Что делать, если вы потеряли трудовую книжку работника

7451
Системный администратор ЗАО «Пирамида» Андрей Н. обратился в отдел кадров с просьбой выдать заверенную копию его трудовой книжки для оформления загранпаспорта. Инспектор отдела кадров Елена С. работала недавно и только теперь обнаружила, что трудовой книжки компьютерного специалиста в кадровой службе нет. Елена пообещала сотруднику найти выход из сложившейся ситуации.

Системный администратор ЗАО «Пирамида» Андрей Н. обратился в отдел кадров с просьбой выдать заверенную копию его трудовой книжки для оформления загранпаспорта. Инспектор отдела кадров Елена С. работала недавно и только теперь обнаружила, что трудовой книжки компьютерного специалиста в кадровой службе нет. Елена пообещала сотруднику найти выход из сложившейся ситуации.

Из разговора с Андреем Елена выяснила, что трудовая книжка была утеряна ее предшественницей еще года два назад. Андрей знал об этом и думал, что ему уже давно оформили дубликат.

Елену поджимали сроки, так как в соответствии со статьей 62 ТК РФ она была обязана выдать Андрею копию трудовой книжки в трехдневный срок с момента письменного заявления работника. За помощью Елена обратилась к руководителю кадровой службы ЗАО «Пирамида» Зое Васильевне М.

Что посоветовала коллега

Зоя Васильевна объяснила Елене, что в установленный срок выписку из трудовой книжки сотруднику выдать не получится, так как в данном случае необходимо сначала оформить работнику дубликат трудовой. А для этого нужно не только технически оформить бланк дубликата, но и оказать помощь работнику в поиске документов, подтверждающих его трудовой стаж.

Руководитель кадровой службы в докладной записке поставила в известность директора компании об отсутствии важного кадрового документа.

Где искать документы о предыдущем стаже

Андрей Н. до работы в ЗАО «Пирамида» трудился электронщиком в районной поликлинике, инженером-программистом и системным администратором в НПП «Темп», а также системным администратором в ОАО «Автоматика».

Андрей точно указал названия предыдущих мест работы, и Елена быстро смогла отыскать их координаты в телефонном справочнике. Оказалось, что районная поликлиника была реорганизована, а документы, подтверждающие трудовой стаж сотрудников, переданы в архив. Елена составила запросы в архив и кадровые службы НПП «Темп» и ОАО «Автоматика», затем направила запросы заказными письмами по почте. Елена попросила предоставить сведения и записи о приеме на работу, награждениях, переводах и увольнении Андрея в каждой из организаций, сведения о поощрениях.

Коллеги Елены из НПП «Темп» и ОАО «Автоматика» оперативно подготовили необходимые справки, и Елена получила нужные сведения в течение нескольких дней. Из-за большого количества запросов о трудовом стаже справку из архива пришлось ждать дольше.

Правильно оформить дубликат

Полученные справки дали возможность оформить дубликат. С техническим оформлением дубликата у Елены проблем не возникло. Она знала, что на титульной странице бланка трудовой книжки в правом верхнем углу необходимо указать: «Дубликат». После заполнения первой страницы Елена занесла в раздел «Сведения о работе» сведения об общем трудовом стаже сначала суммарно (с указанием количества лет, месяцев и дней), без уточнения названий прежних организаций работодателей, а после по отдельным периодам. Также Елена внесла запись о переводе Андрея с должности инженера-программиста на должность системного администратора в НПП «Темп».

Оригиналы справок, подтверждающих трудовой стаж работника, Елена передала Андрею. Но предварительно сняла с них копии и заверила их своей подписью и печатью кадровой службы ЗАО «Пирамида».

Какие выводы были сделаны

Прежде всего инспектор отдела кадров, приступая к новой работе, обязана была сверить наличие трудовых книжек сотрудников с Книгой учета движения трудовых книжек и вкладышей в них*. Именно в этой книге работодатель обязан вести учет трудовых книжек. Этот случай подтолкнул Елену проверить наличие трудовых книжек других сотрудников. К счастью, остальные трудовые были на месте. Елена поняла, что, поступая на новую работу, необходимо принимать все кадровые документы по акту приема-передачи дел. Если бы Елена узнала об отсутствии трудовой книжки в момент приема дел у своей предшественницы, то могла начать оформлять дубликат трудовой книжки работника намного раньше.

Необходимо также помнить, что в случае проверки трудового инспектора данная ситуация вполне могла закончиться привлечением Елены, как должностного лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, а также самой организации к административной ответственности, предусмотренной статьей 5.27 КоАП РФ. Размер штрафа для должностного лица, допустившего нарушение трудового законодательства, составляет от 500 до 5000 рублей, а для организации он гораздо более существенный – от 30 000 до 50 000 рублей.


* О других поправках в Трудовой кодекс читайте в новой рубрике «Поправки в ТК»

Читайте о порядке внесения исправлений и изменений в трудовую книжку.

 

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль