Новый госстандарт обязателен для кадровой документации

808
Мы продолжаем обсуждение нового ГОСТа применительно к оформлению бланка организации и других документов кадровой службы.

Подпись. Один из важнейших реквизитов документа. Собственно, документ, не скрепленный личной подписью ответственного должностного лица, таковым не является.

Под подписью (правом подписи) понимается полномочие должностных лиц на подписание тех или иных документов. Должностные лица имеют право подписывать документы в пределах своей компетенции, что обычно определено нормативными актами предприятия (положениями, инструкциями, приказами руководителя о делегировании права подписи). На практике сотрудники Пенсионного фонда обращают внимание на подпись должностного лица, закрывающего в трудовой книжке при увольнении работника блок записей о работе в конкретной организации. Ими неоднократно делались замечания о том, что трудовые книжки должны подписываться ответственным лицом в должности начальника отдела кадров, а при отсутствии в организации отдела кадров - первым руководителем, директором организации или его заместителем. Обсуждать законность подобных требований не будем, но считаем, что выполнить их значительно проще, чем создавать проблемы владельцу трудовой книжки.

Подпись нельзя отрывать от текста и печатать на отдельном листе. Если она не умещается после текста, последний абзац или несколько строк переносят вместе с подписью.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (с указанием наименования организации, если документ оформляется не на бланке организации), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности пишется от левого поля документа, а расшифровка подписи дается на уровне ее последней строки. Например:

Генеральный директор
ЗАО «Консалтин Личная подпись А.А. Савельев

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в порядке субординации, но при этом подписание документа ведется снизу вверх, то есть первыми документ подписывают должностные лица, низшие по должности.

Директор завода Личная подпись Л.И. Шапошников
Главный бухгалтер Личная подпись И.Д. Зименко

При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, представителями одной или разных организаций их подписи располагают в столбик на одном уровне. При подписании совместного документа от лица двух и более сторон (договор) первый лист оформляют не на бланке, а на чистом листе формата А4.

Директор ЗАО «Кварц» А.А. Волина Директор ООО «Квадрат» С.И. Тропинин

В документах, составленных от имени комиссии, в реквизите «Подпись» указывают не должности лиц, входящих в комиссию, а их обязанности в составе комиссии.

Председатель комиссии Личная подпись А.Б. Маев
Члены комиссии Личная подпись Личная подпись Личная подпись Ю.Н. Камнева Т.И. Савенкова Р.О. Кравченко

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ (например, зам.), а в расшифровке подписи - его инициалы и фамилия. Исправления можно внести от руки или машинописным способом. Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Гриф согласования документа. Это предварительная оценка проекта документа, его своевременности, целесообразности, соответствия действующим законодательным и нормативным актам в рамках должностной компетенции лица, с которым согласуется документ. Грифом согласования оформляется внешнее согласование: с коллегиальным органом (собранием) или представителями сторонних организаций.

Этот реквизит состоит из слова СОГЛАСОВАНО (заглавными буквами, без кавычек и двоеточия). На следующей строчке указывается наименование должности лица, с которым согласуется документ. Ниже - личная подпись и расшифровка подписи (инициалы перед фамилией). Последняя строчка - дата согласования.

СОГЛАСОВАНО

Директор
кадрового агентства «Партнер»

Личная подпись П.Р. Зеленова
.07.03

Согласование документа может производиться другим документом - письмом, протоколом и т. п. Оно оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо КБ «Дом»
от 27.07.03 № 18-07/2151

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу документа. Несколько грифов согласования оформляются на одном уровне друг против друга вертикальными рядами. Если документ согласуется в нескольких организациях, грифы согласования могут располагаться на отдельном «Листе согласования». В этом случае на документе делается отметка: «Лист согласования прилагается».

Визы согласования документа. Визой оформляется внутреннее (в пределах организации) согласование документа. Документы, представляемые на подпись руководителю, визируются непосредственным исполнителем, руководителем структурного подразделения, где подготавливался проект документа, другими ответственными должностными лицами. Виза согласования документа включает в себя должность лица, визирующего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы через точку перед фамилией) и дату подписания.

Юрисконсульт
А.С. Котов
.08.03

Проставлять визы в сокращенном виде (подпись и дата на левом поле документа) нельзя, так как с течением времени бывает невозможно установить должность и фамилию лица, таким образом завизировавшего документ.

При наличии замечаний к проекту документа лицо, визирующее проект документа, делает запись «Замечания прилагаются», ставит свою подпись, дату ознакомления с документом. Замечания оформляют на отдельном листе, в них должен содержаться конкретный вариант изменений к тексту документа, лист подписывают и прилагают к первоначальному проекту.

Замечания прилагаются
Начальник отдела кадров
А.П. Рослева
.07.03

Визы проставляют ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа копии отправляемого документа (например, исходящего письма). Они вместе с копией остаются в деле организации - автора документа. На приказах и других распорядительных документах визирование производится на подлиннике документа с тем, чтобы документ ушел на хранение с визами ответственных должностных лиц. При необходимости визируется каждый лист документа, а также его приложения.

Оттиск печати. Печатью скрепляется подпись ответственного должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Место нанесения печати может обозначаться символом «М.П.» без захвата наименования должности и подписи. Например, на титульном листе трудовой книжки, в различных формах бухгалтерских документов.

При отсутствии отметки о месте нанесения печати следует проставлять ее оттиск таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. Не рекомендуется ставить печать поверх личной подписи, а также ниже реквизита «Подпись» на свободном месте листа. В первом случае и подпись, и печать практически не прочитываются, во втором - возникают подозрения, что печать была поставлена до подписания документа ответственным должностным лицом.

Отметка о заверении копии. Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.

При заверении соответствия копии документа, в том числе ксерокопии, подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно». На следующей строке указывается должность лица, заверившего копию, его личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Ниже - дата заверения копии.

Верно
Начальник отдела кадров Личная подпись Ж.С. Киселева
.05.03

При выдаче и рассылке документов в сторонние организации копии заверяются печатью организации или канцелярии, отдела кадров.

Отметка об исполнителе. Эта отметка предполагает возможность обратной связи, обращения к должностному лицу, подготовившему документ, с целью получения дополнительной информации, уточнения отдельных позиций документа.

Включает в себя инициалы (ставятся перед фамилией), фамилию исполнителя и номер его контактного телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Б.Ю. Снегирев

832-79-05

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. После исполнения документа (например, отправки ответа почтой или по факсу) на нем делается отметка, свидетельствующая, что работа с данным документом закончена. Она располагается на первом листе исполненного документа, в левом нижнем углу.

Этот реквизит включает в себя ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении, или краткие сведения об исполнении (например, «Дан ответ по телефону 21.05.03, 16-05»). Затем пишут «В дело» и указывают номер дела, в котором будет храниться исполненный документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Ответ. Письмо
от 22.05.03 № 096/10-138.
В дело № 096/10

Личная подпись
22.05.03

Отметка о поступлении документа в организацию. Так называемый входящий номер фиксирует факт и время приема документа в данной организации. Проставляется на документах, поступивших в организацию, от руки или при помощи штампа в нижнем правом углу первого листа документа. Содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа. При необходимости (особо важные, срочные документы, факсы) проставляются часы и минуты.

В некоторых методических пособиях по делопроизводству авторы предлагают в качестве входящего номера ставить сложный цифровой или буквенно-цифровой шифр, состоящий из обозначения структурного подразделения - исполнителя входящего документа, номера дела по номенклатуре дел организации и порядкового номера входящего документа. Эта позиция является ошибочной, так как входящие документы регистрируются перед подачей на резолюцию руководителю, а на этом этапе специалист-делопроизводитель не всегда может и имеет право определять, какому структурному подразделению руководитель поручит исполнение документа.

Дата и номер поступления документа являются важными поисковыми признаками. С даты поступления отсчитывается срок исполнения поступившего документа, если в резолюции руководителя этот срок не указан.

ЗАО «Кварц»
Дата 23.05.03
Вх. № 674

Идентификатор электронной копии документа. Если документ имеет электронную копию, то в левом нижнем углу каждой страницы документа делается отметка (колонтитул), содержащая «путь» документа в базе: указывается наименование файла, дата и другие поисковые признаки, устанавливаемые в организации. Эта информация при необходимости позволяет легко и быстро «поднять» документ.

Переписка кадровой службы

Объем переписки, которую ведет кадровая служба организации, относительно невелик. Это письма с просьбой об увольнении работника «путем перевода», о подтверждении и установлении стажа работы в связи с утерей работником трудовой книжки. При отсутствии работника на работе длительное время сотрудники отдела кадров при помощи почты и телеграфа пытаются выяснить его местонахождение и причины отсутствия. Эта переписка в дальнейшем может служить доказательством обоснованности увольнения работника за прогул.

«Забывчивым» работникам, не востребовавшим свои трудовые книжки при увольнении, кадровики организации вынуждены напоминать о необходимости сделать это лично или направить письменное согласие на высылку трудовой книжки по почте. Особенности содержания таких писем делают их весомым аргументом в разрешении конфликтов между работником и работодателем, в том числе в судебном порядке. Поэтому составление и оформление переписки кадровой службы требуют особого внимания и тщательного соблюдения не только правовых норм, но и правил делопроизводства.

Также обращаем внимание на то, что следует исключить ведение кадровой документации предприятия так называемыми гелевыми ручками. Паста таких ручек выцветает спустя 2-3 года, а последующее восстановление текста документов и подписей должностных лиц и работников, ознакомившихся с документами, вызывает определенные затруднения. Вести кадровую документацию рекомендуется шариковыми или перьевыми (под заправку чернилами) ручками с использованием стандартного синего или фиолетового цвета.

Как оформить бланк

Письма пишутся на специальном бланке, который называется бланком письма. Солидные компании, а также организации, имеющие право размещать на своих бланках Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации, изготавливают бланки для ведения переписки только типографским способом. Некоторые из указанных ниже реквизитов мы уже подробно рассмотрели, а сейчас обращаем внимание на специфику оформления деловой переписки и особо значимые для нее реквизиты.

На бланке письма строго в соответствии с учредительными документами указывается наименование организации, являющейся автором этого письма. Сокращенное наименование организации, если оно зафиксировано в учредительных документах (уставе, положении об организации), помещают ниже полного или за ним (в скобках). Наименование филиалов и представительств, которые являются структурными подразделениями организации, при условии, что именно они являются авторами письма, располагают ниже наименования организации. Бюджетные организации также указывают на своих бланках наименование вышестоящего министерства, ведомства. Оно указывается над наименованием организации.

Ниже наименование организации (а этот реквизит, как сказано выше, может состоять из нескольких частей) следуют справочные данные организации. Они служат для обеспечения контакта с получателем письма и состоят из почтового адреса организации, номеров телефонов, факсов и других средств связи. Обращаем ваше внимание на то, что на бланках письма указывается именно почтовый, а не юридический адрес организации. В некоторых, чаще всего внебюджетных, организациях они могут отличаться. Юридический адрес организации - это адрес, по которому зарегистрирована фирма, он указан в ее учредительных документах. Юридический адрес организации указывают в финансово-хозяйственных документах, договорах, в том числе трудовых. Почтовый адрес указывается на бланках письма.

Справочные данные организации по ее усмотрению могут быть дополнены адресом ее электронной почты и сайта в Интернете. При необходимости на бланк письма могут быть вынесены и банковские реквизиты организации. Новый ГОСТ предлагает также включать в справочные данные код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП).

Ниже справочных данных указывают дату и регистрационный номер письма. Этот номер еще называют «исходящим», он проставляется организацией - автором письма и фиксирует факт создания данного документа. Датой письма является дата его подписания руководителем. Исходящий номер письма рекомендуем (и ГОСТ это допускает) проставлять при помощи буквенно-цифрового или сложного цифрового шифра, где первая группа цифр - буквенное или цифровое (по структуре и штатной численности, штатному расписанию) обозначение структурного подразделения. Вторая (через дефис) - номер дела по номенклатуре дел организации. В это дело подшивается копия письма. В завершение следует порядковый номер письма. Он проставляется от руки в соответствии с регистрацией исходящей корреспонденции.

ОК-09/125

Ниже на бланке письма следует ссылка на регистрационный номер и дату документа. Этот реквизит заполняется в том случае, если подготовленное письмо является ответным. На верхней строке указываются дата и исходящий номер такого письма, ниже - исходящий номер и дата письма, на которое дается ответ. Такая ссылка существенно облегчает поиск первичного документа, в значительной мере ускоряет решение вопросов и обмен информацией.
Обязательным реквизитом письма является адресат. Обращаем ваше внимание на то, что первым лицам организации письма адресуют начиная с наименования должности, затем следует название организации-получателя письма, инициалы и фамилия, почтовый адрес или факс.

Генеральному директору
ЗАО «Стройинвестконструкция»
А.Л. Синельскому

ул. Строителей, д. 16
Москва, 112561

Специалистам организации письма адресуют следующим образом:

ОАО «Машиностроитель»
Отдел кадров
Инспектору
М.И. Долининой

Факс 917 8120

В письме, адресованном физическому лицу, порядок адресования несколько иной.

Островскому С.Б.
ул. Майская, д. 18, кв. 6
Москва, 121415

Исходящие письма также включают заголовок к тексту, текст документа, отметку о наличии приложения, подпись, гриф согласования и визы согласования документа. Для отдельных видов писем подписи должностных лиц скрепляются оттиском печати. Например, гарантийное письмо «Об оплате типографских услуг по изготовлению регистрационных форм (журналов, карточек) кадровой службы предприятия». В тексте такого письма обязательно повторяются банковские реквизиты организации, письмо подписывает руководитель и главный бухгалтер организации, их подписи скрепляются оттиском печати организации, также можно использовать печать «Для финансовых документов».

На лицевой или оборотной стороне последнего листа письма в левом нижнем углу проставляют отметку об исполнителе с указанием инициалов, фамилии и номера контактного телефона. При необходимости уточнения информации, изложенной в письме, этот реквизит позволяет оперативно связаться по телефону непосредственно со специалистом, подготовившим письмо, и задать ему все интересующие вопросы.

На входящих (поступающих в организацию) письмах канцелярия организации-получателя ставит отметку о поступлении документа. Затем входящее письмо поступает на доклад руководителю, который ставит свою резолюцию. В рассматриваемой нами ситуации письмо направляется в кадровую службу предприятия и содержит поручения ее сотрудникам. Если в резолюции указан срок исполнения, работники канцелярии или секретарь директора ставят отметку о контроле и передают письмо в отдел кадров.

После исполнения поручения руководителя, изложенного в резолюции, ответственный исполнитель или начальник отдела кадров проставляют отметку об исполнении и направлении письма в дело.

В связи с производственной необходимостью (например, при формировании личного дела работника) или по просьбе (письменное заявление работника - обязательно) с переписки отдела кадров и других кадровых документов могут сниматься копии. В этом случае на ксероксе письма ставится «Отметка о заверении копии», а при выдаче копии по запросу сторонних организаций подпись должностного лица, заверившего копию, скрепляется печатью предприятия или отдела кадров.

В качестве примера приводим образец письма с просьбой уволить работника переводом в соответствии с пунктом 5 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Новый госстандарт обязателен для кадровой документации

Визы кадрового специалиста и юриста (при его наличии в организации) проставляются в нижней части лицевой стороны копии такого письма. Копия подшивается в дело, а подлинник письма отправляется организацией, в которую приглашается работник, по почте. На практике в пределах одного города его отправляют нарочным (курьерской доставкой), но чаще всего первый экземпляр письма передается работнику для личной доставки. При этом работник расписывается на втором экземпляре письма, который остается в организации.

При получении письма организацией, в которой работник (в рассматриваемой ситуации) пока продолжает работать, канцелярия проставляет отметку о поступлении, дату поступления и входящий номер, заносит письмо в регистрационные формы и передает на доклад руководителю. Руководитель накладывает резолюцию, в которой выражает свое согласие на увольнение «переводом» или отказ в удовлетворении просьбы работодателя. В случае отказа за работником остается право использовать другое основание для прекращения трудового договора. Обращаем ваше внимание на то, что в случае увольнения «переводом» (п. 5 ст. 77 ТК РФ) согласие (просьба) работника на использование такого основания прекращения трудового договора должно быть выражено письменно, то есть отражено в его заявлении об увольнении (пишется работником от руки) на имя руководителя организации, из которой работник увольняется.

Новый госстандарт обязателен для кадровой документации

В трудовую книжку работника как причина увольнения вписывается соответствующая формулировка с указанием наименования организации, куда переходит работник, и дается ссылка на пункт 5 статьи 77 ТК РФ. Работникам, приглашенным в письменной форме на работу в порядке перевода от другого работодателя, запрещено отказывать в заключении трудового договора в течение одного месяца со дня увольнения с прежнего места работы. В трудовой книжке работника при увольнении указывается название организации, в которую он переходит, и отказ в приеме на работу в этой ситуации не только противозаконен, но и практически невозможен. Если в течение нескольких дней обстоятельства, способствующие приему работника на работу, резко и неожиданно изменились (а такие непредвиденные ситуации иногда возникают), кадровый специалист и руководство организации должны приложить все усилия, чтобы работник был принят на работу именно в эту организацию с оформлением всех предусмотренных законодательством документов. Отказ в приеме на работу в этом случае несет не только серьезные правовые последствия, но и оставляет трудовую книжку работника «открытой», что создает ему серьезные проблемы в процессе дальнейшего трудоустройства.

Напоминаем также, что лицам, приглашенным на работу в порядке перевода от другого работодателя по согласованию между работодателями, испытательный срок при приеме на работу не устанавливается.

Копия письма с просьбой уволить работника в соответствии с пунктом 5 статьи 77 ТК РФ вместе с заявлением о приеме на работу подшивается в личное дело работника, которое заводит на него кадровая служба организации, в которую работник приглашается на работу. Подлинник письма о переводе вместе с заявлением об увольнении подшивается в личное дело работника в организации, из которой он увольняется. В составе личных дел письма об увольнении переводом по согласованию между работодателями (подлинник и копия) хранятся 75 лет.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Читать статьи на сайте журнала «Кадровое дело» могут только зарегистрирвоанные пользователи. Регистрация займет всего 1 минуту, за это Вы получите доступ к важным профессиональным материалам и сервисам:

  • новости трудового законодательства;
  • статьи и ответы на вопросы по всем кадровым процедурам;
  • инструкции и подборки по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Скачивание доступно после регистрации


Зарегистрируйтесь бесплатно
и скачивайте любые документы.



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль