Кадровый учет: пять шагов к восстановлению

1010
Отчего возникает необходимость восстановления кадрового учета? Одна из самых распространенных причин – вы пришли работать в организацию, где недостаточно внимания уделялось оформлению кадровых документов, либо учет велся некомпетентным сотрудником. Также потребуется восстановить учет, если документы утрачены в связи с пожаром или иными чрезвычайными обстоятельствами. В любом случае предстоит проделать огромную работу. Как учесть все нюансы и ничего не упустить?

Отчего возникает необходимость восстановления кадрового учета? Одна из самых распространенных причин – вы пришли работать в организацию, где недостаточно внимания уделялось оформлению кадровых документов, либо учет велся некомпетентным сотрудником. Также потребуется восстановить учет, если документы утрачены в связи с пожаром или иными чрезвычайными обстоятельствами. В любом случае предстоит проделать огромную работу. Как учесть все нюансы и ничего не упустить?

Большое дело требует подготовки

Прежде чем приступить к самой процедуре восстановления кадрового учета, необходимо провести тщательную предварительную работу. Хорошо, если у организации есть возможность провести кадровый аудит, обратившись к организации, оказывающей подобные услуги, или пригласив компетентного специалиста. Если такой возможности нет, придется провести эту работу самостоятельно. В этом поможет статья «Аудит кадрового делопроизводства своими силами», опубликованная в № 5, 2007[1].

Далее (или параллельно с проведением аудита) предлагаем вам действовать по схеме, с помощью которой последовательно и четко вы сможете восстановить все недостающие кадровые документы, которые должны быть в любой организации[2].

Словарь кадровика

Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков хранения, оформленный по установленной форме (Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.)).

Шаг 1. Составляем карту сведений об организации

Прежде следует ознакомиться с учредительными документами организации. Согласно пункту 2 статьи 51 Гражданского кодекса организация (юридическое лицо) считается созданной со дня внесения соответствующей записи в Единый государственный реестр юридических лиц. При государственной регистрации в указанный реестр включаются сведения о юридическом лице, в том числе его полное и (в случае, если имеется) сокращенное наименование[3]. При этом наименование указывается в соответствии с учредительными документами.

Кроме того, Госстандарт России устанавливает единые требования к оформлению документов, в частности, к составу их реквизитов в ГОСТ Р 6.30-2003[4]. Одним из обязательных реквизитов, придающих документу юридическую силу, является наименование организации. Несмотря на то, что ГОСТ является рекомендательным, следует придерживаться его положений, особенно если они подкрепляют другие нормы, обязательные к исполнению в силу закона. Так, в соответствии с пунктом 3.8 ГОСТа Р 6.30-2003, наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Если в учредительных документах закреплено сокращенное наименование организации, то оно также должно содержаться в документах фирмы и документах, в которых отражаются трудовые отношения с работниками, в трудовых книжках.

Кроме того, следует ознакомиться с регистрационными документами организации, содержащими сведения, необходимые для оформления кадровых документов. Например, в трудовом договоре с работником необходимо указывать идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), присвоенного работодателю (ст. 57 ТК РФ)[5]. Следовательно, копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе лучше иметь под рукой. Можно сформировать специальную папку с копиями таких документов для использования их в дальнейшей работе.

Итак, получив сведения из учредительных и регистрационных документов и сняв при необходимости копии с них, удобно сформировать их в сводную таблицу, например, такую как на стр. 48 . Если по каким-либо причинам вы не смогли получить доступ непосредственно ко всем указанным документам, попросите руководителя организации обеспечить предоставление нужных вам сведений (например, в форме той же таблицы) и заверить их своей подписью.

Карта сведений об организации
№ п/п
Вид сведений, необходимых для восстановления и ведения
Сведения кадрового учета об организации
1
Полное наименование организации
.
2
Сокращенное наименование организации
.
3
ИНН (идентификационный номер налогоплательщика)
.
4
КПП (код причины постановки на учет)*
.
5
ОГРН (основной государственный регистрационный номер) и дата регистрации
.
6
Наименование должности руководителя
.
7
Фамилия, имя, отчество руководителя
.
8
Фамилия, имя, отчество главного бухгалтера
.
9
Юридический адрес
.
10
Фактический адрес
.
11
Телефон, факс
.
12
Код ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций)**
.
13
Код ОКВЭД (Общероссийский классификатор видов экономической деятельности)
.
14
Регистрационный номер в Пенсионном фонде РФ
.
15
Регистрационный номер в Фонде обязательного медицинского страхования РФ
.
16
Банковские реквизиты организации (расчетный счет, наименование банка, корреспондентский счет, БИК***)
.

* Присваивается при постановке на учет в налоговых органах.

** Присваивается в момент регистрации юридического лица и показывает вид деятельности.

*** Банковский идентификационный код.

Сведения, содержащиеся в карте сведений об организации, необходимы для оформления документов кадрового учета и отчетности, заполнения трудовых книжек, а также взаимодействия с внешними организациями, в частности Пенсионным фондом, Фондом обязательного медицинского страхования, Федеральной службой по труду и занятости, Федеральной миграционной службой, военкоматами и др.

Цитируем закон

Юридическое лицо имеет свое наименование, содержащее указание на его организационно-правовую форму. Наименования некоммерческих организаций, а в предусмотренных законом случаях, наименования коммерческих организаций должны содержать указание на характер деятельности юридического лица.

Место нахождения юридического лица определяется местом его государственной регистрации. Государственная регистрация юридического лица осуществляется по месту нахождения его постоянно действующего исполнительного органа, а в случае отсутствия постоянно действующего исполнительного органа – иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности.

Наименование и место нахождения юридического лица указываются в его учредительных документах.

Пункты 1–3 статьи 54
Гражданского кодекса РФ

Шаг 2. Составляем карту сведений о личных документах работников

Личные документы работника, предъявляемые при заключении трудового договора, – это паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, трудовая книжка, страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу), документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (для сотрудников, поступающих на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) (ст. 65 ТК РФ).

Карту сведений о личных документах работников можно представить также в виде таблицы, например, такой как на стр. 49. Карту лучше составлять по подразделениям, на основании принятого в организации штатного расписания[6]. Проверяем, все ли трудовые книжки (и вкладыши в них) имеются в наличии, соответствуют ли они установленному образцу[7]. Имеются ли сведения о свидетельствах государственного пенсионного страхования (обычно для удобства работы со свидетельств снимается ксерокопия), необходимых документах об образовании, документах воинского учета и т. д.

Карта сведений о личных документах работников
№ п/п
Фамилия, имя, отчество работника
Должность
Дата приема на работу
Сведения о документах
Паспорт (иной документ, удостоверяющий личность)
Трудовая книжка
1
2
3
4
5
6
.
Подразделение:
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
Сведения о документах* Примечание
Страховое свидетельство государственного пенсионного
страхования
Документы воинского учета Документы об образовании
.
.
7
8
9
10
11
12
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
* Пустые графы могут понадобиться, чтобы внести в них сведения о документах, необходимых для оформления трудовых отношений с некоторыми категориями работников, например, с иностранцами (отметка о наличии разрешения на работу), с несовершеннолетними сотрудниками (документ о прохождении обязательного медицинского осмотра (обследования)) и т. д.

Кроме того, желательно проверить, не изменились персональные данные работников (например, паспортные данные в связи с вступлением в брак или достижением 20-летнего или 45-летнего возраста), а если изменились, имеются ли копии соответствующих документов. Кроме того, следует обратить внимание, нет ли среди работников организации иностранных граждан и лиц без гражданства, для которых существует особый порядок оформления на работу.

Сведения о выявленных несоответствиях и (или) об отсутствии документов вносим в нашу карту сведений о личных документах работников в соответствующую графу. Например:

  • в графе «Трудовая книжка» – не внесены сведения об изменении фамилии (копии паспорта и свидетельства о браке прилагаются), не заведена трудовая книжка (заключение трудового договора впервые);
  • в графе «Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования» – фамилия в свидетельстве государственного пенсионного страхования не соответствует паспортным данным и т. д.

В графу «Примечание» можете записать общие комментарии по данным работника. Если с тем или иным документом все в порядке, можете в соответствующей графе поставить, знак «+».

Цитируем закон

5. В паспорте производятся отметки:

  • о регистрации гражданина по месту жительства и снятии его с регистрационного учета – соответствующими органами регистрационного учета;
  • об отношении к воинской обязанности граждан, достигших 18-летнего возраста, – соответствующими военными комиссариатами и территориальными органами Федеральной миграционной службы;
  • о регистрации и расторжении брака – соответствующими органами, осуществляющими государственную регистрацию актов гражданского состояния на территории Российской Федерации, и территориальными органами Федеральной миграционной службы;
  • о детях (гражданах Российской Федерации, не достигших 14-летнего возраста) – территориальными органами Федеральной миграционной службы;
  • о ранее выданных основных документах, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации, – территориальными органами Федеральной миграционной службы;
  • о выдаче основных документов, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации за пределами Российской Федерации, – территориальными органами Федеральной миграционной службы или другими уполномоченными органами.

По желанию гражданина в паспорте также производятся отметки:

  • о его группе крови и резус-факторе – соответствующими учреждениями здравоохранения;
  • об идентификационном номере налогоплательщика – соответствующими налоговыми органами.

Отметка о детях (гражданах Российской Федерации, не достигших 14-летнего возраста) заверяется подписью должностного лица и печатью территориального органа Федеральной миграционной службы.

6. Запрещается вносить в паспорт сведения, отметки и записи, не предусмотренные настоящим Положением.

Паспорт, в который внесены сведения, отметки или записи, не предусмотренные настоящим Положением, является недействительным.

7. Срок действия паспорта гражданина:

  • от 14 лет – до достижения 20-летнего возраста;
  • от 20 лет – до достижения 45-летнего возраста;
  • от 45 лет – бессрочно.

По достижении гражданином (за исключением военнослужащих, проходящих службу по призыву) 20-летнего и 45-летнего возраста паспорт подлежит замене.

Военнослужащим, проходящим военную службу по призыву, паспорта выдаются или заменяются по окончании установленного срока военной службы по призыву.

Пункты 5–7 Положения о паспорте
гражданина Российской Федерации
(утверждено постановлением Правительства РФ
от 8 июля 1997 г. № 828)

Шаг 3. Составляем карту книг (журналов) регистрации

Чтобы приступить к работе по восстановлению кадровой документации, необходимо определить, какие документы должны быть в кадровой службе и каковы сроки их хранения. Это должно содержаться в номенклатуре дел. Если вы хотите создать четкую систему учета и архивирования документов, а номенклатура дел в организации отсутствует, ее необходимо разработать[8].

Номенклатуру дел на следующий календарный год утверждают в конце текущего календарного года. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.) и Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения (утвержден Росархивом 6 октября 2000 г.) (далее – Перечень типовых документов).

После того, как номенклатура дел составлена и утверждена, необходимо сформировать кадровую документацию в соответствии с номенклатурой и определить по каждому делу, какие документы отсутствуют, а какие имеются, но подлежат доработке. Как правило, все основные документы должны проходить регистрацию, удобно свести информацию в таблицу, например, такую, как на стр. 50.

Карта книг (журналов) регистрации
№ п/п
Наименование книги (журнала) регистрации
Ссылка на нормативный акт, предусматривающий ведение книги (журнала) регистрации
Примечание
1
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, ст. 358 е Перечня типовых документов
.
2
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним*
п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек
.
3
Журнал регистрации трудовых договоров
ст. 358 д Перечня типовых документов
.
4
Журнал учета приказов по личному составу (прием, перевод, увольнение)
ст. 358 а Перечня типовых документов
.
5
Журнал учета отпусков
ст. 358 г Перечня типовых документов
.
6
Журнал учета работников, направленных в командировки, и выдачи командировочных удостоверений
ст. 358 б, з Перечня типовых документов
.
7
Журнал учета военнообязанных
ст. 358 в Перечня типовых документов
.
8
...
.
.
* Ведется бухгалтерией организации.

Общие требования, предъявляемые Росархивом к книгам (журналам) учета документации: твердая обложка, страницы пронумерованы, книга (журнал) прошита и содержит лист-заверитель о количестве пронумерованных страниц, удостоверенный печатью юридического лица и подписью руководителя организации. Более подробно о том, как оформлять, заполнять и хранить журналы и книги по учету кадров, мы рассказывали в № 5, 2005[9].

В следующий раз мы продолжим начатый разговор и поговорим о том, как составить карту ознакомления с локальными нормативными актами и карту взаимодействия с государственными органами, а также как провести саму процедуру восстановления документов.


[1] Рассмотрев процедуру восстановления кадровых документов для организации-работодателя, расскажем на что следует обратить внимание индивидуальному предпринимателю и маленькой фирме с небольшим штатом сотрудников.

[2] Статья 5 Федерального закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».

[3] «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утвержден постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст).

[4] Это стало обязательным после внесения изменений в Трудовой кодекс Федеральным законом от 30 июня 2006 г. № 90-ФЗ.

[5] О том, как грамотно сформировать штатное расписание, можно прочитать в № 1, 2008.

[6] Форма трудовой книжки и вкладыша в нее утверждена постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Подробнее об этом читайте в № 9, 2007.

[7] Составить номенклатуру дел вам помогут статьи, опубликованные в № 3–4, 2006.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль