Имеют ли силу приказы, направленные в электронном виде и, соответственно, не имеющие штампа отдела кадров: копия верна?

91

Вопрос

Вопрос касается электронного документооборота.На предприятии несколько структурных подразделений. Кадровая служба выпускает приказы по личному составу. Подписывает у генерального директора. Затем эти приказы копируются, на копиях ставим "Копия верна" и подпись специалиста по кадрам. Затем копии отправляем в структурные подразделения, где трудятся работники, отраженные в приказах. Работники с приказами знакомятся и расписываются в них.На предприятии приобрели сканнер. Сейчас хотим сканировать приказы и отправлять в электронном виде в структурные подразделения.Вопрос. На данных копиях не будет штампа "Копия верна". Можно или нет направлять приказы в электронном виде без штампа копия верна. Спасибо за ответ.

Ответ

Ответ на вопрос:

Рассмотрев ваш вопрос, можно сказать, что законодательством он не регламентирован. При этом, каждая организация вправе устанавливать порядок кадрового делопроизводства в своей организации самостоятельно. Для этого необходимо прописать данный порядок в локальном нормативном акте организации (например, в Инструкции по делопроизводству).

Что касается проставления штампа "Копия верна" на копиях документов для электронной пересылки, то по нашему мнению это не является обязательным реквизитом, и вы вполне можете отсылать скан просто с оригинала документа. И после того, как данная копия поступит к вам в организацию уже с подписью работника, то вы можете заверить его штампом "Копия верна".

Таким образом, по нашему мнению, не будет ошибки если вы будете отправлять скан оригинала документа для подписания его работником без штампа удостоверяющего копию, при этом после получения копии с подписью работника, вы можете заверить данную копию.

Подробности в материалах Системы:

  1. Ответ:Как организовать документооборот в кадровой службе

Порядок работы с документами

Порядок работы с документами в организации закрепите на локальном уровне. Основы документооборота, как правило, закладываются в положениях об отделах. Более подробно схему документооборота опишите в инструкции по делопроизводству организации.

При этом оборот документов в кадровой службе рассматривается как составляющая общего документооборота организации. Порядок работы с документами установлен в разделе 3 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Виды кадровых документов

На практике документы, с которыми работает кадровая служба, можно разделить на три группы:

Кадровая служба осуществляет делопроизводство путем подготовки проектов, согласования и издания организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, их регистрации, учета и хранения. В качестве инструмента для выполнения этой задачи можно использовать номенклатуру дел.

Организационные и распорядительные документы являются внутренними документами организации.

<...>

Нина Ковязина,
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

12.11.2014г.

С уважением и пожеланием комфортной работы, Светлана Вартанова,

эксперт кадровой справочной системы «Система Кадры»

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль