text

Активировать демо-доступ >

Кадровое дело

График отпусков

График отпусков — документ, который в конце каждого календарного года разрабатывается организацией и устанавливает очередность предоставления сотрудникам оплачиваемых отпусков в следующем году. В нем отражаются сведения об отпусках всех сотрудников предприятия по месяцам. Неоплачиваемые отпуска, взятые «за свой счет», в документ не вносятся.

Согласно статье 123 ТК РФ, все работодатели, за исключением физических лиц, обязаны утверждать график отпусков, соблюдая предусмотренные законом сроки, а работники — придерживаться очередности ухода на отдых, закрепленной документом. Организацию, проигнорировавшую требование о его составлении, могут привлечь к административной ответственности: должностному лицу, по вине которого произошло нарушение, грозит штраф в размере от 1000 до 5000 рублей, а юридическому лицу — штраф от 30 000 до 50 000 рублей (согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Подписка


Как составить график отпусков

Трудовой кодекс не обязывает работодателя учитывать пожелания всех без исключения работников при составлении графика отпусков, но дальновидные руководители предпочитают прислушиваться к мнению подчиненных, чтобы не давать им повода для недовольства. Как правило, заранее устанавливаются сроки и способы сбора информации, а после того, как все сотрудники выразят свои пожелания касательно времени отпуска, данные сводятся в единый документ. Впрочем, некоторые категории работников имеют гарантированное

Трудовым кодексом и иными федеральными законами право уходить в отпуск в удобное для себя время. К ним относятся:

  • сотрудники, которым еще не исполнилось 18 лет;
  • родители, опекуны или попечители детей-инвалидов в возрасте до 18 лет;
  • мужья женщин, находящихся в отпуске по беременности и родам;
  • женщины, планирующие уходить в декретный отпуск (таким сотрудницам по заявлению должен предоставляться ежегодный оплачиваемый отпуск непосредственно до или после отпуска по беременности и родам);
  • совместители, которым отпуск на дополнительном месте работы должен предоставляться одновременно с отпуском по основной работе;
  • лица, усыновившие ребенка в возрасте до 3 месяцев;
  • супруги военнослужащих;
  • женщины, имеющие двоих и более детей в возрасте до 12 лет;
  • сотрудники, награжденные знаком «Почетный донор России».

Если в период согласования графика отпусков сотрудник, чье мнение обязательно нужно учесть при утверждении документа, по каким-либо причинам отсутствует на работе (например, временно нетрудоспособен или взял учебный отпуск), при первой же возможности попросите его написать заявление о том, что он не против уйти на отдых в установленное графиком время. Заявление, составленное в произвольной форме, поможет работодателю в случае проверки подтвердить, что мнение работника было учтено.

Образец графика отпусков. Форма Т-7

Скачать унифицированную форму № T-7 график отпусков >>>

Важно: проведение подготовительной работы, как и утверждение окончательного варианта графика отпусков может оформляться соответствующими приказами руководителя организации. Издание таких приказов — право, но не обязанность работодателя, поскольку форма № Т-7 предполагает утверждение без издания распорядительного документа.

Отпуск в удобное время: как быстро оформить, рассказывает эксперт журнала «Кадровое дело»

Как оформляется график отпусков

До отмены нормы об обязательном применении унифицированных форм первичного учета график отпусков составлялся исключительно по форме № Т-7, утвержденной Госкомстатом России. Работодатели вправе применять самостоятельно разработанные учетные формы, в том числе и при составлении графика. Дополняя типовую форму новыми реквизитами, нужно утвердить итоговый бланк соответствующим распорядительным актом. Убедитесь, что в форме, которую организация планирует использовать при составлении, присутствуют строки для отражения сведений о:

  • должности (специальности), Ф. И. О. и табельном номере сотрудника;
  • наименовании структурного подразделения, в котором он трудится;
  • количестве календарных дней отпуска;
  • дате начала отпуска.

Ежегодно составляемые кадровиками графики отпусков проходят согласование с руководителем организации, который заверяет документ своей подписью, и профсоюзом (разумеется, при условии, что на предприятии функционирует первичный выборный орган, представляющий интересы работников (ст. 123, 372 ТК РФ)).

Несмотря на то что закон не обязывает работодателя размещать готовый график в открытом доступе, чтобы персонал имел возможность с ним ознакомиться, в большинстве компаний итоговая редакция документа все же выносится на публичное обозрение. Более того, можно предусмотреть в самом бланке отдельную графу для подписей работников — так вы будете уверены, что каждый член коллектива проинформирован о начале своего ежегодного отпуска.

Скачать автоматический планировщик отпусков >>>

Когда утверждается график отпусков

Кадровая служба организации должна составить график отпусков на следующий год не позднее чем за две недели до его наступления. Но на практике подготовительные работы, предшествующие утверждению его окончательной редакции, зачастую отнимают не одну неделю. Поэтому лучше озаботиться этим вопросом еще в середине ноября, чтобы в течение месяца согласовать все спорные пункты и без спешки пройти все этапы разработки документа. Рекомендуется начать с составления отдельных проектов для каждого отдела, возложив данную обязанность на руководителей структурных подразделений.

Проект графика отпусков

проект графика отпусков

Скачать проект графика отпусков >>>

Если речь идет об организации с большим штатом, процесс согласования графика отпусков может сопровождаться спорами, конфликтами и неувязками, особенно если среди сотрудников есть родители детей-инвалидов, женщины, планирующие в следующем году уходить в декретный отпуск, или несовершеннолетние работники. Во избежание долгих препирательств стоит подробно прописать процедуру согласования и утверждения в коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка или ином локальном нормативном акте.

Обязательно ли отражать в графике отпусков новых сотрудников

Необходимость предоставления отпусков новым сотрудникам, принятым на работу спустя некоторое время после утверждения графика, порой приводит работодателя в замешательство: нужно ли каким-то образом дополнять или редактировать документ, чтобы отразить в нем периоды отдыха новых членов коллектива? А если нет, то на каком основании предоставлять им отпуск?

Дело в том, что трудовое законодательство напрямую не обязывает работодателя переделывать график отпусков, чтобы вписать в него новых сотрудников. Поэтому дополнять документ придется только в том случае, если соответствующая норма предусмотрена локальными актами. Проще всего оформить приложение к уже утвержденному графику (при наличии на предприятии профсоюза такое приложение проходит процедуру согласования — ст. 372 ТК РФ). Если локальная документация не содержит никаких требований на этот счет, отпуск новому сотруднику предоставляется на основании его личного заявления с занесением всех необходимых данных в личную карточку (форма № Т-2).

Также читайте комментарий эксперта по теме указания в графике неиспользованных дней за прошлый год

Нужно ли вносить в график отпусков декретниц

Если в организации есть сотрудницы, находящиеся в декретном отпуске, кадровики часто совершают грубую ошибку, не включая их в график отпусков на следующий год. Чтобы не нарушать общий порядок оформления документа, нужно отражать в нем всех работников, на момент составления имеющих право на ежегодный отпуск. Поэтому сотрудница, которая находится в отпуске по уходу за ребенком, но в следующем календарном году планирует выходить на работу и воспользоваться правом на оплачиваемый отпуск, должна включаться в график (ст. 260 ТК РФ). На практике ежегодный основной отпуск часто предоставляется непосредственно после выхода из декрета, так что лучше заранее узнать у женщины, находящейся в отпуске по беременности и родам, планирует ли она использовать такую возможность — если да, то соответствующим образом отразите период отдыха в графике отпусков.

Что делать, если по вине работодателя находящуюся в декретном отпуске женщину попросту забыли внести? Такие случаи, к сожалению, наблюдаются сплошь и рядом, но это не повод лишать человека заслуженного отдыха: сотруднице достаточно просто написать заявление о предоставлении отпуска и согласовать точные даты с руководством компании.

Важно: даже если сотрудница изначально не планировала уходить в ежегодный отпуск сразу после выхода из декрета, но после утверждения графика по какой-то причине передумала, работодатель обязан предоставить ей отпуск по требованию — невзирая ни на стаж работы в компании, ни на то, что отдых не предусмотрен графиком.

Как отразить совместителей в графике отпусков

Иногда кадровики забывают или не считают нужным вносить данные о запланированном отпуске совместителя в общий график. Между тем отражать информацию о совместителях, как внешних, так и внутренних, в графике отпусков нужно обязательно, особенно с учетом того, что закон обязывает предоставлять таким работникам время отдыха одновременно с отпуском по основному месту работы.

Перед тем, как внести внешнего совместителя в график отпусков, необходимо получить достоверную информацию о запланированном времени отдыха на основной работе (ч. первая ст. 286 ТК РФ). Выбор способа получения сведений остается за отделом кадров: например, можно отправить официальный запрос в другую организацию, где трудится совместитель, либо попросить его предоставить справку или выписку по основному месту работы. Если на момент утверждения графика работодатель не располагает нужной информацией, можно указать в документе примерные даты отпуска совместителя, отметив в графе «Примечание», что период указан приблизительно.

Как внести изменения в график отпусков

Иногда даже в многократно согласованный и прошедший все стадии утверждения график отпусков приходится вносить изменения, например, в случае переноса отпуска или при отзыве работника из отпуска в связи с производственной необходимостью. Для отражения изменений в документе достаточно заполнить графы 8, 9 и 10 унифицированного бланка № Т-7 или аналогичные по содержанию графы формы, используемой работодателем.

Специальный приказ о внесении изменений в график отпусков издавать не нужно. Главное — обосновать все изменения документально, сославшись на приказ (распоряжение) о переносе отпуска или отзыве сотрудника из отпуска и убедившись в наличии его письменного согласия с таким решением. Если перенос отпуска обусловлен не служебной необходимостью, а личной просьбой самого работника, необходимо оформить ее в виде заявления.

Приказ о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска

приказ о переносе части ежегодного оплачиваемого отпуска

Скачать приказ о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска >>>

Как правильно отразить в графике отпусков неиспользованные дни отпуска?

Не всегда работники успевают использовать в течение года все полагающиеся им дни оплачиваемого отпуска. Стандартной практикой в таких случаях считается перенос оставшихся дней отдыха на следующий календарный год, но в связи с этим возникает вопрос: нужно ли включать их в график отпусков? Работодателю выгодно отразить неиспользованные в прошедшем периоде дни отпуска, чтобы документально зафиксировать время отдыха сотрудника, но не забывайте предварительно согласовать с ним все даты.

Вдобавок нужно убедиться, что работник использует свой отпуск, перенесенный на новый календарный год, в течение 12 месяцев с момента завершения рабочего года, за который предоставляется отдых (ч. третья ст. 124 ТК РФ). Чтобы вносить неиспользованные дни отдыха персонала, можно добавить в форму специальную графу для дополнительной информации (например, «Период, за который предоставляется отпуск»). Используя унифицированную форму № Т-7, отражайте сведения о положенных работнику днях отпуска за прошлый год в графе «Примечание».

Пример. Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска Иванова С. М., сотрудника производственного предприятия «Импульс», составляет 28 дней. В 2015 году Иванов С. М. использовал всего 20 дней положенного ему отдыха, поэтому при составлении графика отпусков на 2016 год по согласованию с работником указали не 28, а 36 календарных дней (28 за текущий рабочий год, 8 — за прошлый). Чтобы избежать путаницы, сотрудник отдела кадров сделал в графе «Примечание» соответствующую запись: «8 дней за 2015 год».

Важно: оставшиеся с предыдущего года дни можно как присоединить к отпуску, который полагается сотруднику в новом году, так и предоставить с определенным интервалом до или после основного отпуска. Но в любом случае прошлогодний «остаток» должен использоваться работником единовременно, как того требует часть первая статьи 125 ТК РФ.

Проверьте себя

1. Отпуска без сохранения заработной платы вносятся в график отпусков:

  • a. В случаях, когда продолжительность такого отпуска более 7 дней;
  • b. В случаях, когда продолжительность такого отпуска менее 7 дней;
  • c. Не вносятся.

2. За несоставление графика отпусков в установленные сроки организации может грозить:

  • a. Предупреждение;
  • b. Административная приостановка деятельности;
  • c. Штраф до 50 000 рублей.

3. График отпусков должен быть составлен:

  • a. Не позднее, чем за две недели до наступления нового года;
  • b. Не позднее, чем за три недели до наступления нового года;
  • c. Не позднее, чем за календарный месяц до наступления нового года.

4. Какая категория сотрудников НЕ вправе уходить в отпуск в удобное для них время:

  • a. Несовершеннолетние сотрудники;
  • b. Супруги сотрудников, работающих у вас по совместительству;
  • c. Супруги военнослужащих.

5. Как вносятся изменения в график отпусков:

  • a. На основании приказа руководителя организации о внесении изменений в график;
  • b. На основании заявления сотрудника и служебной записки кадровика;
  • c. На основании заявления сотрудника или приказа руководителя (о переносе части отпуска, вызове сотрудника из отпуска и т.д.) вносятся изменения в график.
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
Зарегистрироваться
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
чтобы завершить тест и забрать подарок
Зарегистрироваться
Мы еще не знакомы? Давайте прямо сейчас это исправим!

Пройдите короткую регистрацию и тут же получите 3 ценных преимущества:

  • читайте закрытые материалы
  • первыми узнавайте горячие кадровые новости
  • пользуйтесь ценными сервисами: расчетчиками стажа и остатками отпуска, умным графиком отпусков, производственными календарями на 2018 и 2019 год и пр.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить преимущества!
Зарегистрироваться
×

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

Зарегистрироваться и скачать файлы

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок