Составляем инструкцию по кадровому делопроизводству

8827
Делопроизводство в организации - особая наука. Необходимо знать все унифицированные формы и правила их оформления. Во всем этом многообразии - как не запутаться. Наши эксперты советуют создать собственную инструкцию, подходящую именно вашей организации.

Составляем инструкцию по кадровому делопроизводству

Каждому кадровику в процессе работы приходится оформлять много однотипных документов. И эти документы должны быть оформлены правильно и единообразно. Безусловно, законодательством определен основной порядок заполнения унифицированных форм [1], трудовых книжек [2], содержание трудового договора [3]. Но чтобы организовать работу с документами именно в вашей организации, советуем разработать инструкцию по кадровому делопроизводству.

Преимущества документа

Инструкция по кадровому делопроизводству решает много практических задач. В инструкции утверждаются шаблоны всех документов по личному составу, очередность их оформления и порядок прохождения внутри организации. А главное, утверждается перечень документов, необходимых для выполнения того или иного кадрового действия. Все это снижает временные затраты на обработку кадровых документов и помогает избежать многих нареканий со стороны трудовой инспекции.

Еще одна ценность инструкции в том, что при ее разработке учитывается специфика организации. Эта специфика определяется не только сферой деятельности, организационной структурой и численностью сотрудников фирмы, но и особенностями кадрового делопроизводства. Закрепив особенности оформления кадровых документов в локальном акте, вы создадите условия к тому, что новые сотрудники, пришедшие в кадровую службу, смогут быстро разобраться в нюансах работы в вашей организации.

Из чего состоит инструкция

Инструкция по кадровому делопроизводству состоит из нескольких частей: общие положения, тематические разделы и приложения.

Инструкции по кадровой работе

Раздел «Общие положения». В этом разделе необходимо объяснить цели и задачи инструкции, а также указать законодательные акты, послужившие основанием для ее составления (см. перечень ниже). Также нужно определить ответственность за несоблюдение установленных правил.

Основные нормативно-правовые акты, на основании которых разрабатывается инструкция по кадровому делопроизводству:

  • Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации (утвержден постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20)
  • Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1)
  • Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателя (утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225)
  • Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003 (утверждена постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.)
  • Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69)
  • Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536)
  • Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения (утвержден руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г.)
  • Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.)

Тематические разделы. Инструкция определяет порядок документального оформления основных кадровых процедур: приема, перевода, увольнения, отпуска, командировки, ведения табеля учета рабочего времени и др. Поэтому логично составлять инструкцию из одноименных тематических разделов. Каждый раздел будет содержать перечень и порядок оформления документов, необходимых для выполнения тех или иных кадровых действий.

Образец

...

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Настоящая инструкция:

  • 1.1. Разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации в области трудового права и нормативными актами в области организации делопроизводства.
    1.2. Составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами и направлена на четкую и оперативную организацию всей деятельности кадровой службы.
    1.3. Предназначена для решения задач по ведению правильного и единого кадрового делопроизводства внутри организации для обеспечения своевременного учета движения кадрового состава.
    1.4. Устанавливает технологию работы с документами по личному составу и регламентирует правила создания, оформления, утверждения, прохождения и хранения кадровых документов внутри организации.

2. Ответственность за ведение кадрового делопроизводства, соблюдение установленных правил работы, сроков оформления и сохранность кадровых документов возлагаются на начальника кадровой службы организации.

...

Совет

Вы можете внести дополнительные реквизиты в унифицированные формы приказов. Например, в бланк приказов о приеме, переводе и увольнении работников добавить реквизит «подпись начальника отдела кадров», «подпись непосредственного начальника». Помните, что удаление реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Но возможен и другой принцип деления инструкции на тематические разделы: не по кадровым процедурам, а по видам документов. Например, один раздел будет посвящен порядку оформления приказов, другой раздел - трудовым книжкам. Ваше право выбрать, что для вас предпочтительней. Кроме того, в состав тематических разделов можно включить разделы, посвященные порядку составления номенклатуры дел службы кадров [4], формированию и ведению личных дел, а также порядку подготовки документов для сдачи в архив.

Приложения. В приложения к инструкции по кадровому делопроизводству включите необходимый справочно-иллюстративный материал: приведите образцы оформления всех видов документов, а также формы регистрационных журналов. Наглядно покажите требования к оформлению реквизитов и составлению текстов документов по кадрам. Кроме того, в приложения можно включить графики документооборота.

Образцы документов размещайте в порядке расположения тематических разделов. В тексте инструкции делайте ссылки на приложения - указывайте, какой документ где посмотреть. Это значительно упростит работу с инструкцией.

В следующий раз мы подробно рассмотрим состав тематических разделов инструкции по кадровому делопроизводству.


[1] Унифицированные формы утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

[2] Инструкция по заполнению трудовых книжек утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

[3] Статья 57 ТК РФ.

[4]О том, как составить номенклатуру дел, см. № 3, 4, 2006.

А как у вас?

Есть ли в вашей организации инструкция по кадровому делопроизводству?

Инна АНДРЕЕВА, начальник отдела кадров, Ленинградская обл.:

- Откровенно говоря, только недавно узнала, что необходимо разработать такую инструкцию. К сожалению, у нас на предприятии ее пока нет. Надеюсь, что журнал поможет мне в этом.

Ксения ТЕПЛЯКОВА, начальник отдела по работе с персоналом, г. Иркутск:

- У нас этот документ называется «Порядок оформления операций по учету движения персонала». В нем описан алгоритм оформления документов в различных кадровых ситуациях. Это систематизирует работу с кадровыми документами и оказывает реальную помощь в работе.

Оксана КУПРИЯНОВА, заместитель генерального директора по управлению персоналом, г. Саратов:

- Необходимость описания всех этапов документооборота мы осознали уже давно. Работаем над этим, но решаем эти проблемы в порядке очередности. На данный момент создана инструкция по бухгалтерскому документообороту. Кадровое делопроизводство на очереди.

Анна НИКИТИНА, менеджер отдела по работе с персоналом, г. Пермь:

- Да, есть. И она нам очень помогает. В инструкцию включены образцы всех кадровых документов, которые мы используем. Это приводит к единообразию в их оформлении. С помощью инструкции новый сотрудник кадровой службы быстро и самостоятельно входит в курс дела.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль