Выявляем и уничтожаем устаревшие документы*

5082
На практике существует мнение, что на всякий случай лучше хранить все документы, образующиеся в деятельности организации, и даже те, срок которых уже истек. Однако нельзя забывать, что для этого понадобятся дополнительные метры. Аренда помещения для архивного хранения – удовольствие не дешевое, а ценность бумаг далеко не одинакова. Давайте посмотрим, как выявить документы, подлежащие уничтожению, как правильно оформить эту процедуру и кто должен это делать.

Выявляем и уничтожаем устаревшие документы*

На практике существует мнение, что на всякий случай лучше хранить все документы, образующиеся в деятельности организации, и даже те, срок которых уже истек. Однако нельзя забывать, что для этого понадобятся дополнительные метры. Аренда помещения для архивного хранения – удовольствие не дешевое, а ценность бумаг далеко не одинакова. Давайте посмотрим, как выявить документы, подлежащие уничтожению, как правильно оформить эту процедуру и кто должен это делать.

Требования стандарта

Документы в соответствии с их исторической, экономической, культурной и иной ценностью имеют следующие сроки хранения: временное хранение (до 10 лет включительно), долговременное хранение (более 10 лет) и постоянное хранение. В государственные архивы поступают только документы с постоянным сроком хранения, документы до 10 лет хранения остаются в организации или поступают в ведомственный архив организации, где по истечении срока хранения подлежат уничтожению. Следует помнить, что отметка «до ликвидации организации», предусмотренная «Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения»** для некоторых видов архивных документов, означает, что эти документы хранятся в организации до ее ликвидации независимо от того, является или не является эта организация источником комплектования федеральных государственных архивов, государственных архивов субъектов Российской Федерации и муниципальных архивов. После ликвидации организации эти архивные документы подлежат экспертизе ценности, отбору и передаче на постоянное хранение в установленном порядке. Под ликвидацией понимается прекращение прав и обязанностей юридического лица без перехода таких прав и обязанностей другому юридическому лицу.


Мы рассказывали ранее об уничтожении документов с истекшим сроком хранения в материале по ссылке.


При уничтожении документов необходимо соблюдать ряд требований, определенных в стандарте ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007***.

В частности, запрещается самовольное уничтожение документов без оформления соответствующих актов, уничтожение документов, имеющих отношение к идущему или предвидимому разбирательству по судебным искам или расследованию. Помимо этого должна сохраняться конфиденциальность содержащейся в уничтожаемых документах информации и все копии документов, отобранных на уничтожение, включая страховые и резервные копии, тоже должны быть уничтожены. При этом существует некоторая специфика уничтожения отдельных категорий документов****.

Так, бухгалтерские документы не могут быть уничтожены до проведения ревизии по ним. Факт уничтожения черновика конфиденциального документа и других материалов данной группы подтверждается пометкой на копии документа, оставшейся в деле службы конфиденциальной документации. Например: «Черновик уничтожен. Дата. Подпись».

Инструкции по кадровой работе

Определение срока хранения документов

В соответствии с законодательством сроки хранения дел исчисляются с первого дня года, следующего за делопроизводственным. Сроки хранения документов устанавливаются Федеральной архивной службой и распространяются на все организации независимо от формы собственности. В свою очередь, для документов, отражающих специфику деятельности организации или ее отдельные функции, сроки хранения определяются отдельными нормативными актами федеральных органов исполнительной власти. При этом организация может продлить срок хранения документов, но уменьшить его права не имеет. Например, руководитель организации может принять решение, что документы с трехлетним сроком хранения будут храниться в архиве организации шесть лет в случае, если в таких документах содержится ценная для организации информация. Изменение срока хранения документов должно быть согласовано с экспертной комиссией организации.

Словарь кадровика

Шредер (англ. shredder — измельчатель, кромсатель) – устройство, которое используется для измельчения бумаги в очень мелкие полоски или крошечные кусочки. Правительственные организации, предприятия и частные лица используют шредеры для уничтожения частных или конфиденциальных документов. Эксперты рекомендуют также уничтожать счета, кредитные карты, банковские выписки и другие документы, которые могут быть использованы для мошенничества или кражи личных данных.

Как оформляется процесс уничтожения документов?

Для подтверждения факта уничтожения документов необходимо составить акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению*****.

Испорченные бланки документов уничтожаются отдельным актом. Например, бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии организации и выдаются по заявке под отчет лицу, ответственному за их ведение. По окончании каждого месяца он обязан представить отчет о движении этих бланков. В случае, если часть документов испорчена, составляется акт, в котором следует подробно указать причину порчи, например: «По причине небрежного обращения с бланками инспектора по кадрам Стройковой Инны Михайловны».

Мнение юриста

Выявляем и уничтожаем устаревшие документы*Татьяна СВИНЦОВА,
юрисконсульт Государственного учреждения – Управления Пенсионного фонда РФ в Усть-Калманском районе Алтайского края:

– При выделении документов к уничтожению необходимо помнить, что неправильное или преждевременное уничтожение может спровоцировать сложности и проблемы в дальнейшей деятельности организации и ее как нынешних, так и бывших работников. В практике работы территориальных органов Пенсионного фонда РФ (по вопросам назначения и перерасчета трудовых пенсий) существует немало примеров того, как в случае досрочного уничтожения необходимых документов период работы в данной организации (при невозможности подтвердить другими способами, например, свидетельскими показаниями) исключается из стажа работы, дающего право на назначение трудовой пенсии.

Способы уничтожения документов

Существует несколько способов физического уничтожения документов. Во-первых, выделенные к уничтожению документы в упакованном виде могут передаваться на утилизацию бумагоперерабатывающим фабрикам или в местные организации, собирающие вторсырье. В таком случае сдача оформляется приемосдаточными накладными, данные которых (дата сдачи, номер накладной, вес сданной макулатуры) указываются в акте о выделении к уничтожению документов.

Во-вторых, юридические лица и индивидуальные предприниматели, специализирующиеся на внеофисном хранении документов, предлагают уничтожение документов путем шредирования. При таком типе уничтожения документов различают стандартное уничтожение и конфиденциальное. Различаются они лишь разной степенью секретности, то есть степенью измельчения фрагментов документа. После операции по уничтожению в базу данных вносится соответствующая запись, и ведение истории уничтоженных документов прекращается.

Состав и деятельность экспертной комиссии

Теперь давайте посмотрим, кто должен заниматься этим вопросом. Для осуществления этого процесса в организации создаются специальные органы – экспертные комиссии. Они занимаются организацией и проведением методической и практической работы по экспертизе ценности, подготовке к передаче на постоянное хранение документов, выделению к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

Экспертные комиссии назначаются приказом руководителя организации в составе не менее 3–5 человек под председательством одного из руководящих работников. Например, в состав экспертной комиссии могут входить: заместитель руководителя, главный бухгалтер, начальник службы персонала и секретарь. Члены экспертной комиссии помогают правильно вести работу по хранению и уничтожению бумаг, определяют сроки хранения документов, если в Перечне срок имеет формулировку «до минования надобности», рассматривают акты о выделении дел к уничтожению. Экспертная комиссия вправе увеличить срок хранения дублирующих документов в случае утраты первоисточника.

Вопрос в тему

В филиале нашей организации потеряны некоторые кадровые документы. Вполне вероятно, они были случайно уничтожены при переезде филиала в другое здание. Восстановить их не представляется возможным. Существует ли ответственность за неправильное уничтожение документов?

Мария Горохова,
начальник отдела кадров (г. Астрахань)

– Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов в соответствии со статьей 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 рублей; на должностных лиц – от 300 до 500 рублей. В случае, если организация уничтожила документы раньше установленного срока, то налоговая инспекция может наложить штраф в размере до 5000 рублей, а за повторное нарушение – до 15 000 рублей. В случае если из-за пропажи документов организация заплатила меньше налогов, то штраф в соответствии со статьей 120 Налогового кодекса составит 10 процентов от неуплаченных сумм, но не менее 15 000 рублей, причем оштрафовать могут не только юридическое лицо, но и руководителя организации.

На вопрос отвечала Кристина ТЕПЛОВА,
юрист юридической фирмы Lidings

Восполнение информации из уничтоженных документов

Если после уничтожения документов возникли сложности в предоставлении гражданам и организациям архивных справок (копий архивных документов, связанных с социальной защитой работников и пенсионным обеспечением и т. д.), то по мере возможности информацию, содержавшуюся в этих документах, необходимо восполнить другими документами. Например, сведения из утраченных лицевых счетов по начислению зарплаты можно восполнить расчетно-платежными ведомостями на выдачу зарплаты или другими первичными бухгалтерскими документами, являющимися основанием для ее начисления. В случае уничтожения подлинников приказов по личному составу их можно заменить заверенными копиями.

Специалисты государственного архива и его территориальных органов могут проверить порядок хранения и уничтожения документов в организации. Например, в том случае, если при проведении проверки в организации инспекция труда выявила нарушения правил ведения кадровых документов и сообщила об этом в государственный архив (или его территориальный орган). Также такая проверка может быть проведена в случае, если сотрудник обратился в суд с заявлением о нарушении его прав, например, если он не может получить справку о заработной плате или о стаже работы.


* Об организации архивного хранения документов мы рассказывали в № 11, 2008.

** Утвержден приказом Минкультуры России от 31 июля 2007 г. № 1182 (далее – Перечень).

*** Введен в действие с 1 июля 2007 г. приказом Ростехрегулирования от 12 марта 2007 г. № 28-ст.

**** Положение «О порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» утверждено постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс.

***** Форма акта представлена в «Основных правилах работы архивов организаций», одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль