Внешняя кадровая служба: как сэкономить деньги компании

581
Как быть руководителю кадровой службы, если объем задач, связанных с делопроизводством, явно возрос и необходима дополнительная помощь? Или отдел кадров находится в процессе реорганизации, что существенно увеличило документооборот? В подобных ситуациях существует два варианта решения: создать новую штатную единицу либо передать все или часть функций по кадровому делопроизводству на аутсорсинг. Что поручить внешней кадровой службе? Как правильно заключить договор и обезопасить себя от возможных проблем?

Как быть руководителю кадровой службы, если объем задач, связанных с делопроизводством, явно возрос и необходима дополнительная помощь? Или отдел кадров находится в процессе реорганизации, что существенно увеличило документооборот? В подобных ситуациях существует два варианта решения: создать новую штатную единицу либо передать все или часть функций по кадровому делопроизводству на аутсорсинг. Что поручить внешней кадровой службе? Как правильно заключить договор и обезопасить себя от возможных проблем?

Выбор в пользу…

Определиться с выбором несложно. Прежде всего нужно сравнить расходы на привлечение штатного сотрудника и средние цены на услуги внешней кадровой службы, сложившиеся в регионе.

Пример

ООО «Град» (Москва) применяет упрощенную систему налогообложения, численность персонала – 85 человек. Организации требуется сотрудник для ведения кадрового делопроизводства. Средняя зарплата специалиста по кадровому делопроизводству в Москве составляет 30 000 руб. Бухгалтерия рассчитала, что расходы на оплату труда и создание рабочего места для нового сотрудника составят 451 120 руб. за год (см. таблицу ниже).

Расходы на привлечение штатного сотрудника

Вид расхода

Стоимость, руб.

Фонд оплаты труда + начисления на него (в месяц)

34 260

Затраты на оборудование рабочего места (закупка мебели, оргтехники и т. п.), единовременно

30 000

Затраты на обучение и повышение квалификации, единовременно

10 000

Итого за год

451 120

После этого руководитель службы персонала изучил перечень услуг по кадровому аутсорсингу и установленных за них в столице цен (см. таблицу ниже) и обзвонил несколько компаний.

Прайс-лист услуг по кадровому аутсорсингу*

Услуга

Стоимость, руб.

(до 30 чел.)

(свыше 30 чел.)

Кадровое делопроизводство

От 2000 до 15 000**

Договорная

Восстановление кадровой документации

От 5000 до 10 000***

Договорная

Разработка трудовых договоров, должностных инструкций, локальных нормативных актов

От 1000 до 2000****

От 1000 до 2000****

Аудит кадрового документооборота

От 10 000 до 15 000***

Договорная

* По данным на рынке кадрового аутсорсинга Москвы и Санкт-Петербурга в августе 2010 г.

** В месяц.

*** Единовременно.

**** За документ.

Оказалось, что привлечение внешней кадровой службы обойдется ООО «Град» значительно дешевле: расходы за год составят 300 000 руб. (при стоимости услуг 25 000 руб. в месяц). В результате гендиректор принял решение не вводить отдельную штатную единицу и обратиться к услугам аутсорсера.

Не менее важно определить, действительно ли поставленные задачи не могут быть решены силами сотрудников компании (например, часть простых функций по кадровому делопроизводству можно передать бухгалтерам с соответствующей доплатой).

После того как выбор сделан, необходимо грамотно составить все необходимые документы. Создание штатной единицы – задача привычная. А вот с привлечением аутсорсера могут возникнуть вопросы.

Комментарий юриста
Внешняя кадровая служба: как сэкономить деньги компании

Алексей ИВАНОВ,
начальник отдела кадрового консалтинга АКГ «Интерком-Аудит»:

– Чаще всего к услугам внешней кадровой службы обращаются те организации, которые сталкиваются со сложными вопросами применения трудового законодательства на практике и не знают, какое решение будет правильным. В такой ситуации требуется квалифицированная помощь специалиста, который предложит оптимальное решение, основанное на законе. Что касается распределения ответственности, за невыполнение (ненадлежащее выполнение) своих обязательств по договору перед клиентами наша компания отвечает своим имуществом в пределах застрахованной суммы. Пределы такой ответственности согласовываются с клиентом в каждом конкретном случае.

Заключаем договор

На этапе, предшествующем заключению договора, нужно определить, на какой срок и для выполнения каких задач (предмет договора) привлекается внешняя кадровая служба, и выбрать вид договора**, который будет регулировать отношения сторон. Напомним, что условия о предмете договора и сроке являются существенными. Без их указания договор будет считаться незаключенным. Например, внешняя кадровая служба несет ответственность за нарушение указанных в договоре сроков и вправе отказаться от исполнения своих обязательств по договору только при возмещении заказчику убытков в полном объеме. Работодатель также может досрочно отказаться от договора, возместив аутсорсеру фактически понесенные расходы.

Договор подряда подходит для выполнения конкретных задач, например при передаче части функций кадровой службы на период реорганизации отдела кадров аутсорсеру.

После достижения сторонами соглашения по всем существенным условиям договор считается вступившим в силу.

В договоре можно указать и дополнительные условия, определив, например, цену, ответственность сторон и др.

1. Цена. Определяется сторонами самостоятельно и обычно зависит от численности работников компании заказчика и объема поручаемых внешней кадровой службе работ. Способ и сроки оплаты также могут быть предусмотрены в договоре. Судебная практика нередко относит цену к существенным условиям договоров подряда и возмездного оказания услуг***. Поэтому желательно определить и зафиксировать стоимость работ (услуг) сразу при составлении договора.

2. Ответственность. В момент заключения договора целесообразно определить дополнительную ответственность аутсорсера за возможные нарушения трудового законодательства. Например, установить материальную ответственность внешней кадровой службы в размере штрафных санкций контролирующих органов в случае выявления ими ошибок и нарушений при ведении кадровой документации.

Внешняя кадровая служба: как сэкономить деньги компании

Преимущества внешней кадровой службы

Преимущество

Комментарий

Сокращение материальных и трудовых затрат на организацию и ведение кадрового делопроизводства

Работодатель освобождается от создания отдельного подразделения (кадровой службы) или дополнительной штатной единицы

Распределение ответственности

Значительная часть юридической ответственности также ложится на плечи аутсорсера (например в размере штрафных санкций контролирующих органов)

Отсутствие проблем, связанных с отпуском и болезнью штатного сотрудника

Заказчик в отношениях с сотрудниками внешней кадровой службы полностью освобождается от выполнения обязанностей, возложенных Трудовым кодексом на работодателя. Трудовые отношения с такими работниками возникают непосредственно у аутсорсера

Оперативное и профессиональное решение возможных трудовых споров

Все возможные риски возникновения трудовых споров либо своевременно выявляются, либо пресекаются заранее, так как функции внешней кадровой службы осуществляют высококвалифицированные специалисты

Оплата результата по факту

Поскольку отношения между внешней кадровой службой и компанией-заказчиком регулируются гражданско-правовым договором, услуги аутсорсера оплачиваются только по факту сдачи выполненных работ

Предупрежден – значит вооружен

После того как договор заключен, руководитель организации издает приказ**** о привлечении сторонней компании (образец на стр. 48).

Внешняя кадровая служба: как сэкономить деньги компании

Работу с персональными данными сотрудников могут осуществлять только специально уполномоченные лица (п. 5 ст. 88 ТК РФ). В связи с этим необходимо заручиться согласием всех работников на передачу функций по работе с их персональными данными аутсорсеру.

Образец положения о защите персональных данных работников.

Кроме того, в соответствии с положениями статьи 87 Трудового кодекса работодатель должен внести изменения в положение о защите персональных данных работников в части предоставления сторонней организации возможности осуществлять работу с персональными данными. За нарушение работы с персональными данными предусмотрена административная и уголовная ответственность*****.

Внешняя кадровая служба: как сэкономить деньги компании

А как у вас?

Мы обратились к работодателям с вопросом:

Актуальна ли для вас возможность сотрудничества с внешней кадровой службой и в чем вы видите ее преимущества/недостатки?

Елена,
директор по персоналу, сеть аптек (г. Москва):

– Для нас это очень актуально: мы отдали на аутсорсинг ведение кадрового учета и расчет заработной платы. Наша служба персонала занимается только подбором, обучением и адаптацией персонала. Если говорить о преимуществах проекта, то это высокая квалификация у специалистов внешней кадровой службы, гарантия ведения документооборота в полном соответствии с действующим законодательством. А недостатки… Иногда возникает необходимость внесения изменений, например, в штатное расписание, локальные нормативные акты. При взаимодействии с внешней кадровой службой необходимо учитывать, что процесс согласования и внедрения довольно длительный – до полугода.

Тамара Борисовна,
инспектор по кадрам, предприятие перерабатывающей промышленности (г. Брянск):

– Нет, не работаем мы с внешними кадровыми службами – нам это ни к чему. Да и в Трудовом кодексе нормы такой нет, чтоб кому-то кадровую службу передавать. А как же персональные данные? Как-то неправильно все это, я так считаю. Кадровик на предприятии должен быть свой – я вот пятнадцать лет здесь работаю, всех знаю, меня все знают и от людей – одни благодарности.

Ольга Васильевна,
заместитель директора по персоналу, строительная компания (г. Новосибирск):

– У нас централизованная кадровая служба, головной офис находится в Москве. Справляемся сами, проверки проходили – замечаний не было. У нас работают отличные специалисты по кадровому учету. Сотрудничество с аутсорсерами для нас не актуально. Да и дорого это, как мне представляется.


* От англ. outsourcing (outer-source-using) – использование внешнего ресурса.

** Договор подряда (параграф 1 гл. 37 ГК РФ) или договор возмездного оказания услуг (гл. 39 ГК РФ).

*** См., например, постановления ФАС Волго-Вятского округа от 4 мая 2010 г. по делу № А43-25641/2009; Московского округа от 17 декабря 2009 г. № КГ-А41/12592-09 по делу № А41-7337/09; Восточно-Сибирского округа от 18 марта 2008 г. № А33-3123/07-Ф02-914/08 по делу № А33-3123/07.

**** Подробно порядок оформления аутсорсинга рассмотрен в № 6, 2006.

***** Например, по ст. 13.11 КоАП РФ, а также по ст. 137 и 183 УК РФ.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль