляр остается у отправителя ( т.е. у Вас). Практика показывает, что описи вложения обычно достаточно, чтобы доказать факт отправки именно уведомления. Однако в дополнении к описи может быть составлен соответствующий акт о том, что в письмо вложено уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте, в акте должны расписаться 2-4 независимых свидетеля, способных на суде подтвердить данную информацию.

Исходя из изложенного, рекомендуем Вам направить повторное уведомление, но теперь уже с описью вложения. Так Вы обезопасите себя от возможных претензий со стороны работника, связанных с тем, что в письме не было соответствующего уведомления, направления которого предусмотрено законом.

Если первоначальное заказное письмо вернулось в связи с тем, что адресат его не получил по каким-либо причинам, для подтверждения факта направления уведомления работнику , полученное обратно письмо ни при каких обстоятельствах нельзя вскрывать. Оно должно сохранить все печати и штампы почтового отделения. В суд такое письмо представляется в запечатанном виде и вскрывается судьей. Содержимое письма и будет доказательством направления уведомления (если в запечатанном конверте уведомление реально было). Если вы вскрыли вернувшийся конверт, то доказать. Что в нем было изначально уже нельзя.

Подробности в материалах Системы:

 

  1. Нормативно-правовая база:ПОЧТОВЫЕ ПРАВИЛА ОТ 22.04.1992 (ОРГАН, УТВЕРДИВШИЙ ДОКУМЕНТ ИЛИ ПРИЛОЖЕНИЕ К ДОКУМЕНТУ - СОВЕТ ГЛАВ АДМИНИСТРАЦИЙ СВЯЗИ РЕГИОНАЛЬНОГО СОДРУЖЕСТВА В ОБЛАСТИ СВЯЗИ)

154. Ценные письма от граждан принимаются только в открытом виде с проверкой вложения. Ценные бандероли по желанию отправителей могут приниматься как в открытом, так и закрытом виде.

Открытые ценные письма и бандероли принимаются с описью всех отправляемых предметов. Опись вложения ф.107 составляется отправителем в двух экземплярах с обязательным указанием почтового полного адреса и наименования получателя. Пересылаемое вложение записывается в опись поименно с указанием суммы оценки по ее действительной стоимости, определенной отправителем. Оба экземпляра описи подписываются отправителем.

По желанию отправителя на первом экземпляре описи, вкладываемой в ценное письмо (бандероль), оценка предметов может не указываться.

Если в ценном открытом письме (бандероли) среди ценных пересылаются предметы без оценки, то в графе "Ценность" против их записи делается прочерк.

При пересылке в ценном открытом письме авансовых и бухгалтерских отчетов, а также относящихся к ним документов разрешается вносить их в опись общим количеством листов с указанием общей суммы оценки.

Облигации государственных займов, лотерейные билеты и другие денежные документы записываются в опись ценного письма с указанием номеров, серий и их номинальной стоимости, а по облигациям и билетам, на которые выпали выигрыши, вместо номинальной стоимости указывается сумма выигрыша.

155. При приеме открытого ценного письма (бандероли) работник связи сверяет вложение с описью, а также тождественность места назначения, наименование адресата, суммы ценности и особые отметки, указанные на отправлении и в обоих экземплярах описи, расписывается на них и ставит оттиск календарного штемпеля. Первый экземпляр оформленной описи вкладывается в ценное письмо (бандероль), а второй экземпляр выдается отправителю.

Открытые ценные письма и бандероли в присутствии отправителя упаковываются, заклеиваются и опечатываются страховой печатью с таким расчетом, чтобы все клапаны письма или оболочки бандероли были скреплены сургучными оттисками страховой печати обеспечивающими сохранность вложения.

 

 

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль