Отпуска: алгоритм работы с документами

2466
Процедура оформления отпуска достаточно трудоемкая. В то же время добиться правильного оформления документов и соблюдения жестких законодательных сроков нередко можно, если следовать простым правилам документооборота. Сегодня мы поговорим о порядке ознакомления работника с приказом на отпуск, о том, как формировать номенклатурные дела по отпускным документам, составить записку-расчет о предоставлении отпуска работнику и заполнить документы кадровой отчетности.

Процедура оформления отпуска достаточно трудоемкая. В то же время добиться правильного оформления документов и соблюдения жестких законодательных сроков нередко можно, если следовать простым правилам документооборота. Сегодня мы поговорим о порядке ознакомления работника с приказом на отпуск, о том, как формировать номенклатурные дела по отпускным документам, составить записку-расчет о предоставлении отпуска работнику и заполнить документы кадровой отчетности.

Шаг четвертый: знакомим работника с приказом

Важная часть процедуры оформления отпуска – ознакомление с приказом. Как показывает практика, самая распространенная ошибка, выявляемая при проверке кадровой документации, проводимой инспекторами по труду, – отсутствие подписей работников на приказах. Такая ошибка допускается кадровиками по разным причинам: кто-то не успевает ознакомить работника с приказом до ухода в отпуск, потому что заявление было подано незадолго до его начала, например за день.

Иной кадровик просто не придает значения процедуре ознакомления и считает, что можно ознакомить работника с приказом после выхода из отпуска, а потом и вовсе забывает про свою обязанность. Обычно такие ошибки допускают кадровые работники небольших компаний, в которых не отлажен документооборот между отделом кадров и бухгалтерией и в которых, как правило, имеют место задержки отпускных выплат. Ведь недооформленный приказ (а отсутствие подписи работника на приказе свидетельствует именно о том, что приказ не оформлен соответствующим образом) не может служить основанием для начисления выплат бухгалтером. Что особенно важно: обнаружив при проверке приказ без подписи работника, трудовой инспектор сделает замечание и потребует устранить недоработку, а если он решит, что эта ошибка систематически повторяется, компанию ожидают штрафные санкции**.

Если работник предоставил заявление на отпуск за день до его начала и руководство согласовало отпуск на таких условиях, вам лучше всего оформить приказ на отпуск и передать его в бухгалтерию в этот же день, чтобы не допустить задержки выплат.

Почему еще важно ознакомить работника с приказом? Приведем пример типичной ситуации: кадровик из-за перегруженности делами забыл ознакомить работника с приказом и известил его о грядущем отпуске, например, по телефону. А дальше по спирали: работнику не объяснили должным образом, на каких условиях предоставляется отпуск, он не заверил своей подписью, что с принятым решением работодателя ознакомлен. Так как приказа он не видел, вышел из отпуска на день позже. В итоге оказался прогульщиком.


Читайте подробнее об отпуске работника в статье >>>


Чтобы избежать подобных ситуаций, кадровик обязан своевременно ознакомить отпускника с приказом, буквально проговаривая его содержание. Необходимо разъяснить работнику, какое количество дней отпуска, согласно приказу, ему предоставляется. Когда начинается отпуск и когда (конкретно, в какой день) он заканчивается. Если на период отпуска выпадают выходные или праздничные дни, в какой день работнику нужно выйти на работу. Когда и кем подписан приказ.

Что касается сроков ознакомления работника с приказом о предоставлении отпуска, здесь не все однозначно. Дело в том, что Трудовой кодекс не устанавливает четких сроков, в которые необходимо ознакомить работника. Однако в соответствии со статьей 136 Трудового кодекса работодатель обязан выплатить работнику отпускные не позднее чем за три дня до начала отпуска. Из чего следует, что приказ на отпуск должен быть передан на оплату не позже того же срока. Разумеется, к оплате может быть принят только полностью оформленный документ, содержащий все необходимые реквизиты и подписи.

Когда сотрудник расписывается на приказе, он должен обязательно проставить дату ознакомления с ним.

Отметим также, что в соответствии с пунктом 5.6 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете*** ответственность за своевременное и качественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Шаг пятый: подшиваем документы в номенклатурные дела

В прошлом номере мы рассмотрели, каким образом формируется номенклатура дел по отпускным документам, а также как вести учет таких документов. Номенклатурные папки, содержащие приказы о предоставлении отпуска и основания к приказам (заявления, справки и др.), как правило, хранятся в специализированных книжных шкафах или картотеках. Папки должны быть пронумерованы, подписаны и составлены в порядке номенклатурных индексов. Подшивать документ в номенклатурную папку необходимо только после того, как он будет полностью оформлен – это нужно взять за правило, тогда порядок в делах будет обеспечен. Обычно документы внутри номенклатурного дела располагаются в хронологической последовательности, начиная от более ранних по датам документов. Как мы уже отмечали, систематизация и система хранения документов должны обеспечивать быстрый и точный доступ к необходимым документам.

Правильность формирования номенклатурных дел оценивается при проверках контролирующих органов.

Шаг шестой: передаем записку-расчет – получаем подпись бухгалтера

Только после того как работник будет под роспись ознакомлен с приказом о предоставлении отпуска, наступает время заполнить записку-расчет о предоставлении отпуска по форме № Т-60. Порядок составления этой унифицированной формы в общих чертах прописан в постановлении Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Остается невыясненным вопрос – кто ее заполняет?

На практике зачастую записку-расчет оформляет только бухгалтер, так как данный документ считается формой бухгалтерской отчетности. Но это ошибочно. Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику является документом, который готовится совместно кадровиком и бухгалтером.

Первую (или лицевую) страницу заполняет и подписывает работник кадровой службы. Задача кадровика – предоставить бухгалтерии достоверную информацию, на основании которой будут рассчитаны отпускные. Записка-расчет прилагается к копии приказа о предоставлении отпуска и передается в бухгалтерию под роспись. Вторую страницу записки, содержащую расчет оплаты отпуска, начисления и удержания, заполняет и подписывает бухгалтер.

Не затягивайте с подготовкой записки-расчета: у бухгалтера должно быть время, чтобы начислить и выплатить работнику отпускные не позднее чем за три дня до начала отпуска.

Не менее важной составляющей процесса является расписка бухгалтера в получении документов. И потому кадровому работнику лучше иметь в своем арсенале журнал передачи документов в бухгалтерию. В нем можно отмечать, какие документы, когда и кому передаются. Это позволит избежать недоразумений в тех случаях, когда, например, возникнет спорная ситуация по поводу несвоевременно произведенных отпускных выплат и необходимости установления факта передачи того или иного документа в бухгалтерию для оплаты.

Отпуска: алгоритм работы  с документами

Шаг седьмой: заполняем график отпусков

Официальных указаний по поводу заполнения графика отпусков не существует. Основная задача графика – это документальное отражение времени и продолжительности предоставления отпусков работникам организации. Из чего следует, что в него недостаточно внести информацию о планируемых датах отпусков работников. Обязательно должна найти отражение также и информация о фактически предоставленных отпусках. К сожалению, на практике многие кадровики про это забывают и оставляют разделы 7, 8 и 9 графика незаполненными. Между тем данные в них обязательно должны вноситься работником кадровой службы от руки в течение года по мере ухода сотрудников организации в отпуск. Таким образом, графа 7 «Фактическая продолжительность отпуска» заполняется после окончания отпуска на основании приказа о предоставлении отпуска. А графы 8 и 9 заполняются, если отпуск переносится на другой период.

График позволяет систематизировать и отслеживать всю информацию об отпусках работников организации. И если кадровик будет использовать его по назначению и регулярно вносить в него информацию (поддерживать в актуальном состоянии), то сможет, во-первых, существенно сэкономить свое рабочее время на поиски информации. А во-вторых, ему не придется опасаться замечаний со стороны проверяющих органов.

Отпуска: алгоритм работы  с документами

Шаг восьмой: делаем запись в личную карточку работника

Для учета отпусков конкретного работника в его личной карточке унифицированной формы № Т-2 предусмотрен раздел VIII. В этом разделе учитываются все отпуска, предоставленные работнику на основании изданных приказов. Сведения в этот раздел личной карточки вносятся строго по возвращении работника из отпуска. А это значит, что в случае изменений, происходящих с отпуском работника (таких как отзыв или перенос), в этом разделе обязательно делается отметка на основании приказов или других возможных документов: распоряжений, докладных записок и т. п., когда не требуется издания приказа.

Нередко возникает необходимость расширить раздел «Отпуска», так как форма № Т-2 предусматривает в нем небольшое количество граф. Можно сделать дополнения к этому разделу в виде отдельного чистого бланка с таблицей по учету отпусков.

Читайте подробнее об отпуске работника в статье >>>

Информация, внесенная в раздел «Отпуск» личной карточки работника берется за основу в дальнейшем при учете стажа, дающего право на последующие ежегодные оплачиваемые отпуска****, и стажа для начисления компенсации за неиспользованные дни отпуска, в том числе при увольнении. Поэтому она всегда должна поддерживаться кадровиком в актуальном состоянии.


* Окончание. Начало в № 7, 2010.

** Статья 5.27 КоАП РФ.

*** Утверждено Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105.

**** В соответствии с ч. первой и второй ст. 121 ТК РФ.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль