В режиме "поголовного" учета

478
Казалось бы, что кадровая служба предприятия не имеет отношения к пенсионной реформе, проводимой в нашей стране, ведь вопросы социальной политики-скорее прерогатива государственных органов. И все же именно отдел персонала - это та первичная ячейка, которая поставляет достоверную информацию о каждом своем работнике для включения в систему индивидуального (персонифицированного) учета.

Детальный учет пенсионных вкладов, проводимый ПФР,-основная информационная база новой пенсионной реформы. Данные этого учета определяют порядок формирования трудовых пенсий в их базовой, страховой и накопительной частях в соответствии с результатами труда отдельного застрахованного лица. Каждый работодатель должен четко себе представлять, что его обязанность-правильно, в установленные сроки, соблюдая все нормы действующего законодательства зарегистрировать своих работников в системе персонифицированного учета.

На кадровика как на представителя работодателя обычно ложится обязанность по такой регистрации. Давайте вместе наметим схему взаимодействия работника кадровой службы с территориальным органом ПФР по этому вопросу, а по ходу объяснений остановимся на некоторых сложных моментах.

Федеральный закон от 01.04.96 №27-ФЗ сейчас действует в редакции Федерального закона от 31.12.02 № 198-ФЗ.

Причастные лица

К числу застрахованных лиц, которые в соответствии с Законом РФ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (далее-Закон) должны быть зарегистрированы в Пенсионном фонде РФ, относятся граждане Российской Федерации, а также проживающие на территории Российской Федерации иностранные граждане и лица без гражданства.

Их страхователями являются:
- юридические лица (в том числе иностранные и их обособленные подразделения);
- международные организации, осуществляющие свою деятельность на территории Российской Федерации (в отношении застрахованных лиц в соответствии с Федеральным законом от 15.12.01 №167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»);
- родовые, семейные общины малочисленных народов Севера, занимающиеся традиционными отраслями хозяйствования, крестьянские (фермерские) хозяйства;
- граждане, в том числе иностранные, лица без гражданства, проживающие на территории Российской Федерации, и индивидуальные предприниматели, осуществляющие прием на работу по трудовому договору, а также заключившие договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы (п. 2 ч. 1 ст. 1 Закона).

Непосредственно персонифицированный учет осуществляет Пенсионный фонд Российской Федерации и его территориальные органы.

Регистрация шаг за шагом

Каждое застрахованное лицо (то есть работник или гражданин, с которым у организации заключен договор гражданско-правового характера) в обязательном порядке должно быть зарегистрировано в ПФР на основании указанного выше Закона.

Под регистрацией понимается открытие на имя работника персонального лицевого счета с выдачей ему страхового свидетельства установленного образца. Об этом говорится в пункте 5 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений в системе обязательного пенсионного страхования (утверждена постановлением Правительства РФ от 15.03.97 №318, в редакции постановления Правительства РФ от 12.02.04 №73). Далее мы неоднократно будем обращаться к этому документу, поэтому для краткости назовем его просто Инструкция.

При заключении трудового договора с лицом, поступающим на работу впервые, кадровик должен передать для регистрации сведения о работнике в территориальный орган Пенсионного фонда в течение двух недель с момента заключения договора. Таким же образом следует поступить и в отношении человека, с которым заключается гражданско-правовой договор на выполнение работ или услуг, на вознаграждение по которому начисляются страховые взносы (разумеется, если этот гражданин еще не зарегистрирован в системе пенсионного страхования). Может случиться и так, что у пришедшего к вам нового работника нет страхового пенсионного свидетельства, и он не может с определенностью сообщить, проходил ли он когда-либо регистрацию в ПФР. На такого гражданина тоже на всякий случай нужно подавать сведения, просто если он уже застрахован, из Пенсионного фонда вам придет отказ в его регистрации.

В постановлении ПФР №122п приведены также и образцы заполнения документов персонифицированного учета (приложение №2 к Инструкции по заполнению форм).

Зачем нужна анкета?

Сведения о работнике вписываются в анкету застрахованного лица (форма АДВ-1). Анкета и все остальные формы, которые понадобятся вам в связи с регистрацией, утверждены постановлением Правления ПФР от 21.10.02 №122п «О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования и инструкции по их заполнению» (с изменениями, внесенными постановлением Правления ПФР от 14.10.03 №152п).

№ п/п Наименование формы Принятое обозначение
1 Анкета застрахованного лица АДВ-1
2 Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования АДИ-7
3 Заявление об обмене страхового свидетельства АДВ-2
4 Заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства АДВ-3
5 Листок исправлений АДВ-9
6 Запрос об уточнении сведений АДИ-2
7 Сведения о смерти застрахованного лица АДВ-8
8 Опись документов, передаваемых страхователем в ПФР АДВ-6-1
9 Сопроводительная ведомость АДИ-5

После занесения сведений и работник, и работодатель проверяют их правильность, и анкета заверяется подписью работника. Если сотрудник не имеет возможности лично заверить анкету в связи с длительным (свыше одного месяца) нахождением в служебной командировке, долгой болезнью либо по иной причине, кадровик указывает эту причину в анкете и заверяет ее самостоятельно. После заполнения анкеты застрахованных лиц из отдела кадров организации передаются в территориальный орган вместе с описью документов (форма АДВ-6-1).

Получите документ!

Территориальный орган ПФР в течение трех недель со дня получения персональных данных будущих пенсионеров поступает следующим образом: либо открывает лицевой счет работника и оформляет на него страховое свидетельство, либо принимает решение об отказе в регистрации. Второй вариант решения, как мы уже говорили, принимается в том случае, если в системе обязательного пенсионного страхования уже имеется аналогичный лист на это же лицо с идентичными анкетными данными.

Что же происходит далее? ПФР передает в организацию оформленные страховые свидетельства работников, запросы об уточнении сведений (если таковые имеются) или же решения об отказе в регистрации вместе с сопроводительной ведомостью. Обязанность кадровика-в течение недели после получения страховых свидетельств выдать их застрахованным работникам под роспись в сопроводительной ведомости (форма АДИ-5).

Какие у вас проблемы?

Бывает, что свидетельство невозможно выдать на руки сотруднику из-за его длительного отсутствия на рабочем месте по тем или иным причинам (ч. 2 п. 11 Инструкции). Как же здесь поступить кадровику? В части 2 пункта 11 Инструкции сказано, что в таком случае он должен проверить правильность сведений, содержащихся в страховом свидетельстве, расписаться сам за застрахованное лицо в сопроводительной ведомости и хранить документ у себя в течение месяца до момента передачи работнику. Если сотрудник не явился и через месяц, то не остается ничего другого, как передать невостребованное свидетельство обратно в ПФР (п. 14 Инструкции).

А теперь вернемся к тому случаю, когда работник получает из ПФР решение об отказе в регистрации на том основании, что данные о нем уже имеются. Предложите ему вспомнить, где находится его пенсионное страховое свидетельство, поискать его. Если выясняется, что этот документ потерян безвозвратно, нужно помочь сотруднику заполнить заявление о выдаче дубликата по установленной форме (форма АДВ-3).

АНКЕТА ЗАСТРАХОВАННОГО ЛИЦА
В режиме поголовного учета

Но вот все свидетельства распределены и, казалось бы, можно спокойно завершить работу по регистрации. Но не тут-то было: к вам пришли сотрудники с сообщением, что в их страховые свидетельства закрались ошибки: вместо «Геннадьевич» написано «Геннадиевич», а вместо 1981 года рождения указан 1961-й. Конечно, оставить это без внимания нельзя, поскольку впоследствии у работников могут возникнуть проблемы с назначением и выплатой пенсий. В случае неверного указания в страховом свидетельстве фамилии, имени, отчества, даты рождения, места рождения или пола следует заполнить соответствующий листок исправлений (форма АДВ-9). Это делает сам работник, в случае же его отсутствия (командировка, болезнь и т. п.)-сотрудник отдела кадров.

Заключительный этап

Теперь все необходимые документы собраны, и можно передать их в орган ПФР. В течение месяца кадровик возвращает в пенсионный фонд:
- сопроводительную ведомость;
- листки исправлений;
- заполненные запросы об уточнении сведений и заявления о выдаче дубликата страхового свидетельства;
- страховые свидетельства, которые не были выданы застрахованным лицам по причине невостребованности или по причине наличия в них ошибок.

После этого орган ПФР должен на основании представленных страхователем листков исправлений, заполненных запросов об уточнении сведений и заявления о выдаче дубликата страхового свидетельства оформить новые страховые свидетельства и передать их в организацию для выдачи застрахованным лицам. Это происходит в течение трех недель.

Персональный документ

Получив страховое пенсионное свидетельство, работники часто обращаются к кадровику с вопросами: как его хранить, когда и кому предъявлять и что будет, если оно потеряется? Вам придется провести небольшую консультацию по этому поводу. Объясните сотруднику, что данный документ официально подтверждает его статус застрахованного лица в системе обязательного пенсионного страхования и пригодится ему в будущем для получения пенсионных накоплений.

Все последующие работодатели при заключении трудового договора или договора гражданско-правового характера, на вознаграждения по которому начисляются страховые взносы, в обязательном порядке будут требовать от гражданина предъявления страхового свидетельства. ТК РФ отнес его к числу основных документов, необходимых при оформлении трудового договора с работником (ст. 65 ТК РФ). Надо напомнить, что, поскольку в свидетельстве нет фотографии, оно будет действительно лишь при одновременном предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность гражданина.

Если изменились личные данные работника (допустим, фамилия в связи со вступлением в брак) или выявлены неточности, содержащиеся в свидетельстве, если документ утрачен или пришел в негодность для дальнейшего использования, его нужно заменить. Для этого работник вправе обратиться к своему работодателю с заявлением об обмене страхового свидетельства (форма АДВ-2) или о выдаче его дубликата (форма АДВ-3).

В соответствии с пунктом 19 Инструкции страховое свидетельство работник должен хранить у себя в течение всей трудовой деятельности.

Соблюдаем правила

Как мы уже убедились, для регистрации работников в системе индивидуального (персонифицированного) учета кадровику придется заполнить довольно большое количество различных бумаг. Конечно, его работу облегчает то, что для всех этих документов утверждены унифицированные формы и существуют четкие предписания по их заполнению (Инструкция, утвержденная постановлением Правления ПФР №122п). Однако на некоторые важные формальности стоит обратить особое внимание.

Заполнять документы нужно чернилами, шариковой ручкой печатными буквами, при помощи пишущих машинок или средств вычислительной техники, причем без помарок и исправлений. При этом могут использоваться любые цвета, кроме красного и зеленого. Формы заполняются на основании данных, содержащихся в документе, удостоверяющем личность застрахованного лица.

Представляемые в территориальный орган ПФР документы необходимо сформировать в пачки. В пачке допускается наличие не более 200 документов. В состав пачки могут входить документы только одного наименования. Каждая пачка, передаваемая в ПФР, сопровождается описью документов (начиная с 2002 года такая опись производится по форме АДВ-6-1). Помните, что опись документов, передаваемых в территориальный орган ПФР, должна быть заверена не только вашей подписью, но и подписью руководителя организации или его доверенного лица и печатью организации.

Пачка документов может сопровождаться машинным носителем информации (дискетой), содержащим информацию всех документов пачки в соответствии с Правилами подготовки документов персонифицированного учета, представляемых работодателями в Пенсионный фонд Российской Федерации на машинном носителе информации, приведенными в приложении к Инструкции. Если пачка документов на дискете заверяется электронной подписью, наличие документов в письменной форме не требуется.

Каждой пачке документов, сопровождаемой машинным носителем информации (дискетой), нужно присвоить порядковый номер. Номер указывается на описи документов, передаваемых кадровиком в ПФР.

Нормативные документы, которые вам понадобятся
Нормативный акт Что регулирует
Нормативный актЧто регулируетФедеральный закон от 01.04.96 №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (в редакции Федерального закона от 31.12.02 №198-ФЗ) Порядок регистрации граждан в системегосударственного пенсионного страхования,обязанность работодателей зарегистрировать в органах ПФР каждого работника и оформитьему страховое пенсионное свидетельство
Постановление Правления ПФР от 21.10.02 №122п «О формах документов индивидуаль-ного (персонифицированного) учета в системегосударственного пенсионного страхования и инструкции по их заполнению» (с изменениями, внесенными постановлениемПравления ПФР от 14.10.03 №152п) Формы документов, которые заполняютсяпри регистрации работников в системе индивидуального (персонифицированного)учета
Инструкция о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений в системе обязательного пенсионного страхования (утверждена постановлением Правительства РФ от 15.03.97 №318, в редакции Федеральногозакона от 12.02.04 №73) Определяет порядок ведения индивидуального (персонифицированного)учета сведений о каждом работнике


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

САМОЕ ВАЖНОЕ






Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Читать статьи на сайте журнала «Кадровое дело» могут только зарегистрирвоанные пользователи. Регистрация займет всего 1 минуту, за это Вы получите доступ к важным профессиональным материалам и сервисам:

  • новости трудового законодательства;
  • статьи и ответы на вопросы по всем кадровым процедурам;
  • инструкции и подборки по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Скачивание доступно после регистрации


Зарегистрируйтесь бесплатно
и скачивайте любые документы.



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль