Как быть с сотрудниками, работающими в организации, которая сменила название и юридический адресс?

1833

Вопрос

организация меняет название и свой юридический адрес, как быть с сотрудниками работающими в этой организации?

Ответ

Как оформить кадровые документы при смене реквизитов, сведений об организации

Основные сведения об организации

В процессе деятельности организации могут измениться ее реквизиты (сведения). Все основные сведения об организации фиксируются в Едином государственном реестре юридических лиц. В частности, к ним относятся:

  • полное и сокращенное (при наличии) наименование организации;

  • организационно-правовая форма организации;

  • адрес (местонахождение) организации;

  • фамилия, имя, отчество и должность законного представителя организации, как правило, ее руководителя;

  • сведения о филиалах и представительствах организации.

Об этом говорится в пункте 1 статьи 5 Закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ.

Об изменении указанных сведений необходимо сообщать в налоговую инспекцию по местонахождению организации (п. 5 ст. 5 Закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ). После проведения регистрационных действий организация получит из инспекции свидетельство о внесении соответствующей записи в ЕГРЮЛ (ст. 11 Закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ). Дата оформления свидетельства считается датой вступления изменений в законную силу.

В отдельном порядке вступают в силу изменения, касающиеся банковских реквизитов организации. Смена банковских реквизитов не требует регистрации в ЕГРЮЛ. Новые реквизиты вступают в силу со дня подписания соответствующего договора банковского счета или приложения к нему. Это следует из положений главы 45 Гражданского кодекса РФ и статьи 5 Закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ.

На основании свидетельства из инспекции (договора банковского счета) руководитель организации издает приказ в произвольной форме о том, какие действия необходимо провести всем подразделениям организации, в том числе кадровой службе, в связи с изменением реквизитов (сведений) организации.

Порядок действий кадровой службы может отличаться в зависимости от того, какие сведения об организации были изменены:

Изменение наименования

Если меняется наименование организации, то кадровой службе необходимо:

В трудовую книжку запись о переименовании организации вносите в раздел «Сведения о работе» в следующем порядке:

  • в графу 3 первой незаполненной строки раздела внесите запись о переименовании, например «Закрытое акционерное общество «Альфа» (ЗАО «Альфа») с 21.02.2011 переименовано в Закрытое акционерное общество «Торговая фирма "Гермес"» (ЗАО «Торговая фирма "Гермес"»)»;

  • в графе 4 той же строки укажите основание для переименования приказ или иное решение работодателя (собственника) с указанием его даты и номера;

  • графы 1 и 2 указанной строки не заполняйте.

Такой порядок приведен в пункте 3.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

О порядке оформления кадровых документов при изменении организационно-правовой формы организации (например, из ЗАО в ОАО) см. Как оформить кадровые документы при реорганизации организации.

Изменение адреса

При изменении адреса организации кадровой службе необходимо:
– заключить дополнительные соглашения к трудовым договорам с сотрудниками.
Это касается тех случаев, когда адрес организации указан в трудовом договоре в качестве уточнения места работы сотрудника или в реквизитах сторон (ст. 57 ТК РФ). Подробнее о том, как это сделать, см. Как изменить трудовой договор;
– внести новый адрес в шаблоны (бланки) кадровых документов, которые содержат такой реквизит (п. 4.7 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст).

Если смена адреса вызвана переездом работодателя в другой населенный пункт, то дополнительно кадровой службе необходимо оформить перевод сотрудников на работу в другую местность (ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ).

Ситуация: В какой срок необходимо внести запись об изменении наименования работодателя в трудовые книжки сотрудников

Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки, обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Таким образом, сведения об изменении наименования работодателя нужно внести в трудовую книжку сотрудника в течение недели с момента внесения соответствующей записи в ЕГРЮЛ о госрегистрации юридического лица.

Пример оформления кадровых документов при изменении наименования коммерческой организации

На общем собрании ЗАО «Альфа» принято решение о переименовании в ЗАО «Производственная фирма "Мастер"». После получения соответствующего свидетельства из налоговой инспекции на основании приказа руководителя организации сотрудники кадровой службы:

Иван Шкловец
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

  1. Журнал "Кадровое дело", №5, май 2012 год

Реорганизация, переименование, изменение адреса организации: как разобраться с документами?

Во всех ли случаях предупреждать работников об изменении адреса?

В трудовых договорах указан адрес офиса, находящегося в Москве. Компания планирует сменить офис и переехать в другой район города. Какова процедура уведомления сотрудников? Какие документы необходимо оформить?

По общему правилу, вы не обязаны предупреждать сотрудников о предстоящем переезде, поскольку работодатель остается в том же населенном пункте (ч. третья ст. 72.1 ТК РФ). Порядок действий будет зависеть от того, в каком разделе трудового договора указан адрес организации. Дело в том, что место работы с указанием местонахождения организации является обязательным условием трудового договора только в том случае, если работника принимают на работу в филиал или структурное подразделение, которое находится в другой местности (ч. вторая ст. 57 ТК РФ).

Если адрес указан в реквизитах трудового договора, то он не относится к его условиям и согласие работника на изменение места расположения работодателя не требуется. Нужно лишь исправить в трудовом договоре изменившиеся сведения (ч. третья ст. 57 ТК РФ). Например, зачеркнуть старый адрес и вписать новый. Основанием для этого будет приказ о внесении изменений в учетные документы.

Совет: указывая место работы в трудовом договоре, ограничьтесь названием организации и города, в котором она находится, тогда при изменении адреса в пределах населенного пункта вам не придется вносить изменения в трудовой договор с работниками.

Если адрес указан в договоре в качестве места работы, то он становится обязательным условием трудового договора, и тогда необходимо уведомить работников и внести изменения в трудовой договор (ст. 72 ТК РФ). В таком случае вам нужно не позднее чем за два месяца до введения изменений предупредить сотрудника под роспись (ч. вторая ст. 74 ТК РФ). При согласии работника оформите дополнительное соглашение (ст. 72 ТК РФ). При отказе от работы в новых условиях трудовой договор можно прекратить на основании пункта 7 части 1 статьи 77 Трудового кодекса (отказ работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора).

Как поступить, если по фактическому адресу организации работодатель зарегистрировал обособленное подразделение?

Наша организация зарегистрирована в Москве. В трудовых договорах с работниками в разделе «Реквизиты сторон» указан юридический адрес организации. Фактический адрес (где трудятся все работники) не совпадает с юридическим. В январе 2011 года по фактическому адресу было зарегистрировано обособленное подразделение. Нужно ли нам заключать с работниками дополнительные соглашения к трудовым договорам с указанием адреса обособленного подразделения (фактического места работы)? Как это оформить документально?

Работодатель обязан включить в трудовой договор с работником, принимаемым на работу в филиал или иное обособленное структурное подразделение, условие о месте его нахождения (ч. вторая ст. 57 ТК РФ). Изменение структурного подразделения является переводом, поэтому возможно только по соглашению сторон (ч. первая ст. 72.1 ТК РФ). Вам необходимо получить согласие сотрудников на работу в обособленном подразделении и оформить перевод дополнительным соглашением к трудовому договору. Затем издать приказ о переводе работников на другую работу по форме № Т-51 или № Т-5а1. Сведения о переводе внесите в трудовую книжку. При этом в самой записи необходимо указать, что работник переведен в обособленное подразделение, и указать его наименование и местонахождение (см. образец). Повторите запись о переводе в личной карточке (форма № Т-2)1 и ознакомьте работника с ней под роспись.

Что делать с декретницами при реорганизации?

Наше предприятие – муниципальное (сфера ЖКХ). Планируется реорганизация в форме выделения: одно из структурных подразделений передается другому предприятию. Согласно статье 75 ТК РФ, работники продолжают (при их желании) работать у нового работодателя. Но в этом подразделении есть сотрудница, которая находится в отпуске по уходу за ребенком. Подскажите, пожалуйста, как правильно поступить с ней?

Вы должны сохранить место работы сотрудницы на период отпуска по уходу за ребенком (ст. 256 ТК РФ). При этом законодательство не запрещает получить согласие работницы. Главное, чтобы реорганизация не была основанием для расторжения трудовых отношений и действовали условия трудового договора, определенные сторонами. Чтобы оформить кадровые документы, издайте приказ в свободной форме, на основании которого составьте дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором укажите изменившиеся реквизиты работодателя (ч. первая ст. 57 ТК РФ). О том, что предприятие реорганизовано в форме выделения, укажите в трудовой книжке, для этого внесите соответствующую запись в раздел «Сведения о работе»2.

Если сотруднице выплачивается пособие по уходу за ребенком, то ваша организация выплачивает его до момента реорганизации подразделения, а новый работодатель будет его выплачивать в том же размере со дня перехода декретницы.

Как объединить условия трудовых договоров при реорганизации в форме присоединения?

Произошла реорганизация в форме присоединения ООО «Альфа» к ООО «Бета». Работники ООО «Альфа» переведены в ООО «Бета» с сохранением условий трудового договора. Работники присоединенного ООО «Альфа» до реорганизации также работали в ООО «Бета»: кто-то по основному месту работы, кто-то по совместительству. Как теперь «объединить» трудовые договоры, заключенные с ними от имени ООО «Альфа» и ООО «Бета» в разное время, чтобы работники не потеряли в сумме зарплату и отпуска. Какие приказы нужно издать? Как внести изменения в трудовой договор, карточки формы № Т-2?

Давайте разберемся, работников какой компании затронет реорганизация в первую очередь. Как правило, изменения касаются только присоединяемого юридического лица (в вашем случае ООО «Альфа»). У организации, к которой оно присоединяется (ООО «Бета»), условия трудовых договоров с работниками и реквизиты должны остаться прежними. После завершения присоединения реорганизованная компания ликвидируется (ООО «Альфа»). При этом вы не увольняете работников присоединенного ООО «Альфа» и не оформляете перевод. Фактически вы передаете работников (в том числе и совместителей) и всю информацию о них организации-правоприемнику, к которой переходят права и обязанности реорганизованной компании. Поэтому выплачивать им компенсации за неиспользованные дни отпуска не нужно (ст. 127 ТК РФ). Стаж работы, дающий право на очередной оплачиваемый отпуск в новой компании включает работу в прежней организации (ст. 121 ТК РФ). Также продолжает свое действие и график отпусков.

Так как все документы реорганизованной компании продолжают действовать для ее бывших работников, вам нужно лишь внести изменения в реквизиты. Для этого издайте приказ о внесении изменений в учетные документы, указав, что «ООО "Альфа"» с 11 мая 2012 года реорганизовано путем присоединения к ООО "Бета"». На основании этого приказа нужно внести изменения в трудовые договоры, трудовые книжки и иные учетные документы. Например, в личных карточках формы № Т-2 можно зачеркнуть старое название (ООО «Альфа») и внести новое (ООО «Бета»).

Чтобы сохранить условия трудовых договоров, после реорганизации вы можете разработать договоры в новой редакции, которая будет объединять условия работы обоих организаций. С согласия работников заключите дополнительные соглашения, заново изложив все содержание трудовых договоров (см. образец).

Как указать в трудовой книжке новое название организации, если оно слишком длинное?

Можно ли при переименовании организации, например Института при академии наук, сократить его название, написать просто: «Институт с 10.05.2012 переименован в такой-то?»

Нет, нельзя. Наименование организации должно быть указано в трудовой книжке без каких-либо сокращений, за исключением случая, когда в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка после полного наименования организации указывается ее сокращенное наименование3. Если наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись: «Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то», а в графе 4 проставляется основание переименования – приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Чтобы облегчить работу кадровика, можно в трудовую книжку вместо внесения записи от руки поставить штамп об изменении наименования организации, который будет содержать старое и новое наименование организации (см. образец).

Совет: если вы внесли запись в трудовую книжку, используя сокращение, то признайте ее недействительной и внесите правильную.

Как вести регистрацию приказов после реорганизации?

29 февраля 2012 года наше предприятие ФГУП преобразовано в ОАО. Получено свидетельство о государственной регистрации юридического лица от 29.02.2012. С целью корректной сдачи кадровых документов в архив мы открыли с этой даты новые журналы регистрации приказов и нумерацию приказов начали с 1-го номера. Правильно ли это?

Трудовое законодательство не обязывает работодателя вести журналы регистрации приказов. Вы вправе самостоятельно определить, продолжать вести журналы учета приказов, завести новые журналы по каждому виду приказов или не вести регистрацию вовсе. Поэтому вы поступили правильно, когда после сдачи кадровых документов в архив начали вносить записи во вновь заведенный журнал с первого порядкового номера. Вы можете создать журнал самостоятельно или воспользоваться готовым.

 

Е. Прохорова
юрист, заместитель главного редактора журнала «Кадровое дело»

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль