О том, как начальник отдела кадров научил проверять трудовые книжки

880
Оформляя на работу нового сотрудника, начинающий инспектор отдела кадров ООО «С...» обратил внимание на необычный бланк трудовой книжки. Своим размером и цветом он значительно отличался от общепринятого. «Что же делать? - размышлял кадровик. - Внести запись в сомнительную книжку или оформить новый документ?»

Оформляя на работу нового сотрудника, начинающий инспектор отдела кадров ООО «С...» обратил внимание на необычный бланк трудовой книжки. Своим размером и цветом он значительно отличался от общепринятого. «Что же делать? - размышлял кадровик. - Внести запись в сомнительную книжку или оформить новый документ?»

Такую «интересную» трудовую книжку инспектор видел впервые. Темно-зеленая, пухлая, размером в половину тетрадного листа, она скорее напоминала блокнот, чем привычный документ о трудовом стаже.

Читайте подробнее о трудовых книжках в статье >>>

«Мне выдали ее в коммерческой фирме, где я работал по трудовому договору», - объяснил ситуацию обладатель странного документа. «Потом я трудился по этой книжке еще в одной организации. Откуда мне было знать, что бланк документа неправильный?»

При заключении трудового договора работник, имеющий трудовой стаж, должен представить трудовую книжку (ст. 65 ТК РФ)

Кадровику нужно было принимать какое-то решение. Либо отказать в приеме на работу (зачем лишние проблемы, когда можно найти сотрудника с нормальными документами), либо рискнуть и оформить работника (соискатель произвел на него приятное впечатление).

Правильно будет так...

На помощь пришел начальник отдела кадров. Это был опытный профессионал, проработавший в службе персонала не один десяток лет. Он посоветовал работнику вначале получить правильный документ, а уж потом приходить оформляться.

Рис. 1. Обложка и титульный лист трудовой книжки образца 1938 года. Обложка представляет собой жесткую темно-синюю «корочку». Рисунок и надпись нанесены краской черного цвета

О том, как начальник отдела кадров научил проверять трудовые книжки

О том, как начальник отдела кадров научил проверять трудовые книжки

«Так спокойнее», - заверил он соискателя. «У организации проблем не возникнет при проверке, да и у вас будет уверенность, что трудовую книжку не забракуют в «собесе». Обратитесь в организацию по последнему месту работы и попросите выдать дубликат трудовой книжки. Напишите в заявлении, что оригинал документа утерян.

Конечно, можно объяснить все как есть, а заодно и упрекнуть бывшего работодателя в том, что в свое время он проглядел непригодный документ, но разве от этого что-нибудь изменится? К тому же в Правилах ведения трудовых книжек ничего не сказано о том, как поступать в том случае, если запись о трудовом стаже сделана на бланке неустановленного образца*. Мы бы и сами выписали вам дубликат, но по закону это положено делать только по последнему месту работы», - пояснил руководитель отдела кадров.

Работник, утративший трудовую книжку, вправе получить ее дубликат по последнему месту работы в течение 15 дней со дня подачи заявления

Работник последовал совету и вскоре принес дубликат трудовой книжки установленного образца, оформленный по всем правилам**. Начальник отдела кадров внимательно ознакомился с документом, остался им доволен и поручил инспектору приступить к оформлению трудового договора. А когда за принятым сотрудником закрылась дверь, он поделился с начинающим кадровиком своим профессиональным опытом.


* -В Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, предусматривается оформление дубликата трудовой книжки в трех случаях: если книжка утеряна, либо пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.), либо в нее внесена недействительная запись об увольнении или переводе на другую работу.
** О том, как правильно оформить дубликат трудовой книжки, читайте в № 4, 2005.

Рис. 2. Обложка и титульный лист трудовой книжки образца 1973 года. Обложка представляет собой жесткую темно-зеленую или мягкую голубую «корочку». Рисунок и надпись нанесены краской черного или синего цвета

О том, как начальник отдела кадров научил проверять трудовые книжки

О том, как начальник отдела кадров научил проверять трудовые книжки

Он рассказал о том, как следует проверять трудовые книжки будущих сотрудников, на какие моменты следует обратить внимание и как действовать, если документ окажется непригодным для использования или содержит грубые ошибки. Давайте и мы прислушаемся к рекомендациям опытного специалиста. Вот что он рассказал.

О бланке трудовой книжки

«Взяв в руки трудовую книжку потенциального сотрудника, прежде всего вам следует рассмотреть ее бланк. Это необходимо для того, чтобы определить, соответствует ли он установленным требованиям. Дело в том, что в настоящее время в ходу трудовые книжки трех образцов: 1938, 1973 и 2003 годов (рис. 1-3). По документам образца 1938 и 1973 года трудится старшее поколение работников, по документам 2003 года - молодые люди, поступившие на работу после 1 января 2004 года. На сегодняшний день все эти три бланка действительны и обладают равной юридической силой. Никакие другие формы документа не могут считаться трудовыми книжками.

Рис. 3. Обложка и титульный лист трудовой книжки образца 2003 года. Обложка выполнена из мягкого картона серебристо-голубого цвета. Рисунок и надпись нанесены краской золотистого цвета

О том, как начальник отдела кадров научил проверять трудовые книжки

О том, как начальник отдела кадров научил проверять трудовые книжки

Что делать, если вы столкнулись с документом неустановленного образца? Прежде всего следует объяснить обладателю трудовой книжки, что документ недействителен и его необходимо заменить. То есть необходимо оформить дубликат. И сделать это нужно сотруднику по его последнему месту работы.

С 1 января 2004 года введены в действие новые бланки трудовых книжек, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225

Если работник будет просить вас оформить для него новую трудовую книжку как поступающему на работу впервые (такое возможно, если соискатель имеет небольшой трудовой стаж и не боится его потерять), ни в коем случае не поддавайтесь на такие уговоры. Ведь за время предыдущей работы организация уплачивала за работника взносы в Пенсионный фонд. Все эти отчисления отражены на его персональном счете. Как работник потом объяснит, почему выдача трудовой книжки и начало страховых отчислений не совпадают по времени? Скорее всего впоследствии он сам пожалеет о том, что вы пошли у него на поводу и не предупредили о возможных проблемах при начислении пенсии.

О заполнении титульного листа

«Следующее, что необходимо сделать после проверки бланка, - продолжал свой рассказ начальник отдела кадров, - это изучить записи на титульном листе документа и определить, принадлежит ли документ предъявившему его лицу.

Если работнику выдан вкладыш, но об этом нет отметки в трудовой книжке, исправьте этот недостаток сами: поставьте на титульном листе или на лицевой стороне обложки штамп с номером и серией выданного вкладыша

Для этого возьмите паспорт работника и сверьте его фамилию, имя и отчество, а также дату рождения с данными, отраженными на титульном листе трудовой книжки. Если информация совпадает, хорошо. Значит, принадлежность трудовой книжки предъявившему ее лицу установлена.


Читайте подробнее о трудовых книжках в статье >>>


Ну а если не совпадает? Допустим, в написании фамилии работника или в написании года его рождения содержится ошибка. В таком виде мы не можем принять трудовую книжку. А Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. №69, не дает ответ на вопрос, как исправить ошибку на титуле. В документе говорится о том, что можно вносить исправления во все разделы трудовой книжки, а про титульный лист ни слова.

Валентина МИТРОФАНОВА,
ведущий консультант компании NS Consulting

- Во время проверки Рострудинспекции чиновники обязательно просматривают трудовые книжки сотрудников. В том числе и те, что были оформлены до поступления сотрудника в вашу организацию. Проверяющие могут найти ошибки и неточности, допущенные ранее вашими коллегами. Например, в названии организации, в записях о приеме на работу и о переводах. Казалось бы, при чем здесь вы? Разве вы отвечаете за промахи других специалистов? Конечно же, нет. Однако не стоит расслабляться. Проверяющий инспектор вправе поставить вам на вид, что, принимая небезупречный документ, вы не сделали того, что было вполне в ваших силах. А именно не подвергли критической оценке бланк и оформление документа, не обратили внимания на последнюю запись, сделанную в книжке, а потому не приняли мер, чтобы исправить положение и устранить имеющиеся недочеты. Зачем же вызывать недовольство государственного инспектора? Лучше с самого начала поступать грамотно и профессионально.

Что ж, в этом случае следует признать, что трудовая книжка работника безнадежно испорчена. Это как раз основание, по которому работник вправе требовать оформление дубликата. В Правилах ведения и хранения трудовых книжек сказано, что дубликат трудовой книжки выдается, когда она утрачена, в нее внесены недействительные записи о переводе или увольнении, и тогда, когда она пришла в негодность (обгорела, испачкана и т. п.). Испорченный титул также делает документ непригодным.

Что еще должно привлечь ваше внимание при изучении титульного листа трудовой книжки, так это отсутствие на нем печати той организации, которая выдала документ. Этот недочет исправить несложно. Пусть работник обратится на прошлое место работы и попросит проставить недостающий реквизит».

Оттиск печати на документе должен быть четким, все буквы должны хорошо читаться

О записи с последнего места работы

«В соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек (п. 35) в трудовой книжке после записи об увольнении должны стоять не только подпись лица, ответственного за ее ведение, но и подпись самого работника, а также печать организации (рис. 4).

Если вы обнаружили, что после записи об увольнении отсутствует один из этих реквизитов, поступайте следующим образом. При отсутствии подписи кадровика или печати организации направляйте работника за получением необходимых реквизитов. При отсутствии подписи самого работника попросите, чтобы он расписался в книжке прямо при вас».

Теперь вы знаете, как нужно проверять трудовые книжки работников. Думаем, вы не пропустите поддельный бланк трудовой книжки и будете правильно действовать, если сотрудник принесет вам неправильно оформленный документ о трудовом стаже.

Рис. 4. Образец правильной записи об увольнении

О том, как начальник отдела кадров научил проверять трудовые книжки

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль