Прописные истины для трудовой книжки

807
Этой статьей мы заканчиваем цикл публикаций, посвященный порядку ведения трудовых книжек. Предлагаемый материал затрагивает вопросы внесения изменений и исправлений в различные разделы трудовой книжки, а также правила выдачи дубликата этого документа.

Меняем девичью фамилию

Титульный лист трудовой книжки заполняется при приеме на работу впервые, но сама книжка ведется в течение всей трудовой деятельности работника. В это время могут происходить изменения в анкетно-биографических данных владельца трудовой книжки: смена фамилии, имени, отчества. Как привести столь важный документ работника в соответствие с его новыми персональными данными?

* -Начало см. в журнале «Кадровое дело» №3-5, 2004.

Рассмотрим наиболее типичный случай.

Титульный лист трудовой книжки-это единственное место, где допустимо внесение изменений путем зачеркивания имеющейся информации.

Сотрудница вышла замуж и взяла фамилию мужа. Она обращается в отдел кадров организации с просьбой внести изменения в документы, в том числе и в трудовую книжку. Кадровик предприятия обязан в этом случае потребовать от нее подлинник свидетельства о браке и паспорт на новую фамилию, а также попросить работницу написать заявление на имя первого лица организации с просьбой о внесении изменений в соответствующие документы. Со свидетельства о браке (документ, в котором отчетливо наблюдается «движение» фамилии) снимается копия, заверяется в предусмотренном порядке и подшивается в личное дело работника. Затем издается приказ об изменении анкетно-биографических данных. Изменения в трудовую книжку (в данном случае) вносятся на основании свидетельства о браке и паспорта (а в другие документы кадровой службы, бухгалтерии, службы безопасности и иных структурных подразделений-на основании приказа руководителя организации).


Читайте подробнее о трудовых книжках в статье >>>


Теперь можно вносить изменения на титульный лист трудовой книжки. Прежняя фамилия должна легко прочитываться, поэтому она аккуратно зачеркивается одной чертой и сверху пишется новая фамилия по мужу. На внутренней стороне обложки трудовой книжки дается описание внесенных изменений. Например, «Фамилия Иванова изменена на фамилию Ставрова». Ниже указываются документы, служащие основанием для внесения изменений: свидетельство о браке и паспорт. Затем - наименование должности, подпись и расшифровка подписи специалиста, внесшего изменения. Подпись ответственного должностного лица скрепляется печатью организации (или печатью кадровой службы).

Трудовая книжка
Прописные истины для трудовой книжки

Образец
Прописные истины для трудовой книжки

Точно таким же способом вносятся изменения на титульный лист трудовой книжки при смене фамилии на основании свидетельства о разводе или свидетельства об изменении фамилии, имени, отчества.

К сожалению, некоторые работники кадровых служб при внесении изменений указывают только один документ, допустим, либо свидетельство о браке, либо паспорт. Тогда как указывать необходимо оба документа. Ведь трудовая книжка заполняется на основании паспорта, но в паспорте невозможно проследить изменение фамилии, поэтому дополнительная ссылка дается на свидетельство о браке, разводе, изменении фамилии, имени, отчества.

Бывают случаи, когда работница неоднократно в течение трудовой деятельности меняет фамилию.

Обычно при вступлении в брак женщина берет фамилию мужа, а при разводе возвращает свою, девичью. В таком случае на титульном листе и на внутренней стороне обложки может не остаться места для внесения изменений в фамилию. Убедить такую женщину остановиться на каком-нибудь одном варианте и не создавать себе и другим лишних проблем не всегда возможно.

В пункте 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (постановление Правительства РФ от 16.04.03 №225 «О трудовых книжках») сказано, что вкладыш в трудовую книжку оформляется, если «в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов». Думаем, что в приведенном нами случае целесообразно провести аналогию и оформить работнице вкладыш на очередную фамилию.

Если трудовая книжки работника имеет вкладыш и возникает необходимость внести изменения фамилии, имени, отчества, образования, то не забывайте, что их нужно внести и на титул самой книжки, и на вкладыш, но ссылка на соответствующие документы при этом дается один раз-на внутренней стороне обложки трудовой книжки.

В соответствии с новым дипломом

На первый (титульный) лист трудовой книжки вносятся также изменения записей в случае получения работником нового образования, профессии, специальности в соответствии с полученным документом об образовании. Порядок обращения в кадровую службу организации с просьбой внести изменения в трудовую книжку такой же, как и при изменении фамилии, имени, отчества. Изменения вносятся путем дополнения уже имеющихся записей или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.

Приведем в качестве примера выдержку из титульного листа. При поступлении на работу работник имел среднее образование (закончил среднюю школу), поэтому раздел «Профессия, специальность» не заполнялся. По окончании высшего учебного заведения в раздел «Образование» были внесены дополнения, а раздел «Профессия, специальность» заполнен в соответствии с дипломом.

Образец
Прописные истины для трудовой книжки

Пункт 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек (постановление Минтруда России от 10.10.03 №69) не содержит указаний на то, что при внесении изменений в раздел, посвященный образованию, следует давать ссылки на соответствующие документы. Тем не менее на практике такие ссылки делаются также на внутренней стороне обложки.

Образец
Прописные истины для трудовой книжки

Кто из нас не ошибался...

Как бы ни старались кадровые специалисты предприятий проявлять внимание и ответственность при заполнении трудовых книжек работников, ошибки все-таки возникают.

Как быть в этом случае?

Вносить изменения и исправления в трудовую книжку следует в соответствии с разделом III Правил ведения и хранения трудовых книжек.

В разделах трудовой книжки «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» категорически нельзя ничего зачеркивать, переправлять, например, 3 на 8. И уж тем более замазывать корректирующей жидкостью, так называемым штрихом. Известен совершенно вопиющий по безответственности случай, когда начинающий кадровик, допустив ошибку при внесении записи на новую страницу трудовой книжки, просто склеил «неудачную» страницу и продолжил как ни в чем не бывало. Думал ли он, что такая «находчивость» делает трудовую книжку недействительной, что потом нужно будет выдавать дубликат, что у работника могут возникнуть проблемы при оформлении пенсии и т. п., остается загадкой.

Если в разделы «Сведения о работе», «Сведения о награждении» внесена неправильная запись, зачеркивать ее не следует. Внесите следующий порядковый номер в графу 1, затем в графе 2 ставится дата внесения записи, а в графе 3 пишется «Запись за номером таким-то недействительна». После этого неправильно сделанная запись воспроизводится уже без ошибок: «Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяется номер приказа (распоряжения), на основании которого внесена запись в трудовую книжку.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания увольнения или перевода незаконным.

Сведения о работе
Прописные истины для трудовой книжки

Если произошел сбой в нумерации и его не удалось «отловить» вовремя, можно рекомендовать вложить в трудовую книжку справку, в которой указать, что в трудовой книжке (серия, номер, фамилия, имя, отчество владельца) на такой-то странице допущена техническая ошибка: «произошел сбой в нумерации записей». Затем указывают, с какого номера и каким образом продолжается нумерация. Выдавая такую справку, остается только надеяться, что при оформлении пенсии сотрудник Пенсионного фонда примет во внимание данный документ и не потребует справки, подтверждающие периоды работы, записи о которых начинаются со сбоя в нумерации.

Читайте подробнее о трудовых книжках в статье >>>

Если ошибка в записи обнаружена спустя значительный период времени и за ошибочно сделанной записью сделано несколько последующих записей, то в первую графу вносится следующий порядковый номер, например 28, а в графе 3 пишется, например «запись за №23 недействительна». Затем воспроизводится содержание записи за №23, только уже без ошибок. При таком внесении изменений часто возникает вопрос, а что писать в этом случае в графе 2, где, как сказано в Инструкции, указывается дата внесения записи: дату, например, приема, который был оформлен неправильно, но тогда нарушается хронология. Или следует указать дату, когда было обнаружено неправильное внесение записи. К сожалению, этот вопрос не имеет точного ответа. И, как показано выше, на практике в графу 2 при оформлении изменений вносят именно дату самой записи. Некоторые опытные кадровики при обнаружении через несколько лет неправильно внесенной записи делают так:

Сведения о работе
Прописные истины для трудовой книжки

Инструкция не требует скрепления внесенных в записи изменений подписью ответственного должностного лица и печатью организации (кадровой службы). Это и понятно-при обилии подписей и печатей чтение записей в трудовой книжке значительно усложняется. Но рекомендуем при внесении изменений в записи выдавать работнику заверенную в предусмотренном порядке копию приказа, из которого запись была ошибочно внесена в трудовую книжку. Для подтверждения внесенных изменений можно также оформить справку. Обычно это занимает совсем немного времени, но позволяет избежать многих проблем, которые могут возникнуть в дальнейшем.

Если раздел закончился...

Обычно раздел «Сведения о работе» заканчивается быстрее других разделов трудовой книжки. Это и понятно, ведь в него вносится наибольшее количество записей, отражающих не только прием, перевод, увольнение, но и другие факты трудовой биографии работника. Некоторые особо находчивые кадровики ссылаются на проблемы с приобретением вкладышей и, не мудрствуя лукаво, зачеркивают наименование раздела «Сведения о награждении» и как ни в чем ни бывало продолжают вносить в переименованный раздел сведения о работе. Кто-то вклеивает несколько чистых листков бумаги и продолжает записи, правда, с соблюдением всех граф раздела «Сведения о работе». Один коллега не нашел бланка вкладыша в трудовую книжку, зато нашел бланк самой трудовой книжки, выдернул ее из обложки, сверху ручкой написал «Вкладыш» и пристроил ее, правда, с соблюдением всех правил оформления вкладыша в трудовую книжку работника. Сразу заметим: последствия такой «самодеятельности» непредсказуемы и нет никакой гарантии, что при оформлении пенсии «несчастному» работнику Пенсионный фонд не потребует от него справки, подтверждающие все периоды работы, внесенные в самодельный вкладыш.

При окончании одного из разделов трудовой книжки кадровый специалист организации-работодателя обязан оформить вкладыш в трудовую книжку по установленной Правилами ведения и хранения трудовых книжек форме.

Работник предъявляет паспорт и документ об образовании, на основании которых и заполняется титульный лист вкладыша. В качестве даты ставится фактическая дата заполнения вкладыша.

Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию записей в трудовой книжке, а не начинается вновь.

Некоторые начинающие кадровики, открывая вкладыш, ставят №1, а это совсем не правильно.

И еще: прежде чем ставить штамп на титул трудовой книжки: «Выдан вкладыш, серия ______ №_______» и заполнять его, заполните сам вкладыш. Бывает, что вкладыш заполняется неправильно (неправильно заполненный бланк вкладыша уничтожается по акту) и не подлежит дальнейшему заполнению, а его серия и номер уже внесены на титул трудовой книжки. Приходится ставить новый штамп, а на титуле трудовой книжки не так уж много места.

Заполненный вкладыш подшивается хлопчатобумажными нитками в обложку трудовой книжки в самом конце.

Остается заметить, что трудовая книжка работника может иметь любое количество вкладышей. Все их серии и номера должны быть отражены на титуле трудовой книжки, и все вкладыши подшиты друг за другом под ее обложку. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

Потерять все...

Причины, послужившие поводом для выдачи дубликата трудовой книжки, разнообразны по своему содержанию, но одинаковы по сути: книжка испорчена или ее нет вообще и надо выдавать дубликат взамен испорченной или утерянной. В первой статье цикла, посвященного проблемам трудовых книжек, мы уже обращали ваше внимание на то, что работник письменно обращается с просьбой о выдаче дубликата по последнему месту работы, где ему обязаны выдать дубликат в течение 15 дней (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Говорили также и о том, что количество и срок обращений Правилами не ограничиваются, а это значит, что работник, по сути, сам решает, какую организацию он считает последним местом работы и может обратиться с заявлением о выдаче дубликата спустя несколько лет после увольнения. На практике некоторые кадровые специалисты инициируют приказ руководителя организации, в котором ограничивают время выдачи дубликатов трудовых книжек уволившимся работникам, например, только в течение полугода после увольнения. Такие ограничения не совсем законны.

Итак, работник обращается с заявлением о выдаче дубликата и предъявляет трудовую книжку, которая слегка подмочена, подгорела, искусана домашним любимцем или разрисована младшими членами семьи. В этом случае кадровик, выдающий дубликат, берет чистый бланк трудовой книжки, пишет справа вверху на титуле слово «Дубликат» и заполняет титул на основании предъявленного паспорта и документа об образовании. Причем на титул вносятся сведения, соответствующие анкетно-биографическим данным работника на момент выдачи дубликата. Затем открывается раздел «Сведения о работе» и указывается общий и непрерывный стаж работника (подсчитывается по испорченной трудовой книжке) до поступления в организацию, выдающую дубликат. Стаж указывается количеством дней, месяцев и лет. Далее Правила ведения и хранения трудовых книжек. предлагают внести в дубликат сведения о работе и награждении (поощрении) по последнему месту работы, скрепив их подписью работника кадровой службы, печатью организации (кадровой службы) и владельца трудовой книжки.

В разделе «Дата заполнения» ставится дата выдачи дубликата, а переносить сюда дату выдачи с титула испорченной трудовой книжки категорически нельзя.

На титуле испорченной трудовой книжки пишется «Взамен выдан дубликат», указывается его серия, номер. Дубликат регистрируется в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (с отметкой «дубликат») и также выдается на руки работнику, но под расписку.

Сложнее обстоит дело, когда трудовая книжка полностью утеряна. Порядок выдачи дубликата остается тем же, но для внесения после указания общего и непрерывного стажа, который есть в карточке формы Т-2, записей о периодах работы у работника необходимо потребовать документы, подтверждающие эти периоды. Для полного подтверждения периода таких документов обычно у работника не хватает. Поэтому записи в дубликате могут носить отрывочный характер. Например:

Сведения о работе
Прописные истины для трудовой книжки

А что делать? Такие записи кадровики вносят в дубликат с целью облегчения подбора документов, связанных с восстановлением стажа. Стаж с момента выдачи свидетельства государственного пенсионного страхования еще можно попробовать подтвердить, обратившись за справкой в Пенсионный фонд. А вот что делать с остальными периодами, предшествующими выдаче пенсионного свидетельства? И как быть работникам, на которых сведения в Пенсионный фонд вообще не подавались? Приходится писать запросы и помогать работнику в восстановлении данных о трудовом стаже.

Если работник не предъявил никаких документов, подтверждающих предыдущие периоды стажа, то на основании имеющихся документов вносится запись об общем и непрерывном стаже и затем запись о работе по последнему месту работы. Срок выдачи дубликата ограничен 15 днями, и получается: что успели подтвердить документами, то и внесли.

Вы не имеете права задерживать выдачу дубликата.

Завершая тему, мы надеемся, что советы и рекомендации, данные автором публикаций, будут иметь для вас практическое значение и окажут действенную помощь в работе с таким важным документом кадровой документации, каким является трудовая книжка работника.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

САМОЕ ВАЖНОЕ






Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Читать статьи на сайте журнала «Кадровое дело» могут только зарегистрирвоанные пользователи. Регистрация займет всего 1 минуту, за это Вы получите доступ к важным профессиональным материалам и сервисам:

  • новости трудового законодательства;
  • статьи и ответы на вопросы по всем кадровым процедурам;
  • инструкции и подборки по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Скачивание доступно после регистрации


Зарегистрируйтесь бесплатно
и скачивайте любые документы.



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль