Трудовые книжки: скрытые ловушки оформления

47827
Более 250 вопросов поступило на линию онлайн-семинара, посвященного непростым правилам оформления трудовых книжек. Отвечала на них Лариса САНКИНА, один из ведущих экспертов в области кадрового делопроизводства. Для публикации мы выбрали наиболее интересные и острые ситуации, самые животрепещущие проблемы, с которыми вы сталкиваетесь повседневно. Причем особое внимание мы уделили случаям, когда приходится исправлять не свои ошибки, а чужие.

Более 250 вопросов поступило на линию онлайн-семинара, посвященного непростым правилам оформления трудовых книжек. Отвечала на них Лариса САНКИНА, один из ведущих экспертов в области кадрового делопроизводства. Для публикации мы выбрали наиболее интересные и острые ситуации, самые животрепещущие проблемы, с которыми вы сталкиваетесь повседневно. Причем особое внимание мы уделили случаям исправления чужих неправильных записей в трудовых книжках.


Читайте подробнее об оформлении трудовых книжек в статье >>>


Сведения об образовании в трудовых книжках

Как вписать сведения об образовании, если организация принимает на работу студента пятого курса государственного университета: «незаконченное высшее» или «неполное высшее»? [tndmsoft]*

Когда на работу принимается студент, прослушавший три полных курса, в строке «Образование» указывают «незаконченное высшее» (п. 2.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек**).

Как исправить запись об образовании сотрудника на первой странице трудовой книжки? [Нелли]

Сведения об образовании (п. 2.4 Инструкции № 69) не исправляются, а дописываются. То есть изменить на титульном листе запись о полученном новом образовании нужно путем дополнения имеющихся записей без их зачеркивания. Например, написано «среднее профессиональное» – ставим запятую и пишем «высшее профессиональное» (п. 2.1 Инструкции № 69). Заверять добавленные сведения не надо.

Принимаем на работу сотрудника, у которого нет места для записей в трудовой книжке. Вшиваем в нее вкладыш. На момент его заполнения работник получил среднее профессиональное образование (было среднее общее). Что указать во вкладыше? [evro-beton]

Вкладыш имеет титульный лист, в него вносят сведения о работнике, которые имеются на момент выдачи вкладыша. Так что пишите то образование, которое есть у работника сейчас.

Запись об увольнении в трудовой книжке. Соблюдайте порядок слов

1.Что записать при увольнении: «трудовой договор расторгнут по инициативе работника (собственному желанию)» или «уволен по инициативе работника (собственному желанию)»? [4269741]

2. При указании статьи Трудового кодекса – основания для увольнения – в каком порядке нужно вписывать информацию? [yutec-gup@mail.ru]

3. Что указывать при увольнении по собственному желанию: «пункт 3 части первой статьи 77» или «статья 77, часть первая, пункт 3»? [Stepanova]

Делая запись в трудовой книжке об увольнении работника, следует руководствоваться статьей 84 Трудового кодекса, а именно указывать ссылку на норму в следующей последовательности: статью, часть статьи, пункт статьи без сокращений, то есть «статья 77, часть первая, пункт 3 Трудового кодекса Российской Федерации». Сформулировать запись об увольнении можно и «уволен по собственному желанию», и «расторгнут по инициативе работника».

Статья на тему: «Выдача документов при увольнении: необычные случаи».

Как отразить в трудовой книжке период службы в армии

Как определить срок службы в армии? И как нумеровать записи в трудовой книжке – 05 или 5? [ElenaS]

Срок службы в армии вносят в трудовую книжку в соответствии с датами, указанными в военном билете. Например, с 01.06.2009 по 31.05.2010. Нумерация записей такая:

1, 2, 3, 4, 5…

Трудовая книжка заведена в 2002 году, в ней несколько записей, но не отражена служба по контракту в армии с 1997 по 2000 год. Следует ли отразить этот период? [stiba85]

Читайте подробнее об оформлении трудовых книжек в статье >>>

Да, такую запись нужно внести в трудовую книжку. Хотя это ошибка кадровика, делавшего запись в 2002 году. Поставьте следующий порядковый номер записи, дату внесения записи сегодняшнюю. В графе 3 укажите «С… по… проходил службу в Вооруженных Силах Российской Федерации», а в графе 4 – серию и номер военного билета.

В организацию устроился сотрудник, только что демобилизованный из армии. Трудовой книжки у него не было. Ее завели и сделали запись о приеме на работу. Затем внесли запись о переводе на другую должность. Как теперь внести запись о военной службе? [Алексашка]

Можно внести такую запись следующим порядковым номером.

Сотрудник часто меняет фамилию

1. В связи с частой сменой фамилии сотрудника больше нет места ни на первом листе трудовой книжки, ни на обложке, где мы пишем, на основании чего изменена фамилия. Что делать? [Oksana Mikhaylova]

2. Сотрудница третий раз вышла замуж и в пятый – поменяла фамилию. Места для записи об изменении фамилии нет ни на первой, ни на последней странице трудовой книжки. Как быть? [МаргНик]

3. Как исправить фамилию в трудовой книжке (сотрудница вышла замуж)? У нее не первый брак и места для исправления нет. [Kuznecovadenisenko]

Продолжайте вносить изменения в трудовую книжку, это обязательно. Место на титульном листе можно найти на поле (верхнем, нижнем). Одной чертой зачеркивается старая фамилия и пишется новая (п. 2.3 Инструкции № 69). На обороте обложки делается заверительная надпись об изменении, которая заверяется подписью работодателя и печатью. Если места для такой надписи нет, переходите на заднюю обложку.


Узнайте подробнее, как заполнить вкладыш в трудовую книжку


Наименования и переименования

Нужно ли вносить в трудовую книжку сокращенное наименование организации? Если да, в скобках или без? [hrhrhr]

Наименование организации пишется в точном соответствии с уставными документами. Если там закреплено полное и сокращенное название, оба пишутся в трудовой книжке. Сокращенное ниже полного, без скобок и кавычек. Например: Общество с ограниченной ответственностью «Бюро региональных проектов» ООО БРП.

Компанию переименовали. Как это отразить в трудовой книжке? [Косикова Наталья]

Если за время работы работника наименование организации изменяется, об этом отдельной строкой в графе 3 делается запись «Организация “А…” с 01.01.2010 переименована (преобразована) в организацию “Б…”» (раздел 3.2 Инструкции № 69). Эту запись необходимо внести в трудовые книжки всех работников. Записи во всех разделах трудовой книжки положено делать только ручкой (п. 1.1 Инструкции № 69).

Как исправить название организации, указанное при приеме на работу несколько лет назад? После этого оно неоднократно менялось. [GIPRODOR]

Все записи об изменении наименования организации необходимо вносить в трудовую книжку своевременно. Но если прошло уже много времени и были другие изменения, оставьте все как есть. Важно помнить, что при увольнении сотрудника в его трудовой книжке должно быть указано такое же наименование организации, как на печати, которой заверяется увольнение. То есть последняя запись об изменении наименования организации должна соответствовать реквизитам на печати.

Как исправить ошибку?

Нужно исправить запись об увольнении с ошибкой в дате приказа. [atp-8] Как написать в трудовой книжке, что запись недействительна?

Ставьте следующий порядковый номер записи и пишите «Запись за №.... недействительна» (п. 1.2 Инструкции № 69). Ниже строчкой пишите правильные сведения: дату, запись об увольнении, приказ и его реквизиты (дата, номер).

При первичном заполнении трудовой книжки в фамилии работника допущена ошибка (организация уже ликвидирована). Какие документы нужны для установления принадлежности книжки? [dolgova]

Если фамилия работника не изменялась, а была допущена именно ошибка (опечатка), исправлению она не подлежит. Необходимо выдать работнику дубликат трудовой книжки.

Как внести исправления, если нарушена нумерация записей, например, один номер повторяется два раза. Что делать, если запись о награждениях ошибочно внесена во вкладыш, а не в саму трудовую книжку? [dudlok]

Повторение номера нельзя признать ошибкой, требующей исправления. Вам следует оставить все как есть. Запись во вкладыше признайте недействительной, а в разделе «Сведения о награждении» напишите наименование организации, поставьте следующий порядковый номер и сделайте запись.

В организацию обратился соискатель, во вкладыше в трудовую книжку нумерация начата заново с № 1. В декабре 2003 года сделана запись об увольнении… по статье 31 КЗОТ (организации уже нет). Встречаются записи об увольнении по статье 80, вместо пункта 3 части первой статьи 77 ТК РФ. Как быть? [Marya]

Есть два варианта. Первый: оставить все как есть в надежде на то, что ПФР не будет рассматривать эти ошибки как принципиальные, они встречаются сплошь и рядом, особенно в записях 2003–2004 годов. Второй: выдать работнику дубликат трудовой книжки и вести его дальше, а в старой книжке перечеркнуть все чистые страницы (погасить ее) и сделать запись о выдаче дубликата. Этот вариант, на наш взгляд, предпочтительнее.

В нашем холдинге есть ООО и ЗАО. Прежний кадровик ошибочно сделал запись об увольнении сотрудника переводом из ООО в ЗАО. На самом деле сотрудник продолжает работать в ООО. Что делать? [lydmila_dug]

Признайте записи недействительными. Руководствуйтесь пунктом 1.2 Инструкции № 69.

В трудовой книжке сделана запись о приеме на работу в разделе «Сведения о награждении». В разделе «Сведения о работе» места больше нет. Ошибка обнаружена спустя год после того, как сделана запись. Что предпринять? [Irina-Is]

Работнику надо оформить вкладыш и в него внести запись о приеме. В разделе «Сведения о награждении» признать запись недействительной.

При увольнении сотрудника я не обратила внимания, что нет записи о переводе на другую должность (менеджера повысили до начальника отдела продаж). Я сделала запись об увольнении, поставила печать. Потом сделала запись о приеме в порядке перевода в дочернюю фирму (я тоже веду ее) и тут обнаружила ошибку. Как ее исправить? [vsifh16128]

Сейчас исправить такую неправильную запись в трудовой книжке нельзя. Единственный вариант, который можно вам предложить, – это подождать прекращения трудовых отношений с работником. Внести соответствующие записи в трудовую книжку. Затем заново открыть блок записей, указать в виде заголовка полное и сокращенное (при его наличии) наименование организации, в которую был осуществлен перевод. Поставить следующий порядковый номер, дату, в сведениях о переводе – дату, с которой работник был переведен на новую должность, саму информацию о переводе и в основание – приказ о переводе. А пока, чтобы не держать эту ошибку в голове, сделайте соответствующую памятку и вложите ее в трудовую книжку работника. Такая памятка пригодится и в ситуации, если вы уволитесь, а запись в трудовой книжке этого работника будет делать другой кадровик.

Стала проверять трудовые книжки и нашла ошибку: человек много лет работает токарем, а в трудовой написано, что он устроен слесарем, о переводе записи нет. Как быть? [Кат]

Внесите запись о переводе «С такого-то числа переведен на работу токарем такого-то разряда». Только дату внесения поставьте сегодняшнюю. В графе 4 запишите ссылку на тот приказ, по которому его когда-то перевели.

Ошибки на титульном листе трудовой книжки

1. У сотрудника в трудовой книжке на титульном листе внесены неверные данные о дате рождения. Как это исправить? [Nikol]

2. В трудовой книжке неверно указана дата рождения сотрудника. Как это исправить, если запись внесена не на нашем предприятии? [kd102009]

3. Сотрудник оформляется на работу. В трудовой книжке в дате рождения на титульном листе стоял только год (без даты и месяца). Специалист отдела кадров, видимо не очень опытный, решил исправить эту запись, но допустил ошибку. Он зачеркнул неверную запись и внес правильную, а на листе слева пометил «сведения о дате рождения изменены на основании паспорта...» и заверил печатью организации. Что делать с такой трудовой книжкой? [яна72]

4. Сотруднику ошибочно внесены данные об образовании и специальности. Как исправить эту ошибку? [Галаева]

Внесение исправлений на титульный лист трудовой книжки не допускается. Поэтому вам необходимо выдать работнику дубликат***.

Трудовой стаж

Сотрудница нашла ранее утерянную трудовую книжку (датирована 1997 г.). В ней содержатся сведения о периодах трудового стажа, не внесенных в книжку от 2001 года, которую завели взамен утраченной. Теперь сотрудница просит привести в соответствие сведения о трудовом стаже. Как это сделать? [statusrusa]

Ничего оформлять не надо. Работнице разъясните, что она должна сохранить первую трудовую книжку (только погасите ее, перечеркнув все чистые страницы), чтобы затем представить в ПФР. Трудовую книжку, заведенную позже, заполняйте в обычном порядке.

Нужно ли писать в трудовой книжке полное наименование профессии, дающей право на досрочное пенсионное обеспечение? Например, электромонтер по ремонту и монтажу кабельных линий, постоянно занятый на работах по спайке освинцованных кабелей и кабелей с полиэтиленовыми и полихлорвиниловыми оболочками (согласно списку № 2). [Соня]

Да, в таких случаях наименование профессии пишется полностью. Смотрите пункт 3.1 Инструкции № 69. Иначе у работника будут проблемы в ПФР.

Что делать, если в трудовой книжке, оформленной в 1991 году, на титульном листе нет печати (организация, выдавшая эту книжку, ликвидирована)? [Vavilkina]

Это проблема. Без печати трудовая книжка недействительна. Работнику можно посоветовать поискать правопреемника ликвидированной организации.

У вас есть право по заявлению работника оформить ему трудовую книжку с момента начала работы в вашей организации. В статье 65 Трудового кодекса допускается такая возможность. Но у сотрудника пропадет стаж по первой книжке.

В трудовой книжке работника предыдущий работодатель сделал запись о приеме на работу сначала по совместительству, затем о переводе на основное место работы, а записи об увольнении нет (предприятие ликвидировано). Как поступить?[Avrora26]

Единственная надежда, что работодатель сдал документы по личному составу на хранение в архив. Посоветуйте работнику обратиться туда. На основании архивной справки ПФР зачтет период трудовой деятельности.

Как исправить неверное наименование организации у предыдущего работодателя, если его не найти? [356georec]

Ничего сделать нельзя. Этот период работнику при начислении пенсии не засчитают в трудовой стаж.

Сотрудник в 70-х годах работал в Таджикистане в противоградовой экспедиции. Но в трудовой книжке нет отметки о полевых условиях труда. Поэтому ему не оформляют досрочную пенсию. Как решить эту проблему? [Mariatro]

Работнику нужно обратиться в организацию, которая отправляла его в экспедицию, и попросить подтверждающие документы для представления их в ПФР. Если документы получить невозможно (например, организации нет), можно обратится в архив. Архивные справки ПФР признает.

Выдаем дубликат

К нам пришел на работу сотрудник, которому в 2007 году выписали трудовую книжку образца 1973 года. По этой книжке он работал в четырех организациях. Как поступить? [Тала]

Нужно предложить работнику обратиться на последнее место работы, чтобы там ему выдали дубликат трудовой книжки установленного образца.

Сотрудник брал трудовую книжку для предоставления с социальную службу, ребенок дома порвал половину трудовой книжки, начиная с записей о поощрениях. Нужно ли оформлять дубликат или достаточно вшить вкладыш? [454079]

Вам обязательно следует выдать работнику дубликат трудовой книжки. Порядок его оформления регулируется Постановлением № 225.

На предприятие устроился новый работник и предоставил две трудовые книжки, по которым видно, что он поочередно устраивался по ним на работу. Одна – образца 1974 года, а другая – 2003 года. Как быть? [АНЮТ.КА]

Надо оставить одну книжку, какую именно – зависит от того, когда сотрудник впервые поступил на работу и какой образец действовал в то время. Если трудовая книжка впервые оформлена до 2004-го, можно оставить документ образца 1974 года, если после января 2004 года – оставьте последний вариант (с гербом РФ). Вторую книжку надо сделать недействительной (погасить), то есть перечеркнуть чистые страницы и выдать работнику на руки с объяснением, что ее надо сохранить для оформления пенсии. Если еще возможно собрать справки с прежних мест работы, работнику это следует сделать (объясните, что ему это выгодно). На основании этих документов он сможет подтвердить в ПФР имеющийся стаж.

Трудовые книжки для иностранцев

У нас есть две работницы из бывших советских республик. У гражданки Украины трудовая книжка украинского образца, двойная: сначала на русском, потом на украинском языке. У работницы из Белоруссии – белорусского образца (на белорусском языке). Предыдущий кадровик посчитал правильным вести эти книжки и сделал в них записи. Как поступить? [машутка]

Трудовые книжки белорусского и украинского образца на территории России недействительны. В соответствии со статьей 66 Трудового кодекса работодатель обязан вести трудовые книжки по форме, установленной Правительством РФ, на каждого работника, проработавшего свыше пяти дней. Поэтому вам нужно завести работникам трудовые книжки образца, утвержденного Постановлением № 225.

Можно ли продолжать ведение трудовой книжки советского образца гражданам бывших республик СССР? [555777555]

Имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного (советского) образца действительны и обмену на новые не подлежат.


* В квадратных скобках указаны псевдонимы (никнеймы) участников семинара.

** Утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, далее – Инструкция № 69.

*** Выдача дубликата регулируется постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (далее – Постановление № 225).

Вы специалист или руководитель кадровой службы и хотите читать самые интересные статьи от экспертов по кадровому делопроизводству и охране труда?
Оформите демонстрационную подписку на электронный журнал «Кадровое дело» и три дня пользуйтесь архивом и всеми преимуществами интерактивного издания совершенно бесплатно!
Регистрация займет всего пару минут!

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль