Изменение фамилии: в каких отразить документах?

2651
Ситуация, когда работник просит вас внести изменения в кадровые документы, встречается на практике довольно часто. Очень важно сделать это быстро и правильно. Изменение фамилии и иных сведений о работнике. Документы, подтверждающие изменения. Внесение исправлений и оформление бумаг.

Ситуация, когда работник просит вас внести изменения в кадровые документы, встречается на практике довольно часто. Очень важно сделать это быстро и правильно. В каких случаях меняется фамилия и иные сведения о работнике? Какими документами подтверждаются изменения? Что и как нужно исправить, какие бумаги оформить?

В нашей стране любые изменения личных данных человека (имя, фамилия, отчество, место и дата рождения, пол и т. д.) фиксируются и документально оформляются органами записи актов гражданского состояния (ЗАГС) строго на основании Федерального закона от 15 ноября 1997 г. №143-ФЗ «Об актах гражданского состояния». Личные данные работника могут измениться в результате заключения брака, развода или решения человека их поменять. Задача кадровой службы, особенно в крупных организациях, как можно быстрее оформить эти изменения, чтобы предотвратить путаницу в оформлении организационных, бухгалтерских и налоговых документов.

Что исправляем?

Итак, если необходимо изменить личные данные работника, он должен написать соответствующее заявление в кадровую службу организации. На этом основании издаем приказ, вносим изменения в трудовую книжку, личную карточку №Т-2, дополняем трудовой договор.


Об образце заполнения личной карточки читайте далее


Основания для изменения личных данных работника
Действие
Дата начала действия изменений
Подтверждающий документ
Личные документы, в которые (событие) обязательно вносятся изменения
Заключение брака День государственной регистрации (ст. 10 СК РФ) Свидетельство о заключении брака Паспорт (документ, удостоверяющий личность)
Расторжение брака День государственной регистрации или вступления решения суда в законную силу (ст. 25 СК РФ) Свидетельство о расторжении брака Паспорт (документ, удостоверяющий личность)
Перемена имени День государственной регистрации или вступления решения суда в законную силу Свидетельство о перемене имени Паспорт (документ, удостоверяющий личность);все ранее выданные свидетельства о регистрации актов гражданского состояния; свидетельство о рождении ребенка (если он еще не достиг возраста 18 лет)

Заявление. Заявление в свободной форме работник должен написать собственноручно и приложить к нему копии подтверждающих документов (свидетельство ЗАГС, паспорт и т. п.). Образец заявления представлен ниже.

Изменение фамилии: в каких отразить документах?

Часто бывает так, что работник просит изменить его фамилию в кадровых документах только на основании свидетельства, выданного отделом ЗАГС, еще не поменяв паспорт. Обязательно поясните, что прежний паспорт действителен только в течение месяца со дня выдачи свидетельства, и что за проживание с недействительным документом предусмотрен административный штраф. Попросите работника указать в заявлении, когда именно он обязуется предъявить вам новый паспорт. И когда документ будет представлен, внесите изменившиеся сведения в форму №Т-2 и трудовой договор.

Приказ. На основании личного заявления работника и подтверждающих документов издается приказ по личному составу в свободной форме. В приказе приводятся личные данные до их изменения, личные данные после изменения, перечисляются подтверждающие документы и документы, в которые работник кадровой службы должен внести изменения (образец).

Изменение фамилии: в каких отразить документах?

Изменение фамилии: в каких отразить документах?

Трудовая книжка. Изменение записей о фамилии, имени, отчестве производится на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя запись и вносится новая. Ссылки на подтверждающие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя (уполномоченного лица) и печатью работодателя* (образец ниже).

Изменение фамилии: в каких отразить документах?

Личная карточка (форма №Т-2). При изменении сведений о работнике в его личной карточке данные заверяются подписью работника кадровой службы**. Не забудьте указать дату внесения изменений (образец ниже).

Изменение фамилии: в каких отразить документах?

Изменение фамилии: в каких отразить документах?

Изменение фамилии: в каких отразить документах?

Трудовой договор. Итак, на очереди этот важный документ. Напомним, что статья 57 Трудового кодекса предписывает включать в текст трудового договора фамилию, имя, отчество работника и сведения о документе, удостоверяющем его личность. Поэтому изменение этих данных обязательно должно быть отражено в трудовом договоре. Сейчас большинство кадровиков оформляют соглашение сторон или приложение к трудовому договору, то есть используют механизм, предназначенный для изменения условий договора. Никаких нареканий со стороны контрольных органов это обычно не вызывает. Но следует помнить, что статья 57 позволяет вносить недостающие сведения непосредственно в текст договора (образец).

Изменение фамилии: в каких отразить документах?


* Пункт 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. №69).

** Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации (утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1).

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль