Акция месяца | 8-(800)-222-15-37

Активировать демо-доступ >

Кадровое дело

Компенсационные выплаты: как назначить и выплатить компенсацию работнику

Компенсационные выплаты (компенсации) представляют собой возмещение работодателем затрат, которые работник понес в связи с исполнением своих непосредственных должностных обязанностей. Понятие компенсационных выплат устанавливается статьей 164 Трудового кодекса РФ и на практике часто путается с доплатами и надбавками компенсационного характера, предусмотренными статьей 129 ТК РФ.

Здесь кроется ошибка, поскольку надбавки компенсационного характера считаются частью заработной платы сотрудника — по сути, это вознаграждение за труд в условиях, отклоняющихся от нормальных, в то время как компенсации устанавливаются, чтобы покрыть расходы и издержки сотрудника. Например, если должность предполагает использование личного автомобиля работника в служебных целях, износ транспортного средства может компенсироваться работодателем. А если речь идет о выполнении трудовой функции в условиях территории, подвергшейся радиоактивному загрязнению, работнику необходимо выплачивать надбавку за вредные условия труда.

Согласно подпункту 1 пункта 1 статьи 217 Налогового кодекса РФ, компенсационные выплаты не облагаются налогом. Кроме того, компенсации не учитываются при расчете среднего заработка сотрудника, пенсии, пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам и т. д.

Когда назначаются компенсационные выплаты?

Перечень случаев, при наступлении которых работодатель обязан назначить работнику компенсационные выплаты, приводится в статье 165 ТК РФ и включает:

Справка

  • переезд на работу в другую местность;
  • исполнение возложенных обществом или государством обязанностей;
  • направление в служебную командировку;
  • предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска;
  • совмещение работы и учебы;
  • вынужденный простой (прекращение работы) не по вине работника;
  • прекращение трудового договора при особых обстоятельствах (в том числе при увольнении руководителя организации, его заместителя или главного бухгалтера в связи со сменой собственника имущества).

Предоставляя компенсацию работнику, работодатель обязан выплатить все причитающиеся средства из собственного бюджета. Если работник исполняет государственные или общественные обязанности (например, участвует в избирательной комиссии, становится донором, участвует в судебном процессе в качестве присяжного заседателя и т. д.), органы и организации, в интересах которых он действовал, производят выплаты в порядке, установленном федеральным законодательством и иными нормативно-правовыми актами РФ. Работодатель должен освободить сотрудника от основной работы на время выполнения вышеуказанных обязанностей, если это предусмотрено законом. Не забудьте назначить компенсационные выплаты при наступлении следующих оснований:

Основание выплаты компенсации Виды расходов, подлежащие компенсации
Направление в служебную командировку (ст. 168 ТК РФ)
Расходы на проезд
Расходы по найму жилого помещения
Суточные
Иные расходы
Переезд на работу в другую местность (ст 169 ТК РФ)
Расходы по переезду работника, членов его семьи и проводу имущества
Расходы по обустройству на новом месте жительства
Исполнение работником государственных или общественных обязанностей (гл. 25 ТК РФ) Сохранение среднего заработка на время исполнения государственных или общественных обязанностей
Совмещение работы с получением образования (гл. 26 ТК РФ) Оплата учебного отпуска в предусмотренных законом случаях
Расторжение трудового договора (т. 27 ТК РФ) Выплата выходного пособия в установленных законом случаях, в том числе в связи с увольнением по сокращению штата или ликвидацией организации, сменой собственника имущества организации и т.д.
Задержка по вине работодателя выдачи трудовой книжки при увольнении работника (абз. 4 ч. первой ст 234 ТК РФ) Возмещение неполученного работником заработка за период задержки
Вынужденное прекращение работы не по вине работника (в том числе незаконное отстранение от работы, увольнение, перевод) (абз. 2 ч. первой ст. 234 ТК РФ) Возмещение неполученного заработка в результате незаконного лишения работника возможности трудиться
Предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска (ст. 126 ТК РФ)
Денежная компенсация части ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающего 28 календарных дней
Денежная компенсация всех неиспользованных отпусков при увольнении
Другие случаи (гл. 28 ТК РФ)
Расходы на медицинскую, социальную и профессиональную реабилитацию либо расходы в связи со смертью работника в результате несчастного случая на производстве, повреждения здоровья или профессионального заболевания
Сохранение среднего заработка по прежней работе при переводе сотрудника на другую нижеоплачиваемую работу в связи с трудовым увечьем, профессиональным заболеванием, полученным у данного работодателя
Расходы за использование, износ (амортизацию) личного имущества сотрудника, его оборудования и материалов, применяемого в работе с согласия или ведома работодателя и в его интересах

Компенсационные выплаты за неиспользованный отпуск

Право на ежегодный оплачиваемый отпуск имеет каждый работник, но не все спешат воспользоваться этим правом. Согласно статье 140 ТК РФ, работодатель при прекращении трудовых отношений с работником обязан выплатить компенсацию за неиспользованные дни отпуска, причем число таких дней подсчитывается за весь период действия трудового договора. Компенсационные выплаты могут производиться в порядке, установленном Трудовым кодексом либо Конвенцией МОТ (Международной организации труда) от 24 июня 1970 г. № 132 («Об оплачиваемых отпусках»), ратифицированной Россией в 2010 году.

Согласно нормам Трудового кодекса, ежегодный отпуск, предоставленный работнику, необходимо использовать в течение 12 месяцев с момента окончания рабочего года, за который предоставлялись дни отдыха. Конвенция МОТ указывает на необходимость предоставления непрерывной части ежегодного оплачиваемого отпуска продолжительностью не менее двух недель в течение одного года, а остатка отпускных дней — в течение 18 месяцев с момента окончания года, за который они предоставляются. Если работник не согласен с расчетами работодателя, он имеет право обратиться в суд или ГИТ.

В целом у работодателя есть вполне реальная возможность сэкономить при увольнении работника на компенсационных выплатах за неиспользованные дни отпуска, но для начала необходимо предупредить возможные разногласия и претензии со стороны контролирующих органов, исправно каждый год отправляя сотрудников отдыхать. Что касается непосредственно выплат, то здесь нужно понимать, что судебная практика позволяет компенсировать дни отпуска, накопившиеся за 33 месяца. В этот период включается индивидуальный рабочий год увольняющегося работника, за который тому полагается отпуск, восемнадцатимесячный период, который отводится на использование ежегодного оплачиваемого отпуска, а также трехмесячный срок давности, установленный для обращения в суд.

Важно: срок давности при обращении в суд отсчитывается со дня увольнения, поэтому проигравший тяжбу работодатель будет вынужден выплатить и судебные издержки, и компенсацию за неиспользованные дни отпуска, и проценты за задержку выплат (ст. 236 ТК РФ). Пытаясь сэкономить на компенсации, обязательно учитывайте сопутствующие риски.

Компенсационные выплаты за использование личного имущества сотрудника

Подход, при котором сотрудник использует личные вещи в служебных целях, иногда выгоден работодателю, но далеко не каждый человек согласится на безвозмездную эксплуатацию своей собственности. Трудовым законодательством предусмотрена возможность компенсации работодателем расходов, связанных с использованием и износом личного имущества сотрудников: ноутбука, автомобиля, набора инструментов, мобильного телефона и т. д.

Согласно статье 188 ТК РФ, порядок назначения и размер компенсационных выплат в каждом конкретном случае определяется соглашением, заключаемым сторонами в письменной форме. При этом важно, чтобы имущество сотрудника использовалось в служебных целях по поручению, согласию или с ведома работодателя: если такого поручения нет или согласие не получено, работник не вправе требовать возмещения расходов.

Важно: если речь идет о средствах индивидуальной защиты, которые положены работнику, но своевременно не были закуплены или выданы работодателем, расстановка сил в случае судебного спора изменится. Если работник за свой счет приобретет недостающие СИЗ, работодателю придется компенсировать их стоимость либо по собственной инициативе, либо по решению суда.

Чтобы компенсационные выплаты не стали камнем преткновения, из-за которого стороны трудового договора окажутся втянутыми в судебное разбирательство, следует закрепить порядок их назначения локальными актами. Кроме того, правильно оформленная документация позволяет учесть расходы на компенсации сотрудникам в целях налогообложения прибыли.

Справка

Пакет необходимых документов представлен:

  • положением о компенсации (иногда есть смысл разработать несколько положений для отдельных видов имущества);
  • соглашением об использовании личного имущества сотрудника в служебных целях;
  • документами, подтверждающими принадлежность имущества (чеки, сертификаты, гарантийные талоны и т. д.);
  • документами, подтверждающими расходы на содержание личных вещей и их эксплуатацию (распечатки телефонных разговоров, счета, квитанции за ремонт и т. д.);
  • должностной инструкцией, в которой предусматривается возможность использования личного имущества сотрудника при выполнении трудовой функции;
  • составленным в произвольной форме приказом о выплате компенсации.

Приказ о возмещении расходов, связанных с использованием личного ноутбука в служебных целях

приказ о возмещении расходов, связанных с использованием личного ноутбука в служебных целях

Скачать приказ о возмещении расходов, связанных вс использованием личного ноутбука в служебных целях >>>

Положение о компенсации расходов за использование личного ноутбука в служебных целях

положение о компенсации расходов за использование личного ноутбука в служебных целях

Скачать положение о компенсации расходов за использование личного ноутбука в служебных целях >>>

Компенсационные выплаты при разъездном характере работы

Так называемые разъездные компенсационные выплаты часто вызывают у работодателей вопросы. Дело в том, что статья, регламентирующая порядок возмещения работникам издержек, которые связаны со служебными поездками при разъездном характере работы, появилась в Трудовом кодексе не так давно. Согласно статье 168.1 ТК РФ, работодатель обязан компенсировать отдельным категориям сотрудников следующие виды расходов, связанные со служебными поездками:

  • затраты на транспорт;
  • стоимость аренды жилых помещений на время поездки;
  • полевое довольствие, суточные и другие виды дополнительных расходов, связанные с временным проживанием вне дома;
  • другие связанные со служебными потребностями траты, которые работник понес с разрешения или ведома работодателя.

расходы, которые работодатель обязательно должен компенсировать сотрудникам при разъездном характере работы

Скачать таблицу >>>

На практике не все виды расходов, предусмотренные статьей 168.1 ТК РФ, имеют место при разъездной работе: например, полевое довольствие назначается сотрудникам, которые работают в полевых условиях или участвуют в археологических, геологических и прочих экспедициях. Очевидно, положения, касающиеся компенсационных выплат за работу в экспедициях, «в поле», в разъездах и в пути, объединены законодателем в одну статью исключительно ради удобства.

Читайте также материал о характере работы в трудовом договоре

Нормы данной статьи закрепляют право на получение компенсации расходов, связанных со служебными поездками, не только за сотрудниками, направляемыми в командировки, но и за теми, кто исполняет свою трудовую функцию вне стен офиса или производственного цеха, находясь в пути (пилоты, проводники, водители международных и междугородних рейсов) или в разъездах (курьеры, работники связи, наладчики оборудования и т. д.). Каждый работодатель закрепляет перечень таких должностей локальными актами — отдельным документом или приложением к коллективному договору.

Принимая сотрудника в штат, необходимо прописать характер выполняемой работы в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ). Трудовой договор, в котором отсутствует указание на разъездной или подвижной характер работы специалиста, считается неполным, поскольку в нем не хватает обязательного условия, но это не означает, что можно поднимать вопрос об аннулировании или расторжении договоренностей, — достаточно просто заключить дополнительное соглашение.

Описание характера выполняемой работы в трудовом договоре

трудовой договор

Скачать трудовой договор  >>>

Назначение компенсационных выплат сотрудникам, в договорах с которыми присутствует указание на разъездной или подвижной характер работы, происходит без дополнительного оформления каждой поездки (в отличие от случаев направления работников в служебную командировку). Для осуществления трудовой функции достаточно устного распоряжения непосредственного руководителя или заранее утвержденного графика сменности.

Чтобы возместить расходы работнику, бухгалтерия должна ознакомиться с расходными документами (железнодорожными, автобусными или авиабилетами, чеками с заправок, квитанциями об оплате гостиницы или хостела и т. д.). Это еще одно принципиальное отличие данного вида компенсаций от компенсационных выплат за особые условия работы, предусмотренных статьей 129 ТК РФ: во втором случае работник не подтверждает расходы, поскольку ему ежемесячно начисляется и выплачивается фиксированная сумма.

Важно: порядок назначения компенсационных выплат, связанных со служебными поездками, устанавливается локальными нормативными актами работодателя и трудовым договором. Чем аккуратнее и точнее прописаны условия возмещения расходов, тем лучше — любые разночтения создают благодатную почву для трудовых конфликтов.

Компенсационные выплаты при переезде в другую местность

Трудовое законодательство обязывает работодателя компенсировать сотрудникам затраты на переезд в другую местность вместе с организацией или ее подразделением. Компенсационные выплаты в этом случае призваны минимизировать неудобства, связанные с переездом за пределы административно-территориальных границ населенного пункта, в котором работник проживал ранее.

Работодатель возмещает расходы на переезд сотрудника, членов его семьи и перевозку имущества, а также на обустройство после переезда (ч. первая ст. 169 ТК РФ) на основании соответствующего заявления. При этом конкретные нормы затрат Трудовым кодексом не оговариваются. Установить порядок назначения и размеры компенсационных выплат можно локальным актом, коллективным договором или соглашением сторон, предусмотрев в нем определенные ограничения по категории вагонов, салонов самолета и других видов транспорта, с помощью которого будет осуществляться переезд работника.

Важно: несмотря на то, что Минфин России не считает сумму возмещения расходов на аренду жилья работников, переехавших вместе с организацией в другую местность, компенсационной выплатой и облагает ее налогом на доходы физических лиц, некоторые суды могут придерживаться иной точки зрения.

Как быть, если работник уже получил компенсационные выплаты за предстоящий переезд, но в последний момент не смог приступить к работе или по уважительным причинам от нее отказался? В этом случае он обязан вернуть полученные средства работодателю (за исключением расходов на дорогу). Если же работник отказался от переезда, уволился по собственному желанию до истечения одного года работы либо окончания срока действия срочного трудового договора, не приступил к работе без уважительных причин или был уволен за виновные действия, он обязан вернуть полученную компенсацию в полном объеме.

Проверьте себя

1. Компенсационные выплаты:

  • a. учитываются при расчете среднего заработка работника, включаются в зарплату;
  • b. учитываются при расчете среднего заработка работника только в указанных в Налоговом кодексе случаях;
  • c. не учитываются при расчете среднего заработка работника и не включаются в зарплату.

2. Какая компенсационная выплата не указана в статье 165 ТК РФ:

  • a. компенсация за переезд на работу в другую местность;
  • b. компенсация за работу во вредных условиях труда;
  • c. компенсация за совмещение работы и учебы.

3. Дни отпуска, накопившиеся за какой срок, необходимо компенсировать при увольнении работника, согласно судебной практике:

  • a. 33 месяца;
  • b. 18 месяцев;
  • c. 2 года.

4. Кому из сотрудников не назначается полевое довольствие:

  • a. работающим в полевых условиях;
  • b. участвующим в экспедициях;
  • c. сотрудникам, которым установлен обычный разъездной характер работы в городе.

5. Что не компенсирует работодатель при переезде сотрудника в другую местность:

  • a. приобретение жилья для работника и его семьи;
  • b. переезд самого сотрудника;
  • c. переезд членов семьи сотрудника.

Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
Зарегистрируйтесь

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок