Организация сменила адрес. Задачи кадровой службы

726
Многие компании стараются сэкономить на аренде офисных помещений, переезжая из центра на окраины города, а иногда и за его пределы. Как говорится, любой переезд сродни пожару, что уж говорить о «передислокации» целой компании, где трудятся порой сотни людей и хранится масса документации. Мы поговорим о наиболее важных проблемах, которые возникают в этом случае у кадровой службы. Как поступить с персоналом? Как обеспечить сохранность кадровой документации? Как оценить, соответствует ли новое помещение отдела кадров санитарным нормам?

Многие компании стараются сэкономить на аренде офисных помещений, переезжая из центра на окраины города, а иногда и за его пределы. Как говорится, любой переезд сродни пожару, что уж говорить о «передислокации» целой компании, где трудятся порой сотни людей и хранится масса документации. Мы поговорим о наиболее важных проблемах, которые возникают в этом случае у кадровой службы. Как поступить с персоналом? Как обеспечить сохранность кадровой документации? Как оценить, соответствует ли новое помещение отдела кадров санитарным нормам?

Что такое «другая местность»?

Необходимость переезда компании может возникнуть по различным причинам. Например, из-за подорожавшей аренды занимаемых помещений или из-за необходимости собрать все структурные подразделения под одной крышей (кадровую службу, бухгалтерию, производство и склад). Если решение о переезде уже принято, руководству компании следует продумать ряд неотложных кадровых вопросов. И в первую очередь выяснить, кто из сотрудников готов переехать вслед за компанией. Наверняка желание работников сохранить трудовые отношения с организацией (или разорвать их) во многом зависит от того, где будет находиться новое место работы: в соседнем микрорайоне или в отдаленной области. К тому же это обстоятельство имеет и правовые аспекты. Так, перевод работника в другую местность вместе с работодателем квалифицируется трудовым законодательством как перевод на другую работу и требует письменного согласия работника (ст. 721 ТК РФ). А при перемещении в пределах одного населенного пункта такого согласия не требуется (если только конкретное место работы сотрудника не указано в его трудовом договоре в качестве одного из условий).

Пример

Инспектор отдела кадров ООО «Мир путешествий» Мария Ф., оформляя трудовые договоры с сотрудниками, в разделе «место работы» никогда не ставила конкретное местонахождение организации, так как ее фактический адрес совпадал с юридическим. Но однажды по просьбе одного из будущих работников – Семена Р. в качестве одного из условий труда она прописала адрес организации. Впоследствии, когда компании пришлось сменить фактическое местонахождение (она переехала в другой район города), вносить какие-либо изменения в трудовые договора сотрудников не потребовалось, за исключением трудового договора Семена, так как у этого работника в данном случае менялись условия труда.

Надо сказать, что определение понятию «другая местность» законодатель не дает: это понятие выработано судебной практикой. Другой признается местность за пределами административно-территориальных границ соответствующего населенного пункта (где находится организация)*. Например, если организация переезжает из Москвы в Московскую область, можно говорить о том, что она переехала в другую местность. Место работы с указанием местонахождения организации обязательно для включения в трудовой договор только в том случае, если работник принимается на работу в филиал или структур-ное подразделение, находящееся в другой местности (ст. 57 ТК РФ).

Комментарий руководителя
Организация сменила адрес. Задачи кадровой службы

Никита СИНЯЕВ,
директор ОАО «Арктел», президент BusinessForward (г. Самара):

– Минимальные размеры возмещения расходов, связанных с переездом к месту работы, установлены только для организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета. В коммерческих организациях, как правило, этот вопрос обсуждается с каждым конкретным работником в зависимости от его «ценности» для работодателя и закрепляется в дополнительном соглашении к трудовому договору. В любом случае работодатель может ориентироваться на размеры возмещения, установленные для организаций, финансируемых из федерального бюджета*.

В дополнительном соглашении к трудовому договору или в локальном акте организации можно определить случаи, когда работник обязан полностью вернуть средства, выплаченные ему в связи с переездом на работу в другую местность. Например, если он не приступил к работе в установленный срок без уважительной причины или до окончания срока работы, определенного трудовым договором, уволился по собственному желанию без уважительной причины.


* Постановление Правительства РФ от 2 апреля 2003 г. №187 «О размерах возмещения организациями, финансируемыми за счет средств федерального бюджета, расходов работникам в связи с их переездом на работу в другую местность».

Как быть с «мигрирующими» сотрудниками?

Как мы выяснили, в случае переезда организации в другую местность нужно получить письменное согласие сотрудников на переезд. А после того, как согласие будет получено, оформить документы, необходимые для его перевода. Но для начала следует подумать, каким образом получить согласие работника? Это можно сделать, например, путем направления (или вручения лично в руки работнику) уведомления о предстоящем переезде. В уведомлении следует предусмотреть графу, в которой работник должен будет либо выразить согласие на такой перевод, либо отказаться от него. При переезде организации в удаленную местность в уведомлении рекомендуется указывать размер компенсации на переезд и провоз багажа.

Существует мнение, что для получения согласия уведомлять работника о переводе в другую местность нужно за два месяца в соответствии со статьей 74 Трудового кодекса. Однако это не так. Ведь данная статья регулирует изменение условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, и имеет отдельное основание для расторжения трудового договора, поэтому в данном случае не применяется. Уведомлять о переезде следует в разумные сроки, чтобы работник имел возможность принять соответствующее решение.

Итак, вы уведомили персонал о предстоящих переменах. Какая-то часть сотрудников согласилась на изменения, какая-то ответила отказом.

Организация сменила адрес. Задачи кадровой службы

Работник согласен на переезд

В этом случае необходимо внести в его трудовой договор соответствующее изменение путем заключения дополнительного соглашения. В нем нужно определить условия перевода (образец см. на стр. 56). После этого издать соответствующий приказ, с которым сотрудника необходимо ознакомить под роспись. Если при переводе на работу в другую местность не меняется название организации-работодателя, структурное подразделение и должность сотрудника, то в трудовую книжку запись о переводе не вносится.

Организация сменила адрес. Задачи кадровой службы

Законодательством определено, что работникам, с которыми достигнута договоренность о переезде, необходимо возместить расходы по переезду и обустройству на новом месте жительства для них и членов их семей (ст. 169 ТК РФ). Условие об этом также включается в дополнительное соглашение о переезде. К членам семьи работника, расходы по проезду которых компенсируются, относятся муж, жена, а также дети и родители обоих супругов, находящиеся на его иждивении и проживающие вместе с ним.

Отказ от переезда

Естественно предположить, что не каждый из сотрудников компании готов к таким радикальным переменам в жизни, как переезд с работодателем в другую местность.

Если работник отказывается от переезда, трудовой договор с ним расторгается на основании пункта 9 части первой статьи 77 Трудового кодекса. Тем работникам, которые отказались от переезда, должны выплатить выходное пособие в размере двухнедельного среднего заработка (ст. 178 ТК РФ) и компенсацию за неиспользованный отпуск (ст. 127 и 140 ТК РФ.)

Пример

Руководитель ООО «Пятый регион» принял решение о переезде компании из Тверской области в Новгород. На переезд согласились все работники компании, кроме Елены С. Перед тем, как расторгнуть трудовой договор с сотрудницей, необходимо рассчитать положенные ей выплаты. В день увольнения (11 сентября 2009 г.) ей должна быть выплачена заработная плата за сентябрь (за 9 раб. дн.), компенсация за неиспользованный отпуск (у Елены осталось 17 дней неиспользованного отпуска) и выходное пособие в размере двухнедельного среднего заработка.

Заработная плата за сентябрь (за 9 раб. дн.) составила 30 000 руб. : 22 дн. x 9 дн. =12 272,72 руб., где 30 000 руб. – должностной оклад Елены, 22 дн. – количество рабочих дней в сентябре 2009 года.

Рассчитываем компенсацию за неиспользованный отпуск.

Вначале определяем средний дневной заработок. Сумма фактически начисленной заработной платы за расчетный период (с 1 сентября 2008 года по 31 августа 2009 года) составляет 360 000 руб. Расчетный период сотрудницей отработан полностью. Средний дневной заработок будет равен: 1020,40 руб. (360 000 руб. : 12 мес. : 29,4), где 29,4 – среднемесячное число календарных дней.

Сумма компенсации за неиспользованный отпуск составила 17 346,80 руб. (1020,40 руб. x 17 дн.).

Затем считаем размер выходного пособия. В расчетном периоде ею отработано 249 дней. Средний дневной заработок для расчета выходного пособия составил 1445,78 руб. (360 000 руб. : 249 дн.).

Следовательно, выходное пособие составит 14 457,80 руб. (1445,78 x 10 дн.).

Таким образом, при увольнении Елене должно быть начислено 44 077,32 руб. (12 272,72 руб. + 17 346,80 руб. + 14 457,80 руб.).

В следующий раз мы подробно расскажем о том, как организовать переезд непосредственно кадровой службы на новое место. Как скомплектовать имеющуюся документацию и обеспечить ее сохранность при транспортировке. Как оборудовать помещение, чтобы оно было пригодно для размещения в нем сотрудников отдела кадров.


* Пункт 16 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации».

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль