Акция месяца | 8-(800)-222-15-37

Активировать демо-доступ >

Кадровое дело

Командировки: основные правила оформления

Командировкой называют поездку сотрудника, направляемого работодателем для выполнения служебных поручений и заданий за пределы места постоянной работы. Данное определение содержится в Трудовом кодексе (ст. 166 ТК РФ), и с ним не следует путать служебные поездки сотрудников, работа которых в соответствии с трудовым договором и должностной инструкцией имеет разъездной характер или проходит в пути.

Новые правила оформления командировки

Прежние правила оформления командировок, действовавшие до 8 января 2015 года, с указанной даты утратили свою актуальность. Теперь оформляются гораздо проще, чем пару лет назад: теперь работодателю можно не составлять отдельное задание и не выдавать работнику, направляемому в поездку, командировочное удостоверение. Он же, в свою очередь, не обязан составлять отчет о работе. Упразднена и норма об обязательном ведении журналов учета сотрудников, выбывающих в служебные поездки и прибывающих к месту командирования.

Некоторые организации, несмотря на возможность упрощения документооборота, продолжают применять прежний алгоритм оформления (если вы хотите поступить так же, нужно закрепить используемый порядок локальным актом, например, Положением о командировках). Но большинством работодателей новость о том, что можно направлять сотрудников в рабочие поездки путем издания одного лишь приказа и не тратить время на разработку целого пакета документов, была воспринята благосклонно. При составлении такого приказа можно использовать унифицированную форму № Т-9 или ее аналог, разработанный локально.

Правда, возникает закономерный вопрос: если нет рабочего задания, где прописывать цель отъезда? И если командировочное удостоверение больше не используется, как сотруник сможет подтвердить срок пребывания по месту назначения по новым правилам? На самом деле все просто. Разумеется, указывать цель нужно, чтобы подтвердить ее деловой характер (ст. 166 ТК РФ), поэтому после отмены задания работодатель должен сам решить, в каких документах будет отражаться данная информация. Целесообразно внести сведения о цели в приказ, с которым человек, направляемый в поездку за пределы места постоянной работы, должен ознакомиться под роспись, например:

Приказ о направлении в командировку

приказ о направлении работника в командировку

Скачать приказ>>>

Для налоговой инспекции прописанной в приказе цели поездки достаточно, чтобы учесть все расходы при расчете налога на прибыль. Что касается подтверждения срока отсутствия на рабочем месте, то с этой целью используются проездные билеты к месту выполнения задания и обратно.

Важно: если сотрудник отправляется в поездку на личном автомобиле, указать срок можно в служебной записке, к которой прикрепляются подтверждающие документы (например, чеки или квитанции, по которым можно отследить маршрут и даты отъезда и прибытия).

Узнайте, как происходит оформление командировок с 2015 года

Как отчитаться о проделанной работе?

Если раньше подробные сведения о задаче, поставленной перед командированным, и полученных результатах можно было почерпнуть из соответствующего задания и отчета, то теперь работодатель вправе самостоятельно решать, в какой форме получать информацию о проделанной работе. Иногда руководителю достаточно устного отчета, подкрепленного документами, которые свидетельствуют об успешном выполнении задания: заключенным договором на оказание услуг, товарной накладной и т. д. Также можно отчитаться о достигнутых результатах посредством служебной записки, дополненной подтверждающими документами.

Как составляется служебная записка, читайте в электронном журнале «Кадровое дело»

Какими документами подтверждаются расходы за время командировки?

Перед отъездом на основании приказа рассчитывается сумма аванса на оплату проезда к месту назначения, проживания и суточных, которые обычно выплачиваются в рублях, и лишь при направлении зарубеж — в иностранной валюте. Работодатель обязан компенсировать все расходы, поэтому по возвращении в бухгалтерию передается авансовый отчет, в котором указываются израсходованные суммы. К отчету обязательно следует приложить подтверждающие документы, в роли которых могут использоваться:

  • проездные билеты;
  • чеки с заправок (если сотрудник ездил на личном автомобиле);
  • квитанции на парковку;
  • счета за проживание в гостинице или арендованной квартире;
  • кассовые и товарные чеки и т. д.

Важно: во избежание возможных ошибок в процессе оформления рабочих поездок и компенсации расходов, с ними связанных, рекомендуется закрепить соответствующий порядок отдельным локальным актом (ст. 8 ТК РФ). Образец данного Положения может выглядеть следующим образом:

Образец положения о командировках

положение о командировках

Скачать образец Положения>>>

Порядок возмещения командировочных расходов следует прописать в коллективном договоре или локальном нормативном акте, при этом работодатель вправе предусмотреть компенсацию любых видов расходов, например:

в состав командировочных расходов можно включить следующие расходы

Скачать таблицу >>>

Чтобы в дальнейшем не возникло проблем с обоснованием отдельных видов расходов в целях налогообложения прибыли, не рекомендуется закреплять локальными нормами расходы на обслуживание в ресторанах и барах, пользование спортзалом или бассейном, услуги VIP-залов для приема делегаций и т. д.

Сверхурочная работа в период командировки

Трудовое законодательство позволяет привлекать к сверхурочной работе, но обязывает оплачивать переработку в повышенном размере, в том числе в поездках (письмо Минтруда от 14 ноября 2013 г. № 14-2-195). Если работнику во время отъезда придется работать сверхурочно, необходимо оформить переработку соответствующим образом:

Справка

Сверхурочная работа во время командировки, оформляем переработку:

  • если еще до отъезда известно, что без переработки не обойтись, заранее уведомляем командированного о предстоящей сверхурочной работе (в устной или письменной форме, в соответствии со ст. 99 ТК РФ);
  • получаем письменное согласие работника на сверхурочную работу;
  • если он уже находится в отъезде  и дает устное согласие трудиться сверхурочно, оформляем процедуру актом за подписями нескольких свидетелей;
  • убедившись, что командированный не возражает против сверхурочной работы, издаем соответствующий приказ, с которым знакомим командированного под подпись;
  • обязательно отражаем сверхурочно отработанные часы в табеле учета рабочего времени.

Составляя письменное уведомление, отразите в документе не только основания для привлечения к сверхурочной работе, но и ее характер, продолжительность и размер компенсации, полагающейся за переработку, например:

Образец уведомления о привлечении к сверхурочной работе

уведомление о привлечении к сверхурочной работе

Скачать образец уведомления о привлечении к сверхурочной работе >>>

Продление командировки в связи с болезнью сотрудника

Даже крайне важная поздка может внезапно прерваться болезнью командированного, который, выпадая из ранее установленного графика, не успевает справиться со заданием в срок. В этом случае работодатель может принять решение о продлении командировки, чтобы дать командированному дополнительное время для завершения задания. На практике, получая служебную записку с информацией о болезни, рекомендуется действовать по такой схеме:

  • убедиться, что сотрудник готов после выздоровления и закрытия больничного листа продолжить выполнение задания (отправить соответствующее заявление можно по электронной почте или по факсу);
  • составить приказ о продлении сроков, сделать соответствующую пометку в приказе о направлении в поездку и довести документ до сведения с помощью имеющихся в его распоряжении средств связи;
  • по завершении поездки принять оригинал больничного и отметить в табеле учета рабочего времени командированчные дни и болезни;
  • оплатить пособие по временной нетрудоспособности и возместить все расходы, связанные с необходимостью продления срока пребывания.

Сообщать о болезни во время отъезда нужно оперативно. Чем раньше работник уведомит работодателя о невозможности выполнять задание по причине временной нетрудоспособности, тем оперативнее будут предприняты меры для закрытия или продления срока отъезда, если в этом есть необходимость. Специальная форма уведомления для таких случаев не разработана, поэтому служебную записку можно составить в произвольной форме, например:

Служебная записка о временной нетрудоспособности в период командировки

служебная записка о временной нетрудоспособности в период командировки

Скачать служебную записку о временной нетрудоспособности>>>

Если работник сообщает, что серьезно заболел и не в состоянии выполнять задание, не терпящее отлагательств, работодатель вправе отменить поездку в первый день болезни и делегировать полномочия другому специалисту.

Допустимы ли командировки в праздники и выходные дни?

Иногда обстоятельства вынуждают работодателя направить в срочную командировку — настолько срочную, что приходится выезжать в выходной или праздничный день. Закон не возбраняет оформлять такие случаи в нерабочие дни, но только с согласия командированного, который имеет полное право отказаться от данного поручения. Получив письменное согласие (в соответствии со ст. 113 ТК РФ) и убедившись, что мнение профсоюза не идет вразрез с принятым работодателем решением, можно издавать приказ. В табеле учета рабочего времени поездка, пришедшаяся на нерабочий день, обозначается буквенным кодом «РВ» или цифровым кодом «03».

Оплачивать такие дни тоже придется по особой схеме: если работник получает фиксированный оклад, сверх обычной нормы дополнительно выплачивается одинарная дневная ставка. Если количество отработанных часов превышает месячную норму, вместо дополнительной одинарной дневной ставки выплачивается двойная. Сотрудникам, у которых нет фиксированного оклада, отъезд в выходной день оплачиваются не менее чем по двойной тарифной ставке (дневной или часовой), а сдельщикам — минимум по двойным сдельным расценкам. По желанию доплату и в первом, и во втором случае можно заменить дополнительным днем отдыха.

Командировки госслужащих

Как и любые другие категории, государственные служащие по мере необходимости могут направляться в командировки, правила оформления которых установлены «Порядком командирования госслужащих» (утв. указом Президента РФ от 18 июля 2005 г. № 813). Согласно действующим нормам, срок отъезда определяет работодатель с учетом сложности и объема задачи, решение которой доверяется командированному госслужащему. Правда, срок напрпавления в вышестоящие государственные органы не должен превышать пяти дней без учета времени, которое сотрудник проведет в пути. Продлить такое задание можно лишь на веских основаниях, с письменного согласия руководителя принимающего госоргана и не более чем на пять дней.

Поскольку изменения правил документального оформления поездок затронули и государственные службы, с 2015 года ни задание, ни командировочное удостоверение можно не оформлять, а в подтверждение сроков отъезда и сопряженных с ней расходов по возвращении он предъявляет в отдел кадров:

  • квитанции из гостиницы;
  • кассовые чеки;
  • проездные билеты;
  • маршрутный лист, если использовался личный автомобиль;
  • служебные записки, заявления, справки, рапорты о пребывании;
  • квитанции с парковок и прочие подтверждающие документы.

В отличие от других категорий, государственные служащие обязаны в течение трех дней с момента возвращения представить письменный отчет о выполненной работе, согласованный с непосредственным руководителем своего структурного подразделения. Оплата поездки государственного служащего также имеет свои особенности: как и в общих случаях, ему компенсируются соответствующие расходы, но их предельные размеры устанавливаются законом и зависят от ранга.

расходы, которые возмещают госслужащим в связи с командировкой

Скачать таблицу >>>

Так, госслужащему, находящемуся в ранге руководителя, расходы на проезд к месту командирования компенсируются в размере, соответствующем авиабилету первого класса, железнодорожному билету категории «СВ», «С» или бизнес-класса, а работнику, замещающему младшую должность гражданской службы, — по тарифу экономкласса при авиаперелете или в размере стоимости проезда в купейном вагоне («К») при пользовании железнодорожным транспортом. Если расходы государственного служащего превысили установленную законом норму, сумма сверх нормы компенсируется за счет средств, предусмотренных в федеральном бюджете на содержание государственного органа, в котором служит командированный.

Проверьте себя

1. Требует ли действующее законодательство составлять задание:

  • a. Да, это требование ко всем работодателям;
  • b. Да, только для коммерческих структур;
  • c. Нет, с 2015 года требование отменено, но некоторые работодатели продолжают так делать.

2. Где указывается цель отъезда:

  • a. Только в служебном задании и командировочном удостоверении;
  • b. В приказе о направлении в командировку (а также задании, если оно используется в организации);
  • c. Указывать цель нет необходимости.

3. Какие расходы нельзя включить в состав командировочных:

  • a. Бронирование VIP-номера в гостинице;
  • b. Проезд в вагонах повышенной комфортности с платным обслуживанием;
  • c. К командировочным расходам работодатель вправе отнести любые расходы.

4. Допустимо ли привлечение командированного к сверхурочной работе:

  • a. Да, допустимо, даже без его согласия;
  • b. Да, допустимо, но лишь с его согласия при должном документальном оформлении.
  • c. Нет, недопустимо.

5. Как оформить направление в командировку в нерабочие праздничные дни:

  • a. Как любую работу в нерабочий день – с согласия сотрудника и профсоюза издать соответствующий приказ, зафиксировать это в табеле учета рабочего времени и дополнительно оплатить нерабочие дни, в которые сотрудник работал;
  • b. Как обычную командировку – приказом и согласием работника, особым образом отмечать нерабочие праздничные дни не нужно;
  • c. Работников нельзя направлять в командировки в нерабочие праздничные дни.

Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
Зарегистрируйтесь

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок