Служебные поездки: оплата труда и компенсации

7629
Ситуации, при которых сотрудникам приходится работать вне стен организации, достаточно распространены. Они возникают при направлении в командировку или при выполнении работы, имеющей разъездной характер. В обоих случаях необходимо оплатить труд работника, а также возместить расходы, понесенные в пути. Причем сделать это нужно так, чтобы не подставить организацию под удар налоговых и иных проверяющих органов.

Служебные поездки: оплата труда и компенсации

Ситуации, при которых сотрудникам приходится работать вне стен организации, достаточно распространены. Они возникают при направлении в командировку или при выполнении работы, имеющей разъездной характер. В обоих случаях необходимо оплатить труд работника, а также возместить расходы, понесенные в пути. Причем сделать это нужно так, чтобы не подставить организацию под удар налоговых и иных проверяющих органов.

Какую зарплату платить?

Как при служебной командировке, так и при выполнении работы разъездного характера* труд работника должен быть соответствующим образом оплачен.

Однако принципы начисления заработной платы в обоих случаях существенно различаются. Так, при выполнении работ разъездного характера сотруднику полагается обычная заработная плата, предусмотренная его трудовым договором. Допустим, «голый» оклад или оклад с добавлением компенсационных выплат (например, за работу в особых климатических условиях), или с начислением сумм, имеющих стимулирующий характер (речь идет о различных премиях и иных поощрительных выплатах).

Для оплаты времени нахождения в служебной командировке действует другое правило. В соответствии со статьей 167 Трудового кодекса за это время работнику выплачивается только средняя заработная плата. Напоминаем, что при исчислении средней заработной платы в расчетный период входят не все временные отрезки, когда работник состоял в трудовых отношениях с работодателем**. Например, при подсчете исключается время (а следовательно, не принимаются во внимание и начисленные в этот период суммы), в течение которого сотрудник получал пособие по временной нетрудоспособности (по беременности и родам)***.

Инструкции по кадровой работе

Таким образом, «удельный вес» средней заработной платы часто получается меньше по сравнению с обычным ежемесячным заработком сотрудника (исключение составляют случаи, когда, например, на расчетный период приходится выплата годовой премии). А платить работнику за время командировки обычную зарплату работодателю не позволяют действующие нормы. Недопустимость подобной практики особо отметил Роструд в письме от 5 февраля 2007 г. №275-6-0.

Давайте сравним порядок расчета заработной платы при служебной командировке и при разъездном характере работы. И в том и в другом случае работник находился в поездке по 4 рабочих дня.

Словарь кадровика

Служебная командировка это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (как в той же, так и в другой местности). Распоряжение руководителя оформляется приказом (форма №Т-9). Работник снабжается служебным заданием (форма №Т-10а)* и командировочным удостоверением (форма №Т-10).

Разъездная работа (работа, которая осуществляется в пути) характер трудовой функции работника, предусмотренный его трудовым договором. При разъездной работе не требуется документального оформления служебных поездок.


*Унифицированные формы документов утверждены постановлением Госкомстата России от 5 марта 2004 г. №1.

Пример

Работник ЗАО «Смена» В.С.Сидоров в период с 12 по 15 мая 2008 г. включительно находился в командировке. Служебные поездки оплачиваются в организации исходя из среднего заработка. Сидорову установлен оклад в размере 15000 руб. в месяц. Расчетный период с 1 мая 2007 г. по 30 апреля 2008 г. На него приходится 250 рабочих дней. При этом в период со 2 по 29 июля 2007 г. (20 рабочих дней) он был в очередном ежегодном отпуске****. Таким образом, в июле он отработал 2 дня из 22 рабочих (начислено 1363,64 руб.), а всего в расчетном периоде отработал 230 дней (250 20).

Кроме того, в феврале 2008 г. Сидорову была начислена годовая премия по итогам работы в 2007 г. в размере оклада 15000 руб. В расчетном периоде работник был в отпуске, на который пришлось 20 рабочих дней. Отсюда размер годовой премии, принимаемой в расчет, составит: 15 000 руб. / 250 дн. x 230 дн. = 13800 руб.

Сумма среднедневного заработка, сохраняемая на время командировки, будет рассчитана так: (15000 руб. x 11 мес. + 1363,64 руб. + 13 800 руб.) / 230 дн. = 783,32 руб. Всего работнику за время командировки должно быть начислено: 783,32 x 4 дн. = 3133,28 руб.

А теперь предположим, что эти 4 дня сотрудник провел в разъездах. Тогда ему за эти дни полагается сумма, рассчитанная исходя из оклада. Она составит: 15 000 руб. : 20 дн. x 4 дн. = 3000 руб., где 20 дн. количество рабочих дней в мае 2008 г. Сумма командировочных получилась больше, потому что в их расчет была включена годовая премия. В противном случае больше будет сумма, рассчитанная исходя из оклада.

Какие расходы компенсируем?

Помимо заработной платы трудовое законодательство обязывает работодателя возмещать сотруднику расходы, связанные со служебной командировкой (ст. 168 ТК РФ), а также со служебными поездками при разъездном характере работы (ст. 1681 ТК РФ).

При этом следует отметить, что перечень расходов, возмещаемых тем работникам, чья работа носит разъездной характер, совпадает с перечнем затрат, которые компенсируются командированному сотруднику. В него входят: расходы на проезд, расходы на проживание (наем жилого помещения), суточные, другие расходы, сделанные с разрешения или ведома работодателя.

Конкретный порядок и размеры возмещения расходов определяются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, действующими в организации. При разъездном характере работы размеры и порядок возмещения могут устанавливаться также трудовым договором. Как правило, если в этих документах условия предоставления компенсационных выплат прописаны четко и однозначно, на практике не возникает никаких проблем с их предоставлением.

Гораздо чаще при компенсировании затрат работодателя волнуют «сопутствующие» вопросы. Первый вопрос учитывать или не учитывать компенсационные выплаты при расчете отпускных сумм и исчислении пособия по временной нетрудоспособности. Второй –как правильно решить вопросы налогообложения компенсационных выплат. Рассмотрим эти вопросы.

Как считать отпускные?

Правила расчета отпускных для сотрудников, чья работа носит разъездной характер, и для тех, кто время от времени направляется в служебные командировки, неодинаковы. «Разъездным» сотрудникам отпускные считают так. Оплата проезда и проживания, а также суммы суточных при расчете отпускных не учитываются. А зарплата, начисленная сотрудникам за время разъездной работы, напротив, в расчет отпускных входит. Впрочем, как и время, проведенное в разъездах.

А вот если работник ездит в командировки, отпускные ему рассчитывают по другому принципу. Время командировок при расчете отпускных не учитывается. Так же как и суммы выплаченного за это время среднего заработка. Не входят в расчет отпускных и суммы компенсаций за проезд и проживание, а также выплаченные сотруднику суточные*****. Суммы отпускных при обоих вариантах получаются примерно одинаковыми. Однако рассчитывать их в случае, если в расчетном периоде были командировки, сложнее.

Как рассчитывать больничный?

При расчете пособий по временной нетрудоспособности можно учесть только те выплаты, с которых организация начисляет социальный налог в части взносов в ФСС на обязательное социальное страхование******.

Поэтому компенсации за разъездной характер работы при расчете пособий по временной нетрудоспособности, а также по беременности и родам учесть нельзя. Это касается как компенсаций за проезд и проживание, так и выплаты суточных. А вот зарплата, начисленная сотрудникам за время разъездной работы, в расчет пособий входит. Как и время, проведенное в разъездах. ЕСН на сумму возмещения командировочных расходов не начисляется. А значит, при расчете больничных пособий они не учитываются. Время командировок при расчете больничных также не учитывается. Так же как и суммы выплаченного за это время среднего заработка.

Определимся по налогам

Теперь рассмотрим вторую проблему, с которой часто сталкиваются работодатели при компенсировании затрат, связанных со служебными поездками. Она касается налогообложения выплачиваемых сумм. Начнем с компенсационных выплат при разъездном характере работы.

Для того чтобы сотрудник мог в полном объеме претендовать на возмещение расходов на проезд и проживание, он должен предоставить работодателю соответствующие бумаги: билеты на транспорт и счета из гостиниц. Расходы на проживание могут быть подтверждены также нотариально удостоверенным договором аренды жилого помещения, из которого видна стоимость арендованного жилья.

Такие расходы должны быть учтены при расчете налога на прибыль в полной сумме на основании представленных документов. При разъездном характере работ они включаются в состав расходов на оплату труда (ст. 255 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России от 1 июня 2007 г. №03-03-06/1/358). Разумеется, при условии их документального подтверждения.

Удерживать налог на доходы физических лиц (НДФЛ) с суммы компенсации таких расходов не нужно. Дело в том, что объектом налогообложения по НДФЛ являются доходы работников. Это предусмотрено в статье 209 Налогового кодекса. И если сотрудники получают ту же сумму, которую потратили, то выгоды у работников не возникает. А значит, нет и налогооблагаемого дохода (ст. 41 Налогового кодекса). Такой вывод подтверждается также в письме Минфина России от 29 августа 2006 г. №03-05-01-04/252.

Не нужно начислять и единый социальный налог (ЕСН). Ведь расходы на проезд и проживание считаются компенсационными как при оформлении командировок, так и при выплатах компенсаций за разъездную работу. О том, что с таких выплат не надо отчислять ЕСН, сказано в подпункте 2 пункта 1 статьи 238 Налогового кодекса. Минфин России подтвердил это в письме от 14 февраля 2008 г. №03-04-06-02/10.

Как подтвердить гостиничные расходы

Для подтверждения расходов на проживание в гостинице работнику вполне достаточно предъявить в бухгалтерию организации только счет по форме №3-Г*. Сделать это можно вообще любым документом, в котором зафиксирована точная стоимость. Дело в том, что Налоговый кодекс не уточняет, какими именно документами должны быть обоснованы затраты на проживание. Однако в любом случае «бумага» должна содержать данные: о наименовании гостиницы; о фамилии, имени, отчестве постояльца; о цене номера (места в номере). А также другие необходимые данные (по усмотрению администрации гостиницы)**.


* Приказ Минфина России от 13 декабря 1993 г. №121 и письмо Минфина России от 15 июня 2006 г. №03-05-01-04/164.

** Постановление Правительства РФ от 25 апреля 1997 г. №490.

Пример

В период с 12 по 27 мая 2008 г. сотрудник ООО «Гамбит» Семенов С.А. находился в разъездах. Вместе с авансовым отчетом сотрудник представил в бухгалтерию предприятия счета за проживание в гостиницах на сумму 10500 руб., а также проездные документы на общую сумму в 12 000 руб. Эти расходы в сумме 22 500 руб. (10 500 + 12 000) компания должна возместить своему работнику. Они включаются в состав расходов на оплату труда и не облагаются ЕСН и НДФЛ.

Пример

Работник ООО «Мир» Соловьев С.В., работа которого носит разъездной характер, в конце мая 2008 г. представил заявление о компенсации ему стоимости проездных билетов на сумму 500 руб. (что подтверждено представленными билетами). В этот же день по распоряжению руководителя работнику выплачена компенсация из кассы организации. В налоговом учете такие расходы относятся к расходам на оплату труда. Кроме того, на сумму компенсации не нужно начислять ЕСН, а также удерживать с нее НДФЛ.

При непредставлении работником документов, подтверждающих затраты на проезд и проживание, организация также может возместить их сотруднику, но уже по собственной инициативе, и в этом случае порядок и размер возмещения компенсационных выплат должны определяться коллективным договором и локальными нормативными актами, действующими в организации.

В следующий раз мы продолжим разговор о тонкостях налогообложения выплат, связанных с поездками сотрудников. Определимся с компенсацией суточных и других «сопутствующих» расходах. Посмотрим, в чем состоит специфика налогообложения компенсационных выплат при служебных командировках.

Вопрос в тему

Работник приобрел билет до Южно-Сахалинска, но в назначенный день вылететь не смог, так как накануне получил производственную травму. Практически перед самым вылетом его супруга возвратила билеты в кассу Аэрофлота. В соответствии с действующими правилами на руки ей была возвращена не полная сумма. Можно ли учесть при расчете налога на прибыль расходы, связанные со сдачей билета?

Ольга Рябушкина,
исполнительный директор (г. Санкт-Петербург)

Да, можно. Только необходимо должным образом обосновать отмену или перенос сроков служебной поездки. Это очень важно. В противном случае у налоговых органов могут возникнуть к организации вполне обоснованные претензии. В данном случае листок нетрудоспособности, выданный работнику в связи с производственной травмой, будет вполне подходящим для этих целей документом.

На вопрос отвечал Сергей ШИЛКИН,
ведущий эксперт журнала «Главбух»


* В соответствии со ст. 57 ТК РФ в трудовой договор в обязательном порядке должны включаться условия, определяющие характер работы, в том числе разъездной.

** О том, что принимается за расчетный период, а также по каким правилам исчисляется средний заработок, читайте в №2–3, 2008.

*** Постановление Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. №922.

**** В соответствии с постановлением Правительства РФ №922 при исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается время (а также начисленные за этот период суммы), когда за работником в соответствии с законом сохранялся средний заработок. В частности, это время ежегодного оплачиваемого отпуска.

***** Постановление Правительства РФ №922. Более подробно о том, как рассчитываются отпускные с учетом различных обстоятельств, читайте в №3, 2008.

****** Положение об особенностях порядка исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам гражданам, подлежащим обязательному социальному страхованию (утверждено постановлением Правительства РФ от 15 июня 2007 г. №375). О том, как правильно рассчитать пособие по временной нетрудоспособности, читайте также в №3, 2008.

Читайте о компенсации за отпуск.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

САМОЕ ВАЖНОЕ






Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Читать статьи на сайте журнала «Кадровое дело» могут только зарегистрирвоанные пользователи. Регистрация займет всего 1 минуту, за это Вы получите доступ к важным профессиональным материалам и сервисам:

  • новости трудового законодательства;
  • статьи и ответы на вопросы по всем кадровым процедурам;
  • инструкции и подборки по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Скачивание доступно после регистрации


Зарегистрируйтесь бесплатно
и скачивайте любые документы.



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль