Составляем инструкцию по кадровому делопроизводству

1826
Давайте посмотрим, какую информацию необходимо включить в разделы о порядке увольнения, предоставления отпусков работникам и ведения табеля учета рабочего времени. А также покажем на примерах, какой справочный материал полезно будет включить в состав приложений.

Давайте посмотрим, какую информацию необходимо включить в разделы о порядке увольнения, предоставления отпусков работникам и ведения табеля учета рабочего времени. А также покажем на примерах, какой справочный материал полезно будет включить в состав приложений.

Раздел об оформлении увольнения

Предлагаем вам составление раздела «Порядок оформления увольнения с работы», как и составление других разделов, начать с перечня документов, необходимых для оформления данной кадровой процедуры.

Увольнение работника может быть обусловлено разными причинами: собственное желание работника, инициатива работодателя, обстоятельства, не зависящие от воли сторон, соглашение сторон, истечение срока трудового договора. Основной перечень документов при оформлении увольнения по всем указанным причинам будет одинаковым - приказ об увольнении, трудовая книжка, личная карточка, личное дело. Но за одним очень важным исключением. За исключением документов - оснований, послуживших предпосылкой для издания приказа.

В унифицированной форме приказов № Т-8, то есть в приказе об увольнении предусмотрено две графы основания. Сначала указывается юридическое основание прекращения (расторжения) трудового договора. Затем - документальное основание увольнения. В этой графе перечислены варианты возможных оснований - заявление работника, служебная записка, медицинское заключение. Это также могут быть докладные записки, акты, уведомления, аттестационные листы и многие другие документы. Тем не менее в большинстве случаев документальным основанием для увольнения сотрудника становится его заявление.

Нередко организации разрабатывают трафаретные бланки для написания различных заявлений. Однако это неправильно. Часто работодателю необходимо иметь полноценное доказательство, что работник собственноручно, добровольно, без подсказок и принуждения изложил свое желание в заявлении. Поэтому рекомендуем вам закрепить в инструкции по кадровому делопроизводству порядок составления заявления работника от руки.

Необходимо проконтролировать, чтобы сотрудник при увольнении сдал всю документацию, материалы и предметы, выданные ему для работы. В их числе могут быть: пропуск, справочная и методическая литература, калькулятор, спецодежда и спецобувь, полисы обязательного и добровольного медицинского страхования. Для того чтобы ничего не упустить, подготовьте заранее документ, который называется обходной лист. Включите в него фамилии должностных лиц, которые будут контролировать возвращение сотрудником тех или иных ценностей. Обязательно включите в этот список бухгалтера. Его подпись необходима, например, для того, чтобы подтвердить факт возврата выданных под отчет денег.

Составив перечень необходимых для увольнения документов, обязательно опишите в инструкции порядок и сроки их оформления. Очень важно отметить в инструкции, что не только кадровик, но и работник должен поставить при увольнении свою подпись в личной карточке и трудовой книжке. Также акцентируйте внимание на том, что сотрудник обязательно должен расписаться в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Составляем инструкцию по кадровому делопроизводству

Составляем инструкцию по кадровому делопроизводству

Раздел об оформлении отпусков

В раздел «Порядок оформления отпусков» включите порядок оформления всех видов отпусков - ежегодного оплачиваемого, дополнительного оплачиваемого и отпуска за свой счет*. Обратите внимание, что сроки хранения у приказов на разные виды отпусков различны. Так, например, приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков имеют срок хранения 5 лет, а приказы о предоставлении отпусков за свой счет - 75 лет**. Поэтому регистрируйте такие приказы в разных регистрационных журналах.

Составляем инструкцию по кадровому делопроизводству

Составляем инструкцию по кадровому делопроизводству

Таким образом, мы логически подошли к разделу о порядке ведения табеля учета рабочего времени. Образец раздела мы приводим ниже.

Составляем инструкцию по кадровому делопроизводству

Совет

Для того чтобы оперативно и достоверно составить график отпусков, разработайте опросные листы о планируемых датах отпусков. Такие документы, заверенные подписями работников, в дальнейшем помогут вам подтвердить, что мнение и пожелание работника о времени предоставления отпуска были учтены.


* -Полный перечень всех видов отпусков вы найдете в № 6, 2006.

**-Статья 6 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденного руководителем Федеральной архивной службы 6 октября 2000 года.

Читайте о том, как составить график работы.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль