Вопросы по форме

709
В марте 2004 года вступило в силу постановление Госкомстата России от 05.01.04 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Этот документ вызвал у кадровиков массу вопросов. Остановимся хотя бы на некоторых из них.

Не сомневайтесь...
Мы затратили немало усилий, чтобы перейти на унифицированные формы по постановлению Госкомстата России от 06.04.01 №26, и вот теперь новые. Какой в этом смысл, разве кадровые работники предприятия мало загружены?

Разработка и утверждение новых унифицированных форм были вызваны необходимостью приведения терминологии, используемой в них, в соответствие с новым Трудовым кодексом. Вот допустим, формулировка «трудовой договор (контракт)» уже два года как не используется. Вместе с тем она продолжает фигурировать в материалах кадровой документации. Таких примеров можно привести множество. Поэтому и были введены новые формы, а унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные постановлением Госкомстата России от 06.04.01 №26, теперь не применяются.

Наше руководство говорит: «Какие формы? У нас коммерческая организация, и нас это совершенно не касается». Это правильно?

Нет, это совсем не правильно. В пункте 2 нового постановления четко сказано, что унифицированные формы, перечисленные в пункте 1.1, который называется «По учету кадров», распространяются на все организации, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, независимо от формы собственности, а в пункте 1.2 «По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда»-на все организации независимо от форм собственности, осуществляющие деятельность на территории России, кроме бюджетных организаций.

Бюджетники осуществляют учет рабочего времени и расчетов с персоналом в соответствии с приказом Минфина России от 30.12.99 №107н «Об утверждении Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях». Соответствующие формы являются приложением к этой инструкции.

Приказ Минфина России от 30.12.99 №107н сейчас действует в редакции приказа Минфина России от 09.06.01 №44н.

Наш юрист утверждает, что постановление Госкомстата не зарегистрировано в Минюсте и поэтому у нас есть все основания унифицированные формы не вводить...

По заключению Минюста России данное постановление не нуждается в государственной регистрации. А следовательно, строго обязательной юридической силы не имеет. По большому счету работодателям его следует рассматривать лишь как документ рекомендательного характера. Однако при этом стоит заметить, что необходимость использования отдельных форм все же подтверждается нормативными документами. Например, в пункте 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (постановление Правительства РФ от 16.04.03 №225, далее-Правила) сказано, что «форма личной карточки утверждается Государственным комитетом Российской Федерации по статистике».

Вводятся новые унифицированные формы, а у нас большая штатная численность. Неужели нужно переписывать на всех работников личные карточки (форма № Т-2)?

На тех работников, которые были приняты на работу ранее даты внедрения новых унифицированных форм на конкретном предприятии, личные карточки формы № Т-2 и уж тем более приказы переоформлять не надо. В конце концов, никому же в голову не приходит переписывать трудовые книжки старого образца на новые. Ведь это тоже практически неосуществимо.

Новые унифицированные формы вводятся на предприятии приказом директора (об этом мы поговорим ниже). В приказе устанавливается дата их введения, и с этого момента те кадровые процедуры, для которых предусмотрены унифицированные формы, оформляются с их применением. Например, если работник принимается на предприятие после даты, установленной в приказе, документы на него оформляются в соответствии с новым постановлением. Это касается унифицированной формы приказа (распоряжения) о приеме работника(ов) на работу (формы № Т-1, Т-1а). По новой форме заполняется также личная карточка работника (форма № Т-2) или личная карточка государственного (муниципального) служащего (форма № Т-2ГС (МС)), она ведется вместо формы № Т-2 для учета лиц, замещающих государственные (муниципальные) должности государственной службы. Затем вместе с формой № Т-2 может быть заполнена учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма № Т-4), которая применяется в научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии для учета научных работников.

Точно так же новые формы ведутся на всех работающих сотрудников в тех случаях, когда после определенной даты работник переводится на другое место работы, увольняется, уезжает в командировку, уходит в отпуск и т. д.

На всех не угодишь
Унифицированные формы вообще очень неудобны в работе, они не учитывают специфику конкретного предприятия. И как с ними при этом работать?

Конечно, унифицированные формы разрабатываются едиными для всех и не могут учитывать проблемы конкретного предприятия. Тем не менее сделать их более удобными для применения, то есть адаптировать к деятельности своей организации вы можете. Но эта адаптация должна иметь разумные пределы.

Существует постановление Госкомстата России от 24.03.99 №20 (далее-постановление №20). В этом постановлении регламентирован Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации. В соответствии с этим документом при необходимости организация может вносить в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций) дополнительные реквизиты. Вносимые изменения должны быть оформлены организационно-распорядительным документом (приказом, распоряжением директора). При изготовлении бланков на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается расширять и сужать графы и строки, добавлять дополнительные строки и вкладные листы.

Постановление Госкомстата России от 24.03.99 №20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации».

Иногда кадровики жалуются, что в приказе (распоряжении) о приеме работника(ов) на работу (формы № Т-1, Т-1а) им не хватает места для указания режима работы, если работник, например, принимается на работу с неполным рабочим днем, неполной рабочей неделей. Никто не мешает добавить эту информацию отдельной строчкой или графой, утвердив свои дополнения приказом директора.

Форматы бланков, указанные в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, также являются рекомендуемыми и могут при необходимости изменяться организацией-пользователем.

При этом удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Все реквизиты утвержденных Госкомстатом России форм остаются без изменений, в том числе номер формы, ссылка на соответствующее постановление Госкомстата, различные коды. Например, вы оформляете график отпусков (унифицированная форма №Т-7), где слева вверху есть реквизит: «Мнение выборного профсоюзного органа от «__» ______________ 20___ г. № ____ учтено». Что делать, если в вашей организации нет профсоюза или другого представительного органа работников? Следует оставить этот реквизит без заполнения, но ни в коем случае не удалять его с унифицированной формы №Т-7 и других унифицированных форм, где предусмотрены подобные реквизиты.

Так же поступают и при оформлении личной карточки работника (форма №Т-2). В некоторых разделах карточки справа расположены «окна» для внесения кодов по различным классификаторам: ОКАТО, ОКИН, ОКСО, ОКПДТР. Эти коды заполняются в том случае, если на вашем предприятии внедрена и действует АСУ (автоматизированная система управления). При заполнении личной карточки вручную, при помощи компьютера или пишущей машинки эти коды не заполняются, но и не удаляются из унифицированной формы.

На практике многие кадровики продолжают вместо унифицированных форм приказа оформлять прием, перевод, прекращение (расторжение) трудового договора с работником (увольнение) приказами, составленными в свободной форме. Утверждают, что им так удобнее, потому что привыкли. Однако в данном случае существует риск пропустить важную информацию: дату, структурное подразделение, должность и т. п. В унифицированных формах в соответствующие четко обозначенные графы и строки вносится только переменная информация, что позволяет максимально быстро оформить документ, ничего не упустив при этом. В прямом смысле слова обязательные формы позволяют сберечь ваше время и силы, так что не стоит отказываться от них только ради сохранения давних традиций и собственных привычек.

А можно ли заполнять унифицированные формы, в частности личную карточку работника (форма №Т-2), от руки?

Обычно так и делается. Карточки формы № Т-2 имеют срок хранения 75 лет, они сдаются в архив и в заполненном виде часто используются для информационно-справочной работы в текущем делопроизводстве кадровой службы. По этой причине они выполняются на полуватмане, и многие кадровики заказывают их в типографии или покупают в магазине канцелярских товаров. После чего заполняют от руки.

Кто-то поступает так: вносит в карточку необходимую информацию на компьютере, распечатывает, затем подписывает и дает на подпись работнику. Оба способа вполне применимы, но вот давать работнику личную карточку для самостоятельного заполнения (пусть даже с последующей проверкой) все-таки не стоит.

Правила для визы
Нужно ли визировать приказы, которые оформляются по унифицированным формам? И где это делать, если там не отведено место и не содержится никаких указаний? Кто должен визировать такие приказы?

Визирование-это подтверждение ответственным должностным лицом проекта документа, его своевременности, целесообразности, соответствия действующим законодательным и нормативным актам. Поэтому перечень должностных лиц, визирующих конкретный приказ, зависит прежде всего от его содержания.

Допустим, приказ (распоряжение) о приеме работника(ов) на работу (форма № Т-1, Т-1а). Судя по содержанию, его проект должны завизировать следующие лица: руководитель структурного подразделения, в которое работник принимается на работу, начальник отдела труда и заработной платы, планово-производственного отдела (эти структурные подразделения отвечают за штатное расписание), руководитель кадровой службы, бухгалтер (ведь в приказе указана тарифная ставка (оклад) работника) и юрист.

Но визирование приказа зависит также от структуры организации: у кого-то нет отдела труда и заработной платы, а за штатное расписание отвечают кадровик и главный бухгалтер. В небольших организациях может отсутствовать юрист, и по этой причине нет его визы на приказе. Где-то руководитель вообще не считает нужным проводить предварительную экспертизу проекта документа.

Визы в приказе располагаются с учетом соответствующей субординации. Чтобы выяснить, в какой последовательности в проект приказа вносить наименование должностей, следует заглянуть в штатное расписание. Юрист визирует документы последним, непосредственно перед подписью директора. Ведь ему предстоит проверить на соответствие действующему законодательству не только первоначальный проект приказа, но и все изменения и дополнения, которые могут быть внесены другими визирующими документ должностными лицами.

Для документа, подлинник которого остается в организации (а это и есть приказы), визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Остается отметить, что просто подпись с датой (а таким образом в некоторых организациях все еще оформляют визы) никому ни о чем не говорит. Виза согласования документа включает в себя подпись и должность лица, визирующего документ, обязательно расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания.

Креатив в действии
У нас на предприятии для оформления переводов используются переводные записки, а для оформления отпусков-отпускные. Оформлять их очень удобно, и мы не хотели бы от них отказываться. Можно ли использовать их вместо унифицированных форм?

Чтобы четко ответить на вопрос, необходимо видеть формулировку этих записей. Но в практике работы автору не раз приходилось встречать такие документы. Обычно это один лист (с оборотом или без), в котором трафаретным способом (то есть с внесением постоянной информации и обозначением строк для внесения переменной) объединено несколько документов. Сверху располагается заявление работника, затем идут визы заинтересованных должностных лиц, в том числе руководителя структурного подразделения, в котором работает сотрудник. Основная и самая объемная часть такого документа по сути и по содержанию представляет собой приказ об отпуске или о переводе в удобной для организации форме.

Если кадровый специалист предприятия не считает целесообразным разделение этих документов, это не значит, что можно уклониться от внедрения новых унифицированных форм. Лучше поступить по принципу «и волки сыты, и овцы целы». Думается, в этой ситуации можно обратиться к уже упоминавшемуся постановлению №20. Кадровик может вынести на оборотную сторону унифицированных форм приказа (распоряжения) о переводе работника(ов) на другую работу (форма № Т-5, Т-5а), приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику(ам) (форма № Т-6, Т-6а) те части записи об отпуске или переводе, которые предшествуют оформлению приказа и его подписанию руководителем. Напоминаем, что внесение таких изменений необходимо утвердить приказом первого руководителя организации.

«Что в имени тебе моем?»
Какое название организации указывать в унифицированных формах: обязательно полное или можно сокращенное? Можно ли вносить в унифицированные формы вместо наименования организации полностью ее логотип? У нас он очень эффектный, и директор настаивает на его применении.

Действительно, прежде чем отправить приказ о внедрении унифицированных форм первичной учетной документации на подпись директору, кадровик должен внести в них необходимую информацию. В частности, наименование организации и ее индивидуальный код по ОКПО-Общероссийскому классификатору предприятий и организаций. Этот код присваивается организации органами статистики в момент регистрации. Он хорошо известен вашему главному бухгалтеру.

Что касается указания наименования организации в унифицированных формах, которые используются на предприятии, то советуем уделить этой проблеме максимум внимания. Ознакомьтесь с пунктом 10 Правил. Там написано, что «все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя... и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения)». При необходимости подтверждения периода работы в вашей организации работник будет запрашивать у вас заверенные в установленном порядке копии приказов или справку. И что можно будет доказать, если в приказе будет неправильно указано название организации? Стоит сейчас подумать, к каким правовым последствиям может привести такая ошибка.

По устоявшемуся правилу наименование организации должно строго соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. В то же время инструкция по ведению трудовых книжек (постановление Минтруда России от 10.10.03 №69) указывает на то, что в трудовой книжке работника «указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии)». Рекомендуем в унифицированных формах приказов также указывать полное и сокращенное наименование организации.

Постановление Минтруда России от 10.10.03 №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».

Загляните в устав своей организации и будьте очень внимательны: в наименовании могут присутствовать кавычки, дефисы. Наименование может быть указано прописными буквами, сокращенное наименование может представлять собой аббревиатуру, где смешаны прописные и строчные буквы.

Если местонахождение организации не входит в ее наименование, рекомендуем после указания наименования организации в унифицированных формах добавить ссылку на ее местонахождение. Города Москва, Санкт-Петербург, а также города, имеющие в своем наименовании частью слова «город», «град», «бург», в этом случае традиционно пишутся без сокращения «г.»-город.

Что касается внесения на унифицированные формы логотипа организации, то есть ее эмблемы и товарного знака, объединенных единым дизайнерским решением, то думаем, что при условии утверждения такой формы приказом директора большой ошибки в том не будет. Вам остается внимательно проследить, чтобы расположение логотипа на бланке унифицированной формы не сокращало место для внесения значительно более важной информации.

Ввести в действие

В завершение приводим образец приказа руководителя организации о введении в действие унифицированных форм по учету труда и его оплаты в конкретной организации. Это приказ, оформленный на бланке организации. Приложением к нему служат унифицированные формы с уже внесенной постоянной для вашей организации информацией.

Берегите подлинники

Приказы о приеме, переводе, увольнении работников, оформляемые по унифицированным формам, хранятся 75 лет и сдаются в архив. Штатное расписание в соответствии с указанным перечнем имеет срок хранения «постоянно». Поэтому рекомендуем исключить информационно-справочную работу и выдачу копий по подлинникам таких документов. Иначе сдавать в архив придется отдельные разрозненные части и труху. Для текущей работы по выдаче справок и составлению различных отчетов рекомендуем формировать базу электронных копий приказов или одновременно с подлинником распечатывать копию. Она заверяется в установленном порядке и подшивается отдельно.

ПРИКАЗ

15.06.2004            №74-к

Москва

О введении в действие
унифицированных форм
первичной учетной документации
по учету труда и его оплаты

Во исполнение постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

п р и к а з ы в а ю:
1. Утвердить унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты с учетом внесенных дополнений соответственно специфике деятельности закрытого акционерного общества «Кварц» (ЗАО «Кварц»).
2. Начальнику отдела кадров М.И.Востриковой и главному бухгалтеру П.Д.Богомоловой обеспечить введение в действие в ЗАО «Кварц» с 01.07.2004 новых унифицированных форм по учету труда и его оплаты согласно указанному постановлению Госкомстата с соответствующими дополнениями.
3. Заведующей канцелярией М.С.Томашевской до 01.07.2004 обеспечить кадровую службу и бухгалтерию предприятия необходимым количеством бланков и альбомов унифицированных форм по учету труда и его оплаты, а также методической литературой по их заполнению.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возлагаю на заместителя директора по управлению персоналом Б.Л.Маркелова.

Приложение: бланки унифицированных форм по учету труда и его оплаты на 33 л. (частично с оборотом) в 1 экз.

Генеральный директор     Звягинский      И.К.Звягинский

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль